Apa Alat Manajemen Proyek yang digunakan untuk Perencanaan Proyek yang efektif?

Jika Anda tersandung pada halaman ini, maka Anda mungkin bertanya-tanya “Apa sih alat Manajemen Proyek itu?” Mari kita mulai dari awal, dan membahas beberapa kesalahpahaman umum tentang alat manajemen proyek pada tahun 2020.

Alat Manajemen Proyek

Nah, Alat Manajemen Proyek adalah amunisi yang dibutuhkan manajer proyek untuk membantu tim atau individu dalam mengatur pekerjaan mereka. Ini digunakan untuk mengelola proyek dan tugas mereka sedemikian rupa sehingga mereka mencapai kesuksesan.

Tinjauan Kecil Alat Manajemen Proyek

Terlepas dari namanya, alat ini berguna untuk semua pemangku kepentingan dalam pengembangan proyek dan bukan hanya manajer proyek. Mereka adalah alat dinamis yang dapat sepenuhnya diubah untuk memfasilitasi kebutuhan tim dengan ukuran dan tujuan yang berbeda.

Apa saja fitur dasar yang ditawarkan Alat Manajemen Proyek?

Jika Anda menggunakan aplikasi Manajemen Proyek seperti nTask, maka Anda dapat menikmati fitur-fitur berikut.

• Perencanaan atau Penjadwalan : Fitur paling konstruktif yang dapat Anda gunakan saat menggunakan alat Manajemen Proyek adalah merencanakan atau menjadwalkan aktivitas dan tugas. Hal ini diperlukan untuk keberhasilan proyek Anda. Anda dapat merencanakan dan mendelegasikan pekerjaan ke semua anggota tim di satu tempat dengan folder, kalender, alur kerja, templat, tugas, dan subtugas.
• Kolaborasi : Email bukan lagi satu-satunya bentuk komunikasi dalam hal mentransfer informasi di antara anggota tim. Alat Manajemen Proyek dapat digunakan secara efektif untuk menambahkan komentar pada tugas, mengatur dasbor, menetapkan tugas, dan juga untuk persetujuan dan pemeriksaan.
• Dokumentasi : Ketika tim atau manajer proyek mengerjakan banyak proyek, pasti ada beberapa kesalahan di mana beberapa file bisa hilang dan tidak ada cara untuk memulihkannya. Untuk menghindari kesalahan ini, alat manajemen proyek menawarkan fitur seperti menyimpan file, membuat versi, dan juga mengeditnya yang akan menyelamatkan Anda dari kecelakaan apa pun.
• Evaluasi : Alat-alat ini juga menyediakan fungsionalitas seperti pelaporan dan manajemen sumber daya yang membantu manajer proyek untuk menilai dan melacak pertumbuhan dan produktivitas.

Apa alat dalam Manajemen Proyek yang digunakan untuk Perencanaan Proyek yang efektif?

Seperti yang kita ketahui bahwa Manajemen Proyek bukanlah ilmu yang sederhana. Ini adalah campuran kompleks dari berbagai konsep yang mencakup strategi hingga manajemen sumber daya manusia, komunikasi TI hingga penghitungan angka.

Dalam bagian ini, kita akan belajar tentang alat paling penting yang dimiliki manajer di gudang senjata mereka. Mereka digunakan ketika mereka perlu merencanakan atau menjadwalkan tugas mereka untuk proyek mereka, mengidentifikasi jalur kritis, memantau kemajuan dan semua tugas penting lainnya yang diperlukan untuk siklus proyek yang mulus. Mari kita mulai.

1. Diagram Jaringan

Diagram ini adalah salah satu alat terpenting dalam manajemen proyek yang dapat digunakan dalam proses perencanaan proyek.

Juga dikenal sebagai diagram “Panah”, karena diagram tersebut terdiri dari panah yang berbeda yang dapat digunakan untuk menghubungkan aktivitas yang berbeda dan juga untuk menampilkan prioritas. Dengan menggunakan panah ini Anda juga dapat menunjukkan saling ketergantungan antara berbagai aktivitas proyek.

Dalam proses pembentukan Diagram Jaringan, selalu ada beberapa asumsi yang harus dibuat. Asumsi pertama yang diimpikan adalah bahwa semua kegiatan yang tertunda atau sedang berlangsung telah selesai sebelum memulai yang baru.

Asumsi kedua yang harus dibuat adalah bahwa semua panah yang digunakan dalam diagram Jaringan menunjukkan prioritas logis. Artinya, arah panah menunjukkan urutan unik yang perlu diikuti untuk pelaksanaan aktivitas yang tepat.

Asumsi terakhir namun tidak kalah pentingnya adalah bahwa Diagram Jaringan tidak punya pilihan selain memulai dengan satu peristiwa dan diakhiri dengan satu peristiwa karena tidak ada tempat untuk awal dan titik akhir ganda.

Jika manajer proyek ingin menghitung total durasi proyek tertentu, mereka perlu menentukan total empat tanggal untuk setiap tugas tertentu.

Dua yang pertama adalah tanggal mulai. Tanggal pertama di dua ini adalah Early Start yang merupakan tanggal paling awal di mana tugas dapat dimulai.

Tanggal kedua atau Late Start adalah tanggal di mana tugas benar-benar harus dimulai jika belum.

Logika yang sama berlaku untuk dua terakhir dari empat tanggal yang disebutkan di atas. Itu adalah tanggal-tanggal akhir.

Elemen penting lainnya dalam Diagram Jaringan adalah waktu Slack. Ini adalah waktu yang diperbolehkan untuk menunda tugas tetapi tidak lebih dari itu. Mengapa? Karena pada akhirnya akan menyebabkan keterlambatan timeline secara keseluruhan.

Lihat ini:

25 Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik (& Gratis) tahun 2022

2. Metode Jalur Kritis

CPM adalah alat penting yang digunakan secara menyeluruh oleh manajer proyek. Hal ini karena alat ini dapat memantau dan menilai kemajuan proyek secara real-time. Ini untuk memastikan bahwa semua proyek yang sedang berlangsung yang dilakukan oleh tim akan selesai tepat waktu.

Jalur Kritis proyek adalah urutan aktivitas terpanjang yang dilakukan pada diagram jaringan. Ini juga dicirikan sebagai memiliki waktu kosong nol untuk semua aktivitas yang terlibat dalam urutan tertentu.

Jadi, jika ada sedikit keterlambatan dalam aktivitas apa pun, itu akan menyebabkan keterlambatan dalam penerapan proyek secara keseluruhan.

Waktu Zero Slack buruk tetapi juga bagus dalam beberapa hal. Bagus karena manajer proyek akan tetap lebih waspada ketika mereka tahu bahwa kesalahan sekecil apa pun dapat menghambat kemajuan proyek.

Selain itu, manajer proyek dapat mengalihkan sumber daya dari proyek tertentu ke proyek lain jika perlu. Ini memastikan bahwa sumber daya yang sesuai digunakan di tempat yang penting dan proyek tidak tertunda.

Tetapi saat melakukan itu, manajer proyek harus memastikan bahwa aktivitas tersebut tidak menjadi aktivitas jalur kritis karena pengurangan jumlah sumber daya.

3. Gantt Chart

Bagan Gantt adalah representasi visual dari semua tugas yang terkait dengan proyek Anda yang dijadwalkan lembur. Mereka digunakan untuk merencanakan proyek dari semua ukuran dan bentuk.

Mengapa? Karena mereka adalah alat yang luar biasa untuk menunjukkan pekerjaan yang dijadwalkan untuk dilakukan pada suatu proyek pada hari tertentu. Mereka juga menunjukkan seluruh kepemilikan proyek tertentu dalam satu tampilan sederhana.

Berikut adalah beberapa fitur proyek yang dapat Anda pantau di Gantt Chart.

• Tanggal mulai dan berakhirnya proyek
• Apa tugas proyek?
• Siapa anggota tim yang terlibat dalam setiap proyek?
• Siapa yang mengerjakan setiap tugas individu
• Berapa durasi tugas masing-masing individu?
• Bagaimana semua tugas terkait atau apakah mereka bergantung satu sama lain

Masih tidak mengerti pentingnya grafik ini? Belum lama ini, orang biasa merencanakan di atas kertas atau menunjukkan semua proyeksi dengan balok berwarna karena tidak ada solusi digital yang tersedia. Gantt chart mengubah semua itu.

Anda juga dapat mengunjungi pameran di mana mereka merayakan evolusi alat luar biasa ini dari waktu ke waktu.

4. Teknik Evaluasi dan Tinjauan Proyek

Teknik Evaluasi dan Tinjauan Proyek, lebih dikenal sebagai PERT adalah bentuk alat PM Diagram Jaringan yang juga digunakan untuk mengetahui jalur kritis proyek. Teknik ini membuat penjadwalan proyek yang kompleks lebih mudah sambil membuat perkiraan realistis dari durasi setiap aktivitas individu.

Ini adalah bentuk Diagram Jaringan tetapi berbeda dengan cara menggunakan tiga jenis perkiraan daripada hanya satu. Perkiraan pertama, juga dikenal sebagai TO, mengasumsikan bahwa aktivitas tidak akan pernah goyah dan semua faktor yang terkait dengan aktivitas akan mendukungnya.

Estimasi kedua, juga dikenal sebagai 'kemungkinan besar' mengasumsikan bahwa aktivitas tersebut pada akhirnya akan menghadapi beberapa masalah selama fase eksekusi. Ini juga akan menyediakan beberapa buffer kontingensi untuk memperbaiki masalah.

Perkiraan akhir dikenal sebagai perkiraan pesimistis yang mengasumsikan bahwa faktor apa pun yang mungkin salah dan merusak aktivitas pasti akan terjadi, apa pun yang terjadi.

Baca juga:

Panduan Pemula untuk Manajemen Proyek Scrum 101

5. Struktur Perincian Kerja

WBS adalah alat yang luar biasa dalam paradigma manajemen proyek. Ini menunjukkan perincian hierarkis aktivitas kerja yang digunakan untuk menentukan ruang lingkup proyek. Hal ini juga digunakan untuk mengidentifikasi semua kiriman yang diperlukan yang dibutuhkan dalam pengembangan proyek.

Memiliki semua rincian ini tersebar di tempat terbuka memungkinkan tidak hanya manajer proyek tetapi juga semua pemangku kepentingan lainnya untuk memahami ruang lingkup proyek. Juga, ini membantu tim untuk memahami dengan tepat apa yang perlu dikembangkan.

Keindahan WBS adalah membagi hasil proyek dan pekerjaan yang dibutuhkan menjadi komponen yang sangat kecil yang mudah dikelola. Item level terendah juga dikenal sebagai Paket Kerja dapat dipantau, dinilai, dikendalikan, dan dengan mudah diperkirakan biayanya.

6. Dokumentasi Proyek

Terakhir, dokumentasi proyek adalah untuk menyimpulkan semua pekerjaan yang telah kita bahas di atas dalam satu dokumen. Dokumen-dokumen ini memberikan semua detail tentang proyek dan semua yang ada di dalamnya. Ada dibuat untuk menghilangkan kebingungan tentang proyek dan juga mencegah konflik antara pemangku kepentingan tentang status proyek.

Kesimpulan

Jika Anda ingin menjadi manajer proyek yang efektif untuk membuat proyek Anda sukses, maka Anda harus memanfaatkan alat manajemen proyek yang disebutkan di atas dan menjadikannya bagian dari praktik harian Anda. Namun, itu tergantung pada sifat proyek yang Anda berikan pada masing-masing alat manajemen proyek. Yang terbaik adalah menggunakannya untuk mendapatkan hasil proyek yang optimal.