Jakie narzędzia do zarządzania projektami są wykorzystywane do efektywnego planowania projektów?

Jeśli natknąłeś się na tę stronę, prawdopodobnie zastanawiasz się „Czym do cholery są narzędzia do zarządzania projektami?” Zacznijmy od samego początku i przejdźmy przez kilka typowych nieporozumień dotyczących narzędzi do zarządzania projektami w 2020 roku.

Narzędzia do zarządzania projektami

Cóż, narzędzia do zarządzania projektami to amunicja, której potrzebują kierownicy projektów, aby pomóc zespołowi lub poszczególnym osobom w zorganizowaniu ich pracy. Służy do zarządzania ich projektami i zadaniami w taki sposób, aby osiągnęły sukces.

Mały przegląd narzędzi do zarządzania projektami

Pomimo nazwy, narzędzia te są przydatne dla każdego interesariusza w rozwoju projektu, a nie tylko dla kierowników projektów. Są to dynamiczne narzędzia, które można całkowicie zmienić, aby zaspokoić potrzeby zespołów o różnej wielkości i celach.

Jakie są podstawowe funkcje oferowane przez narzędzie do zarządzania projektami?

Jeśli korzystasz z aplikacji do zarządzania projektami, takiej jak nTask, możesz korzystać z następujących funkcji.

• Planowanie lub harmonogramowanie : najbardziej konstruktywną funkcją, której można użyć podczas korzystania z narzędzi do zarządzania projektami, jest planowanie lub planowanie działań i zadań. Jest to niezbędne do powodzenia Twojego projektu. Możesz planować i delegować pracę wszystkim członkom zespołu w jednym miejscu, korzystając z folderów, kalendarzy, przepływów pracy, szablonów, zadań i podzadań.
• Współpraca : e-maile nie są już jedyną formą komunikacji, jeśli chodzi o przekazywanie informacji między członkami zespołu. Narzędzia do zarządzania projektami mogą być efektywnie wykorzystywane do dodawania komentarzy do zadań, organizowania pulpitów nawigacyjnych, przypisywania zadań, a także do zatwierdzania i sprawdzania.
• Dokumentacja : Gdy zespół lub kierownicy projektów pracują nad wieloma projektami, na pewno zdarzają się błędy, w których niektóre pliki mogą się zgubić i nie ma możliwości ich odzyskania. Aby uniknąć tych błędów, narzędzia do zarządzania projektami oferują funkcje, takie jak przechowywanie plików, ich wersjonowanie, a także ich edycja, co uchroni Cię przed wszelkimi wpadkami.
• Ocena : narzędzia te zapewniają również funkcje, takie jak raportowanie i zarządzanie zasobami, które pomagają kierownikom projektów w ocenie i śledzeniu wzrostu i produktywności.

Jakie narzędzia w zarządzaniu projektami są wykorzystywane do efektywnego planowania projektu?

Jak wiemy, zarządzanie projektami nie jest prostą nauką. Jest to złożony amalgamat szerokiej gamy pojęć obejmujących strategię, zarządzanie ludźmi, komunikację informatyczną i analizę liczb.

W tym artykule dowiemy się o najważniejszych narzędziach, jakie menedżerowie mają w swoim arsenale. Są używane, gdy muszą zaplanować lub zaplanować swoje zadania dla swoich projektów, zidentyfikować ścieżki krytyczne, monitorować postęp i wszystkie inne ważne zadania, które są potrzebne do płynnego cyklu projektu. Zaczynajmy.

1. Diagramy sieciowe

Diagramy te są jednym z najważniejszych narzędzi w zarządzaniu projektami, które można wykorzystać w procesie planowania projektów.

Znany również jako diagram „strzałkowy”, ponieważ składa się z różnych strzałek, których można używać do łączenia różnych działań, a także do wyświetlania pierwszeństwa. Używając tych strzałek możesz również pokazać współzależności między różnymi działaniami projektu.

W procesie tworzenia diagramu sieciowego zawsze należy poczynić pewne założenia. Pierwszym założeniem, które należy wymyślić, jest to, że wszystkie oczekujące lub trwające czynności zostały zakończone przed rozpoczęciem nowych.

Drugim założeniem, które należy przyjąć, jest to, że wszystkie strzałki użyte na diagramie sieci wskazują logiczny priorytet. Oznacza to, że kierunek strzałki pokazuje unikalną sekwencję, której należy przestrzegać, aby prawidłowo wykonać czynności.

Ostatnim, ale nie najmniej ważnym założeniem jest to, że diagramy sieciowe nie mają innego wyjścia, jak zacząć od jednego zdarzenia i kończyć jednym zdarzeniem, ponieważ nie ma miejsca na podwójne punkty początkowe i końcowe.

Jeśli kierownik projektu chce obliczyć łączny czas trwania konkretnego projektu, musi zdefiniować łącznie cztery daty dla każdego konkretnego zadania.

Pierwsze dwie to daty rozpoczęcia. Pierwsza data z tych dwóch to Early Start, czyli najwcześniejsza data, w której można rozpocząć zadanie.

Druga data w tych lub Późny początek to data, w której zadanie bezwzględnie musi się rozpocząć, jeśli jeszcze się nie rozpoczęło.

Ta sama logika dotyczy dwóch ostatnich z czterech wymienionych powyżej dat. To są daty końcowe.

Kolejnym ważnym elementem diagramu sieciowego jest czas Slack. Jest to czas, w którym zadanie może zostać opóźnione, ale nie więcej. Czemu? Ponieważ ostatecznie spowoduje to opóźnienie w ogólnej osi czasu.

Spójrz na to:

25 najlepszych (i bezpłatnych) programów do zarządzania projektami w 2022 r.

2. Metoda ścieżki krytycznej

CPM jest niezbędnym narzędziem, które jest dokładnie wykorzystywane przez kierowników projektów. Dzieje się tak, ponieważ to narzędzie może monitorować i oceniać postęp projektu w czasie rzeczywistym. Ma to na celu zapewnienie, że wszystkie realizowane obecnie przez zespół projekty kończą się na czas.

Ścieżka krytyczna projektu to najdłuższa sekwencja czynności wykonywanych na diagramie sieci. Charakteryzuje się również zerowym czasem luzu dla wszystkich czynności związanych z określoną sekwencją.

Tak więc, jeśli wystąpi najmniejsze opóźnienie w jakimkolwiek działaniu, spowoduje to opóźnienie w ogólnym wdrożeniu projektu.

Czas Zero Slack jest zły, ale pod pewnymi względami również dobry. Dobrze, ponieważ kierownicy projektów zachowają czujność, gdy będą wiedzieć, że najmniejszy błąd może utrudnić postęp projektu.

Ponadto kierownicy projektów mogą w razie potrzeby przekierować zasoby z określonego projektu do innego projektu. Daje to pewność, że odpowiednie zasoby zostaną wykorzystane w ważnym miejscu, a projekt nie zostanie opóźniony.

Ale robiąc to, kierownik projektu musi upewnić się, że dane działanie nie stanie się działaniem ścieżki krytycznej ze względu na zmniejszenie liczby zasobów.

3. Wykresy Gantta

Wykres Gantta to wizualna reprezentacja wszystkich zadań związanych z planowanym nadgodzinami projektu. Służą do planowania projektów o dowolnych rozmiarach i kształtach.

Czemu? Ponieważ są niesamowitym narzędziem do pokazania pracy, która jest zaplanowana do wykonania nad projektem w konkretnym dniu. Pokazują również cały okres trwania konkretnego projektu w jednym prostym widoku.

Oto niektóre funkcje projektu, które można monitorować na wykresie Gantta.

• Daty rozpoczęcia i zakończenia projektu
• Jakie są zadania projektowe
• Kim są członkowie zespołu zaangażowani w każdy projekt?
• Kto pracuje nad każdym indywidualnym zadaniem?
• Jaki jest czas trwania każdego indywidualnego zadania?
• W jaki sposób wszystkie zadania są ze sobą powiązane, czy też są od siebie zależne?

Nadal nie rozumiesz znaczenia tych wykresów? Nie tak dawno ludzie planowali na papierze lub pokazywali wszystkie projekcje za pomocą kolorowych bloków, ponieważ nie było dostępnego rozwiązania cyfrowego. Wszystko to zmieniły wykresy Gantta.

Możesz także odwiedzić wystawy, na których świętuje się ewolucję tego niesamowitego narzędzia na przestrzeni czasu.

4. Ocena projektu i technika przeglądu

Technika oceny i przeglądu projektu, bardziej znana jako PERT, jest formą narzędzia Network Diagram PM, które jest również używane do określenia krytycznej ścieżki projektu. Ta technika ułatwia planowanie złożonych projektów, jednocześnie tworząc realistyczne szacunki czasu trwania każdego pojedynczego działania.

Jest to forma diagramu sieciowego, ale różni się tym, że wykorzystuje trzy rodzaje szacunków, a nie tylko jeden. Pierwsze oszacowanie, znane również jako TO, zakłada, że ​​aktywność nigdy się nie załamie i wszystkie czynniki, które są z nią związane, będą na jej korzyść.

Drugie oszacowanie, znane również jako „najbardziej prawdopodobne”, zakłada, że ​​działanie w końcu napotka pewne problemy na etapie realizacji. Zapewni również pewne bufory awaryjne, aby rozwiązać problemy.

Ostateczne oszacowanie znane jest jako oszacowanie pesymistyczne, które zakłada, że ​​każdy czynnik, który może pójść nie tak i zrujnować działalność, musi się wydarzyć bez względu na wszystko.

Przeczytaj także:

Przewodnik dla początkujących do zarządzania projektami Scrum 101

5. Struktura podziału pracy

WBS to niesamowite narzędzie w paradygmacie zarządzania projektami. Pokazuje hierarchiczny podział czynności roboczych, które są używane do zdefiniowania zakresu projektu. Służy również do identyfikacji wszystkich wymaganych produktów, które są potrzebne w rozwoju projektu.

Rozłożenie wszystkich tych szczegółów na otwartej przestrzeni umożliwia nie tylko kierownikom projektów, ale także wszystkim innym zainteresowanym stronom zrozumienie zakresu projektu. Pomaga także zespołom dokładnie zrozumieć, co należy opracować.

Piękno WBS polega na tym, że dzieli produkty projektu i wymaganą pracę na bardzo małe komponenty, którymi można łatwo zarządzać. Elementy najniższego poziomu, znane również jako Pakiety Robocze, mogą być monitorowane, oceniane, kontrolowane i łatwo szacowane pod względem kosztów.

6. Dokumentacja projektowa

Wreszcie, dokumentacja projektowa ma zawrzeć w jednym dokumencie wszystkie prace, które omówiliśmy powyżej. Dokumenty te zawierają wszystkie szczegóły dotyczące projektu i wszystkiego, co się w nim znajduje. Tworzone są w celu wyeliminowania wszelkich nieporozumień dotyczących projektu, a także zapobieżenia wszelkim konfliktom między interesariuszami na temat statusu projektu.

Wniosek

Jeśli chcesz zostać skutecznym kierownikiem projektów, aby Twoje projekty odniosły sukces, powinieneś wykorzystać wyżej wymienione narzędzia do zarządzania projektami i uczynić je częścią swojej codziennej praktyki. Zależy to jednak od charakteru projektu, jaką wagę przywiązujesz do każdego z narzędzi do zarządzania projektami. Najlepiej wykorzystać je, aby uzyskać optymalne rezultaty projektu.