효과적인 프로젝트 계획을 위해 사용되는 프로젝트 관리 도구는 무엇입니까?

이 페이지를 우연히 접했다면 "도대체 프로젝트 관리 도구가 무엇입니까?" 맨 처음부터 시작하여 2020년 프로젝트 관리 도구에 대한 몇 가지 일반적인 오해를 살펴보겠습니다.

프로젝트 관리 도구

음, 프로젝트 관리 도구는 프로젝트 관리자가 팀이나 개인이 작업을 조직화하는 데 도움이 되는 데 필요한 군수품입니다. 성공을 달성하는 방식으로 프로젝트와 작업을 관리하는 데 사용됩니다.

프로젝트 관리 도구의 간단한 개요

이름에도 불구하고 이러한 도구는 프로젝트 관리자뿐만 아니라 프로젝트 개발의 모든 이해 관계자에게 유용합니다. 규모와 목표가 다른 팀의 요구 사항을 용이하게 하기 위해 완전히 변경할 수 있는 동적 도구입니다.

프로젝트 관리 도구가 제공하는 기본 기능에는 어떤 것이 있습니까?

nTask와 같은 프로젝트 관리 애플리케이션을 사용하면 다음과 같은 기능을 즐길 수 있습니다.

• 계획 또는 일정 잡기 : 프로젝트 관리 도구를 사용하는 동안 사용할 수 있는 가장 건설적인 기능은 활동과 작업을 계획하거나 일정을 잡는 것입니다. 프로젝트의 성공을 위해 필요합니다. 폴더, 일정, 워크플로, 템플릿, 작업 및 하위 작업을 사용하여 한 곳에서 모든 팀 구성원에게 작업을 계획하고 위임할 수 있습니다.
• 협업 : 이메일은 더 이상 팀 구성원 간에 정보를 전송할 때 단일 형태의 커뮤니케이션이 아닙니다. 프로젝트 관리 도구는 작업에 대한 의견을 추가하고, 대시보드를 구성하고, 작업을 할당하고, 승인 및 교정에도 효과적으로 사용할 수 있습니다.
• 문서화 : 팀이나 프로젝트 관리자가 여러 프로젝트에서 작업할 때 일부 파일이 손실될 수 있고 복구할 방법이 없는 실수가 있을 수 있습니다. 이러한 실수를 방지하기 위해 프로젝트 관리 도구는 파일 저장, 버전 관리 및 편집과 같은 기능을 제공하여 사고를 방지합니다.
• 평가 : 이러한 도구는 프로젝트 관리자가 성장과 생산성을 평가하고 추적하는 데 도움이 되는 보고 및 리소스 관리와 같은 기능도 제공합니다.

효과적인 프로젝트 계획에 사용되는 프로젝트 관리의 도구는 무엇입니까?

우리가 알고 있듯이 프로젝트 관리는 단순한 과학이 아닙니다. 이는 인력 관리, IT 커뮤니케이션에서 숫자 처리까지 전략을 포괄하는 다양한 개념의 복잡한 조합입니다.

이 기사에서 우리는 관리자가 무기고에 가지고 있는 가장 중요한 도구에 대해 배울 것입니다. 프로젝트에 대한 작업을 계획하거나 예약하고, 중요한 경로를 식별하고, 진행 상황과 원활한 프로젝트 주기에 필요한 기타 모든 중요한 작업을 모니터링해야 할 때 사용됩니다. 의 시작하자.

1. 네트워크 다이어그램

이러한 다이어그램은 프로젝트 계획 프로세스에서 사용할 수 있는 프로젝트 관리에서 가장 중요한 도구 중 하나입니다.

다이어그램은 다른 활동을 연결하고 우선 순위를 표시하는 데 사용할 수 있는 여러 화살표로 구성되어 있기 때문에 "화살표" 다이어그램이라고도 합니다. 이 화살표를 사용하여 프로젝트의 서로 다른 활동 간의 상호 종속성을 표시할 수도 있습니다.

네트워크 다이어그램을 구성하는 과정에는 항상 몇 가지 가정이 있습니다. 첫 번째 가정은 보류 중이거나 진행 중인 모든 활동이 새로운 활동을 시작하기 전에 완료되었다는 것입니다.

두 번째 가정은 네트워크 다이어그램에 사용된 모든 화살표가 논리적 우선 순위를 나타낸다는 것입니다. 이것이 의미하는 바는 화살표의 방향이 활동의 ​​적절한 실행을 위해 따라야 하는 고유한 순서를 표시한다는 것입니다.

마지막으로 최소한의 가정은 네트워크 다이어그램이 단일 이벤트로 시작하여 단일 이벤트로 끝나는 것 외에는 선택의 여지가 없다는 것입니다. 이중 시작 및 끝점을 위한 장소가 없기 때문입니다.

프로젝트 관리자가 특정 프로젝트의 총 기간을 계산하려면 각 특정 작업에 대해 총 4개의 날짜를 정의해야 합니다.

처음 두 개는 시작 날짜입니다. 이 둘의 첫 번째 날짜는 작업을 시작할 수 있는 가장 빠른 날짜인 Early Start입니다.

두 번째 날짜 또는 늦은 시작은 작업이 아직 시작되지 않은 경우 절대적으로 시작해야 하는 날짜입니다.

이 동일한 논리는 위에서 언급한 4개 날짜 중 후자 2개에 적용됩니다. 종료 날짜입니다.

네트워크 다이어그램의 또 다른 중요한 요소는 여유 시간입니다. 작업이 지연될 수 있는 시간이지만 그 이상은 허용되지 않습니다. 왜요? 결국 전체 일정이 지연되기 때문입니다.

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2. 임계 경로 방법

CPM은 프로젝트 관리자가 철저히 사용하는 필수 도구입니다. 이 도구는 프로젝트의 진행 상황을 실시간으로 모니터링하고 평가할 수 있기 때문입니다. 팀이 수행하는 모든 진행 중인 프로젝트가 제 시간에 완료되도록 하는 것입니다.

프로젝트의 주요 경로는 네트워크 다이어그램에서 수행되는 가장 긴 활동 시퀀스입니다. 또한 특정 시퀀스에 관련된 모든 활동에 대해 여유 시간이 없는 것이 특징입니다.

따라서 활동에 약간의 지연이 있으면 전체 프로젝트 배포가 지연됩니다.

Zero Slack 시간은 나쁘기도 하지만 어떤 면에서는 좋습니다. 프로젝트 관리자는 사소한 오류가 프로젝트 진행을 방해할 수 있음을 알게 되면 더욱 주의를 기울일 것이기 때문에 좋습니다.

또한 프로젝트 관리자는 필요한 경우 특정 프로젝트의 리소스를 다른 프로젝트로 전환할 수 있습니다. 이렇게 하면 적절한 리소스가 중요한 위치에 사용되고 프로젝트가 지연되지 않습니다.

그러나 그렇게 하는 동안 프로젝트 관리자는 해당 활동이 리소스 수의 감소로 인해 주요 경로 활동이 되지 않도록 해야 합니다.

3. 간트 차트

Gantt 차트는 초과 근무로 예정된 프로젝트와 관련된 모든 작업을 시각적으로 표현한 것입니다. 모든 크기와 모양의 프로젝트를 계획하는 데 사용됩니다.

왜요? 특정 날짜에 프로젝트에서 수행될 예정인 작업을 보여주는 놀라운 도구이기 때문입니다. 또한 하나의 간단한 보기에서 특정 프로젝트의 전체 기간을 보여줍니다.

다음은 Gantt 차트에서 모니터링할 수 있는 프로젝트의 일부 기능입니다.

• 프로젝트의 시작 및 종료 날짜
• 프로젝트 작업은 무엇입니까
• 각 프로젝트에 참여하는 팀 구성원은 누구입니까
• 각 개별 작업을 수행하는 사람
• 각 개별 작업의 기간은 얼마입니까
• 모든 작업이 어떻게 연결되어 있거나 서로 종속되어 있습니까?

아직도 이 차트의 중요성을 이해하지 못하셨나요? 얼마 전까지만 해도 사람들은 디지털 솔루션이 없었기 때문에 종이에 계획을 세우거나 모든 투영을 컬러 블록으로 표시하곤 했습니다. Gantt 차트는 모든 것을 바꿨습니다.

시간이 지남에 따라 이 놀라운 도구의 발전을 기념하는 전시회를 방문할 수도 있습니다.

4. 프로젝트 평가 및 검토 기법

더 일반적으로 PERT로 알려진 프로젝트 평가 및 검토 기술은 프로젝트의 주요 경로를 파악하는 데 사용되는 네트워크 다이어그램 PM 도구의 한 형태입니다. 이 기술을 사용하면 복잡한 프로젝트 일정을 쉽게 잡는 동시에 각 개별 활동의 기간을 현실적으로 추정할 수 있습니다.

일종의 Network Diagram이지만 한 가지가 아닌 세 가지 종류의 추정치를 사용한다는 점에서 차이가 있습니다. TO라고도 하는 첫 번째 추정치는 활동이 결코 흔들리지 않고 활동과 관련된 모든 요소가 이에 유리할 것이라고 가정합니다.

'가능성이 가장 높음'이라고도 하는 두 번째 추정치는 활동이 실행 단계에서 결국 몇 가지 문제에 직면하게 될 것이라고 가정합니다. 또한 문제를 해결하기 위해 몇 가지 비상 완충 장치를 제공합니다.

최종 추정치는 잘못되어 활동을 망칠 수 있는 요인이 무엇이든 상관없이 반드시 발생한다고 가정하는 비관적 추정치로 알려져 있습니다.

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5. 작업분류체계

WBS는 프로젝트 관리 패러다임의 놀라운 도구입니다. 프로젝트 범위를 정의하는 데 사용되는 작업 활동의 계층적 분석을 보여줍니다. 또한 프로젝트 개발에 필요한 모든 필수 인도물을 식별하는 데 사용됩니다.

이러한 모든 세부 사항을 공개하면 프로젝트 관리자뿐만 아니라 다른 모든 이해 관계자도 프로젝트 범위를 이해할 수 있습니다. 또한 팀이 개발해야 할 사항을 정확히 이해하는 데 도움이 됩니다.

WBS의 장점은 프로젝트 결과물과 필요한 작업을 쉽게 관리할 수 있는 매우 작은 구성 요소로 나눕니다. 작업 패키지라고도 하는 가장 낮은 수준의 항목을 모니터링, 평가, 제어하고 쉽게 비용을 추정할 수 있습니다.

6. 프로젝트 문서

마지막으로 프로젝트 문서화는 위에서 논의한 모든 작업을 하나의 문서로 마무리하는 것입니다. 이 문서는 프로젝트와 그 안의 모든 것에 대한 모든 세부 정보를 제공합니다. 프로젝트에 대한 혼란을 없애고 프로젝트 현황에 대한 이해 관계자 간의 갈등을 방지하기 위해 만들어졌습니다.

결론

효과적인 프로젝트 관리자가 되어 프로젝트를 성공시키려면 위에서 언급한 프로젝트 관리 도구를 활용하고 일상 업무의 일부로 만들어야 합니다. 그러나 각 프로젝트 관리 도구에 어떤 중요성을 부여하는지는 프로젝트의 특성에 따라 다릅니다. 가장 좋은 점은 최적의 프로젝트 결과를 얻기 위해 사용하는 것입니다.