Какие инструменты управления проектами используются для эффективного планирования проектов?

Если вы наткнулись на эту страницу, то вы, вероятно, задаетесь вопросом: «Что, черт возьми, такое инструменты управления проектами?» Давайте начнем с самого начала и рассмотрим некоторые распространенные заблуждения об инструментах управления проектами в 2020 году.

Инструменты управления проектами

Что ж, инструменты управления проектами — это боеприпасы, которые требуются менеджерам проектов, чтобы помочь команде или отдельному человеку организовать свою работу. Он используется для управления своими проектами и задачами таким образом, чтобы они добивались успеха.

Небольшой обзор инструментов управления проектами

Несмотря на название, эти инструменты полезны для всех заинтересованных сторон в разработке проекта, а не только для менеджеров проекта. Это динамические инструменты, которые можно полностью изменить для удовлетворения потребностей команд с разными размерами и целями.

Какие основные функции предлагает инструмент управления проектами?

Если вы используете приложение для управления проектами, такое как nTask, вы можете пользоваться следующими функциями.

• Планирование или составление расписания : наиболее конструктивная функция, которую вы можете использовать при использовании инструментов управления проектами, — это планирование или планирование действий и задач. Это необходимо для успеха вашего проекта. Вы можете планировать и делегировать работу всем членам команды в одном месте с папками, календарями, рабочими процессами, шаблонами, задачами и подзадачами.
• Сотрудничество : электронная почта больше не является единственной формой общения, когда речь идет о передаче информации между членами команды. Инструменты управления проектами можно эффективно использовать для добавления комментариев к задачам, организации информационных панелей, назначения задач, а также для утверждения и проверки.
• Документация : Когда команда или менеджеры проектов работают над несколькими проектами, обязательно будут некоторые ошибки, когда некоторые файлы могут быть потеряны, и их невозможно восстановить. Чтобы избежать этих ошибок, инструменты управления проектами предлагают такие функции, как хранение файлов, управление их версиями, а также их редактирование, которые уберегут вас от любых неудач.
• Оценка : эти инструменты также предоставляют такие функции, как отчетность и управление ресурсами, которые помогают руководителям проектов оценивать и отслеживать рост и производительность.

Какие инструменты управления проектами используются для эффективного планирования проектов?

Как известно, управление проектами — не простая наука. Это сложная смесь самых разных концепций, которые охватывают стратегию управления персоналом, ИТ-коммуникации и обработку чисел.

В этой части мы узнаем о самых важных инструментах, которые есть в арсенале менеджеров. Они используются, когда им нужно спланировать или запланировать свои задачи для своих проектов, определить критические пути, отслеживать ход выполнения и все другие важные задачи, необходимые для бесперебойного цикла проекта. Давайте начнем.

1. Сетевые диаграммы

Эти диаграммы являются одним из наиболее важных инструментов в управлении проектами, которые можно использовать в процессе планирования проекта.

Также известна как диаграмма «Стрелка», поскольку диаграмма состоит из разных стрелок, которые можно использовать для соединения различных действий, а также для отображения приоритета. С помощью этих стрелок вы также можете показать взаимозависимости между различными действиями проекта.

В процессе формирования сетевой диаграммы всегда необходимо делать некоторые предположения. Первое предположение, которое следует придумать, состоит в том, что все незавершенные или текущие действия были завершены, прежде чем начинать новые.

Второе предположение, которое необходимо сделать, заключается в том, что все стрелки, используемые на диаграмме сети, указывают на логический приоритет. Это означает, что направление стрелки показывает уникальную последовательность, которой необходимо следовать для правильного выполнения действий.

Последнее, но не менее важное предположение заключается в том, что у сетевых диаграмм нет другого выбора, кроме как начать с одного события и закончить с одним событием, потому что нет места для двойной начальной и конечной точек.

Если руководитель проекта хочет рассчитать общую продолжительность конкретного проекта, ему необходимо определить в общей сложности четыре даты для каждой конкретной задачи.

Первые две – даты начала. Первая дата в этих двух датах — «Раннее начало», которая является самой ранней датой, когда задача может быть запущена.

Вторая дата в тех или позднем старте — это дата, когда задача обязательно должна начаться, если она еще не началась.

Та же логика применима и к последним двум из четырех дат, упомянутых выше. Это крайние даты.

Другим важным элементом сетевой диаграммы является Slack time. Это время, на которое допускается задержка задачи, но не более того. Почему? Потому что в конечном итоге это приведет к задержке общей временной шкалы.

Проверь это:

25 лучших (и бесплатных) программ для управления проектами 2022 года

2. Метод критического пути

CPM — это важный инструмент, который тщательно используется руководителями проектов. Это связано с тем, что этот инструмент может отслеживать и оценивать ход проекта в режиме реального времени. Это необходимо для того, чтобы все текущие проекты, выполняемые командой, были завершены вовремя.

Критический путь проекта — это самая длинная последовательность действий, выполняемых на сетевой диаграмме. Он также характеризуется нулевым резервом времени для всех операций, включенных в определенную последовательность.

Таким образом, если есть малейшая задержка в какой-либо деятельности, это приведет к задержке всего развертывания проекта.

Zero Slack time — это плохо, но в некоторых отношениях хорошо. Хорошо, потому что руководители проектов будут оставаться более бдительными, когда будут знать, что малейшая ошибка может помешать продвижению проекта.

Кроме того, менеджеры проектов могут перенаправлять ресурсы из определенного проекта в другой проект, если им это необходимо. Это гарантирует, что соответствующие ресурсы используются где-то важным, и проект не задерживается.

Но при этом руководитель проекта должен следить за тем, чтобы рассматриваемая операция не стала операцией критического пути из-за сокращения количества ресурсов.

3. Диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта — это визуальное представление всех задач, связанных с запланированным сверхурочным временем вашего проекта. Они используются для планирования проектов всех размеров и форм.

Почему? Потому что они являются невероятным инструментом для демонстрации работы, которую планируется выполнить над проектом в определенный день. Они также показывают весь период существования конкретного проекта в одном простом представлении.

Вот некоторые особенности проекта, которые вы можете отслеживать на диаграмме Ганта.

• Даты начала и окончания проекта
• Какие задачи проекта
• Кто является членами команды, участвующей в каждом проекте
• Кто работает над каждой отдельной задачей
• Какова продолжительность каждой отдельной задачи
• Как все задачи связаны или зависят друг от друга

Все еще не понимаете важность этих диаграмм? Не так давно люди планировали на бумаге или показывали все проекции цветными блоками, потому что не было доступных цифровых решений. Диаграммы Ганта все изменили.

Вы также можете посетить выставки, где отмечают эволюцию этого удивительного инструмента с течением времени.

4. Методика оценки и обзора проекта

Техника оценки и анализа проекта, более известная как PERT, представляет собой форму инструмента сетевого графика PM, который также используется для определения критического пути проекта. Этот метод упрощает планирование сложных проектов, создавая реалистичные оценки продолжительности каждого отдельного действия.

Это форма сетевой диаграммы, но она отличается тем, что использует три вида оценок, а не только один. Первая оценка, также известная как TO, предполагает, что активность никогда не будет колебаться, и все факторы, связанные с деятельностью, будут благоприятствовать ей.

Вторая оценка, также известная как «наиболее вероятная», предполагает, что действие в конечном итоге столкнется с некоторыми проблемами на этапе выполнения. Он также предоставит некоторые буферы на случай непредвиденных обстоятельств для устранения проблем.

Окончательная оценка известна как пессимистическая оценка, которая предполагает, что любой фактор, который может пойти не так и разрушить деятельность, обязательно произойдет, несмотря ни на что.

Читайте также:

Руководство для новичков по управлению проектами Scrum 101

5. Структура работы

WBS — удивительный инструмент в парадигме управления проектами. Он показывает иерархическую разбивку рабочих операций, которые используются для определения объема проекта. Он также используется для определения всех необходимых результатов, необходимых для разработки проекта.

Раскрытие всех этих подробностей позволяет не только руководителям проектов, но и всем другим заинтересованным сторонам понять объем проекта. Кроме того, это помогает командам понять, что именно нужно разработать.

Прелесть WBS в том, что он делит результаты проекта и требуемую работу на очень маленькие компоненты, которыми легко управлять. Элементы самого низкого уровня, также известные как рабочие пакеты, можно отслеживать, оценивать, контролировать и легко оценивать по стоимости.

6. Документация проекта

Наконец, проектная документация должна заключать всю работу, которую мы обсуждали выше, в одном документе. Эти документы предоставляют все подробности о проекте и обо всем, что внутри него. Они созданы, чтобы исключить любую путаницу в отношении проекта, а также предотвратить любой конфликт между заинтересованными сторонами по поводу статуса проекта.

Вывод

Если вы хотите стать эффективным менеджером проектов, чтобы ваши проекты были успешными, вам следует использовать вышеупомянутые инструменты управления проектами и сделать их частью своей повседневной практики. Однако от характера проекта зависит, какое значение вы придаете каждому из инструментов управления проектом. Лучше всего использовать их для получения оптимальных результатов проекта.