เครื่องมือการจัดการโครงการใดบ้างที่ใช้สำหรับการวางแผนโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณสะดุดหน้านี้ คุณอาจสงสัยว่า "เครื่องมือการจัดการโครงการคืออะไร" มาเริ่มกันตั้งแต่ต้น และดูความเข้าใจผิดที่พบบ่อยเกี่ยวกับเครื่องมือการจัดการโครงการในปี 2020

เครื่องมือการจัดการโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการคืออาวุธยุทโธปกรณ์ที่ผู้จัดการโครงการต้องการเพื่อช่วยทีมหรือบุคคลในการจัดระเบียบงาน มันถูกใช้เพื่อจัดการโครงการและงานของพวกเขาในลักษณะที่พวกเขาประสบความสำเร็จ

ภาพรวมเล็กน้อยของเครื่องมือการจัดการโครงการ

แม้จะมีชื่อ แต่เครื่องมือเหล่านี้มีประโยชน์สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการพัฒนาโครงการและไม่ใช่แค่ผู้จัดการโครงการเท่านั้น พวกเขาเป็นเครื่องมือแบบไดนามิกที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างสมบูรณ์เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับความต้องการของทีมที่มีขนาดและเป้าหมายต่างกัน

ฟีเจอร์พื้นฐานบางอย่างที่เครื่องมือการจัดการโครงการนำเสนอมีอะไรบ้าง

หากคุณใช้แอปพลิเคชันการจัดการโครงการ เช่น nTask คุณสามารถเพลิดเพลินกับคุณสมบัติต่อไปนี้

• การวางแผนหรือการจัดกำหนดการ : คุณลักษณะที่สร้างสรรค์ที่สุดที่คุณสามารถใช้ได้ในขณะที่ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการคือการวางแผนหรือจัดกำหนดการกิจกรรมและงาน จำเป็นสำหรับความสำเร็จของโครงการของคุณ คุณสามารถวางแผนและมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมทั้งหมดได้ในที่เดียวด้วยโฟลเดอร์ ปฏิทิน เวิร์กโฟลว์ เทมเพลต งาน และงานย่อย
• การทำงานร่วมกัน : อีเมลไม่ใช่รูปแบบการสื่อสารเดียวอีกต่อไปเมื่อต้องถ่ายโอนข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีม เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถใช้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มความคิดเห็นในงาน จัดระเบียบแดชบอร์ด มอบหมายงาน และสำหรับการอนุมัติและการพิสูจน์อักษร
• เอกสาร ประกอบ : เมื่อทีมหรือผู้จัดการโครงการกำลังทำงานในหลายโครงการ จะเกิดข้อผิดพลาดบางประการที่ไฟล์บางไฟล์อาจสูญหายและไม่มีทางกู้คืนได้ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดเหล่านี้ เครื่องมือการจัดการโครงการจะนำเสนอคุณลักษณะต่างๆ เช่น การจัดเก็บไฟล์ การกำหนดเวอร์ชัน และแก้ไขซึ่งจะช่วยคุณจากเหตุร้ายต่างๆ
• การ ประเมิน : เครื่องมือเหล่านี้ยังมีฟังก์ชันต่างๆ เช่น การรายงานและการจัดการทรัพยากรที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการประเมินและติดตามการเติบโตและประสิทธิผล

เครื่องมือใดในการบริหารโครงการที่ใช้สำหรับการวางแผนโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

อย่างที่เราทราบดีว่าการบริหารโครงการไม่ใช่วิทยาศาสตร์ง่ายๆ เป็นการผสมผสานที่ซับซ้อนของแนวคิดที่หลากหลายซึ่งครอบคลุมกลยุทธ์ในการจัดการบุคคล การสื่อสารด้านไอทีไปจนถึงการกระทืบตัวเลข

ในส่วนนี้ เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือที่สำคัญที่สุดที่ผู้จัดการมีในคลังแสงของพวกเขา ใช้เมื่อจำเป็นต้องวางแผนหรือกำหนดเวลางานสำหรับโครงการ ระบุเส้นทางที่สำคัญ ติดตามความคืบหน้า และงานสำคัญอื่นๆ ทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับวงจรโครงการที่ราบรื่น เอาล่ะ.

1. แผนภาพเครือข่าย

ไดอะแกรมเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการจัดการโครงการที่สามารถใช้ในกระบวนการวางแผนโครงการได้

หรือที่เรียกว่าไดอะแกรม "ลูกศร" เนื่องจากไดอะแกรมประกอบด้วยลูกศรต่างๆ ที่สามารถใช้เชื่อมต่อกิจกรรมต่างๆ และเพื่อแสดงลำดับความสำคัญได้ ด้วยการใช้ลูกศรเหล่านี้ คุณยังสามารถแสดงการพึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างกิจกรรมต่างๆ ของโครงการได้อีกด้วย

ในกระบวนการสร้าง Network Diagram มีการสันนิษฐานอยู่เสมอ ข้อสันนิษฐานแรกที่จะฝันถึงคือกิจกรรมที่รอดำเนินการหรือต่อเนื่องทั้งหมดได้เสร็จสิ้นก่อนที่จะเริ่มกิจกรรมใหม่

สมมติฐานที่สองที่ต้องทำคือลูกศรทั้งหมดที่ใช้ในไดอะแกรมเครือข่ายระบุลำดับความสำคัญเชิงตรรกะ นั่นหมายความว่าทิศทางของลูกศรกำลังแสดงลำดับเฉพาะที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อการดำเนินการที่เหมาะสมของกิจกรรม

ข้อสันนิษฐานสุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดคือ Network Diagrams ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องเริ่มต้นด้วยเหตุการณ์เดียวและจบลงด้วยเหตุการณ์เดียว เนื่องจากไม่มีที่สำหรับการเริ่มต้นคู่และปลายทาง

ถ้าผู้จัดการโครงการต้องการคำนวณระยะเวลารวมของโครงการหนึ่งๆ พวกเขาจำเป็นต้องกำหนดวันที่ทั้งหมดสี่วันสำหรับงานเฉพาะแต่ละงาน

สองรายการแรกคือวันที่เริ่มต้น วันแรกในสองวันนี้คือ Early Start ซึ่งเป็นวันที่เร็วที่สุดที่สามารถเริ่มงานได้

วันที่ที่สองในวันเหล่านั้นหรือการเริ่มต้นล่าช้า คือวันที่ที่งานต้องเริ่มต้นโดยสมบูรณ์ ถ้ายังไม่ได้ดำเนินการ

ตรรกะเดียวกันนี้ใช้กับวันที่สองในสี่วันหลังที่กล่าวถึงข้างต้น นั่นคือวันที่สิ้นสุด

องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งใน Network Diagram คือ Slack time นี่เป็นเวลาที่อนุญาตให้งานล่าช้าแต่ไม่เกินนั้น ทำไม เพราะในที่สุดจะทำให้เกิดความล่าช้าในไทม์ไลน์โดยรวม

ลองดู:

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุด 25 อันดับแรก (และฟรี) ปี 2022

2. วิธีเส้นทางวิกฤต

CPM เป็นเครื่องมือสำคัญที่ผู้จัดการโครงการใช้อย่างทั่วถึง เนื่องจากเครื่องมือนี้สามารถตรวจสอบและประเมินความคืบหน้าของโครงการได้แบบเรียลไทม์ เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ทั้งหมดโดยทีมจะเสร็จสิ้นทันเวลา

เส้นทางวิกฤตของโครงการคือลำดับกิจกรรมที่ยาวที่สุดในแผนภาพเครือข่าย นอกจากนี้ยังมีลักษณะเป็นศูนย์เวลาสำหรับกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในลำดับเฉพาะ

ดังนั้น หากมีความล่าช้าเล็กน้อยในกิจกรรมใดๆ ก็จะทำให้เกิดความล่าช้าในการปรับใช้โครงการโดยรวม

เวลา Zero Slack ไม่ดี แต่ก็ดีในบางแง่มุม ดีเพราะผู้จัดการโครงการจะระมัดระวังมากขึ้นเมื่อรู้ว่าข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยสามารถขัดขวางความคืบหน้าของโครงการได้

นอกจากนี้ ผู้จัดการโครงการยังสามารถโอนทรัพยากรจากโครงการเฉพาะไปยังโครงการอื่นได้หากต้องการ เพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้ทรัพยากรที่เหมาะสมในที่ที่สำคัญและโครงการจะไม่ล่าช้า

แต่ในขณะทำเช่นนั้น ผู้จัดการโครงการต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากิจกรรมที่เป็นปัญหาจะไม่กลายเป็นกิจกรรมเส้นทางวิกฤติเนื่องจากจำนวนทรัพยากรลดลง

3. แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์คือการแสดงภาพงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณตามกำหนดเวลาการทำงานล่วงเวลา ใช้ในการวางแผนโครงการทุกขนาดและรูปร่าง

ทำไม เพราะเป็นเครื่องมือที่น่าทึ่งในการแสดงงานที่กำหนดให้ทำในโครงการในวันใดวันหนึ่ง พวกเขายังแสดงระยะเวลาทั้งหมดของโครงการหนึ่งๆ ในมุมมองง่ายๆ เดียว

นี่คือคุณสมบัติบางอย่างของโปรเจ็กต์ที่คุณสามารถตรวจสอบได้บนแผนภูมิแกนต์

• วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการ
• งานของโครงการคืออะไร
• ใครคือสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องในแต่ละโครงการ
• ใครกำลังทำงานในแต่ละงาน
• แต่ละงานมีระยะเวลาเท่าใด
• งานทั้งหมดเชื่อมโยงกันอย่างไรหรือต้องพึ่งพาซึ่งกันและกัน

ยังไม่เข้าใจถึงความสำคัญของแผนภูมิเหล่านี้? ไม่นานมานี้ ผู้คนเคยวางแผนบนกระดาษหรือฉายภาพทั้งหมดด้วยบล็อคสีเพราะไม่มีโซลูชันดิจิทัล แผนภูมิแกนต์เปลี่ยนแปลงทุกสิ่ง

คุณยังสามารถเยี่ยมชมนิทรรศการที่พวกเขาเฉลิมฉลองวิวัฒนาการของเครื่องมือที่น่าทึ่งนี้เมื่อเวลาผ่านไป

4. เทคนิคการประเมินและทบทวนโครงการ

เทคนิคการประเมินและทบทวนโครงการ หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า PERT เป็นรูปแบบหนึ่งของเครื่องมือ Network Diagram PM ที่ใช้ในการหาเส้นทางวิกฤตของโครงการด้วย เทคนิคนี้ทำให้การจัดกำหนดการโครงการที่ซับซ้อนง่ายขึ้นในขณะที่สร้างการประมาณจริงของระยะเวลาของแต่ละกิจกรรม

เป็นรูปแบบหนึ่งของ Network Diagram แต่จะแตกต่างกันในลักษณะที่ใช้การประมาณการสามประเภทแทนที่จะเป็นเพียงประเภทเดียว การประมาณการครั้งแรกหรือที่เรียกว่า TO จะถือว่ากิจกรรมจะไม่สะดุดและปัจจัยทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมจะสนับสนุน

การประมาณการครั้งที่สอง หรือที่เรียกว่า 'น่าจะเป็นไปได้มากที่สุด' จะถือว่ากิจกรรมจะประสบปัญหาบางอย่างในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการในที่สุด นอกจากนี้ยังจะให้บัฟเฟอร์ฉุกเฉินบางอย่างเพื่อแก้ไขปัญหา

การประมาณการขั้นสุดท้ายเรียกว่าการประมาณการในแง่ร้ายซึ่งถือว่าปัจจัยใดก็ตามที่อาจผิดพลาดและทำลายกิจกรรมนั้นจะต้องเกิดขึ้นไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้น

ยังอ่าน:

คู่มือสำหรับมือใหม่ในการจัดการโครงการ Scrum 101

5. โครงสร้างการแบ่งงาน

WBS เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในกระบวนทัศน์การจัดการโครงการ ซึ่งแสดงการแบ่งลำดับชั้นของกิจกรรมการทำงานที่ใช้ในการกำหนดขอบเขตของโครงการ นอกจากนี้ยังใช้เพื่อระบุสิ่งที่ต้องส่งมอบทั้งหมดที่จำเป็นในการพัฒนาโครงการ

การมีรายละเอียดทั้งหมดเหล่านี้กระจายออกไปในที่เปิดเผย ไม่เพียงแต่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ทั้งหมดเพื่อทำความเข้าใจขอบเขตของโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมเข้าใจว่าต้องพัฒนาอะไรบ้าง

ความสวยงามของ WBS คือการแบ่งผลงานที่ส่งมอบของโครงการและงานที่จำเป็นออกเป็นส่วนประกอบขนาดเล็กมากที่สามารถจัดการได้ง่าย รายการระดับต่ำสุดหรือที่เรียกว่า Work Packages สามารถตรวจสอบ ประเมิน ควบคุม และประเมินต้นทุนได้อย่างง่ายดาย

6. เอกสารโครงการ

สุดท้ายนี้ เอกสารโครงการคือการสรุปงานทั้งหมดที่เรากล่าวถึงข้างต้นในเอกสารฉบับเดียว เอกสารเหล่านี้ให้รายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการและทุกอย่างภายในโครงการ สร้างขึ้นเพื่อขจัดความสับสนเกี่ยวกับโครงการและป้องกันความขัดแย้งระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับสถานะของโครงการ

บทสรุป

หากคุณต้องการเป็นผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพเพื่อทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ คุณควรใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการจัดการโครงการที่กล่าวถึงข้างต้นและทำให้พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติประจำวันของคุณ อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับธรรมชาติของโครงการว่าคุณให้ความสำคัญกับเครื่องมือการจัดการโครงการแต่ละประเภทเพียงใด สิ่งที่ดีที่สุดคือการใช้พวกมันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ของโครงการที่เหมาะสมที่สุด