ما هي أدوات إدارة المشاريع المستخدمة للتخطيط الفعال للمشروع؟

إذا تعثرت في هذه الصفحة ، فمن المحتمل أنك تتساءل "ما هي أدوات إدارة المشاريع؟" لنبدأ من البداية ، ونتعرف على بعض المفاهيم الخاطئة الشائعة حول أدوات إدارة المشاريع في عام 2020.

أدوات إدارة المشاريع

حسنًا ، أدوات إدارة المشاريع هي الذخائر التي يحتاجها مديرو المشاريع لمساعدة فريق أو فرد في تنظيم عملهم. يتم استخدامه لإدارة مشاريعهم ومهامهم بطريقة تحقق النجاح.

نظرة عامة بسيطة على أدوات إدارة المشروع

على الرغم من الاسم ، فإن هذه الأدوات مفيدة لأي صاحب مصلحة في تطوير المشروع وليس فقط مديري المشروع. إنها أدوات ديناميكية يمكن تغييرها بالكامل لتسهيل احتياجات الفرق ذات الأحجام والأهداف المختلفة.

ما هي بعض الميزات الأساسية التي توفرها أداة إدارة المشروع؟

إذا كنت تستخدم أحد تطبيقات إدارة المشاريع مثل nTask ، فيمكنك الاستمتاع بالميزات التالية.

• التخطيط أو الجدولة : الميزة الأكثر بناءة التي يمكنك استخدامها أثناء استخدام أدوات إدارة المشروع هي تخطيط الأنشطة والمهام أو جدولتها. مطلوب لنجاح مشروعك. يمكنك تخطيط العمل وتفويضه لجميع أعضاء الفريق في مكان واحد باستخدام المجلدات والتقويمات ومهام سير العمل والقوالب والمهام والمهام الفرعية.
• التعاون : لم تعد رسائل البريد الإلكتروني هي الشكل الوحيد للتواصل عندما يتعلق الأمر بنقل المعلومات بين أعضاء الفريق. يمكن استخدام أدوات إدارة المشروع بشكل فعال لإضافة التعليقات على المهام وتنظيم لوحات المعلومات وتعيين المهام وكذلك للموافقات والتدقيق.
• التوثيق : عندما يعمل الفريق أو مديرو المشروع على مشاريع متعددة ، فلا بد أن تكون هناك بعض الأخطاء الفادحة حيث يمكن أن تضيع بعض الملفات ولا توجد طريقة لاستعادتها. لتجنب هذه الأخطاء ، تقدم أدوات إدارة المشروع ميزات مثل تخزين الملفات وتعيين إصداراتها وتحريرها أيضًا مما سيوفر لك أي حوادث مؤسفة.
• التقييم : توفر هذه الأدوات أيضًا وظائف مثل إعداد التقارير وإدارة الموارد التي تساعد مديري المشاريع على تقييم وتتبع النمو والإنتاجية.

ما هي الأدوات المستخدمة في إدارة المشاريع للتخطيط الفعال للمشاريع؟

كما نعلم أن إدارة المشروع ليست علمًا بسيطًا. إنه مزيج معقد من مجموعة متنوعة من المفاهيم التي تغطي الإستراتيجية لإدارة الأفراد ، واتصالات تكنولوجيا المعلومات حتى طحن الأرقام.

في هذه المقالة ، سنتعرف على أهم الأدوات التي يمتلكها المديرون في ترسانتهم. يتم استخدامها عندما يحتاجون إلى تخطيط أو جدولة مهامهم لمشاريعهم ، وتحديد المسارات الحرجة ، ومراقبة التقدم وجميع المهام المهمة الأخرى اللازمة لدورة مشروع سلسة. هيا نبدأ.

1. مخططات الشبكة

تعد هذه المخططات من أهم الأدوات في إدارة المشاريع والتي يمكن استخدامها في عملية تخطيط المشروع.

يُعرف أيضًا باسم مخطط "السهم" ، لأن الرسم التخطيطي يتكون من أسهم مختلفة يمكن استخدامها لربط أنشطة مختلفة وأيضًا لعرض الأسبقية. باستخدام هذه الأسهم ، يمكنك أيضًا إظهار الترابط بين الأنشطة المختلفة للمشروع.

في عملية تكوين مخطط الشبكة ، هناك دائمًا بعض الافتراضات التي يجب القيام بها. الافتراض الأول الذي يجب أن نحلم به هو أن جميع الأنشطة المعلقة أو الجارية قد اكتملت قبل البدء في أنشطة جديدة.

الافتراض الثاني الذي يجب القيام به هو أن جميع الأسهم المستخدمة في مخطط الشبكة تشير إلى أولوية منطقية. ما يعنيه ذلك هو أن اتجاه السهم يعرض التسلسل الفريد الذي يجب اتباعه من أجل التنفيذ الصحيح للأنشطة.

الافتراض الأخير وليس الأقل هو أن مخططات الشبكة ليس لديها خيار سوى البدء بحدث واحد وتنتهي بحدث واحد لأنه لا يوجد مكان لنقاط البداية والنهاية المزدوجة.

إذا أراد مدير المشروع حساب المدة الإجمالية لمشروع معين ، فعليه تحديد إجمالي أربعة تواريخ لكل مهمة محددة.

الأولين هما تاريخا البدء. التاريخ الأول في هذين التاريخين هو بداية مبكرة وهو أقرب تاريخ يمكن أن تبدأ فيه المهمة.

التاريخ الثاني في تلك أو تاريخ البدء المتأخر هو التاريخ الذي يجب أن تبدأ فيه المهمة بشكل مطلق إذا لم تكن قد بدأت بالفعل.

ينطبق هذا المنطق نفسه على التاريخين الأخيرين من التواريخ الأربعة المذكورة أعلاه. هذه هي تواريخ الانتهاء.

عنصر آخر مهم في مخطط الشبكة هو وقت Slack. هذا هو الوقت المسموح به لتأخير المهمة ولكن ليس أكثر من ذلك. لماذا ا؟ لأنه في النهاية ، سيؤدي إلى تأخير في الجدول الزمني الكلي.

تحقق من هذا:

أفضل 25 برنامج إدارة مشروع (ومجاني) لعام 2022

2. طريقة المسار الحرج

CPM هي أداة أساسية يستخدمها مديرو المشاريع بدقة. هذا لأن هذه الأداة يمكنها مراقبة وتقييم تقدم المشروع في الوقت الفعلي. هو التأكد من أن جميع المشاريع الجارية التي يقوم بها الفريق ستنتهي في الوقت المناسب.

المسار الحرج للمشروع هو أطول سلسلة من الأنشطة التي يتم تنفيذها على مخطط الشبكة. كما يتميز أيضًا بأنه لا يحتوي على وقت سماح لجميع الأنشطة التي يتم تضمينها في تسلسل معين.

لذلك ، إذا كان هناك أدنى تأخير في أي نشاط ، فسيؤدي ذلك إلى تأخير نشر المشروع بشكل عام.

وقت Zero Slack سيء ولكنه جيد أيضًا من بعض النواحي. جيد لأن مديري المشروع سيظلون أكثر يقظة عندما يعرفون أن أدنى خطأ يمكن أن يعيق تقدم المشروع.

أيضًا ، يمكن لمديري المشاريع تحويل الموارد من مشروع معين إلى مشروع آخر إذا احتاجوا إلى ذلك. هذا يتأكد من استخدام الموارد المناسبة في مكان ما مهم ولا يتأخر المشروع.

ولكن أثناء القيام بذلك ، يتعين على مدير المشروع التأكد من أن النشاط المعني لا يصبح نشاط مسار حاسم بسبب انخفاض عدد الموارد.

3. مخططات جانت

مخطط جانت هو تمثيل مرئي لجميع المهام المتعلقة بالعمل الإضافي المجدول في مشروعك. يتم استخدامها لتخطيط المشاريع من جميع الأحجام والأشكال.

لماذا ا؟ لأنها أداة رائعة لإظهار العمل المقرر إنجازه في مشروع في يوم محدد. كما أنها توضح المدة الكاملة لمشروع معين في عرض واحد بسيط.

فيما يلي بعض ميزات المشروع التي يمكنك مراقبتها على مخطط جانت.

• تواريخ بدء المشروع وانتهائه
• ما هي مهام المشروع
• من هم أعضاء الفريق المشاركين في كل مشروع
• من يعمل على كل مهمة على حدة
• ما هي مدة كل مهمة على حدة
• كيف ترتبط جميع المهام أو أنها تعتمد على بعضها البعض

ما زلت لا تفهم أهمية هذه الرسوم البيانية؟ حسنًا ، منذ وقت ليس ببعيد ، اعتاد الناس التخطيط على الورق أو عرض جميع الإسقاطات باستخدام كتل ملونة لأنه لم يكن هناك أي حل رقمي متاح. غيرت مخططات جانت كل ذلك.

يمكنك أيضًا زيارة المعارض حيث يحتفلون بتطور هذه الأداة الرائعة بمرور الوقت.

4. تقييم المشروع وتقنية المراجعة

تقنية تقييم ومراجعة المشروع ، والمعروفة أكثر باسم PERT ، هي شكل من أشكال أداة Network Diagram PM التي تُستخدم أيضًا لمعرفة المسار الحرج للمشروع. تجعل هذه التقنية جدولة المشاريع المعقدة أسهل مع إنشاء تقديرات واقعية لمدة كل نشاط فردي.

إنه شكل من أشكال الرسم التخطيطي للشبكة ولكنه يختلف بطريقة تستخدم فيه ثلاثة أنواع من التقديرات بدلاً من واحد فقط. يفترض التقدير الأول ، المعروف أيضًا باسم TO ، أن النشاط لن يتعثر أبدًا وأن جميع العوامل المرتبطة بالنشاط ستكون لصالحه.

يفترض التقدير الثاني ، المعروف أيضًا باسم "الأرجح" أن النشاط سيواجه في النهاية بعض المشكلات أثناء مرحلة التنفيذ. كما سيوفر بعض المخازن المؤقتة للطوارئ لإصلاح المشكلات.

يُعرف التقدير النهائي بالتقدير المتشائم الذي يفترض أن أي عامل يمكن أن يخطئ ويدمر النشاط لا بد أن يحدث مهما حدث.

اقرأ أيضا:

دليل نوبيز لإدارة مشروع سكرم 101

5. هيكل تنظيم العمل

WBS هي أداة رائعة في نموذج إدارة المشروع. يعرض تقسيمًا هرميًا لأنشطة العمل المستخدمة لتحديد نطاق المشروع. كما أنها تستخدم لتحديد جميع المخرجات المطلوبة المطلوبة في تطوير المشروع.

إن نشر كل هذه التفاصيل في العلن لا يتيح فقط لمديري المشروع ولكن أيضًا لجميع أصحاب المصلحة الآخرين فهم نطاق المشروع. كما أنه يساعد الفرق على فهم بالضبط ما يحتاج إلى تطوير.

يكمن جمال WBS في أنه يقسم مخرجات المشروع والعمل المطلوب إلى مكونات صغيرة جدًا يمكن إدارتها بسهولة. يمكن مراقبة العناصر ذات المستوى الأدنى والمعروفة أيضًا باسم حزم العمل وتقييمها والتحكم فيها وتقدير التكلفة بسهولة.

6. وثائق المشروع

أخيرًا ، يجب أن تنتهي وثائق المشروع من جميع الأعمال التي ناقشناها أعلاه في وثيقة واحدة. توفر هذه المستندات كافة التفاصيل المتعلقة بالمشروع وكل ما بداخله. يتم إنشاؤها لإزالة أي لبس حول المشروع وكذلك منع أي تعارض بين أصحاب المصلحة حول حالة المشروع.

استنتاج

إذا كنت تريد أن تصبح مدير مشروع فعالًا لإنجاح مشاريعك ، فعليك الاستفادة من أدوات إدارة المشاريع المذكورة أعلاه وجعلها جزءًا من ممارستك اليومية. ومع ذلك ، فإن الأهمية التي تعطيها لكل أداة من أدوات إدارة المشروع تعتمد على طبيعة المشروع. أفضل شيء هو استخدامها للحصول على أفضل نتائج المشروع.