Care sunt instrumentele de management de proiect care sunt utilizate pentru planificarea eficientă a proiectului?

Dacă v-ați împiedicat de această pagină, atunci probabil vă întrebați „Ce dracu sunt instrumentele de management de proiect?” Să începem de la început și să trecem prin câteva concepții greșite comune despre instrumentele de management de proiect în 2020.

Instrumente de management de proiect

Ei bine, instrumentele de management de proiect sunt muniția de care managerii de proiect au nevoie pentru a ajuta o echipă sau o persoană să își organizeze munca. Este folosit pentru a-și gestiona proiectele și sarcinile în așa fel încât să obțină succes.

O privire de ansamblu minoră asupra instrumentelor de management de proiect

În ciuda numelui, aceste instrumente sunt utile oricărei părți interesate în dezvoltarea proiectului și nu doar managerilor de proiect. Sunt instrumente dinamice care pot fi complet modificate pentru a facilita nevoile echipelor cu dimensiuni și obiective diferite.

Care sunt unele dintre caracteristicile de bază pe care le oferă un instrument de management de proiect?

Dacă utilizați o aplicație de management de proiect precum nTask, atunci vă puteți bucura de următoarele caracteristici.

• Planificare sau programare : Cea mai constructivă caracteristică pe care o puteți utiliza în timp ce utilizați instrumentele de management de proiect este să planificați sau să programați activitățile și sarcinile. Este necesar pentru succesul proiectului dumneavoastră. Puteți planifica și delega munca tuturor membrilor echipei într-un singur loc cu dosare, calendare, fluxuri de lucru, șabloane, sarcini și sarcini secundare.
• Colaborare : e-mailurile nu mai sunt singura formă de comunicare atunci când vine vorba de transferul de informații între membrii echipei. Instrumentele de management de proiect pot fi utilizate eficient pentru a adăuga comentarii la sarcini, a organiza tablouri de bord, a atribui sarcini și, de asemenea, pentru aprobări și verificare.
• Documentație : Când echipa sau managerii de proiect lucrează la mai multe proiecte, probabil că vor exista unele gafe în care unele fișiere se pot pierde și nu există nicio modalitate de a le recupera. Pentru a evita aceste greșeli, instrumentele de management de proiect oferă funcții precum stocarea fișierelor, versiunea lor și, de asemenea, editarea lor, care vă va salva de orice accident.
• Evaluare : Aceste instrumente oferă, de asemenea, funcționalități precum raportarea și gestionarea resurselor care îi ajută pe managerii de proiect să evalueze și să urmărească creșterea și productivitatea.

Care sunt instrumentele de management de proiect care sunt utilizate pentru planificarea eficientă a proiectelor?

După cum știm, managementul de proiect nu este o știință simplă. Este un amalgam complex de o mare varietate de concepte care acoperă strategia până la managementul oamenilor, comunicațiile IT până la reducerea numărului.

În această piesă, vom afla despre cele mai importante instrumente pe care managerii le au în arsenalul lor. Sunt utilizate atunci când trebuie să-și planifice sau să programeze sarcinile pentru proiectele lor, să identifice căile critice, să monitorizeze progresul și toate celelalte sarcini importante care sunt necesare pentru un ciclu de proiect fără întreruperi. Sa incepem.

1. Diagrame de rețea

Aceste diagrame sunt unul dintre cele mai importante instrumente în managementul proiectelor care pot fi utilizate în procesul de planificare a proiectului.

Cunoscută și sub denumirea de diagramă „Săgeată”, deoarece diagrama constă din diferite săgeți care pot fi folosite pentru a conecta diferite activități și, de asemenea, pentru a afișa prioritate. Folosind aceste săgeți, puteți afișa și interdependențe între diferite activități ale unui proiect.

În procesul de formare a Diagramei de rețea, există întotdeauna câteva ipoteze de făcut. Prima presupunere care trebuie imaginată este că toate activitățile în așteptare sau în desfășurare au fost finalizate înainte de a începe altele noi.

A doua presupunere care trebuie făcută este că toate săgețile utilizate în diagrama de rețea indică o prioritate logică. Aceasta înseamnă că direcția săgeții afișează secvența unică care trebuie urmată pentru executarea corectă a activităților.

Ultima, dar nu cea mai mică presupunere, este că Diagramele de rețea nu au de ales decât să înceapă cu un singur eveniment și să se termine cu un singur eveniment, deoarece nu există loc pentru două puncte de început și de sfârșit.

Dacă managerul de proiect dorește să calculeze durata totală a unui anumit proiect, trebuie să definească un total de patru date pentru fiecare sarcină specifică.

Primele două sunt datele de începere. Prima dată din aceste două este Early Start, care este cea mai devreme dată la care sarcina poate fi începută.

A doua dată din acele sau Late Start este data la care sarcina trebuie să înceapă în mod absolut dacă nu a făcut-o deja.

Aceeași logică este valabilă pentru ultimele două dintre cele patru date menționate mai sus. Acestea sunt datele de încheiere.

Un alt element important din diagrama de rețea este timpul Slack. Acesta este timpul care este permis pentru ca sarcina să fie întârziată, dar nu mai mult de atât. De ce? Pentru că în cele din urmă, va provoca o întârziere în cronologia generală.

Verificați asta:

Cele mai bune 25 (și gratuite) software de management de proiect din 2022

2. Metoda căii critice

CPM este un instrument esențial care este utilizat în mod temeinic de către managerii de proiect. Acest lucru se datorează faptului că acest instrument poate monitoriza și evalua progresul proiectului în timp real. Este pentru a ne asigura că toate proiectele în derulare realizate de echipă se vor finaliza la timp.

Calea critică a proiectului este cea mai lungă secvență de activități efectuate pe diagrama rețelei. Este, de asemenea, caracterizat ca având zero timp liber pentru toate activitățile care sunt implicate într-o anumită secvență.

Deci, dacă există cea mai mică întârziere în orice activitate, aceasta va provoca o întârziere în implementarea globală a proiectului.

Timpul Zero Slack este rău, dar și bun în anumite privințe. Bine pentru că managerii de proiect vor rămâne mai vigilenți când vor ști că cea mai mică eroare poate împiedica derularea proiectului.

De asemenea, managerii de proiect pot devia resursele de la un anumit proiect către un alt proiect dacă au nevoie. Acest lucru asigură că resursele adecvate sunt folosite undeva important și că proiectul nu este întârziat.

Dar în timp ce face acest lucru, managerul de proiect trebuie să se asigure că activitatea în cauză nu devine o activitate pe calea critică din cauza reducerii numărului de resurse.

3. Diagrame Gantt

O diagramă Gantt este o reprezentare vizuală a tuturor sarcinilor legate de proiectul dvs. programate pentru orele suplimentare. Sunt folosite pentru a planifica proiecte de toate dimensiunile și formele.

De ce? Pentru că sunt un instrument incredibil pentru a arăta munca care este programată să fie realizată într-un proiect într-o anumită zi. Ele arată, de asemenea, întreaga durată a unui anumit proiect într-o vedere simplă.

Iată câteva dintre caracteristicile unui proiect pe care le puteți monitoriza pe o diagramă Gantt.

• Datele de început și de sfârșit ale unui proiect
• Care sunt sarcinile proiectului
• Cine sunt membrii echipei implicați în fiecare proiect
• Cine lucrează la fiecare sarcină individuală
• Care este durata fiecărei sarcini individuale
• Cum sunt legate toate sarcinile sau sunt dependente unele de altele

Încă nu înțelegeți importanța acestor grafice? Ei bine, nu cu mult timp în urmă, oamenii obișnuiau să planifice pe hârtie sau să arate toate proiecțiile cu blocuri colorate, deoarece nu exista nicio soluție digitală disponibilă. Diagramele Gantt au schimbat totul.

De asemenea, puteți vizita expoziții în care sărbătoresc evoluția acestui instrument uimitor de-a lungul timpului.

4. Tehnica de evaluare și revizuire a proiectelor

Tehnica de evaluare și revizuire a proiectelor, cunoscută mai frecvent sub numele de PERT, este o formă de instrument PM pentru diagrama de rețea, care este, de asemenea, utilizat pentru a afla calea critică a proiectului. Această tehnică facilitează programarea proiectelor complexe, creând în același timp estimări realiste ale duratei fiecărei activități individuale.

Este o formă de diagramă de rețea, dar este diferită într-un fel în care utilizează trei tipuri de estimări în loc de doar una. Prima estimare, cunoscută și sub numele de TO, presupune că activitatea nu va scădea niciodată și toți factorii care sunt legați de activitate vor fi în favoarea acesteia.

A doua estimare, cunoscută și ca „cel mai probabil”, presupune că activitatea va întâmpina în cele din urmă unele probleme în timpul fazei de execuție. De asemenea, va oferi niște tampon de urgență pentru a remedia problemele.

Estimarea finală este cunoscută sub denumirea de estimare pesimistă, care presupune că orice factor care poate merge prost și poate ruina activitatea se va întâmpla, indiferent de ce.

Citește și:

Ghidul începătorilor pentru managementul proiectelor Scrum 101

5. Structura de defalcare a muncii

WBS este un instrument uimitor în paradigma managementului de proiect. Acesta arată o defalcare ierarhică a activităților de lucru care sunt utilizate pentru a defini domeniul de aplicare al proiectului. De asemenea, este utilizat pentru a identifica toate livrabilele necesare care sunt necesare în dezvoltarea proiectului.

Răspândirea tuturor acestor detalii în mod deschis permite nu doar managerilor de proiect, ci și tuturor celorlalte părți interesate să înțeleagă domeniul de aplicare al proiectului. De asemenea, ajută echipele să înțeleagă exact ce trebuie dezvoltat.

Frumusețea WBS este că împarte rezultatele proiectului și munca necesară în componente foarte mici, care sunt ușor de gestionat. Elementele de cel mai de jos nivel, cunoscute și sub numele de pachete de lucru, pot fi monitorizate, evaluate, controlate și ușor estimate costurile.

6. Documentația proiectului

În cele din urmă, documentația proiectului este de a încheia toate lucrările despre care am discutat mai sus într-un singur document. Aceste documente oferă toate detaliile despre proiect și despre tot ce este în interiorul acestuia. Sunt create pentru a elimina orice confuzie despre proiect și, de asemenea, pentru a preveni orice conflict între părțile interesate cu privire la stadiul proiectului.

Concluzie

Dacă doriți să deveniți un manager de proiect eficient pentru a face proiectele dvs. un succes, atunci ar trebui să utilizați instrumentele de management de proiect menționate mai sus și să le faceți parte din practica dumneavoastră zilnică. Totuși, depinde de natura proiectului și de importanța pe care o acordați fiecăruia dintre instrumentele de management de proiect. Cel mai bun lucru este să le folosiți pentru a obține rezultatele optime ale proiectului.