効果的なプロジェクト計画に使用されるプロジェクト管理ツールは何ですか?

公開: 2020-01-11

このページにたどり着いた方は、「プロジェクト管理ツールとは一体何なのか?」と疑問に思われることでしょう。最初から始めて、2020 年のプロジェクト管理ツールに関するよくある誤解を見ていきましょう。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトマネージャーがチームや個人の作業を整理するために必要な武器です。プロジェクトやタスクを管理して、成功を収めるために使用されます。

プロジェクト管理ツールの概要

名前にもかかわらず、これらのツールは、プロジェクトマネージャーだけでなく、プロジェクトの開発におけるすべての利害関係者に役立ちます。これらは、さまざまな規模と目標を持つチームのニーズに合わせて完全に変更できる動的なツールです。

プロジェクト管理ツールが提供する基本的な機能にはどのようなものがありますか?

nTask などのプロジェクト管理アプリケーションを使用すると、次の機能を利用できます。

計画またはスケジューリング: プロジェクト管理ツールを使用する際に使用できる最も建設的な機能は、アクティビティとタスクを計画またはスケジュールすることです。プロジェクトを成功させるために必要です。フォルダー、カレンダー、ワークフロー、テンプレート、タスク、およびサブタスクを使用して、1 か所ですべてのチームメンバーに作業を計画し、委任できます。
コラボレーション: チームメンバー間で情報をやり取りする場合、メールはもはや単一のコミュニケーション手段ではありません。プロジェクト管理ツールを効果的に使用して、タスクにコメントを追加したり、ダッシュボードを整理したり、タスクを割り当てたり、承認や校正を行ったりできます。
ドキュメンテーション: チームまたはプロジェクトマネージャーが複数のプロジェクトに取り組んでいるとき、いくつかのファイルが失われ、それらを回復する方法がないという失敗が必ずあります。これらの間違いを避けるために、プロジェクト管理ツールは、ファイルの保存、バージョン管理、編集などの機能を提供し、あらゆる事故からあなたを救います.
評価: これらのツールは、プロジェクトマネージャーが成長と生産性を評価および追跡するのに役立つレポートやリソース管理などの機能も提供します。

効果的なプロジェクト計画に使用されるプロジェクト管理のツールは何ですか?

私たちが知っているように、プロジェクト管理は単純な科学ではありません。これは、戦略から人材管理、IT コミュニケーションから数値計算までをカバーする多種多様な概念の複雑な混合物です。

この記事では、マネージャーが武器庫に持っている最も重要なツールについて学びます。これらは、プロジェクトのタスクを計画またはスケジュールし、クリティカルパスを特定し、進行状況を監視し、シームレスなプロジェクトサイクルに必要なその他すべての重要なタスクを監視する必要がある場合に使用されます。さぁ、始めよう。

1. ネットワーク図

これらの図は、プロジェクト計画のプロセスで使用できるプロジェクト管理の最も重要なツールの 1 つです。

ダイアグラムはさまざまなアクティビティを接続し、優先順位を表示するために使用できるさまざまな矢印で構成されているため、「矢印」ダイアグラムとも呼ばれます。これらの矢印を使用して、プロジェクトのさまざまなアクティビティ間の相互依存性を示すこともできます。

ネットワークダイアグラムを作成するプロセスでは、常にいくつかの前提条件を設定する必要があります。思いつく最初の前提は、保留中または進行中のすべてのアクティビティが完了してから、新しいアクティビティを開始することです。

2 つ目の仮定は、ネットワークダイアグラムで使用されているすべての矢印が論理的な優先順位を示しているということです。つまり、矢印の方向は、アクティビティを適切に実行するために従う必要のある固有の順序を示しているということです。

最後になりましたが、ネットワークダイアグラムは単一のイベントで開始し、単一のイベントで終了する以外に選択肢がないという前提があります。これは、デュアルスタートとエンドポイントの場所がないためです。

プロジェクトマネージャーが特定のプロジェクトの合計期間を計算する場合、特定のタスクごとに合計 4 つの日付を定義する必要があります。

最初の 2 つは開始日です。これら 2 つの最初の日付は Early Start で、タスクを開始できる最も早い日付です。

これらまたはレイトスタートの 2 番目の日付は、タスクがまだ開始されていない場合に、タスクが絶対に開始されなければならない日付です。

これと同じ論理が、上記の 4 つの日付のうちの最後の 2 つにも当てはまります。それらは終了日です。

ネットワークダイアグラムのもう 1 つの重要な要素は、スラックタイムです。これは、タスクの遅延が許容される時間ですが、それを超えることはありません。なんで？最終的には、タイムライン全体に遅延が発生するためです。

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2. クリティカルパス法

CPM は、プロジェクトマネージャーが徹底的に使用する必要不可欠なツールです。これは、このツールがプロジェクトの進行状況をリアルタイムで監視および評価できるためです。チームによって実行されるすべての進行中のプロジェクトが時間内に終了することを確認することです。

プロジェクトのクリティカルパスは、ネットワークダイアグラムで実行されるアクティビティの最長のシーケンスです。また、特定のシーケンスに含まれるすべてのアクティビティのスラックタイムがゼロであることも特徴です。

そのため、アクティビティにわずかな遅延があると、プロジェクトの展開全体に遅延が発生します。

ゼロスラックタイムは悪いことですが、ある意味では良いことでもあります。わずかなエラーがプロジェクトの進行を妨げる可能性があることを知っていると、プロジェクトマネージャーはより警戒し続けるため、良いことです.

また、プロジェクトマネージャーは、必要に応じて、リソースを特定のプロジェクトから別のプロジェクトに転用できます。これにより、適切なリソースが重要な場所で使用され、プロジェクトが遅れることがなくなります。

ただし、その際、プロジェクトマネージャーは、リソース数の削減により、問題のアクティビティがクリティカルパスアクティビティにならないようにする必要があります。

3.ガントチャート

ガントチャートは、予定されている残業に関連するすべてのタスクを視覚的に表現したものです。それらは、あらゆるサイズと形状のプロジェクトを計画するために使用されます。

なんで？特定の日にプロジェクトで実行される予定の作業を表示するための優れたツールだからです。また、特定のプロジェクトの在職期間全体を 1 つのシンプルなビューに表示します。

ガントチャートで監視できるプロジェクトの機能の一部を次に示します。

プロジェクトの開始日と終了日
プロジェクトのタスクは何ですか
各プロジェクトに関与するチームメンバーは誰ですか
個々のタスクに誰が取り組んでいるか
個々のタスクの期間はどのくらいですか
すべてのタスクがどのようにリンクされているか、または相互に依存しているか

これらのチャートの重要性をまだ理解していませんか? 少し前までは、利用可能なデジタルソリューションがなかったため、人々は紙で計画を立てるか、すべての投影を色付きのブロックで示していました。ガントチャートがすべてを変えました。

また、この驚くべきツールの進化をたたえた展示会を訪れることもできます。

4. プロジェクトの評価とレビュー手法

プロジェクトの評価とレビューの手法は、より一般的には PERT として知られていますが、ネットワークダイアグラム PM ツールの一種であり、プロジェクトのクリティカルパスを把握するためにも使用されます。この手法により、複雑なプロジェクトのスケジューリングが容易になり、個々の活動の期間の現実的な見積もりが作成されます。

これはネットワークダイアグラムの形式ですが、1 つだけでなく 3 種類の見積もりを使用する点で異なります。 TOとも呼ばれる最初の見積もりは、活動が衰えることはなく、活動に関連するすべての要因がそれを支持することを前提としています.

2 番目の見積もりは、「最も可能性が高い」とも呼ばれ、実行フェーズ中にアクティビティが最終的に何らかの問題に遭遇することを前提としています。また、問題を修正するための不測の事態のバッファーも提供します。

最終的な見積もりは、悲観的な見積もりとして知られています。これは、問題が発生してアクティビティを台無しにする可能性のある要因が何であれ、必ず発生することを前提としています。

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5. 作業分解構造

WBS は、プロジェクト管理パラダイムにおける素晴らしいツールです。プロジェクトの範囲を定義するために使用される作業活動の階層的な内訳を示します。また、プロジェクトの開発に必要なすべての必須成果物を識別するためにも使用されます。

これらすべての詳細を公開することで、プロジェクトマネージャーだけでなく、他のすべての利害関係者もプロジェクトの範囲を理解できるようになります。また、チームが何を開発する必要があるかを正確に理解するのにも役立ちます。

WBS の優れた点は、プロジェクトの成果物と必要な作業が、管理しやすい非常に小さなコンポーネントに分割されることです。ワークパッケージとも呼ばれる最下位レベルの項目は、監視、評価、管理、および簡単にコストを見積もることができます。

6. プロジェクト文書

最後に、プロジェクトドキュメントは、上記で説明したすべての作業を 1 つのドキュメントにまとめるものです。これらのドキュメントには、プロジェクトとその内部のすべてに関するすべての詳細が記載されています。プロジェクトに関する混乱を解消し、プロジェクトのステータスに関する利害関係者間の対立を防ぐために作成されます。

結論

プロジェクトを成功させる効果的なプロジェクトマネージャーになりたい場合は、上記のプロジェクト管理ツールを活用し、それらを日常業務の一部にする必要があります。ただし、各プロジェクト管理ツールをどの程度重視するかは、プロジェクトの性質によって異なります。最良の方法は、最適なプロジェクト結果を得るためにそれらを使用することです.