Etkili Proje Planlaması için kullanılan Proje Yönetim Araçları nelerdir?

Bu sayfada tökezlediyseniz, muhtemelen “Proje Yönetimi araçları nedir?” Diye merak ediyorsunuzdur. En baştan başlayalım ve 2020'de proje yönetimi araçlarıyla ilgili bazı yaygın yanılgıları gözden geçirelim.

Proje Yönetim Araçları

Proje Yönetim Araçları, proje yöneticilerinin bir takıma veya bireye işlerini organize etmelerinde yardımcı olmak için ihtiyaç duyduğu mühimmattır. Projelerini ve görevlerini başarıya ulaşacak şekilde yönetmek için kullanılır.

Proje Yönetim Araçlarına Küçük Bir Bakış

Adına rağmen, bu araçlar sadece proje yöneticileri için değil, projenin geliştirilmesinde herhangi bir paydaş için faydalıdır. Farklı boyut ve hedeflere sahip ekiplerin ihtiyaçlarını kolaylaştırmak için tamamen değiştirilebilen dinamik araçlardır.

Bir Proje Yönetim Aracının sunduğu temel özelliklerden bazıları nelerdir?

nTask gibi bir Proje Yönetimi uygulaması kullanıyorsanız, aşağıdaki özelliklerden yararlanabilirsiniz.

• Planlama veya Çizelgeleme : Proje Yönetimi araçlarını kullanırken kullanabileceğiniz en yapıcı özellik, aktiviteleri ve görevleri planlamak veya programlamaktır. Projenizin başarısı için gereklidir. Klasörler, takvimler, iş akışları, şablonlar, görevler ve alt görevler ile tek bir yerde tüm ekip üyelerine iş planlayabilir ve yetkilendirebilirsiniz.
• İşbirliği : Ekip üyeleri arasında bilgi aktarımı söz konusu olduğunda e-postalar artık tek iletişim biçimi değildir. Proje Yönetimi araçları, görevlere yorum eklemek, gösterge tablolarını düzenlemek, görevleri atamak ve ayrıca onaylar ve doğrulama için etkin bir şekilde kullanılabilir.
• Belgeleme : Ekip veya proje yöneticileri birden fazla proje üzerinde çalışırken, bazı dosyaların kaybolabileceği bazı hatalar olması kaçınılmazdır ve bunları kurtarmanın bir yolu yoktur. Bu hatalardan kaçınmak için proje yönetimi araçları, dosyaları depolama, sürüm oluşturma ve ayrıca sizi herhangi bir aksilikten kurtaracak düzenleme gibi özellikler sunar.
• Değerlendirme : Bu araçlar ayrıca proje yöneticilerinin büyüme ve üretkenliği değerlendirmesine ve izlemesine yardımcı olan raporlama ve kaynak yönetimi gibi işlevler de sağlar.

Etkili Proje Planlaması için Proje Yönetiminde kullanılan araçlar nelerdir?

Bildiğimiz gibi Proje Yönetimi basit bir bilim değildir. Stratejiden insan yönetimine, BT iletişiminden sayı kırmaya kadar uzanan çok çeşitli kavramların karmaşık bir karışımıdır.

Bu yazıda, yöneticilerin cephaneliklerinde sahip oldukları en önemli araçları öğreneceğiz. Projeleri için görevlerini planlamaları veya programlamaları, kritik yolları belirlemeleri, ilerlemeyi izlemeleri ve sorunsuz bir proje döngüsü için gereken diğer tüm önemli görevleri yapmaları gerektiğinde kullanılırlar. Hadi başlayalım.

1. Ağ Şemaları

Bu diyagramlar, proje planlama sürecinde kullanılabilecek proje yönetimindeki en önemli araçlardan biridir.

"Ok" diyagramı olarak da bilinir, çünkü diyagram, farklı etkinlikleri birbirine bağlamak ve aynı zamanda önceliği göstermek için kullanılabilen farklı oklardan oluşur. Bu okları kullanarak, bir projenin farklı aktiviteleri arasındaki karşılıklı bağımlılıkları da gösterebilirsiniz.

Ağ Diyagramını oluşturma sürecinde her zaman yapılması gereken bazı varsayımlar vardır. Hayal edilmesi gereken ilk varsayım, bekleyen veya devam eden tüm faaliyetlerin yenilerine başlamadan önce tamamlanmış olmasıdır.

Yapılması gereken ikinci varsayım, Ağ diyagramında kullanılan tüm okların mantıksal bir önceliği gösterdiğidir. Bunun anlamı, okun yönünün, faaliyetlerin doğru şekilde yürütülmesi için izlenmesi gereken benzersiz sırayı göstermesidir.

Son fakat en az olmayan varsayım, Ağ Diyagramlarının tek bir olayla başlayıp tek bir olayla bitirmekten başka seçeneği olmadığıdır, çünkü ikili başlangıç ​​ve bitiş noktaları için yer yoktur.

Proje yöneticisi belirli bir projenin toplam süresini hesaplamak isterse, her belirli görev için toplam dört tarih tanımlaması gerekir.

İlk ikisi başlangıç ​​tarihleridir. Bu ikisindeki ilk tarih, görevin başlatılabileceği en erken tarih olan Erken Başlangıç'tır.

Bunlardaki ikinci tarih veya Geç Başlama, görevin henüz başlamadıysa kesinlikle başlaması gereken tarihtir.

Aynı mantık, yukarıda bahsedilen dört tarihten son ikisi için de geçerlidir. Bitiş tarihleri ​​bunlar.

Ağ Diyagramındaki bir diğer önemli unsur da Slack zamanıdır. Bu, görevin ertelenmesine izin verilen süredir, ancak bundan daha fazla değil. Neden? Niye? Çünkü nihayetinde, genel zaman çizelgesinde bir gecikmeye neden olacaktır.

Şuna bakın:

2022'nin En İyi 25 (& Ücretsiz) Proje Yönetim Yazılımı

2. Kritik Yol Yöntemi

CPM, proje yöneticileri tarafından kapsamlı bir şekilde kullanılan önemli bir araçtır. Bunun nedeni, bu aracın projenin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izleyebilmesi ve değerlendirebilmesidir. Ekip tarafından gerçekleştirilen devam eden tüm projelerin zamanında bitmesini sağlamaktır.

Projenin Kritik Yolu, ağ diyagramında gerçekleştirilen en uzun faaliyetler dizisidir. Aynı zamanda, belirli bir sırada yer alan tüm faaliyetler için sıfır gevşek zamana sahip olmasıyla da karakterize edilir.

Bu nedenle, herhangi bir aktivitede en ufak bir gecikme olursa, genel proje dağıtımında gecikmeye neden olacaktır.

Sıfır Gevşeme süresi kötüdür ama aynı zamanda bazı yönlerden iyidir. İyi çünkü proje yöneticileri en ufak bir hatanın projenin ilerlemesini engelleyebileceğini bildiklerinde daha dikkatli olacaklar.

Ayrıca proje yöneticileri, ihtiyaç duymaları halinde kaynakları belirli bir projeden başka bir projeye yönlendirebilir. Bu, uygun kaynakların önemli bir yerde kullanılmasını ve projenin gecikmemesini sağlar.

Ancak bunu yaparken proje yöneticisi, kaynak sayısındaki azalma nedeniyle söz konusu aktivitenin kritik bir yol aktivitesi haline gelmemesini sağlamalıdır.

3. Gantt Şemaları

Gantt şeması, projenizle ilgili zamanlanmış fazla mesai ile ilgili tüm görevlerin görsel bir temsilidir. Her boyutta ve şekilde projeleri planlamak için kullanılırlar.

Neden? Niye? Çünkü belirli bir günde bir projede yapılması planlanan işi göstermek için inanılmaz bir araçtır. Ayrıca belirli bir projenin tüm kullanım süresini tek bir basit görünümde gösterirler.

Gantt Şemasında izleyebileceğiniz bir projenin bazı özellikleri burada verilmiştir.

• Bir projenin başlangıç ​​ve bitiş tarihleri
• proje görevleri nelerdir
• Her projede yer alan ekip üyeleri kimlerdir?
• Her bir görev üzerinde kim çalışıyor
• Her bir görevin süresi nedir?
• Tüm görevler nasıl bağlantılı veya birbirlerine bağımlı mı?

Hala bu çizelgelerin önemini anlamıyor musunuz? Çok uzun zaman önce, insanlar herhangi bir dijital çözüm olmadığı için kağıt üzerinde planlar ya da tüm projeksiyonları renkli bloklarla gösterirdi. Gantt çizelgeleri tüm bunları değiştirdi.

Ayrıca, bu harika aracın zaman içindeki gelişimini kutladıkları sergileri de ziyaret edebilirsiniz.

4. Proje Değerlendirme ve İnceleme Tekniği

Daha yaygın olarak PERT olarak bilinen Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği, projenin kritik yolunu bulmak için de kullanılan bir Ağ Şeması PM aracı biçimidir. Bu teknik, her bir etkinliğin süresine ilişkin gerçekçi tahminler oluştururken karmaşık projelerin zamanlanmasını kolaylaştırır.

Bu bir Ağ Diyagramı biçimidir, ancak tek bir tahmin yerine üç tür tahmin kullanması bakımından farklıdır. TO olarak da bilinen ilk tahmin, aktivitenin asla düşmeyeceğini ve aktivite ile ilgili tüm faktörlerin onun lehine olacağını varsayar.

'Büyük olasılıkla' olarak da bilinen ikinci tahmin, faaliyetin sonunda yürütme aşamasında bazı sorunlarla karşılaşacağını varsayar. Ayrıca, sorunları çözmek için bazı beklenmedik durum tamponları da sağlayacaktır.

Nihai tahmin, muhtemelen yanlış gidebilecek ve aktiviteyi mahvedebilecek herhangi bir faktörün ne olursa olsun gerçekleşeceğini varsayan kötümser tahmin olarak bilinir.

Ayrıca Okuyun:

Yeni Başlayanlar için Scrum Proje Yönetimi Kılavuzu 101

5. İş Dökümü Yapısı

WBS, proje yönetimi paradigmasında harika bir araçtır. Projenin kapsamını tanımlamak için kullanılan iş faaliyetlerinin hiyerarşik bir dökümünü gösterir. Ayrıca projenin geliştirilmesinde ihtiyaç duyulan tüm gerekli çıktıları belirlemek için kullanılır.

Tüm bu detayların açık bir şekilde yayılması, sadece proje yöneticilerinin değil, diğer tüm paydaşların da proje kapsamını anlamasını sağlar. Ayrıca, ekiplerin tam olarak neyin geliştirilmesi gerektiğini anlamalarına yardımcı olur.

WBS'nin güzelliği, proje çıktılarını ve gereken işi kolayca yönetilebilen çok küçük bileşenlere ayırmasıdır. İş Paketleri olarak da bilinen en düşük seviyeli kalemler izlenebilir, değerlendirilebilir, kontrol edilebilir ve kolayca maliyet tahmini yapılabilir.

6. Proje Dokümantasyonu

Son olarak, proje dokümantasyonu, yukarıda tartıştığımız tüm çalışmaları tek bir dokümanda sonuçlandırmaktır. Bu belgeler, proje ve içindeki her şey hakkında tüm detayları sağlar. Proje ile ilgili herhangi bir kafa karışıklığını ortadan kaldırmak ve ayrıca projenin durumu hakkında paydaşlar arasında herhangi bir çatışmayı önlemek için oluşturulmuştur.

Çözüm

Projelerinizi başarıya ulaştırmak için etkili bir proje yöneticisi olmak istiyorsanız, yukarıda bahsedilen proje yönetim araçlarından yararlanmalı ve bunları günlük uygulamanızın bir parçası haline getirmelisiniz. Ancak, proje yönetim araçlarının her birine ne kadar önem verdiğiniz projenin doğasına bağlıdır. En iyi şey, optimum proje sonuçlarını elde etmek için bunları kullanmaktır.