Welche Projektmanagement-Tools werden für eine effektive Projektplanung verwendet?

Wenn Sie auf diese Seite gestoßen sind, fragen Sie sich wahrscheinlich: „Was zum Teufel sind Projektmanagement-Tools?“ Beginnen wir ganz von vorne und gehen einige häufige Missverständnisse über Projektmanagement-Tools im Jahr 2020 durch.

Projektmanagement-Tools

Nun, Projektmanagement-Tools sind die Munition, die Projektmanager benötigen, um einem Team oder einer Einzelperson bei der Organisation ihrer Arbeit zu helfen. Es dient dazu, ihre Projekte und Aufgaben so zu managen, dass sie Erfolg haben.

Ein kleiner Überblick über Projektmanagement-Tools

Trotz des Namens sind diese Tools für alle Beteiligten an der Entwicklung des Projekts nützlich und nicht nur für die Projektmanager. Sie sind dynamische Tools, die vollständig geändert werden können, um die Bedürfnisse von Teams mit unterschiedlichen Größen und Zielen zu erfüllen.

Was sind einige der grundlegenden Funktionen, die ein Projektmanagement-Tool bietet?

Wenn Sie eine Projektmanagement-Anwendung wie nTask verwenden, können Sie die folgenden Funktionen nutzen.

• Planung oder Terminierung : Die konstruktivste Funktion, die Sie bei der Verwendung von Projektmanagement-Tools verwenden können, ist die Planung oder Terminierung der Aktivitäten und Aufgaben. Es ist für den Erfolg Ihres Projekts erforderlich. Mit Ordnern, Kalendern, Workflows, Vorlagen, Aufgaben und Teilaufgaben können Sie die Arbeit an einem einzigen Ort planen und an alle Teammitglieder delegieren.
• Zusammenarbeit : E-Mails sind nicht mehr die einzige Form der Kommunikation, wenn es darum geht, Informationen zwischen Teammitgliedern zu übertragen. Projektmanagement-Tools können effektiv verwendet werden, um Kommentare zu Aufgaben hinzuzufügen, Dashboards zu organisieren, Aufgaben zuzuweisen und auch für Genehmigungen und Korrekturen.
• Dokumentation : Wenn das Team oder die Projektmanager an mehreren Projekten arbeiten, gibt es zwangsläufig einige Fehler, bei denen einige Dateien verloren gehen können und es keine Möglichkeit gibt, sie wiederherzustellen. Um diese Fehler zu vermeiden, bieten Projektmanagement-Tools Funktionen wie das Speichern, Versionieren und Bearbeiten von Dateien, die Sie vor Pannen bewahren.
• Bewertung : Diese Tools bieten auch Funktionen wie Berichterstellung und Ressourcenverwaltung, die den Projektmanagern helfen, das Wachstum und die Produktivität zu bewerten und zu verfolgen.

Welche Werkzeuge im Projektmanagement werden für eine effektive Projektplanung verwendet?

Denn wir wissen, dass Projektmanagement keine einfache Wissenschaft ist. Es ist ein komplexes Amalgam aus einer Vielzahl von Konzepten, die von der Strategie bis zum Personalmanagement, von der IT-Kommunikation bis zur Berechnung von Zahlen reichen.

In diesem Artikel lernen wir die wichtigsten Tools kennen, die Manager in ihrem Arsenal haben. Sie werden verwendet, wenn sie ihre Aufgaben für ihre Projekte planen oder terminieren müssen, die kritischen Pfade identifizieren, den Fortschritt überwachen und alle anderen wichtigen Aufgaben, die für einen reibungslosen Projektzyklus erforderlich sind. Lass uns anfangen.

1. Netzwerkdiagramme

Diese Diagramme sind eines der wichtigsten Werkzeuge im Projektmanagement, die im Prozess der Projektplanung verwendet werden können.

Auch als „Pfeil“-Diagramm bekannt, da das Diagramm aus verschiedenen Pfeilen besteht, die verwendet werden können, um verschiedene Aktivitäten zu verbinden und auch Vorrang anzuzeigen. Durch die Verwendung dieser Pfeile können Sie auch Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aktivitäten eines Projekts darstellen.

Bei der Erstellung des Netzwerkdiagramms müssen immer einige Annahmen getroffen werden. Die erste zu erdenkende Annahme ist, dass alle anstehenden oder laufenden Aktivitäten abgeschlossen sind, bevor neue gestartet werden.

Die zweite Annahme, die getroffen werden muss, ist, dass alle im Netzwerkdiagramm verwendeten Pfeile eine logische Priorität anzeigen. Das bedeutet, dass die Richtung des Pfeils die eindeutige Reihenfolge anzeigt, die für die ordnungsgemäße Ausführung von Aktivitäten befolgt werden muss.

Die letzte, aber nicht zuletzt Annahme ist, dass Netzwerkdiagramme keine andere Wahl haben, als mit einem einzelnen Ereignis zu beginnen und mit einem einzelnen Ereignis zu enden, da es keinen Platz für doppelte Start- und Endpunkte gibt.

Wenn der Projektmanager die Gesamtdauer eines bestimmten Projekts berechnen möchte, muss er für jede spezifische Aufgabe insgesamt vier Termine definieren.

Die ersten beiden sind die Starttermine. Das erste Datum in diesen beiden ist Early Start, das früheste Datum, an dem die Aufgabe gestartet werden kann.

Das zweite Datum in diesen oder Late Start ist das Datum, an dem die Aufgabe unbedingt beginnen muss, falls dies noch nicht geschehen ist.

Dieselbe Logik gilt für die letzten beiden der vier oben erwähnten Daten. Das sind die Endtermine.

Ein weiteres wichtiges Element im Netzwerkdiagramm ist die Slack-Zeit. Dies ist die Zeit, die für die Verzögerung der Aufgabe zulässig ist, aber nicht länger. Wieso den? Denn schließlich wird dies zu einer Verzögerung des Gesamtzeitplans führen.

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2. Methode des kritischen Pfads

CPM ist ein wesentliches Werkzeug, das von Projektmanagern intensiv genutzt wird. Denn mit diesem Tool kann der Projektfortschritt in Echtzeit überwacht und bewertet werden. Es soll sicherstellen, dass alle laufenden Projekte, die vom Team durchgeführt werden, rechtzeitig abgeschlossen werden.

Der kritische Pfad des Projekts ist die längste Abfolge von Aktivitäten, die im Netzwerkdiagramm ausgeführt werden. Es ist auch dadurch gekennzeichnet, dass es für alle Aktivitäten, die an einer bestimmten Sequenz beteiligt sind, keine Pufferzeit gibt.

Wenn also bei einer Aktivität die geringste Verzögerung auftritt, führt dies zu einer Verzögerung bei der gesamten Projektbereitstellung.

Zero Slack Time ist schlecht, aber in mancher Hinsicht auch gut. Gut, weil die Projektmanager wachsamer bleiben, wenn sie wissen, dass der kleinste Fehler den Projektfortschritt behindern kann.

Außerdem können Projektmanager bei Bedarf Ressourcen von einem bestimmten Projekt zu einem anderen Projekt umleiten. Dadurch wird sichergestellt, dass die entsprechenden Ressourcen an wichtigen Stellen eingesetzt werden und das Projekt nicht verzögert wird.

Dabei muss der Projektleiter aber darauf achten, dass die betreffende Aktivität nicht durch die Reduzierung der Ressourcenanzahl zu einer kritischen Pfadaktivität wird.

3. Gantt-Diagramme

Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung aller Aufgaben im Zusammenhang mit den geplanten Überstunden Ihres Projekts. Sie werden verwendet, um Projekte aller Größen und Formen zu planen.

Wieso den? Weil sie ein unglaubliches Werkzeug sind, um die Arbeit zu zeigen, die für ein Projekt an einem bestimmten Tag geplant ist. Sie zeigen auch die gesamte Laufzeit eines bestimmten Projekts in einer einfachen Ansicht.

Hier sind einige der Funktionen eines Projekts, die Sie in einem Gantt-Diagramm überwachen können.

• Das Start- und Enddatum eines Projekts
• Was sind die Projektaufgaben
• Wer sind die Teammitglieder, die an jedem Projekt beteiligt sind?
• Wer arbeitet an jeder einzelnen Aufgabe
• Wie lange dauert jede einzelne Aufgabe
• Wie alle Aufgaben miteinander verknüpft sind oder voneinander abhängen

Sie verstehen die Bedeutung dieser Diagramme immer noch nicht? Vor nicht allzu langer Zeit plante man auf Papier oder zeigte alle Projektionen mit farbigen Blöcken, weil es keine digitale Lösung gab. Gantt-Diagramme haben all das geändert.

Sie können auch Ausstellungen besuchen, in denen die Entwicklung dieses erstaunlichen Werkzeugs im Laufe der Zeit gefeiert wird.

4. Projektbewertungs- und Überprüfungstechnik

Die Project Evaluation and Review Technique, besser bekannt als PERT, ist eine Art Netzwerkdiagramm-PM-Tool, das auch verwendet wird, um den kritischen Pfad des Projekts herauszufinden. Diese Technik erleichtert die Planung komplexer Projekte und erstellt realistische Schätzungen der Dauer jeder einzelnen Aktivität.

Es ist eine Art Netzwerkdiagramm, unterscheidet sich jedoch insofern, als es drei Arten von Schätzungen verwendet und nicht nur eine. Die erste Schätzung, auch bekannt als TO, geht davon aus, dass die Aktivität niemals ins Stocken gerät und alle Faktoren, die mit der Aktivität zusammenhängen, dafür sprechen werden.

Die zweite Schätzung, die auch als „höchstwahrscheinlich“ bezeichnet wird, geht davon aus, dass die Aktivität während der Ausführungsphase irgendwann auf einige Probleme stoßen wird. Es wird auch einige Notfallpuffer bereitstellen, um die Probleme zu beheben.

Die endgültige Schätzung ist als pessimistische Schätzung bekannt, die davon ausgeht, dass jeder Faktor, der möglicherweise schief gehen und die Aktivität ruinieren kann, auf jeden Fall eintreten wird.

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5. Projektstrukturplan

PSP ist ein erstaunliches Werkzeug im Projektmanagement-Paradigma. Es zeigt eine hierarchische Aufschlüsselung der Arbeitsaktivitäten, die verwendet werden, um den Umfang des Projekts zu definieren. Es wird auch verwendet, um alle erforderlichen Leistungen zu identifizieren, die bei der Entwicklung des Projekts benötigt werden.

Die Offenlegung all dieser Details ermöglicht es nicht nur den Projektmanagern, sondern auch allen anderen Beteiligten, den Projektumfang zu verstehen. Außerdem hilft es den Teams, genau zu verstehen, was entwickelt werden muss.

Das Schöne an WBS ist, dass es die Projektergebnisse und die erforderliche Arbeit in sehr kleine, leicht zu handhabende Komponenten aufteilt. Die Elemente der untersten Ebene, auch bekannt als Arbeitspakete, können überwacht, bewertet, kontrolliert und leicht kalkuliert werden.

6. Projektdokumentation

Schließlich soll die Projektdokumentation alle oben besprochenen Arbeiten in einem Dokument abschließen. Diese Dokumente enthalten alle Details über das Projekt und alles, was darin enthalten ist. Sie werden erstellt, um jegliche Verwirrung über das Projekt zu beseitigen und auch Konflikte zwischen den Beteiligten über den Status des Projekts zu verhindern.

Fazit

Wenn Sie ein effektiver Projektmanager werden möchten, um Ihre Projekte zum Erfolg zu führen, sollten Sie die oben genannten Projektmanagement-Tools nutzen und sie zu einem Teil Ihrer täglichen Praxis machen. Es hängt jedoch von der Art des Projekts ab, welche Bedeutung Sie den einzelnen Projektmanagement-Tools beimessen. Am besten nutzen Sie sie, um optimale Projektergebnisse zu erzielen.