أهم 10 مؤشرات أداء رئيسية PMO يجب عليك تتبعها (+ كيفية تتبعها)

يمتلك مديرو محفظة المشاريع المتميزون مجموعة من مؤشرات الأداء الرئيسية PMO التي يتتبعونها لعرض القيمة التجارية لمكتبهم.

إن عمل مكتب إدارة المشروع فوضوي ومعقد ويصعب تتبعه. على الرغم من أن معظم قادة الأعمال يدعمون PMO الخاص بهم ، إلا أن القليل منهم يستطيع أن يصف بإيجاز النتائج المسؤولة عنها بشكل مباشر.

في هذه المقالة ، نقدم قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية الجديرة بالتتبع وبعض الإرشادات حول كيفية إبلاغ المساهمين بها. على وجه التحديد ، نناقش:

• لماذا يحتاج قادة PMO إلى مجموعة فريدة من مؤشرات الأداء الرئيسية؟
• يتتبع مديرو محفظة المشاريع المتميزون 10 PMO KPIs
• كيفية تتبع PMO KPIs دون فقدان التركيز
• كيفية إنشاء تقرير بلا أخطاء لأصحاب المصلحة الذين يريدون قراءته

لماذا يحتاج قادة PMO إلى مجموعة فريدة من مؤشرات الأداء الرئيسية؟

لإثبات قيمتها ، وضرورة وجودها.

لقد عانى كل مدير محفظة مشروع تقريبًا من حقيقة محطمة للروح تتمثل في الاضطرار إلى إثبات قيمة مكتب إدارة المشاريع ، وعائد الاستثمار (ROI) لعمله / عملها. لإثبات أن مكتبهم استثمار جيد تؤدي وظيفته القيمة إلى زيادة الإنتاجية والربحية. وأفضل طريقة ، إن لم تكن الوحيدة ، لإقناع قادة الأعمال بقيمة أي استثمار معين هي باستخدام الأرقام. أرقام جيدة.

وبالتالي ، إذا كنت تريد أن تكون قائدًا لمكتب إدارة المشاريع لمدة طويلة ، فتأكد من تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بمكتبك ، وفي حالة جيدة ، ذات الصلة والفريدة من نوعها.

الأولوية رقم 1 لكل قائد PMO

يجب على قادة مكتب إدارة المشاريع الذين يواجهون تهديدات وجودية التركيز على شيء واحد:

نجاة.

هذا ليس شعور "لا تيأس أبدا". إنه أفضل مقياس للفعالية.   أظهرت الأبحاث   أنه كلما طالت مدة تقديم مكتب إدارة المشاريع خدماته ، زادت فعاليته. وبالتالي ، كلما كانت أكثر قيمة ، وكان من الأسهل إثبات القيمة التي تجلبها.

لا ينبغي اعتبار مكتب إدارة المشروع حلاً قصير المدى لسيناريوهات الطوارئ ولا مصنع ابتكار (على الرغم من أنه من الممكن لمكتب إدارة المشاريع أن يولد ابتكارًا لا يقدر بثمن).

لا ، يجب اعتبار مكتب إدارة المشاريع (PMO) بمثابة استثمار طويل الأجل لتحسين التنفيذ التشغيلي وقدرات الشركة على التكيف. عندما يعمل مكتب إدارة المشاريع بشكل جيد ، يتم الانتهاء من المشاريع بشكل أسرع ، ويتم تسليم المنتجات في الوقت المحدد وضمن المواصفات ، وزيادة المبيعات ، وتتم إدارة الميزة التنافسية بشكل أكثر سلاسة.

كلما طالت مدة عمل مكتب إدارة المشروع ، زادت فعاليته.

يتتبع مديرو محفظة المشاريع المتميزون 10 PMO KPIs

إثبات قيمة المكتب أسهل قولًا من فعله.

دعونا نرى بعض أمثلة PMO KPIs ، أفضل مديري محافظ المشاريع يتتبعونها مقسمة إلى ثلاث فئات كبيرة.

المواءمة الاستراتيجية ومؤشرات الأداء الرئيسية لعائد الاستثمار

من أفضل الطرق التي يمكن لمكتب إدارة المشروع من خلالها عرض قيمة أعماله هي ربط جهوده بالخطة الإستراتيجية للشركة.

على وجه التحديد ، كيف أدى عمل مكتب إدارة المشاريع (PMO) إلى زيادة الإيرادات ، وانخفاض التكلفة ، واحترام المواعيد النهائية ، وتنفيذ أكثر سلاسة للخطة. بعبارة أخرى ، اربط عمل المكتب بما يهتم به أصحاب المصلحة. هذه مبيعات 101 ، بيع الفوائد. سواء كان ذلك جيدًا أو سيئًا ، فإن قادة مكتب إدارة المشاريع مطالبون ببيع قيمة عملهم للقيادة العليا.

لذلك ، تم تعريف مؤشرات الأداء الرئيسية التالية بشكل فضفاض بعض الشيء لأن بعض المصطلحات مثل المشاريع "المتوافقة استراتيجيًا" يتم تحديدها بشكل مختلف في كل شركة. فيما يلي الأسئلة التي تريد وضعها في الاعتبار عند تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية التالية:

• ما هي المشاريع الصحيحة التي يجب أن نعمل عليها؟
• ما هي أهم 3 أولويات لدينا؟ من الناحية المثالية ، لديك أولوية عليا واحدة ، ولكن إذا لم تفعل ذلك ، فانتقل إلى 3. إذا انتهى بك الأمر بأكثر من 3 ، فارجع إلى   تخطيط استراتيجي.
• كيف نتخلص من مصادر التشتيت ونركز مواردنا على المشاريع المهمة حقًا؟

فيما يلي بعض مؤشرات الأداء الرئيسية التي تساعدك على مواءمة عمل الأشخاص اليومي مع خطة العمل:

النسبة المئوية للمشاريع المتوافقة مع الاستراتيجية

عدد المشاريع النشطة المتوافقة مع الاستراتيجية لإجمالي عدد المشاريع.

يعد هذا مقياسًا بسيطًا للتتبع ، طالما أنك قد حددت "المحاذاة" بوضوح. إليك مثال: يتماشى المشروع مع الإستراتيجية عندما يساهم بشكل مباشر في مؤشر أداء رئيسي أو مبادرة معينة. هناك العديد من التعريفات ، اختر التعريف الذي يناسب عملك وصناعتك.

المحاذاة الاستراتيجية هي أول عامل تصفية لك لاختيار المشاريع المهمة من البقية.

تتمثل عبقرية هذه النسبة في أنه يمكنك أخذ البيانات التاريخية (إذا كانت متوفرة) لإظهار تحسين العمل المركز ، واستخدام الموارد بشكل أفضل ، والكفاءة العامة التي جلبها مكتبك. يتمثل المبدأ الكامن وراء مؤشر الأداء الرئيسي هذا في أن التكلفة الفعلية لمشروع غير محاذي أعلى بكثير من الموارد المخصصة له بسبب فقدان الفرصة.

الحيلة هنا هي إنشاء عملية رسمية لإغلاق المشروع تتضمن تاريخ الانتهاء وتنطبق على معظم ، إن لم يكن جميع ، المشاريع.

النسبة المئوية للمشاريع مع حالات الأعمال المصدق عليها

عدد المشاريع التي تمت الموافقة على حالات العمل لإجمالي عدد المشاريع.

من المهم تتبع المشاريع النشطة حاليًا مع حالات الأعمال التي تم التحقق من صحتها لأنها مؤشر قوي على المحاذاة الاستراتيجية والقيمة المخطط لها. كما أنه يساعد في تحديد عائد الاستثمار في كل مشروع والمحفظة بأكملها أيضًا. عند تقديم حجة لعائد الاستثمار للمكتب ، فإن الزيادة في مؤشر الأداء الرئيسي هذا هو سهم قوي في جعبتك.

ولكن لتجنب قضاء الكثير من الوقت في جمع البيانات ، فأنت بحاجة إلى نظام إدارة لوثائقك يمكن الوصول إليه ومتسق على مستوى الشركة.

النسبة المئوية للمنافع المقدمة في السنة

قيمة مزايا دراسة الجدوى المقدمة لمزايا دراسة الجدوى المخطط لها في فترة معينة ، على سبيل المثال ، سنة مالية.

يأخذك هذا الإجراء خطوة إلى الأمام من مقياس الغرور السابق - إنه عبث لأن حالات العمل متوقعة ، ولم تتحقق - ويثبت القيمة المكتسبة للمواءمة الاستراتيجية وكفاءة مكتب إدارة المشروع. أفضل طريقة لقياس "قيمة" الفوائد هي بالدولار. حساب هذا الرقم يشبه رسم دائرة. يبدو الأمر بسيطًا ، لكن من الصعب جدًا القيام بذلك بشكل جيد.

يكمن الجزء "الصعب للغاية" في الجهد المنسق الذي يتطلبه. من المستحيل حساب قيمة مزايا دراسة الجدوى دون التعاون الطوعي في مجالات العمل الأخرى. ومع ذلك ، فإن نظامًا بسيطًا ولكنه متسق لقياس عائد الاستثمار يجعل المهمة أسهل قليلاً.

مؤشرات الأداء الرئيسية PMO

المواءمة الاستراتيجية هي بوصلة كبيرة لتوجيه تخصيص الموارد وتوجيه تركيز جهود المنظمة المركزة.

ومع ذلك ، فهي الخطوة الأولى فقط في إظهار قيمة مكتب إدارة المشاريع. فيما يلي بعض مقاييس الأداء التي تجعلك أعمق قليلاً في الأعشاب الضارة:

النسبة المئوية للمشاريع المنجزة مقابل المشاريع الملغاة خلال فترة معينة

عدد المشاريع المنجزة إلى إجمالي عدد المشاريع المخطط لها   عكس   عدد المشاريع التي تم إلغاؤها أو قيد الانتظار إلى إجمالي عدد المشاريع المخطط لها في آخر X شهرًا.

اختر فترة زمنية مناسبة لعملك ، على سبيل المثال ، 12 شهرًا ، واحسب هذين الرقمين. قم بإقرانها بنسبة المشاريع الناجحة ، ولكنك تحدد ذلك (يجب أن يكون تعريفك واضحًا). تسليط الضوء على تلك التي تم تسليمها في المواعيد النهائية وضمن الميزانية للتأكيد على الكفاءة. عزز أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية من خلال مقارنتها بالفترات السابقة.

فقط تأكد من وجود عملية رسمية لتفعيل وإلغاء المشاريع لجعل التتبع سهلاً.

النسبة المئوية لتقارير حالة المشروع الأقدم من X عدد الأيام

عدد تقارير حالة المشروع التي مضى عليها أكثر من X يومًا لعدد المشاريع في الحافظة.

حدد عدد الأيام المنطقي بالنسبة لعملك. لا تحاول تخمين ذلك ، استخدم البيانات لتقييم اليوم الذي يكون فيه تقرير حالة المشروع قديمًا جدًا لتقديم صورة دقيقة عن الحالة الحالية للمشروع. استخدم ذلك كخط أساس لتقييم توقيت التقرير. قم بتوحيد تقارير الحالة قدر الإمكان وتأكد من أنها تتضمن جميع المعلومات الأساسية.   إذا كنت تريد معرفة ما يدخل في تقارير حالة المشروع الرائعة ، فاقرأ دليلنا.

ومع ذلك ، هناك مصدر قلق واحد مهم. قد يستغرق تتبع هذا الرقم وقتًا طويلاً عندما يحدث التقرير في أدوات ثابتة مثل جداول البيانات والشرائح. تتطلب هذه الأدوات نهجًا يدويًا يجعلها مستهلكة للوقت وغير فعالة للغاية.

الفجوة الزمنية بين اقتراح المشروع وتفعيل المشروع

متوسط ​​عدد الأيام المنقضية منذ تصميم المشروع وتفعيله (احتساب المشاريع النشطة فقط).

في المؤسسات الكبيرة ، من الصعب تحسين وقت الوصول إلى السوق بسبب العمليات الصارمة. يعد تتبعها ممارسة جيدة ، لكن الهياكل التجارية الصارمة لا تترك مجالًا كبيرًا للتحسين.

ستحتاج إلى عمليات ثابتة لاقتراح المشروع ومراجعته حتى تكون دقيقة مع مؤشر الأداء الرئيسي هذا.

الفجوة الزمنية بين تصور المشروع واكتمال المشروع

محسوبة بالأيام ، مثل KPI السابق.

يعد هذا مقياسًا أكثر وضوحًا لتتبعه نظرًا لأن انخفاضه يعزز حالة عملك لمكتب إدارة المشاريع. قارن هذا الرقم بالفترات السابقة لتسليط الضوء على التقدم المحرز.

مرة أخرى ، أنت بحاجة إلى عملية ثابتة لمقترحات المشروع.

# من تبعيات المشروع التي يتم حلها

عدد التبعيات ونقاط الفشل الفردية التي قمت بالتخلص منها.

نادرًا ما يحتفل الناس بالكوارث التي تم تجنبها أو يأخذونها في الاعتبار. لا يقوم أفضل المتخصصين في إدارة المشاريع (PMOs) بحل الأزمات فحسب ، بل يمنعونها أيضًا. وهذا يكاد يكون من المستحيل عزو ذلك. هذا ما يحاول مؤشر الأداء الرئيسي هذا التخفيف منه.

إن أعلى المخاطر في محفظة المشروع هي مجموعات المشاريع التي تعتمد على نجاح / إنجاز مشروع واحد. إن إدارة هذه التبعيات مبكرًا يمنع وقوع الكوارث التي لا رجعة فيها ويحفظ فرق المشروع من السيناريوهات غير السارة للغاية.   هناك العديد من الاستراتيجيات لإدارة التبعيات ، لكن التخلص منها يتصدر قائمة أكثرها تأثيرًا.

تعيين تبعيات المشروع عندما   صياغة استراتيجيتك   وقم بتخطيطها مرة أخرى لاحقًا عندما تقضي على أكبر التهديدات.

تكييف مؤشرات الأداء الرئيسية

تتم معظم أعمال مكتب إدارة المشاريع أثناء تنفيذ الخطة الإستراتيجية.

هذا عندما يتم استدعاؤه لحل النزاعات على الموارد ، وإعادة تقييم ميزانيات المشروع وتغييرات النطاق ، وتذكير الأولويات الإستراتيجية وأهداف العمل ، وتقييم أداء المشروع ، والإبلاغ ، وأداء العديد من وظائف PMO الأخرى.

إنه عندما يتم اتخاذ أهم قرارات المقايضة.

هذه القرارات الصعبة هي التي تولد قيمة عمل فعلية ، ومع مؤشرات الأداء الرئيسية التالية ، يمكنك إنشاء قيمة متصورة أيضًا.

النسبة المئوية للمشاريع المنجزة في الوقت المحدد مع تغييرات النطاق المعتمدة

عدد المشاريع المنجزة في الوقت المحدد مع تغييرات النطاق المعتمدة للعدد الإجمالي للمشاريع في الحافظة في فترة معينة ، على سبيل المثال ، السنة المالية.

عدد قليل من المشاريع تحتفظ بنطاقها الأولي. إنه جزء طبيعي من   ادارة مشروع. ومع ذلك ، فإن تغيير نطاق المشروع والتسليم خلال الموعد النهائي الأولي غالبًا ما لا يكون نوعًا من المعجزة. يُظهر القيام بذلك عدة مرات تفانيًا شرسًا للتنفيذ واحترامًا كبيرًا للمواعيد النهائية. هذه هي الصفات التي يمكن لمدير محفظة المشروع الاستفادة منها.

يعد تتبع معالم المشروع المكتملة ممارسة جيدة إذا كنت تريد أن تكون أكثر دقة.

إنشاء عملية رسمية لتغيير النطاق للحصول على هذه البيانات. وغني عن القول ، ستحتاج إلى تتبع المشاريع النشطة مع تغييرات النطاق ، وهو مقياس مفيد آخر.

النسبة المئوية للمشاريع التي تم تسليمها في حدود الميزانية

عدد المشاريع المنجزة في حدود الميزانية إلى إجمالي عدد المشاريع في المحفظة.

هذا هو أحد مؤشرات الأداء الرئيسية تلك التي لا ينبغي تتبعها من تلقاء نفسها. إنه ليس مقياس نجم الشمال. إنها تساعد في سرد ​​قصة شاملة فقط عندما تكون مصحوبة ببعض المقاييس المذكورة أعلاه.

ركز كثيرًا على قيود الميزانية ، وسوف تضحي بجودة الإنجازات.

كيفية تتبع PMO KPIs دون فقدان التركيز

الحقيقة هي أن مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر تأثيرًا تتطلب الكثير من الجهد لكي تكون دقيقة.

وبدون العمليات المناسبة ، فإن تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية هذه يستغرق وقتًا طويلاً.

في قائمة PMO KPIs أعلاه ، نذكر العمليات الضرورية التي تحتاجها لتوفير الوقت والطاقة عند جمع البيانات. من المهم أن تتذكر ، مع ذلك ، أنه من الصعب تغيير سلوك الناس وجعل عملية جديدة ثابتة في كل قسم على حدة. ناهيك عن عمليات متعددة. لسوء الحظ ، لا توجد صيغة سحرية أو حل يمكنك تنفيذه والحصول على نتائج فورية. الناس لا يعملون هكذا.

ولكن هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها اليوم والتي سيكون لها تأثير كبير على جهودك.

كن إستراتيجيًا وموجهًا نحو الإستراتيجية

استراتيجية في اختيارك لمقاييس PMO التي تتبعها وتركز على تقديم (وعرض) القيمة الاستراتيجية.

كونك موجهًا نحو الإستراتيجية يسبق أن تكون إستراتيجيًا. لهذا السبب تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية للمحاذاة الإستراتيجية أهم مجموعة يجب تحديدها. إنه أيضًا الأصعب بسبب الطبيعة الذاتية للغاية لمصطلح "التوافق الاستراتيجي". بصفتك مكتب إدارة مشاريع ، يجب أن تبدأ بتحديد هذا المصطلح ثم تثقيف بقية الشركة لاتباع هذا التعريف إذا كانوا يريدون أن يتماشى مشروعهم مع استراتيجية العمل والموافقة عليه.

إذن ، كونك استراتيجيًا هو مسألة تجربة. تتبع مقاييس متعددة حتى تجد المجموعة التي لا تحتوي على معلومات زائدة عن الحاجة. لا تتبع الأرقام من أجل التتبع. يجب أن يوجه كل مقياس عملية صنع القرار.

إذا وجدت نفسك تستشير مجموعة صغيرة فقط من مؤشرات الأداء الرئيسية عند اتخاذ القرارات ، فتخلص من بقية المؤشرات وهنئ نفسك بمجموعة صغيرة من الموارد التي وفرتها.

اختر الأدوات المناسبة

ورقة Google ، أو أي نوع من جداول البيانات ، ليست مكانًا جيدًا لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية هذه.

نظرًا لأن هذه أدوات ثابتة ، وعلى الرغم من أنها تشجع على التعاون ، إلا أنها فوضوية وضخمة ويصعب التنقل فيها. إنهم يخلقون ضجيجًا إعلاميًا كبيرًا للغاية ويقدمون العديد من المشكلات العملية. "هل الإستراتيجية النهائية FINAL.xlsx هي أحدث إصدار؟"

الخيار الأفضل بكثير هو ملف   منصة رقمية ديناميكية مثل Cascade   يمكن للجميع الوصول إليه وهو مصدر واحد للحقيقة لمحفظة مشروعك. يمكنك مراقبة صحة محفظتك بسهولة وإنشاء تقارير مستهدفة لكل مجموعة من أصحاب المصلحة.

ربما تكون المراقبة وإعداد التقارير هما الجانبان الأكثر استهلاكا للوقت في إدارة حافظة المشاريع ، لذلك كلما زاد عدد العمليات التي تقوم بأتمتة ، زاد الوقت الذي يتعين عليك التركيز فيه على التحسين والمتابعة.

اصنع أول مع   نموذج KPI الخاص بنا   وإنشاء تقارير متعمقة بسهولة.

كيفية إنشاء تقرير بلا أخطاء لأصحاب المصلحة الذين يريدون قراءته

اضبط كل تقرير على صاحب المصلحة الذي تخاطبه

لا تهتم كل مجموعة من أصحاب المصلحة بنفس الأشياء.

يهتم جيريمي ، مدير العمليات لديك ، بالمواعيد النهائية للمشروع وما إذا كانوا على المسار الصحيح ، وليس ما إذا كان مديرو المشاريع يستخدمون طريقة Agile أو Waterfall. من ناحية أخرى ، تعتبر لورا مديرة نجاح العملاء وتهتم أكثر برضا العملاء أكثر من المشاريع التي تم إلغاؤها بسبب التوقعات غير الواقعية.

اترك المعلومات والمقاييس التي لا يوليها جمهورك المستهدف أي اهتمام ولا تستند إلى قراراتهم.

للحصول على نهج استباقي ، اسأل كل مجموعة من أصحاب المصلحة عن أكثر ما يهتمون بمعرفته. ضع السؤال على أنه الفوائد التي يريدون رؤيتها وليس ما يريدون منك أن تخبرهم به. إذا شعرت أنه سؤال صعب لأنك قد تبدو عديم الخبرة أو غير آمن ، فضعه على أنه السؤال الأفضل للاستعداد وعدم ترك أي شيء للصدفة.

قم بإلغاء أي شكوك من خلال تقديم تقرير قاتل مع جميع مؤشرات الأداء الرئيسية المطلوبة وذات الصلة.

قم بتغيير ترتيب المعلومات

إن إشراك واستبقاء انتباه أصحاب المصلحة ليس بالمهمة السهلة.

تبدأ الطريقة التقليدية للإبلاغ في البداية. أنت تقدم السياق ، وتعيد عد عملية اتخاذ القرار ، وتقدم البيانات التي أبلغت بها قراراتك ، وتذكر الخطأ .. مهم ، والدروس على طول الطريق ، وأخيراً ، تعلن قراراتك. تكمن مشكلة الطريقة التقليدية في كتابة التقارير في أنك ربما فقدت انتباه جمهورك في مكان ما بين السياق و   الدروس المستفادة .

لذا ، كيف يمكنك أن تروي نفس القصة وتجعلها جذابة ولا تنسى؟

أنت تقلب النص رأسا على عقب.

ابدأ تقديم التقارير بالإعلان عن قراراتك. "بالنسبة للربع التالي ، قررنا تنفيذ X و Y و Z." بهذه الطريقة ، ستبدأ بالمعلومات التي يريد جمهورك أن يسمعها كثيرًا ، وتجبرهم على طرح السؤال "لماذا؟" السؤال ، إبقائهم مشغولين. ثم تشير إلى الدروس المستفادة ، والبيانات ، وعملية اتخاذ القرار ، وأخيراً السياق. تبدأ بالقرارات وتغلق بالأهداف التي يهدف مكتبك أو عملك إلى تحقيقها.

بهذه الطريقة ، يمكنك الحفاظ على مشاركة أصحاب المصلحة وتضمين جميع المعلومات ذات الصلة أثناء ربط كل شيء معًا بدقة. تأكد من الرجوع إلى كل مقايضة قمت بها والأسباب التي قمت بها.

هل أنت مستعد لأتمتة تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك؟   شاهد كيف يمكن أن يساعدك Cascade في عرض توضيحي مجاني اليوم.