您應該跟踪的前 10 個 PMO KPI（+ 如何跟踪它們）

傑出的項目組合經理擁有一組他們跟踪的 PMO KPI，以展示其辦公室的業務價值。

項目管理辦公室的工作雜亂無章，複雜且難以追踪。 儘管大多數商業領袖都支持他們的 PMO，但很少有人能簡潔地描述它直接負責的結果。

在本文中，我們提供了一個值得跟踪的 KPI 列表以及一些關於如何向利益相關者報告它們的指南。 具體來說，我們討論：

• 為什麼 PMO 領導者需要一套獨特的 KPI？
• 優秀項目組合經理追踪的 10 個 PMO KPI
• 如何在不失去焦點的情況下跟踪 PMO KPI
• 如何為您的利益相關者構建他們想要閱讀的簡潔報告

為什麼 PMO 領導者需要一套獨特的 KPI？

為了證明他們的價值，他們存在的必要性。

幾乎每個項目組合經理都經歷過必須證明 PMO 的價值以及他/她工作的投資回報 (ROI) 的令人心碎的現實。 證明他們的辦公室是一項很好的投資，其寶貴的工作可以提高生產力和盈利能力。 說服商業領袖相信任何特定投資價值的最佳（如果不是唯一）方法就是使用數字。 好數字。

因此，如果您想成為長期任職的 PMO 領導者，請確保您跟踪並保持良好狀態，了解與您的辦公室相關且獨特的 KPI。

每個 PMO 領導的第一優先級

面臨生存威脅的 PMO 領導者應該關註一件事：

生存。

這不是“永不放棄”的情緒。 這是衡量有效性的最佳方法。   研究顯示  PMO 提供服務的時間越長，它就越有效。 因此，它越有價值，就越容易證明它帶來的價值。

項目管理辦公室不應被視為緊急情況的短期解決方案，也不應被視為創新工廠（儘管 PMO 有可能催生無價的創新）。

不，PMO 應被視為改善運營執行和公司適應能力的長期投資。 當 PMO 運作良好時，項目完成得更快，產品按時按規格交付，銷售額增加，競爭優勢得到更順暢的管理。

項目管理辦公室運行的時間越長，其有效性就越高。

優秀項目組合經理追踪的 10 個 PMO KPI

證明辦公室的價值說起來容易做起來難。

讓我們看一些 PMO KPI 示例，最好的項目組合經理跟踪分為三大類。

戰略調整和投資回報率 KPI

項目管理辦公室展示其商業價值的最佳方式之一是將其努力與公司的戰略計劃聯繫起來。

具體來說，PMO 的工作如何導致收入增加、成本降低、遵守最後期限以及更順利地執行計劃。 換句話說，將辦公室的工作與利益相關者關心的事情聯繫起來。 這是銷售101，賣的好處。 無論好壞，PMO 領導都必須將其工作的價值推銷給高層領導。

因此，以下 KPI 的定義有點鬆散，因為每個公司對“戰略一致”項目等某些術語的定義不同。 以下是您在定義以下 KPI 時要牢記的問題：

• 我們應該從事哪些正確的項目？
• 我們的三大優先事項是什麼？ 理想情況下，您有一個最高優先級，但如果沒有，則上升至 3。如果最終超過 3，則返回  策略計劃。
• 我們如何消除乾擾，將資源集中在真正重要的項目上？

以下是一些可幫助您使人們的日常工作與業務計劃保持一致的 KPI：

符合戰略的項目百分比

與戰略一致的活動項目數量與項目總數之比。

只要您明確定義了“對齊”，這是一個簡單的跟踪度量。 舉個例子：當一個項目直接對某個 KPI 或計劃做出貢獻時，它就與戰略保持一致。 定義有很多，請選擇適合您特定業務和行業的定義。

戰略一致性是您從其他項目中選擇重要項目的第一個過濾器。

這個百分比的巧妙之處在於，您可以利用歷史數據（如果有的話）來證明重點工作的改進、資源的更好利用以及辦公室帶來的整體效率。 這個關鍵績效指標背後的宗旨是，由於機會損失，錯位項目的實際成本遠高於分配給它的資源。

這裡的訣竅是建立一個正式的項目關閉流程，其中包括完成日期並適用於大多數（如果不是全部）項目。

具有經過驗證的業務案例的項目百分比

已批准業務案例的項目數佔項目總數。

使用經過驗證的業務案例跟踪當前活動的項目非常重要，因為它是戰略一致性和計劃價值的有力指標。 它還有助於確定每個項目和整個投資組合的投資回報。 在為辦公室的投資回報率做案例時，這個 KPI 的增加是你箭筒中的有力箭頭。

但為了避免在收集數據上花費太多時間，您需要一個可在公司範圍內訪問且一致的文檔管理系統。

每年提供的福利百分比

在給定時期（例如，一個財政年度）內交付的業務案例收益對計劃的業務案例收益的價值。

這個衡量標準讓您從之前的虛榮指標更進一步——它是徒勞的，因為業務案例是預測的，而不是實現的——並證明了戰略調整的掙值和項目管理辦公室的效率。 衡量收益“價值”的最佳方式是用美元。 計算這個數字就像畫一個圓圈。 這聽起來很簡單，但要做好它卻非常困難。

“非常困難”的部分在於它需要的協調努力。 如果沒有其他業務領域的自願合作，就無法計算商業案例收益的價值。 不過，一個簡單但一致的 ROI 衡量系統使這項工作變得容易一些。

PMO 績效 KPI

戰略一致性是指導資源分配和指導組織集中精力的重要指南針。

然而，這只是證明 PMO 價值的第一步。 以下是一些性能指標，可以讓您更深入地了解雜草：

特定時期內完成項目與取消項目的百分比

已完成項目數佔計劃項目總數  相對  過去 X 個月內取消或擱置的項目數量與計劃項目總數的比值。

選擇一個對您的業務有意義的特定時期，例如 12 個月，然後計算這兩個數字。 將它與成功項目的百分比配對，但是你定義它（你的定義必須清楚）。 突出在截止日期和預算內交付的那些，以強調效率。 通過將 KPI 與之前的時期進行比較來強化 KPI 的重要性。

只要確保有一個正式的激活和取消項目的流程，就可以輕鬆進行跟踪。

超過 X 天的項目狀態報告的百分比

超過 X 天的項目狀態報告數與項目組合中的項目數之比。

確定對您的業務有意義的天數。 不要試圖猜測它，使用數據來評估項目狀態報告在哪一天太舊，無法準確描述項目的當前狀態。 以此為基準來評估報告的及時性。 盡可能標準化狀態報告，並確保它包含所有重要信息。   如果您想了解出色的項目狀態報告的內容，請閱讀我們的指南。

不過，有一個重要的問題。 當使用電子表格和幻燈片等靜態工具進行報告時，跟踪此數字可能需要大量時間。 這些工具需要手動方法，這使得它們耗時且效率極低。

項目提案和項目啟動之間的時間間隔

自項目構思和項目激活以來經過的平均天數（僅計算激活的項目）。

在大型組織中，由於流程僵化，很難縮短上市時間。 跟踪它是一種很好的做法，但僵化的業務結構並沒有留下很大的改進空間。

您將需要建立項目提案和審查流程，以使此 KPI 準確無誤。

項目構思和項目完成之間的時間差

與之前的 KPI 一樣，以天為單位計算。

這是一個更有意義的指標來跟踪，因為它的減少加強了 PMO 的業務案例。 將此數字與前幾期進行對比，以突出取得的進展。

同樣，您需要一個既定的項目提案流程。

# 正在解決的項目依賴項

您消除的依賴項和單點故障的數量。

人們很少慶祝甚至考慮避免的災難。 最好的項目管理專業人員 (PMO) 不僅解決危機，而且預防危機。 這幾乎是不可能歸因的。 這就是此 KPI 試圖緩解的問題。

項目組合中的最高風險是依賴於單個項目成功/完成的項目集群。 及早管理這些依賴關係可以防止不可逆轉的災難，並使項目團隊免於極端不愉快的情況。   管理依賴關係的策略有很多，但消除它們是最有影響力的策略之一。

映射項目依賴關係時  制定你的策略  並在您消除最大威脅後再次映射它們。

調整 KPI

PMO 的大部分工作發生在戰略計劃的執行期間。

那時他被要求解決資源衝突、重新評估項目預算和範圍變更、提醒戰略優先事項和業務目標、評估項目績效、報告和執行許多其他 PMO 職能。

這是做出最重要的權衡決定的時候。

這些艱難的決定會產生實際的業務價值，並且通過以下 KPI，您也可以產生感知價值。

經批准範圍變更的按時完成項目的百分比

在給定時期（例如，一個財政年度）內，按時完成的項目數量與項目組合中項目總數的批准範圍變化。

很少有項目保留其初始範圍。 這是自然的一部分  項目管理。 然而，改變項目的範圍並在最初的期限內交付通常並不是什麼奇蹟。 多次這樣做表明了對執行的強烈奉獻和對最後期限的極大尊重。 這些是項目組合經理可以利用的品質。

如果您想要更細化，跟踪已完成的項目里程碑是一個很好的做法。

建立正式的範圍變更流程來獲取這些數據。 不用說，您需要跟踪範圍更改的活動項目，這是另一個有用的指標。

在預算範圍內交付的項目百分比

預算內完成的項目數佔項目組合中的項目總數。

這是不應單獨跟踪的 KPI 之一。 這不是北極星指標。 只有在伴隨著上述一些指標時，它才有助於講述一個整體故事。

過分關注預算限制，你會犧牲可交付成果的質量。

如何在不失去焦點的情況下跟踪 PMO KPI

事實是，最有影響力的 KPI 需要付出很多努力才能準確。

如果沒有適當的流程，跟踪這些關鍵績效指標非常耗時。

在上面的 PMO KPI 列表中，我們提到了您在收集數據時需要採取的必要流程，以節省時間和精力。 但是，重要的是要記住，很難改變人們的行為並在每個部門都堅持一個新的流程。 更不用說多個進程了。 不幸的是，沒有神奇的公式或解決方案可以實施並立即產生結果。 人們不是那樣工作的。

但是今天你可以做幾件事會對你的努力產生巨大的影響。

以戰略和戰略為導向

戰略性地選擇您跟踪並專注於交付（和展示）戰略價值的 PMO 指標。

以戰略為導向先於戰略。 這就是為什麼戰略一致性 KPI 是最重要的一組要確定的原因。 這也是最難的，因為“戰略聯盟”一詞的主觀性很強。 作為 PMO，您需要首先定義該術語，然後教育公司的其他成員遵循該定義，如果他們希望他們的項目符合業務戰略並獲得批准。

然後，戰略是一個實驗的問題。 跟踪多個指標，直到找到沒有冗餘信息的集合。 不要為了追踪而追踪號碼。 每個指標都應告知決策過程。

如果您發現自己在做決定時只參考了一小部分 KPI，請放棄其餘的 KPI，並為您節省的資源喝一杯雞尾酒來祝賀自己。

選擇合適的工具

Google 表格或任何類型的電子表格都不是跟踪這些 KPI 的好地方。

因為這些是靜態工具，即使它們鼓勵協作，它們也很雜亂、龐大且難以導航。 它們製造了太多的信息噪音並引入了各種實際問題。 “Strategy final FINAL.xlsx 是最新版本嗎？”

一個更好的選擇是  Cascade 等動態數字平台  每個人都可以訪問，並且是您項目組合的單一事實來源。 您可以輕鬆監控投資組合的健康狀況，並為每個利益相關者群體創建有針對性的報告。

監控和報告可能是項目組合管理中最耗時的兩個方面，因此您自動化的流程越多，您就越有時間專注於改進和跟進。

做第一個  我們的 KPI 模板  並輕鬆創建深入的報告。

如何為您的利益相關者構建他們想要閱讀的簡潔報告

將每份報告調整為您要解決的利益相關者

並非每個利益相關者群體都關心同樣的事情。

您的首席運營官 Jeremy 關心項目的最後期限以及它們是否按計劃進行，而不是項目經理是否使用敏捷或瀑布方法。 另一方面，勞拉是一名客戶成功經理，比起因不切實際的期望而取消的項目，她更關心客戶的滿意度。

忽略您的目標受眾不注意也不影響他們決策的信息和指標。

對於積極主動的方法，請詢問每個利益相關者群體他們最感興趣了解什麼。 將問題框定為他們希望看到的好處，而不是他們希望您告訴他們的內容。 如果你覺得這個問題很難回答，因為你可能會覺得自己缺乏經驗或缺乏安全感，那麼就把它作為一個最好準備的問題，不要讓任何事情發生。

通過提供包含所有請求和相關 KPI 的殺手級報告來消除任何疑問。

更改信息的順序

吸引和保持利益相關者的注意力並非易事。

傳統的報告方式從頭開始。 你提供背景，重述決策過程，展示為你的決策提供信息的數據，提到錯誤……咳咳，一路上的教訓，最後，你宣布你的決定。 傳統報導方式的問題在於，您可能在上下文和背景之間的某個地方失去了聽眾的注意力。   經驗教訓。

那麼，你怎樣才能講述同樣的故事，但又能讓它引人入勝且令人難忘呢？

您將腳本顛倒過來。

通過宣布您的決定開始報告演示。 “下一季度，我們決定做 X、Y 和 Z。” 這樣，您就可以帶著聽眾最想听到的信息上路，並迫使他們問“為什麼？” 問題，讓他們保持參與。 然後你會參考經驗教訓、數據、你的決策過程，最後是背景。 您從決策開始，然後以您的辦公室或企業要實現的目標結束。

這樣一來，您就可以讓利益相關者參與進來並包含所有相關信息，同時將所有內容整齊地連接在一起。 確保你參考了你所做的每一個權衡以及你這樣做的原因。

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