Primii 10 KPI PMO pe care ar trebui să-i urmăriți (+ cum să îi urmăriți)

Managerii de portofoliu de proiecte remarcabili au un set de KPI-uri PMO pe care îi urmăresc pentru a prezenta valoarea de afaceri a biroului lor.

Munca biroului de management de proiect este dezordonată, complicată și greu de urmărit. Deși majoritatea liderilor de afaceri susțin PMO-ul lor, puțini pot descrie succint rezultatele pentru care este direct responsabil.

În acest articol, oferim o listă de KPI demni de urmărit și câteva linii directoare despre cum să le raportați părților interesate. Mai exact, discutăm:

• De ce au nevoie liderii PMO de un set unic de KPI?
• Cei 10 KPI PMO remarcabili urmăresc managerii de portofoliu de proiecte
• Cum să urmăriți KPI-urile PMO fără a vă pierde concentrarea
• Cum să creați un raport fără probleme pentru părțile interesate pe care vor dori să-l citească

De ce au nevoie liderii PMO de un set unic de KPI?

Pentru a-și dovedi valoarea, necesitatea existenței lor.

Aproape fiecare manager de portofoliu de proiecte a experimentat realitatea zdrobitoare de a trebui să dovedească valoarea PMO, rentabilitatea investiției (ROI) a muncii sale. Pentru a demonstra că biroul lor este o investiție bună a cărei muncă valoroasă crește productivitatea și profitabilitatea. Și cea mai bună, dacă nu singura, modalitate de a convinge liderii de afaceri de valoarea oricărei investiții anume este cu cifrele. Cifre bune.

Astfel, dacă doriți să fiți un lider PMO cu o vechime îndelungată, asigurați-vă că țineți evidența, și în formă bună, a KPI-urilor relevanți și unici pentru biroul dvs.

Prioritatea numărul 1 a fiecărui lider PMO

Liderii PMO care se confruntă cu amenințări existențiale ar trebui să se concentreze pe un singur lucru:

Supravieţuire.

Acesta nu este un sentiment de „nu renunțați niciodată”. Este cea mai bună măsură a eficacității.   Cercetarile arata   că, cu cât PMO își oferă mai mult serviciile, cu atât este mai eficient. Astfel, cu cât este mai valoros și cu atât este mai ușor de demonstrat valoarea pe care o aduce.

Biroul de management al proiectelor nu trebuie considerat o soluție pe termen scurt pentru scenariile de urgență și nici o fabrică de inovație (deși este posibil ca PMO să dea naștere unei inovații neprețuite).

Nu, PMO ar trebui să fie considerat o investiție pe termen lung în îmbunătățirea execuției operaționale și a capacităților de adaptare ale companiei. Când PMO funcționează bine, proiectele sunt finalizate mai rapid, produsele sunt livrate la timp și în cadrul specificațiilor, vânzările cresc, iar avantajul competitiv este gestionat mult mai ușor.

Cu cât funcționează mai mult biroul de management al proiectelor, cu atât eficiența acestuia este mai mare.

Cei 10 KPI PMO remarcabili urmăresc managerii de portofoliu de proiecte

Demonstrarea valorii biroului este mai ușor de spus decât de făcut.

Să vedem câteva exemple de KPI PMO pe care cei mai buni manageri de portofoliu de proiecte urmăresc, împărțite în trei mari categorii.

Alinierea strategică și KPI-urile ROI

Una dintre cele mai bune moduri prin care biroul de management de proiect își poate prezenta valoarea de afaceri este prin conectarea efortului său cu planul strategic al companiei.

Mai exact, modul în care activitatea PMO a dus la creșterea veniturilor, reducerea costurilor, respectarea termenelor limită și o execuție mai ușoară a planului. Cu alte cuvinte, conectați activitatea biroului cu ceea ce le pasă părților interesate. Aceasta este vânzările 101, vinde beneficiile. Buni sau răi, liderii PMO sunt obligați să vândă valoarea muncii lor conducerii superioare.

Așadar, următorii KPI sunt puțin definiți, deoarece anumiți termeni precum proiectele „aliniate strategic” sunt determinați diferit în fiecare companie. Iată întrebările de care doriți să aveți în vedere atunci când definiți următorii KPI-uri:

• Care sunt proiectele potrivite la care ar trebui să lucrăm?
• Care sunt primele 3 priorități ale noastre? În mod ideal, aveți o singură prioritate, dar dacă nu aveți, atunci mergeți la 3. Dacă ajungeți cu mai mult de 3, reveniți la   planificare strategica.
• Cum eliminăm distragerile și cum ne concentrăm resursele asupra proiectelor care contează cu adevărat?

Iată câteva KPI-uri care vă ajută să aliniați munca zilnică a oamenilor cu planul afacerii:

Procentul de proiecte aliniate la strategie

Numărul de proiecte active aliniate strategiei la numărul total de proiecte.

Aceasta este o măsură simplă de urmărit, atâta timp cât ați definit clar „aliniat”. Iată un exemplu: un proiect este aliniat strategiei atunci când contribuie direct la un anumit KPI sau inițiativă. Există multe definiții, alegeți-o pe cea care se potrivește afacerii și industriei dvs.

Alinierea strategică este primul tău filtru pentru a alege proiectele importante dintre celelalte.

Geniul acestui procent este că puteți lua date istorice (dacă sunt disponibile) pentru a demonstra îmbunătățirea muncii concentrate, o mai bună utilizare a resurselor și eficiența generală pe care a adus-o biroul dvs. Principiul din spatele acestui indicator cheie de performanță este că costul real al unui proiect nealiniat este mult mai mare decât resursele alocate acestuia din cauza pierderii de oportunități.

Trucul aici este de a stabili un proces formal de închidere a proiectului care să includă data finalizării și să se aplice pentru majoritatea, dacă nu pentru toate, proiectele.

Procentul de proiecte cu cazuri de afaceri validate

Numărul de proiecte care au aprobat cazuri de afaceri la numărul total de proiecte.

Este important să urmăriți proiectele active în prezent cu cazuri de afaceri validate, deoarece este un indicator puternic al alinierii strategice și al valorii planificate. De asemenea, ajută la determinarea rentabilității investiției în fiecare proiect și în întregul portofoliu, de asemenea. Când faceți un argument pentru rentabilitatea investiției biroului, o creștere a acestui KPI este o săgeată puternică în tolba dumneavoastră.

Dar pentru a evita să aloci prea mult timp culegând date, aveți nevoie de un sistem de management pentru documentația dvs. care este accesibil și consecvent la nivelul întregii companii.

Procentul de beneficii livrate pe an

Valoarea beneficiilor din cazul de afaceri furnizate la beneficiile din cazul de afaceri planificate într-o perioadă dată, de exemplu, un an fiscal.

Această măsură vă duce cu un pas mai departe de metrica anterioară de vanitate - este zadarnic pentru că cazurile de afaceri sunt proiectate, nu sunt realizate - și demonstrează valoarea câștigată a alinierii strategice și eficiența biroului de management de proiect. Cel mai bun mod de a măsura „valoarea” beneficiilor este cu dolari. Calcularea acestui număr este ca și cum desenați un cerc. Sună simplu, dar este incredibil de greu să o faci bine.

Partea „incredibil de grea” constă în efortul coordonat pe care îl necesită. Este imposibil să se calculeze valoarea beneficiilor de business-case fără cooperarea voluntară a altor domenii ale afacerii. Cu toate acestea, un sistem simplu, dar consistent pentru măsurarea rentabilității investiției, face treaba puțin mai ușoară.

KPI-uri de performanță PMO

Alinierea strategică este o busolă excelentă pentru a ghida alocarea resurselor și pentru a orienta concentrarea efortului concentrat al organizației.

Cu toate acestea, este doar primul pas în demonstrarea valorii PMO. Iată câteva măsurători de performanță care vă aduc puțin mai adânc în buruieni:

Procentul de proiecte finalizate VS proiectele anulate într-o anumită perioadă

Numărul de proiecte finalizate la numărul total de proiecte planificate   impotriva   numărul de proiecte anulate sau în așteptare la numărul total de proiecte planificate în ultimele X luni.

Alegeți o anumită perioadă care are sens pentru afacerea dvs., de exemplu, 12 luni, și calculați aceste două numere. Asociați-l cu procentul de proiecte de succes, oricum definiți acest lucru (definiția dvs. trebuie să fie clară). Evidențiați-le pe cele care au fost livrate în termenele lor limită și în limita bugetului pentru a sublinia eficiența. Consolidați importanța KPI-urilor comparându-i cu perioadele anterioare.

Asigurați-vă că există un proces formal de activare și anulare a proiectelor pentru a face urmărirea fără efort.

Procentul de rapoarte de stare a proiectului mai vechi de X numărul de zile

Numărul de rapoarte de stare a proiectului mai vechi de X zile la numărul de proiecte din portofoliu.

Determinați numărul de zile care are sens pentru afacerea dvs. Nu încercați să ghiciți, folosiți datele pentru a evalua în ce zi un raport de stare a proiectului este prea vechi pentru a oferi o imagine exactă a stării actuale a proiectului. Folosiți-l ca punct de referință pentru a evalua actualitatea raportului. Standardizați pe cât posibil rapoartele de stare și asigurați-vă că acestea includ toate informațiile esențiale.   Dacă doriți să aflați ce include rapoartele grozave de stare a proiectelor, citiți ghidul nostru.

Există însă o preocupare importantă. Urmărirea acestui număr poate dura mult timp atunci când raportarea are loc în instrumente statice, cum ar fi foile de calcul și diapozitivele. Aceste instrumente necesită o abordare manuală care le face consumatoare de timp și extrem de ineficiente.

Intervalul de timp dintre propunerea de proiect și activarea proiectului

Numărul mediu de zile scurse de la conceperea și activarea proiectului (numărând doar proiectele activate).

În organizațiile mari, este dificil să îmbunătățiți timpul de lansare pe piață din cauza proceselor rigide. Urmărirea acesteia este o practică bună, dar structurile rigide de afaceri nu lasă mult loc de îmbunătățire.

Veți avea nevoie de procese stabilite pentru propunerea și revizuirea proiectelor pentru a fi corecte cu acest KPI.

Intervalul de timp dintre conceperea proiectului și finalizarea acestuia

Calculat în zile, ca și KPI-ul anterior.

Aceasta este o măsură mult mai semnificativă pe care să o urmăriți, deoarece scăderea acesteia vă întărește cazul de afaceri pentru PMO. Comparați acest număr cu perioadele anterioare pentru a evidenția progresul realizat.

Din nou, aveți nevoie de un proces stabilit pentru propunerile de proiecte.

# de dependențe ale proiectului în curs de rezolvare

Numărul de dependențe și punctele de eșec unice pe care le-ați eliminat.

Rareori oamenii sărbătoresc sau chiar iau în considerare catastrofele evitate. Cei mai buni profesioniști în managementul proiectelor (PMO) nu doar rezolvă crizele, ci le previn. Și asta este practic imposibil de atribuit. Asta încearcă să atenueze acest KPI.

Cel mai mare risc dintr-un portofoliu de proiecte îl reprezintă grupurile de proiecte care depind de succesul/finalizarea unui singur proiect. Gestionarea timpurie a acestor dependențe previne catastrofele ireversibile și salvează echipele de proiect de scenarii extrem de neplăcute.   Există multe strategii de gestionare a dependențelor, dar eliminarea acestora se află în fruntea listei celor mai de impact.

Hartați dependențele proiectului când   formularea strategiei tale   și mapați-le din nou mai târziu, când ați eliminat cele mai mari amenințări.

Adaptarea KPI-urilor

Cea mai mare parte a activității PMO are loc în timpul execuției planului strategic.

Atunci este chemat să rezolve conflictele de resurse, să reevalueze bugetele proiectelor și modificările domeniului de aplicare, să reamintească prioritățile strategice și obiectivele de afaceri, să evalueze performanța proiectului, să raporteze și să îndeplinească atât de multe alte funcții PMO.

Este momentul în care se iau cele mai importante decizii de compromis.

Aceste decizii dificile sunt cele care generează valoarea reală a afacerii și, cu următorii KPI, puteți genera și valoare percepută.

Procentul de proiecte finalizate la timp cu modificări aprobate ale domeniului de aplicare

Numărul de proiecte finalizate la timp cu sfera de aplicare aprobată se modifică la numărul total de proiecte din portofoliu într-o anumită perioadă, de exemplu, un an fiscal.

Puține proiecte își păstrează scopul inițial. Este o parte naturală a   management de proiect. Cu toate acestea, schimbarea domeniului de aplicare a unui proiect și livrarea în termenul limită inițial nu este adesea un fel de miracol. Făcând-o de mai multe ori, arată o dedicare acerbă pentru execuție și un respect imens pentru termenele limită. Acestea sunt calități pe care un manager de portofoliu de proiecte le poate valorifica.

Urmărirea etapelor proiectului finalizate este o practică bună dacă doriți să fiți mai detaliat.

Stabiliți un proces formal de modificare a domeniului de aplicare pentru a obține aceste date. Inutil să spunem că va trebui să urmăriți proiectele active cu modificări ale domeniului de aplicare, o altă măsură utilă.

Procentul de proiecte livrate în limita bugetului

Numărul de proiecte finalizate în limita bugetului până la numărul total de proiecte din portofoliu.

Acesta este unul dintre acei KPI-uri care nu ar trebui urmărite singur. NU este o metrică a stelei nordice. Vă ajută să spuneți o poveste holistică numai atunci când este însoțită de unele dintre valorile menționate mai sus.

Concentrați-vă prea mult pe restricțiile bugetare și veți sacrifica calitatea rezultatelor.

Cum să urmăriți KPI-urile PMO fără a vă pierde concentrarea

Adevărul este că cei mai de impact KPI necesită mult efort pentru a fi precis.

Și fără procesele adecvate, urmărirea acestor indicatori cheie de performanță necesită mult timp.

În lista KPI-urilor PMO de mai sus, menționăm procesele necesare pe care trebuie să le aveți în aplicare pentru a economisi timp și energie atunci când colectați date. Este important să ne amintim, totuși, că este greu să schimbi comportamentul oamenilor și să faci ca un nou proces să rămână în fiecare departament. Nu mai vorbim de procese multiple. Din păcate, nu există o formulă sau o soluție magică pe care să o poți implementa și să obții rezultate instantanee. Oamenii nu lucrează așa.

Dar există câteva lucruri pe care le poți face astăzi care vor avea un impact masiv asupra eforturilor tale.

Fii strategic și orientat spre strategie

Strategic în alegerea dvs. de valori PMO pe care le urmăriți și concentrat pe furnizarea (și prezentarea) valorii strategice.

A fi orientat spre strategie precede a fi strategic. De aceea, KPI-urile de aliniere strategică sunt cel mai important set de determinat. Este, de asemenea, cel mai greu din cauza naturii foarte subiective a termenului „aliniere strategică”. În calitate de PMO, trebuie să începeți prin a defini acel termen și apoi să educați restul companiei să urmeze acea definiție dacă doresc ca proiectul lor să se alinieze cu strategia afacerii și să fie aprobat.

Apoi, a fi strategic este o chestiune de experimentare. Urmăriți mai multe valori până când găsiți setul fără informații redundante. Nu urmăriți numerele de dragul urmăririi. Fiecare măsurătoare ar trebui să informeze procesul de luare a deciziilor.

Dacă te trezești că consulți doar un set mic de KPI atunci când iei decizii, renunță la restul și felicită-te cu un cocktail pentru resursele pe care le-ai economisit.

Alegeți instrumentele potrivite

O foaie Google, sau orice fel de foaie de calcul, nu este un loc bun pentru a urmări acești KPI.

Deoarece acestea sunt instrumente statice și, deși încurajează colaborarea, sunt dezordonate, masive și greu de navigat. Ele creează prea mult zgomot informațional și introduc diverse probleme practice. „Este finalul Strategiei FINAL.xlsx cea mai recentă versiune?”

O alegere mult mai bună este a   platformă digitală dinamică precum Cascade   care este accesibil tuturor și reprezintă o singură sursă de adevăr pentru portofoliul dvs. de proiecte. Puteți monitoriza cu ușurință starea portofoliului dvs. și puteți crea rapoarte vizate pentru fiecare grup de părți interesate.

Monitorizarea și raportarea sunt poate cele două aspecte care consumă cel mai mult timp ale managementului portofoliului de proiecte, așa că cu cât automatizați mai multe procese, cu atât aveți mai mult timp pentru a vă concentra pe îmbunătățire și urmărire.

Fă primul cu   șablonul nostru KPI   și creați rapoarte aprofundate fără efort.

Cum să creați un raport fără probleme pentru părțile interesate pe care vor dori să-l citească

Ajustați fiecare raport la părțile interesate cărora vă adresați

Nu tuturor grupurilor de părți interesate îi pasă de aceleași lucruri.

Jeremy, COO-ul tău, îi pasă de termenele limită ale proiectelor și dacă acestea sunt pe drumul cel bun, nu dacă managerii de proiect folosesc metoda Agile sau Waterfall. Laura, pe de altă parte, este un manager de succes al clienților și îi pasă mai mult de satisfacția clienților decât de proiectele care au fost anulate din cauza așteptărilor nerealiste.

Lăsați deoparte informațiile și valorile cărora publicul țintă nu acordă atenție și nu informează deciziile lor.

Pentru o abordare proactivă, întrebați fiecare grup de părți interesate despre ce este cel mai interesat să învețe. Introduceți întrebarea ca beneficiile pe care doresc să le vadă și nu ceea ce doresc să le spuneți. Dacă simți că este o întrebare dificilă, deoarece s-ar putea să fii neexperimentat sau nesigur, încadră-l ca pe o întrebare cel mai bine să fii pregătit și să nu lași nimic la întâmplare.

Anulați orice îndoială prin livrarea unui raport ucigaș cu toate KPI-urile solicitate și relevanți.

Schimbați ordinea informațiilor

Implicarea și păstrarea atenției părților interesate nu este o sarcină ușoară.

Modul tradițional de raportare începe de la început. Oferiți contextul, relatați procesul de luare a deciziilor, prezentați datele care v-au informat deciziile, menționați greșeala... ahem, lecții pe parcurs și, în final, vă anunțați deciziile. Problema cu modul tradițional de raportare este că probabil ați pierdut atenția publicului undeva între context și   Lecții învățate .

Deci, cum poți spune aceeași poveste, dar să o faci captivantă și memorabilă?

Întoarceți scenariul pe cap.

Începeți prezentarea de raportare anunțând deciziile dvs. „Pentru trimestrul următor, am decis să facem X, Y și Z.” În acest fel, porniți la drum cu informațiile pe care publicul dvs. dorește cel mai mult să le audă și îi forțați să întrebe „De ce?” întrebare, ținându-i implicați. Apoi te referi la lecțiile învățate, datele, procesul tău de luare a deciziilor și, în final, contextul. Începeți cu deciziile și încheiați cu obiectivele pe care biroul sau afacerea dvs. își propune să le atingă.

În acest fel, mențineți părțile interesate implicate și includeți toate informațiile relevante, în timp ce conectați totul bine. Asigurați-vă că vă referiți la fiecare compromis pe care l-ați făcut și la motivele pentru care ați făcut acest lucru.

Sunteți gata să automatizați urmărirea KPI-urilor dvs.?   Vedeți cum vă poate ajuta Cascade cu o demonstrație gratuită astăzi.