您应该跟踪的前 10 个 PMO KPI（+ 如何跟踪它们）

杰出的项目组合经理拥有一组他们跟踪的 PMO KPI，以展示其办公室的业务价值。

项目管理办公室的工作杂乱无章，复杂且难以追踪。 尽管大多数商业领袖都支持他们的 PMO，但很少有人能简洁地描述它直接负责的结果。

在本文中，我们提供了一个值得跟踪的 KPI 列表以及一些关于如何向利益相关者报告它们的指南。 具体来说，我们讨论：

• 为什么 PMO 领导者需要一套独特的 KPI？
• 优秀项目组合经理追踪的 10 个 PMO KPI
• 如何在不失去焦点的情况下跟踪 PMO KPI
• 如何为您的利益相关者构建他们想要阅读的简洁报告

为什么 PMO 领导者需要一套独特的 KPI？

为了证明他们的价值，他们存在的必要性。

几乎每个项目组合经理都经历过必须证明 PMO 的价值以及他/她工作的投资回报 (ROI) 的令人心碎的现实。 证明他们的办公室是一项很好的投资，其宝贵的工作可以提高生产力和盈利能力。 说服商业领袖相信任何特定投资价值的最佳（如果不是唯一）方法就是使用数字。 好数字。

因此，如果您想成为长期任职的 PMO 领导者，请确保您跟踪并保持良好状态，了解与您的办公室相关且独特的 KPI。

每个 PMO 领导的第一优先级

面临生存威胁的 PMO 领导者应该关注一件事：

生存。

这不是“永不放弃”的情绪。 这是衡量有效性的最佳方法。   研究显示  PMO 提供服务的时间越长，它就越有效。 因此，它越有价值，就越容易证明它带来的价值。

项目管理办公室不应被视为紧急情况的短期解决方案，也不应被视为创新工厂（尽管 PMO 有可能催生无价的创新）。

不，PMO 应被视为改善运营执行和公司适应能力的长期投资。 当 PMO 运作良好时，项目完成得更快，产品按时按规格交付，销售额增加，竞争优势得到更顺畅的管理。

项目管理办公室运行的时间越长，其有效性就越高。

优秀项目组合经理追踪的 10 个 PMO KPI

证明办公室的价值说起来容易做起来难。

让我们看一些 PMO KPI 示例，最好的项目组合经理跟踪分为三大类。

战略调整和投资回报率 KPI

项目管理办公室展示其商业价值的最佳方式之一是将其努力与公司的战略计划联系起来。

具体来说，PMO 的工作如何导致收入增加、成本降低、遵守最后期限以及更顺利地执行计划。 换句话说，将办公室的工作与利益相关者关心的事情联系起来。 这是销售101，卖的好处。 无论好坏，PMO 领导都必须将其工作的价值推销给高层领导。

因此，以下 KPI 的定义有点松散，因为每个公司对“战略一致”项目等某些术语的定义不同。 以下是您在定义以下 KPI 时要牢记的问题：

• 我们应该从事哪些正确的项目？
• 我们的三大优先事项是什么？ 理想情况下，您有一个最高优先级，但如果没有，则上升至 3。如果最终超过 3，则返回  策略计划。
• 我们如何消除干扰，将资源集中在真正重要的项目上？

以下是一些可帮助您使人们的日常工作与业务计划保持一致的 KPI：

符合战略的项目百分比

与战略一致的活动项目数量与项目总数之比。

只要您明确定义了“对齐”，这是一个简单的跟踪度量。 举个例子：当一个项目直接对某个 KPI 或计划做出贡献时，它就与战略保持一致。 定义有很多，请选择适合您特定业务和行业的定义。

战略一致性是您从其他项目中选择重要项目的第一个过滤器。

这个百分比的巧妙之处在于，您可以利用历史数据（如果有的话）来证明重点工作的改进、资源的更好利用以及办公室带来的整体效率。 这个关键绩效指标背后的宗旨是，由于机会损失，错位项目的实际成本远高于分配给它的资源。

这里的诀窍是建立一个正式的项目关闭流程，其中包括完成日期并适用于大多数（如果不是全部）项目。

具有经过验证的业务案例的项目百分比

已批准业务案例的项目数占项目总数。

使用经过验证的业务案例跟踪当前活动的项目非常重要，因为它是战略一致性和计划价值的有力指标。 它还有助于确定每个项目和整个投资组合的投资回报。 在为办公室的投资回报率做案例时，这个 KPI 的增加是你箭筒中的有力箭头。

但为了避免在收集数据上花费太多时间，您需要一个可在公司范围内访问且一致的文档管理系统。

每年提供的福利百分比

在给定时期（例如，一个财政年度）内交付的业务案例收益对计划的业务案例收益的价值。

这个衡量标准让您从之前的虚荣指标更进一步——它是徒劳的，因为业务案例是预测的，而不是实现的——并证明了战略调整的挣值和项目管理办公室的效率。 衡量收益“价值”的最佳方式是用美元。 计算这个数字就像画一个圆圈。 这听起来很简单，但要做好它却非常困难。

“非常困难”的部分在于它需要的协调努力。 如果没有其他业务领域的自愿合作，就无法计算商业案例收益的价值。 不过，一个简单但一致的 ROI 衡量系统使这项工作变得容易一些。

PMO 绩效 KPI

战略一致性是指导资源分配和指导组织集中精力的重要指南针。

然而，这只是证明 PMO 价值的第一步。 以下是一些性能指标，可以让您更深入地了解杂草：

特定时期内完成项目与取消项目的百分比

已完成项目数占计划项目总数  相对  过去 X 个月内取消或搁置的项目数量与计划项目总数的比值。

选择一个对您的业务有意义的特定时期，例如 12 个月，然后计算这两个数字。 将它与成功项目的百分比配对，但是你定义它（你的定义必须清楚）。 突出在截止日期和预算内交付的那些，以强调效率。 通过将 KPI 与之前的时期进行比较来强化 KPI 的重要性。

只要确保有一个正式的激活和取消项目的流程，就可以轻松进行跟踪。

超过 X 天的项目状态报告的百分比

超过 X 天的项目状态报告数与项目组合中的项目数之比。

确定对您的业务有意义的天数。 不要试图猜测它，使用数据来评估项目状态报告在哪一天太旧，无法准确描述项目的当前状态。 以此为基准来评估报告的及时性。 尽可能标准化状态报告，并确保它包含所有重要信息。   如果您想了解出色的项目状态报告的内容，请阅读我们的指南。

不过，有一个重要的问题。 当使用电子表格和幻灯片等静态工具进行报告时，跟踪此数字可能需要大量时间。 这些工具需要手动方法，这使得它们耗时且效率极低。

项目提案和项目启动之间的时间间隔

自项目构思和项目激活以来经过的平均天数（仅计算激活的项目）。

在大型组织中，由于流程僵化，很难缩短上市时间。 跟踪它是一种很好的做法，但僵化的业务结构并没有留下很大的改进空间。

您将需要建立项目提案和审查流程，以使此 KPI 准确无误。

项目构思和项目完成之间的时间差

与之前的 KPI 一样，以天为单位计算。

这是一个更有意义的指标来跟踪，因为它的减少加强了 PMO 的业务案例。 将此数字与前几期进行对比，以突出取得的进展。

同样，您需要一个既定的项目提案流程。

# 正在解决的项目依赖项

您消除的依赖项和单点故障的数量。

人们很少庆祝甚至考虑避免的灾难。 最好的项目管理专业人员 (PMO) 不仅解决危机，而且预防危机。 这几乎是不可能归因的。 这就是此 KPI 试图缓解的问题。

项目组合中的最高风险是依赖于单个项目成功/完成的项目集群。 及早管理这些依赖关系可以防止不可逆转的灾难，并使项目团队免于极端不愉快的情况。   管理依赖关系的策略有很多，但消除它们是最有影响力的策略之一。

映射项目依赖关系时  制定你的策略  并在您消除最大威胁后再次映射它们。

调整 KPI

PMO 的大部分工作发生在战略计划的执行期间。

那时他被要求解决资源冲突、重新评估项目预算和范围变更、提醒战略优先事项和业务目标、评估项目绩效、报告和执行许多其他 PMO 职能。

这是做出最重要的权衡决定的时候。

这些艰难的决定会产生实际的业务价值，并且通过以下 KPI，您也可以产生感知价值。

经批准范围变更的按时完成项目的百分比

在给定时期（例如，一个财政年度）内，按时完成的项目数量与项目组合中项目总数的批准范围变化。

很少有项目保留其初始范围。 这是自然的一部分  项目管理。 然而，改变项目的范围并在最初的期限内交付通常并不是什么奇迹。 多次这样做表明了对执行的强烈奉献和对最后期限的极大尊重。 这些是项目组合经理可以利用的品质。

如果您想要更细化，跟踪已完成的项目里程碑是一个很好的做法。

建立正式的范围变更流程来获取这些数据。 不用说，您需要跟踪范围更改的活动项目，这是另一个有用的指标。

在预算范围内交付的项目百分比

预算内完成的项目数占项目组合中的项目总数。

这是不应单独跟踪的 KPI 之一。 这不是北极星指标。 只有在伴随着上述一些指标时，它才有助于讲述一个整体故事。

过分关注预算限制，你会牺牲可交付成果的质量。

如何在不失去焦点的情况下跟踪 PMO KPI

事实是，最有影响力的 KPI 需要付出很多努力才能准确。

如果没有适当的流程，跟踪这些关键绩效指标非常耗时。

在上面的 PMO KPI 列表中，我们提到了您在收集数据时需要采取的必要流程，以节省时间和精力。 但是，重要的是要记住，很难改变人们的行为并在每个部门都坚持一个新的流程。 更不用说多个进程了。 不幸的是，没有神奇的公式或解决方案可以实施并立即产生结果。 人们不是那样工作的。

但是今天你可以做几件事会对你的努力产生巨大的影响。

以战略和战略为导向

战略性地选择您跟踪并专注于交付（和展示）战略价值的 PMO 指标。

以战略为导向先于战略。 这就是为什么战略一致性 KPI 是最重要的一组要确定的原因。 这也是最难的，因为“战略联盟”一词的主观性很强。 作为 PMO，您需要首先定义该术语，然后教育公司的其他成员遵循该定义，如果他们希望他们的项目符合业务战略并获得批准。

然后，战略是一个实验的问题。 跟踪多个指标，直到找到没有冗余信息的集合。 不要为了追踪而追踪号码。 每个指标都应告知决策过程。

如果您发现自己在做决定时只参考了一小部分 KPI，请放弃其余的 KPI，并为您节省的资源喝一杯鸡尾酒来祝贺自己。

选择合适的工具

Google 表格或任何类型的电子表格都不是跟踪这些 KPI 的好地方。

因为这些是静态工具，即使它们鼓励协作，它们也很杂乱、庞大且难以导航。 它们制造了太多的信息噪音并引入了各种实际问题。 “Strategy final FINAL.xlsx 是最新版本吗？”

一个更好的选择是  Cascade 等动态数字平台  每个人都可以访问，并且是您项目组合的单一事实来源。 您可以轻松监控投资组合的健康状况，并为每个利益相关者群体创建有针对性的报告。

监控和报告可能是项目组合管理中最耗时的两个方面，因此您自动化的流程越多，您就越有时间专注于改进和跟进。

做第一个  我们的 KPI 模板  并轻松创建深入的报告。

如何为您的利益相关者构建他们想要阅读的简洁报告

将每份报告调整为您要解决的利益相关者

并非每个利益相关者群体都关心同样的事情。

您的首席运营官 Jeremy 关心项目的最后期限以及它们是否按计划进行，而不是项目经理是否使用敏捷或瀑布方法。 另一方面，劳拉是一名客户成功经理，比起因不切实际的期望而取消的项目，她更关心客户的满意度。

忽略您的目标受众不注意也不影响他们决策的信息和指标。

对于积极主动的方法，请询问每个利益相关者群体他们最感兴趣了解什么。 将问题框定为他们希望看到的好处，而不是他们希望您告诉他们的内容。 如果你觉得这个问题很难回答，因为你可能会觉得自己缺乏经验或缺乏安全感，那么就把它作为一个最好准备的问题，不要让任何事情发生。

通过提供包含所有请求和相关 KPI 的杀手级报告来消除任何疑问。

更改信息的顺序

吸引和保持利益相关者的注意力并非易事。

传统的报告方式从头开始。 你提供背景，重述决策过程，展示为你的决策提供信息的数据，提到错误……咳咳，一路上的教训，最后，你宣布你的决定。 传统报道方式的问题在于，您可能在上下文和背景之间的某个地方失去了听众的注意力。   经验教训。

那么，你怎样才能讲述同样的故事，但又能让它引人入胜且令人难忘呢？

您将脚本颠倒过来。

通过宣布您的决定开始报告演示。 “下一季度，我们决定做 X、Y 和 Z。” 这样，您就可以带着听众最想听到的信息上路，并迫使他们问“为什么？” 问题，让他们保持参与。 然后你会参考经验教训、数据、你的决策过程，最后是背景。 您从决策开始，然后以您的办公室或企业要实现的目标结束。

这样一来，您就可以让利益相关者参与进来并包含所有相关信息，同时将所有内容整齐地连接在一起。 确保你参考了你所做的每一个权衡以及你这样做的原因。

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