İzlemeniz gereken en iyi 10 PMO KPI (+ nasıl izlenir)

Olağanüstü proje portföyü yöneticilerinin, ofislerinin iş değerini sergilemek için izledikleri bir dizi PMO KPI'ları vardır.

Proje yönetim ofisinin işi dağınık, karmaşık ve takip edilmesi zor. Çoğu iş lideri PMO'larını desteklese de, çok azı doğrudan sorumlu olduğu sonuçları kısaca açıklayabilir.

Bu makalede, izlemeye değer KPI'ların bir listesini ve bunları paydaşlarınıza nasıl bildireceğinize ilişkin birkaç yönerge sunuyoruz. Spesifik olarak şunları tartışıyoruz:

• PMO liderleri neden benzersiz bir KPI setine ihtiyaç duyar?
• Olağanüstü proje portföy yöneticilerinin izlediği 10 PMO KPI'ları
• Odağı kaybetmeden PMO KPI'ları nasıl izlenir
• Paydaşlarınız için okumak isteyecekleri kabarık olmayan bir rapor nasıl oluşturulur?

PMO liderleri neden benzersiz bir KPI setine ihtiyaç duyar?

Değerlerini, varlıklarının gerekliliğini kanıtlamak için.

Neredeyse her proje portföy yöneticisi, PMO'nun değerini, yaptığı işin yatırım getirisini (ROI) kanıtlamak zorunda olmanın insanın içini parçalayan gerçekliğini deneyimlemiştir. Değerli işi üretkenliği ve karlılığı artıran ofislerinin iyi bir yatırım olduğunu kanıtlamak. Ve iş liderlerini herhangi bir yatırımın değeri konusunda ikna etmenin tek yolu olmasa da en iyi yolu sayılardır. İyi sayılar.

Bu nedenle, uzun bir görev süresi olan bir PMO lideri olmak istiyorsanız, ofis KPI'larınızla ilgili ve benzersiz bir şekilde ve iyi durumda takip ettiğinizden emin olun.

Her PMO liderinin 1 numaralı önceliği

Varoluşsal tehditlerle karşı karşıya kalan PMO liderleri bir şeye odaklanmalıdır:

hayatta kalma.

Bu bir “asla pes etme” duygusu değildir. Etkililiğin en iyi ölçüsüdür.   Araştırma gösteriyor ki   PMO hizmetlerini ne kadar uzun süre sunarsa, o kadar etkili olur. Böylece ne kadar değerliyse ve getirdiği değeri kanıtlamak o kadar kolay olur.

Proje yönetim ofisi, acil durum senaryoları için kısa vadeli bir çözüm veya bir inovasyon fabrikası olarak görülmemelidir (PMO'nun paha biçilmez yenilikleri doğurması mümkün olsa da).

Hayır, PMO, operasyonel yürütmeyi ve şirketin uyarlanabilir yeteneklerini geliştirmeye yönelik uzun vadeli bir yatırım olarak düşünülmelidir. PMO iyi çalıştığında, projeler daha hızlı tamamlanır, ürünler zamanında ve spesifikasyonlar dahilinde teslim edilir, satışlar artar ve rekabet avantajı çok daha sorunsuz yönetilir.

Proje yönetim ofisi ne kadar uzun süre çalışırsa, etkinliği o kadar yüksek olur.

Olağanüstü proje portföy yöneticilerinin izlediği 10 PMO KPI'ları

Ofisin değerini kanıtlamak, söylemekten daha kolaydır.

Üç büyük kategoriye ayrılmış en iyi proje portföy yöneticilerinin izlediği bazı PMO KPI örneklerini görelim.

Stratejik uyum ve YG KPI'ları

Proje yönetim ofisinin iş değerini sergilemesinin en iyi yollarından biri, çabalarını şirketin stratejik planıyla ilişkilendirmektir.

Spesifik olarak, PMO'nun çalışmasının nasıl artan gelir, düşük maliyet, saygı duyulan son tarihler ve planın daha sorunsuz bir şekilde yürütülmesi ile sonuçlandığı. Başka bir deyişle, ofisin işi ile paydaşların ilgilendikleri arasında bağlantı kurun. Bu satış 101, faydaları sat. İyi ya da kötü, PMO liderlerinin çalışmalarının değerini üst düzey liderliğe satmaları gerekir.

Dolayısıyla, aşağıdaki KPI'lar biraz gevşek tanımlanmıştır çünkü “stratejik olarak uyumlu” projeler gibi belirli terimler her şirkette farklı şekilde belirlenir. Aşağıdaki KPI'ları tanımlarken aklınızda bulundurmak istediğiniz sorular şunlardır:

• Üzerinde çalışmamız gereken doğru projeler nelerdir?
• İlk 3 önceliğimiz nedir? İdeal olarak, tek bir önceliğiniz vardır, ancak yoksa, o zaman 3'e çıkın. 3'ten fazla ile sonuçlanırsanız, geri dönün.   stratejik Planlama.
• Dikkat dağıtıcı unsurları nasıl ortadan kaldırır ve kaynaklarımızı gerçekten önemli olan projelere nasıl odaklarız?

İnsanların günlük işlerini işletmenin planıyla uyumlu hale getirmenize yardımcı olacak bazı KPI'lar şunlardır:

Stratejiyle uyumlu projelerin yüzdesi

Stratejiye uygun aktif proje sayısı ile toplam proje sayısı.

Bu, açıkça "hizalanmış" olarak tanımladığınız sürece izlemesi basit bir ölçüdür. İşte bir örnek: Bir proje, belirli bir KPI'ya veya girişime doğrudan katkıda bulunduğunda stratejiyle uyumludur. Birçok tanım vardır, işinize ve sektörünüze uygun olanı seçin.

Stratejik uyum, önemli projeleri diğerlerinden seçmek için ilk filtrenizdir.

Bu yüzdenin dehası, odaklanmış çalışmanın gelişimini, kaynakların daha iyi kullanımını ve ofisinizin getirdiği genel verimliliği göstermek için (eğer varsa) geçmiş verileri alabilmenizdir. Bu kilit performans göstergesinin ardındaki ilke, yanlış hizalanmış bir projenin fiili maliyetinin, fırsat kaybı nedeniyle kendisine tahsis edilen kaynaklardan çok daha yüksek olmasıdır.

Buradaki hile, tamamlanma tarihini içeren ve hepsi olmasa da çoğu proje için geçerli olan resmi bir proje kapatma süreci oluşturmaktır.

Doğrulanmış iş örneklerine sahip projelerin yüzdesi

İş vakalarını onaylayan projelerin toplam proje sayısına oranı.

Stratejik uyumun ve planlanan değerin güçlü bir göstergesi olduğundan, şu anda aktif olan projeleri doğrulanmış iş durumları ile izlemek önemlidir. Ayrıca her projede ve tüm portföyde yatırım getirisinin belirlenmesine yardımcı olur. Ofisin yatırım getirisi için bir dava açarken, bu KPI'daki bir artış, titremenizde güçlü bir oktur.

Ancak, veri toplamak için çok fazla zaman harcamaktan kaçınmak için, dokümantasyonunuz için şirket genelinde erişilebilir ve tutarlı bir yönetim sistemine ihtiyacınız var.

Yılda sağlanan faydaların yüzdesi

Belirli bir dönemde, örneğin bir mali yılda, planlanan ticari durum faydalarına sağlanan iş gerekçesi faydalarının değeri.

Bu önlem sizi önceki gösteriş ölçüsünden bir adım öteye götürür - iş senaryoları öngörüldüğü, gerçekleştirilmediği için boşunadır - ve stratejik uyumun kazanılan değerini ve proje yönetim ofisinin verimliliğini kanıtlar. Faydaların “değerini” ölçmenin en iyi yolu dolar kullanmaktır. Bu sayıyı hesaplamak bir daire çizmek gibidir. Kulağa basit geliyor, ama bunu iyi yapmak inanılmaz derecede zor.

“İnanılmaz derecede zor” kısım, gerektirdiği koordineli çabada yatmaktadır. İşin diğer alanlarının gönüllü işbirliği olmadan iş vakası faydalarının değerini hesaplamak imkansızdır. ROI'yi ölçmek için basit ama tutarlı bir sistem, işi biraz daha kolaylaştırır.

PMO performans KPI'ları

Stratejik uyum, kaynak tahsisine rehberlik etmek ve organizasyonun yoğun çabasının odağını yönlendirmek için harika bir pusuladır.

Ancak, PMO'nun değerini göstermenin yalnızca ilk adımıdır. İşte sizi yabani otlarda biraz daha derine götüren bazı performans ölçütleri:

Belirli bir süre içinde tamamlanan projelerin yüzdesi ile iptal edilen projelerin yüzdesi

Tamamlanan proje sayısı ile planlanan toplam proje sayısı   karşı   son X ayda iptal edilen veya bekleyen proje sayısının planlanan toplam proje sayısına oranı.

İşletmeniz için anlamlı olan belirli bir dönem seçin, örneğin 12 ay ve bu iki sayıyı hesaplayın. Bunu başarılı projelerin yüzdesiyle eşleştirin, ancak bunu siz tanımlayın (tanımınız net olmalıdır). Verimliliği vurgulamak için son teslim tarihlerinde ve bütçe dahilinde teslim edilenleri vurgulayın. KPI'ları önceki dönemlerle karşılaştırarak önemini pekiştirin.

İzlemeyi zahmetsiz hale getirmek için projeleri etkinleştirmek ve iptal etmek için resmi bir süreç olduğundan emin olun.

X günden daha eski proje durum raporlarının yüzdesi

X günden eski proje durum raporlarının sayısı ile portföydeki proje sayısı.

İşletmeniz için anlamlı olan gün sayısını belirleyin. Tahmin etmeye çalışmayın, bir proje durum raporunun hangi gün çok eski olduğunu değerlendirmek için verileri kullanın ve projenin mevcut durumunun doğru bir resmini sağlayın. Raporun güncelliğini değerlendirmek için bunu bir temel olarak kullanın. Durum raporlarını mümkün olduğunca standartlaştırın ve gerekli tüm bilgileri içerdiğinden emin olun.   Harika proje durum raporlarına nelerin girdiğini öğrenmek istiyorsanız kılavuzumuzu okuyun.

Yine de önemli bir endişe var. E-tablolar ve slaytlar gibi statik araçlarda raporlama yapıldığında bu sayının izlenmesi çok uzun zaman alabilir. Bu araçlar, onları zaman alıcı ve son derece verimsiz kılan manuel bir yaklaşım gerektirir.

Proje teklifi ve proje aktivasyonu arasındaki zaman aralığı

Proje konsepti ve proje aktivasyonundan bu yana geçen ortalama gün sayısı (sadece aktif projeler sayılır).

Büyük kuruluşlarda, katı süreçler nedeniyle pazara sunma süresini iyileştirmek zordur. Bunu izlemek iyi bir uygulamadır, ancak katı iş yapıları iyileştirme için çok fazla alan bırakmaz.

Bu KPI ile doğru olması için proje teklifi ve inceleme için yerleşik süreçlere ihtiyacınız olacak.

Proje anlayışı ile projenin tamamlanması arasındaki zaman aralığı

Önceki KPI gibi gün olarak hesaplanır.

Bu, takip edilmesi gereken çok daha anlamlı bir ölçümdür, çünkü düşüşü PMO için iş gerekçenizi güçlendirir. Kaydedilen ilerlemeyi vurgulamak için bu sayıyı önceki dönemlerle karşılaştırın.

Yine, proje teklifleri için yerleşik bir sürece ihtiyacınız var.

Çözülmekte olan proje bağımlılıklarının sayısı

Yok ettiğiniz bağımlılıkların sayısı ve tek başarısızlık noktaları.

İnsanlar nadiren önlenen felaketleri kutlar ve hatta hesaba katarlar. En iyi proje yönetimi uzmanları (PMO'lar) sadece krizleri çözmekle kalmaz, onları önlerler. Ve buna atfetmek neredeyse imkansız. Bu KPI'nın hafifletmeye çalıştığı şey budur.

Bir proje portföyündeki en yüksek risk, tek bir projenin başarısına/tamamlanmasına bağlı olan proje kümeleridir. Bu bağımlılıkları erken yönetmek, geri dönüşü olmayan felaketleri önler ve proje ekiplerini son derece tatsız senaryolardan kurtarır.   Bağımlılıkları yönetmek için birçok strateji vardır, ancak bunları ortadan kaldırmak en etkili olanlar listesinin başında gelir.

Proje bağımlılıklarını ne zaman eşleyin   stratejinizi formüle etmek   ve daha sonra en büyük tehditleri ortadan kaldırdığınızda bunları yeniden eşleyin.

KPI'ları Uyarlama

PMO'nun çalışmalarının çoğu, stratejik planın uygulanması sırasında gerçekleşir.

İşte o zaman kaynak çakışmalarını çözmeye, proje bütçelerini ve kapsam değişikliklerini yeniden değerlendirmeye, stratejik öncelikleri ve iş hedeflerini hatırlatmaya, proje performansını değerlendirmeye, raporlamaya ve daha pek çok PMO işlevini yerine getirmeye çağrılır.

En önemli takas kararlarının verildiği zamandır.

Bu zorlu kararlar, gerçek iş değerini yaratan şeydir ve aşağıdaki KPI'larla, algılanan değeri de oluşturabilirsiniz.

Onaylanmış kapsam değişiklikleriyle zamanında tamamlanan projelerin yüzdesi

Belirli bir dönemde, örneğin bir mali yılda, portföydeki toplam proje sayısında onaylanmış kapsam değişiklikleriyle zamanında tamamlanan projelerin sayısı.

Çok az proje başlangıç ​​kapsamını korur. doğal bir parçasıdır   proje Yönetimi. Ancak, bir projenin kapsamını değiştirmek ve ilk teslim tarihine kadar teslim etmek çoğu zaman bir mucize değildir. Bunu birden çok kez yapmak, uygulamaya şiddetli bir bağlılık ve son teslim tarihlerine büyük saygı gösterir. Bunlar, bir proje portföy yöneticisinin yararlanabileceği niteliklerdir.

Daha ayrıntılı olmak istiyorsanız, tamamlanan proje kilometre taşlarını izlemek iyi bir uygulamadır.

Bu verileri elde etmek için resmi bir kapsam değişikliği süreci oluşturun. Söylemeye gerek yok, başka bir yararlı metrik olan aktif projeleri kapsam değişiklikleriyle izlemeniz gerekecek.

Bütçe dahilinde teslim edilen projelerin yüzdesi

Portföydeki toplam proje sayısına bütçe dahilinde tamamlanan proje sayısı.

Bu, kendi başına izlenmemesi gereken KPI'lardan biridir. Bu bir kuzey yıldızı metriği DEĞİLDİR. Yalnızca yukarıda bahsedilen metriklerden bazıları eşlik ettiğinde bütünsel bir hikaye anlatmaya yardımcı olur.

Bütçe kısıtlamalarına çok fazla odaklanırsanız, çıktıların kalitesinden ödün vermiş olursunuz.

Odağı kaybetmeden PMO KPI'ları nasıl izlenir

Gerçek şu ki, en etkili KPI'lar doğru olmak için çok çaba gerektirir.

Ve uygun süreçler olmadan bu temel performans göstergelerini takip etmek zaman alıcıdır.

Yukarıdaki PMO KPI'ları listesinde, veri toplarken zamandan ve enerjiden tasarruf etmek için uygulamanız gereken gerekli süreçlerden bahsediyoruz. Yine de, insanların davranışlarını değiştirmenin ve her departmanda yeni bir süreç oluşturmanın zor olduğunu hatırlamak önemlidir. Birden fazla işlemi bırakın. Ne yazık ki uygulayabileceğiniz ve anında sonuç alabileceğiniz sihirli bir formül veya çözüm yok. İnsanlar böyle çalışmıyor.

Ancak bugün yapabileceğiniz ve çabalarınız üzerinde büyük etkisi olacak birkaç şey var.

Stratejik ve strateji odaklı olun

Takip ettiğiniz ve stratejik değeri sunmaya (ve sergilemeye) odaklandığınız PMO metriklerini seçtiğinizde stratejik.

Strateji odaklı olmak, stratejik olmaktan önce gelir. Bu nedenle stratejik uyum KPI'ları, belirlenmesi gereken en önemli settir. Aynı zamanda, “stratejik uyum” teriminin oldukça öznel doğası nedeniyle en zorudur. Bir PMO olarak, bu terimi tanımlayarak işe başlamanız ve ardından projelerinin iş stratejisiyle uyumlu olmasını ve onaylanmasını istiyorlarsa, şirketin geri kalanını bu tanımı takip etmeleri için eğitmeniz gerekir.

O halde, stratejik olmak bir deneme meselesidir. Fazladan bilgi olmadan kümeyi bulana kadar birden fazla metriği izleyin. Numaraları takip etmek için takip etmeyin. Her metrik karar verme sürecini bilgilendirmelidir.

Karar verirken kendinizi yalnızca küçük bir dizi KPI'ya danışırken bulursanız, geri kalanları bir kenara bırakın ve tasarruf ettiğiniz kaynaklar için kendinizi bir kokteylle kutlayın.

Doğru araçları seçin

Bir Google sayfası veya herhangi bir elektronik tablo, bu KPI'ları izlemek için iyi bir yer değildir.

Bunlar statik araçlar olduğundan ve işbirliğini teşvik etseler de dağınık, büyük ve gezinmesi zor araçlardır. Çok fazla bilgi gürültüsü yaratırlar ve çeşitli pratik problemler ortaya çıkarırlar. "Strateji final FINAL.xlsx en son sürüm mü?"

Çok daha iyi bir seçim bir   Cascade gibi dinamik dijital platform   herkes tarafından erişilebilir ve proje portföyünüz için tek bir doğru kaynaktır. Portföyünüzün durumunu kolayca takip edebilir ve her bir paydaş grubu için hedeflenen raporlar oluşturabilirsiniz.

İzleme ve raporlama, proje portföy yönetiminin belki de en çok zaman alan iki yönüdür, bu nedenle ne kadar çok süreci otomatikleştirirseniz, iyileştirmeye ve takip etmeye o kadar fazla zaman ayırmanız gerekir.

ile ilk yapın   KPI şablonumuz   ve zahmetsizce derinlemesine raporlar oluşturun.

Paydaşlarınız için okumak isteyecekleri kabarık olmayan bir rapor nasıl oluşturulur?

Her raporu hitap ettiğiniz paydaşa göre ayarlayın

Her paydaş grubu aynı şeyleri önemsemez.

COO'nuz Jeremy, proje yöneticilerinin Çevik veya Şelale yöntemini kullanıp kullanmadığına değil, proje teslim tarihlerine ve bunların yolda olup olmadığına önem verir. Laura ise bir müşteri başarı yöneticisidir ve gerçekçi olmayan beklentiler nedeniyle iptal edilen projelerden çok müşteri memnuniyetini önemser.

Hedef kitlenizin dikkat etmediği ve kararlarını bildirmediği bilgi ve metrikleri dışarıda bırakın.

Proaktif bir yaklaşım için, her bir paydaş grubuna en çok neyi öğrenmek istediklerini sorun. Soruyu, onlara söylemenizi istedikleri gibi değil, görmek istedikleri faydalar olarak çerçeveleyin. Deneyimsiz veya güvensiz görünebileceğiniz için zor bir soru olduğunu düşünüyorsanız, bunu hazırlıklı olunması gereken ve hiçbir şeyi şansa bırakmayan bir soru olarak çerçeveleyin.

İstenen ve ilgili tüm KPI'ları içeren mükemmel bir rapor sunarak tüm şüpheleri ortadan kaldırın.

Bilgilerin sırasını değiştir

Paydaşlarınızın dikkatini çekmek ve elde tutmak kolay bir iş değildir.

Geleneksel raporlama yöntemi en baştan başlar. Bağlamı sağlıyorsunuz, karar verme sürecini anlatıyorsunuz, kararlarınızı bilgilendiren verileri sunuyorsunuz, hatalardan bahsediyorsunuz.. ahem, yol boyunca dersler ve son olarak kararlarınızı duyuruyorsunuz. Geleneksel habercilik yöntemiyle ilgili sorun, muhtemelen hedef kitlenizin dikkatini bağlam ile içerik arasında bir yerde kaybetmiş olmanızdır.   Alınan Dersler .

Peki, aynı hikayeyi nasıl anlatabilirsiniz ama onu ilgi çekici ve akılda kalıcı hale getirebilirsiniz?

Senaryoyu kafasına çevirirsin.

Kararlarınızı açıklayarak raporlama sunumunu başlatın. "Önümüzdeki çeyrek için X, Y ve Z yapmaya karar verdik." Böylece hedef kitlenizin en çok duymak istediği bilgilerle yola çıkarsınız ve onları “Neden?” diye sormaya zorlarsınız. soru, onları meşgul tutmak. Ardından öğrenilen derslere, verilere, karar verme sürecinize ve son olarak bağlama atıfta bulunursunuz. Kararlarla başlarsınız ve ofisinizin veya işinizin ulaşmayı amaçladığı hedeflerle kapanırsınız.

Bu şekilde, her şeyi düzgün bir şekilde birbirine bağlarken paydaşların katılımını sağlar ve ilgili tüm bilgileri dahil edersiniz. Yaptığınız her ödünleşime ve yaptığınız nedenlere değindiğinizden emin olun.

KPI'larınızın takibini otomatikleştirmeye hazır mısınız?   Cascade'in bugün ücretsiz bir demoyla nasıl yardımcı olabileceğini görün.