追跡すべき上位 10 個の PMO KPI (およびその追跡方法)

優れたプロジェクト ポートフォリオ マネージャーは、オフィスのビジネス価値を示すために追跡する一連の PMO KPI を持っています。

プロジェクト管理オフィスの仕事は、面倒で複雑で、追跡が困難です。 ほとんどのビジネス リーダーは PMO を支持していますが、PMO が直接的な役割を果たしている結果を簡潔に説明できる人はほとんどいません。

この記事では、追跡する価値のある KPI のリストと、それらを利害関係者に報告する方法に関するいくつかのガイドラインを提供します。 具体的には、次のことについて説明します。

• PMO リーダーが独自の KPI セットを必要とするのはなぜですか?
• 優れたプロジェクト ポートフォリオ マネージャーが追跡する 10 の PMO KPI
• 集中力を失わずに PMO KPI を追跡する方法
• 利害関係者が読みたくなるような無駄のないレポートを作成する方法

PMO リーダーが独自の KPI セットを必要とするのはなぜですか?

それらの価値、存在の必要性を証明するために。

ほぼすべてのプロジェクト ポートフォリオ マネージャーは、PMO の価値、つまり自分の仕事の投資収益率 (ROI) を証明しなければならないという、心が張り裂けるような現実を経験しています。 彼らのオフィスが、価値のある仕事が生産性と収益性を向上させる良い投資であることを証明すること. そして、特定の投資の価値をビジネス リーダーに納得させる最善の (唯一ではないにしても) 方法は、数字を使用することです。 良い数字。

したがって、長い在職期間を持つ PMO リーダーになりたい場合は、自分のオフィスに関連する独自の KPI を追跡し、良好な状態に保つようにしてください。

すべての PMO リーダーの最優先事項

存在の脅威に直面している PMO リーダーは、次の 1 つのことに集中する必要があります。

サバイバル。

これは決して「あきらめない」という気持ちではありません。 それは効果の最良の尺度です。   研究ショー  PMO がサービスを提供する期間が長ければ長いほど、その効果は高くなります。 したがって、価値が高いほど、それがもたらす価値を証明しやすくなります。

プロジェクト管理オフィスは、緊急事態のシナリオに対する短期的な解決策やイノベーション ファクトリーと見なされるべきではありません (ただし、PMO が貴重なイノベーションを生み出すことは可能です)。

いいえ、PMO は、運用の実行と会社の適応能力を向上させるための長期的な投資と見なす必要があります。 PMO がうまく機能すると、プロジェクトはより迅速に完了し、製品は予定どおりに仕様内で納品され、売上は増加し、競争上の優位性ははるかにスムーズに管理されます。

プロジェクト管理室の運営期間が長ければ長いほど、その効果は高くなります。

優れたプロジェクト ポートフォリオ マネージャーが追跡する 10 の PMO KPI

オフィスの価値を証明することは、言うは易く行うは難しです。

最高のプロジェクト ポートフォリオ マネージャーが追跡する PMO KPI の例を 3 つの大きなカテゴリに分けて見てみましょう。

戦略的整合性と ROI KPI

プロジェクト管理オフィスがそのビジネス価値を示す最善の方法の 1 つは、その取り組みを会社の戦略計画と結びつけることです。

具体的には、PMO の作業によって、どのように収益が増加し、コストが削減され、期限が守られ、計画がよりスムーズに実行されるようになったかについて説明します。 つまり、オフィスの仕事と利害関係者が気にかけていることを結びつけます。 これは販売 101、特典を販売します。 良くも悪くも、PMO リーダーは自分の仕事の価値を上級管理職に売り込む必要があります。

したがって、以下の KPI は少し大まかに定義されています。これは、「戦略的に連携した」プロジェクトなどの特定の用語は、各企業で異なる方法で決定されるためです。 以下の KPI を定義する際に念頭に置いておくべき質問を以下に示します。

• 私たちが取り組むべき適切なプロジェクトは何ですか?
• 優先事項の上位 3 つとは? 最優先事項が 1 つあることが理想ですが、そうでない場合は 3 つまで上げてください。最終的に 3 つ以上になった場合は、に戻ります。   戦略的計画。
• 気を散らすものを排除し、本当に重要なプロジェクトにリソースを集中するにはどうすればよいでしょうか?

従業員の日常業務をビジネスの計画に合わせるのに役立ついくつかの KPI を次に示します。

戦略に沿ったプロジェクトの割合

プロジェクトの総数に対する、戦略に沿ったアクティブなプロジェクトの数。

これは、「整合」を明確に定義している限り、追跡するための簡単な尺度です。 以下に例を示します。プロジェクトが特定の KPI またはイニシアチブに直接貢献する場合、プロジェクトは戦略に沿っていると言えます。 多くの定義があります。特定のビジネスや業界に合ったものを選択してください。

戦略的な調整は、残りのプロジェクトから重要なプロジェクトを選択するための最初のフィルターです。

このパーセンテージの優れた点は、履歴データ (利用可能な場合) を取得して、集中した作業の改善、リソースのより良い利用、およびオフィスがもたらした全体的な効率を実証できることです。 この重要業績評価指標の背後にある信条は、機会損失のために、プロジェクトの実際のコストは、プロジェクトに割り当てられたリソースよりもはるかに高くなるということです。

ここでの秘訣は、完了日を含め、すべてではないにしてもほとんどのプロジェクトに適用される正式なプロジェクト終了プロセスを確立することです。

ビジネスケースが検証されたプロジェクトの割合

プロジェクトの総数に対する、ビジネスケースを承認したプロジェクトの数。

検証済みのビジネス ケースを使用して現在アクティブなプロジェクトを追跡することは重要です。これは、戦略の整合性と計画された価値の強力な指標となるためです。 また、各プロジェクトとポートフォリオ全体の投資収益率を判断するのにも役立ちます。 オフィスの ROI を主張する場合、この KPI の増加は強力な矢です。

しかし、データ収集に時間をかけすぎないようにするには、会社全体でアクセス可能で一貫性のあるドキュメントの管理システムが必要です。

年間に提供される給付の割合

所定の期間 (会計年度など) に計画されたビジネス ケースの利益に対して提供されたビジネス ケースの利益の値。

この尺度は、以前の虚栄心の指標 (ビジネス ケースは予測されたものであり、実現されていないため無駄です) からさらに一歩進んでおり、戦略的整合性とプロジェクト管理オフィスの効率の達成価値を証明しています。 利益の「価値」を測定する最良の方法は、ドルを使用することです。 この数を計算することは、円を描くことに似ています。 単純なことのように聞こえますが、これをうまく行うのは非常に困難です。

「信じられないほど難しい」部分は、それが必要とする協調的な努力にあります。 ビジネスの他の分野の自発的な協力なしに、ビジネス ケースのメリットの価値を計算することは不可能です。 ただし、ROI を測定するためのシンプルだが一貫したシステムにより、作業が少し簡単になります。

PMO パフォーマンス KPI

戦略的な整合性は、リソースの割り当てを導き、組織の集中的な取り組みの焦点を指示するための優れた羅針盤です。

ただし、これは PMO の価値を実証するための最初のステップにすぎません。 以下は、雑草をもう少し深く理解するためのいくつかのパフォーマンス メトリクスです。

一定期間内に完了したプロジェクトとキャンセルされたプロジェクトの割合

計画プロジェクト総数に対する完了プロジェクト数  対  過去 X か月間に計画されたプロジェクトの総数に対する、キャンセルまたは保留中のプロジェクトの数。

ビジネスにとって意味のある特定の期間 (12 か月など) を選択し、これら 2 つの数値を計算します。 それを成功したプロジェクトのパーセンテージと組み合わせますが、それを定義します (定義は明確にする必要があります)。 効率性を強調するために、期限内および予算内で納品されたものを強調します。 KPI を前の期間と比較して、KPI の重要性を強調します。

追跡を容易にするために、プロジェクトをアクティブ化およびキャンセルする正式なプロセスがあることを確認してください。

X 日より古いプロジェクト ステータス レポートの割合

ポートフォリオ内のプロジェクト数に対する X 日より古いプロジェクト ステータス レポートの数。

ビジネスにとって意味のある日数を決定します。 推測しようとするのではなく、データを使用して、プロジェクト ステータス レポートが古すぎてプロジェクトの現在の状態を正確に把握できない日を評価してください。 これをベースラインとして使用して、レポートの適時性を評価します。 ステータス レポートをできる限り標準化し、すべての重要な情報が含まれていることを確認します。   優れたプロジェクト ステータス レポートの内容を知りたい場合は、ガイドをお読みください。

ただし、重要な懸念事項が 1 つあります。 レポートがスプレッドシートやスライドなどの静的ツールで発生する場合、この数を追跡するには膨大な時間がかかる可能性があります。 これらのツールは手動のアプローチを必要とするため、時間がかかり、非常に非効率的です。

プロジェクトの提案とプロジェクトのアクティブ化の間のタイム ギャップ

プロジェクトの着想からプロジェクトのアクティベーションまでの平均経過日数 (アクティブなプロジェクトのみをカウント)。

大規模な組織では、プロセスが厳格であるため、市場投入までの時間を短縮することは困難です。 それを追跡することは良い習慣ですが、厳格なビジネス構造では改善の余地があまりありません。

この KPI を正確に使用するには、プロジェクトの提案とレビューのための確立されたプロセスが必要です。

プロジェクト構想からプロジェクト完了までのタイムギャップ

前の KPI と同様に、日数で計算されます。

これが減少すると、PMO のビジネス ケースが強​​化されるため、これは追跡する意味のあるメトリクスです。 この数値を前の期間と比較して、進捗状況を強調します。

繰り返しになりますが、プロジェクトの提案には確立されたプロセスが必要です。

解決されているプロジェクトの依存関係の数

排除した依存関係と単一障害点の数。

大惨事が回避されたことを人々が祝ったり、考慮に入れたりすることはめったにありません。 最高のプロジェクト管理の専門家 (PMO) は、危機を解決するだけでなく、危機を防ぎます。 そして、それを特定することは事実上不可能です。 それが、この KPI が緩和しようとしていることです。

プロジェクト ポートフォリオで最もリスクが高いのは、1 つのプロジェクトの成功/完了に依存するプロジェクトのクラスターです。 これらの依存関係を早期に管理することで、取り返しのつかない大惨事を防ぎ、プロジェクト チームを非常に不快なシナリオから救います。   依存関係を管理するには多くの戦略がありますが、それらを排除することが最も影響力のあるもののリストのトップです。

次の場合にプロジェクトの依存関係をマップする  あなたの戦略を立てる  最大の脅威を排除した後で、それらを再度マッピングします。

KPI の適応

PMO の作業のほとんどは、戦略計画の実行中に行われます。

そのとき、彼はリソースの競合を解決し、プロジェクトの予算とスコープの変更を再評価し、戦略的な優先順位とビジネス目標を思い出させ、プロジェクトのパフォーマンスを評価し、報告し、その他多くの PMO 機能を実行するために呼び出されます。

最も重要なトレードオフの決定が下されるときです。

これらの困難な決定は、実際のビジネス価値を生み出すものであり、次の KPI を使用して、知覚価値も生み出すことができます。

範囲変更が承認され、予定どおりに完了したプロジェクトの割合

予定どおりに完了し、スコープが承認されたプロジェクトの数は、特定の期間 (会計年度など) におけるポートフォリオ内のプロジェクトの総数に変化します。

最初のスコープを保持しているプロジェクトはほとんどありません。 の自然な部分です  プロジェクト管理。 ただし、プロジェクトの範囲を変更して当初の期限内に納品することは、多くの場合奇跡ではありません。 それを何度も行うことは、実行への熱心な献身と締め切りへの多大な敬意を示しています。 これらは、プロジェクト ポートフォリオ マネージャーが利用できる資質です。

より細かくしたい場合は、完了したプロジェクトのマイルストーンを追跡することをお勧めします。

このデータを取得するためのスコープ変更の正式なプロセスを確立します。 言うまでもなく、アクティブなプロジェクトをスコープの変更で追跡する必要があります。これは、もう 1 つの便利な指標です。

予算内で達成されたプロジェクトの割合

ポートフォリオ内のプロジェクトの総数に対する、予算内で完了したプロジェクトの数。

これは、単独で追跡すべきではない KPI の 1 つです。 これは北極星のメトリックではありません。 前述の指標のいくつかを伴う場合にのみ、全体論的なストーリーを伝えるのに役立ちます。

予算制限にこだわりすぎると、成果物の品質が犠牲になります。

集中力を失わずに PMO KPI を追跡する方法

真実は、最も影響力のある KPI を正確にするために多くの努力が必要であるということです。

また、適切なプロセスがなければ、これらの主要業績評価指標の追跡には時間がかかります。

上記の PMO KPI リストでは、データ収集時に時間とエネルギーを節約するために必要なプロセスについて言及しています。 ただし、人々の行動を変えて、すべての部門に新しいプロセスを定着させるのは難しいことを覚えておくことが重要です。 複数のプロセスは言うまでもありません。 残念ながら、実装してすぐに結果が得られる魔法の公式や解決策はありません。 人々はそのようには働きません。

しかし、あなたの努力に大きな影響を与える、今日できることがいくつかあります。

戦略的かつ戦略志向であること

追跡する PMO メトリクスの選択において戦略的であり、戦略的価値の提供 (および提示) に重点を置いています。

戦略指向であることは、戦略的であることよりも優先されます。 そのため、戦略的整合性 KPI が決定する最も重要なセットです。 また、「戦略的整合性」という用語の非常に主観的な性質のために、これは最も難しいことでもあります。 PMO として、その用語を定義することから始めて、会社の残りの部分がプロジェクトをビジネスの戦略に合わせて承認されるようにしたい場合は、その定義に従うように教育する必要があります。

次に、戦略的であることは実験の問題です。 冗長な情報がないセットが見つかるまで、複数のメトリックを追跡します。 追跡のために番号を追跡しないでください。 すべての指標は、意思決定プロセスに情報を提供する必要があります。

意思決定を行う際に少数の KPI のみを参照していることに気付いた場合は、残りの KPI を捨てて、節約したリソースのカクテルで自分を祝福してください。

適切なツールを選択する

Google シートやその他のスプレッドシートは、これらの KPI を追跡するのに適した場所ではありません。

これらは静的なツールであり、コラボレーションを促進しますが、煩雑で大規模であり、操作が困難です。 それらは、あまりにも多くの情報ノイズを作成し、さまざまな実際的な問題を引き起こします。 「ストラテジーファイナルFINAL.xlsxは最新版ですか？」

はるかに良い選択は、   カスケードのようなダイナミックなデジタル プラットフォーム  これは誰でもアクセスでき、プロジェクト ポートフォリオの信頼できる唯一の情報源です。 ポートフォリオの健全性を簡単に監視し、各利害関係者グループに的を絞ったレポートを作成できます。

監視とレポート作成は、プロジェクト ポートフォリオ管理でおそらく最も時間がかかる 2 つの側面であるため、自動化するプロセスが増えるほど、改善とフォローに集中する時間が増えます。

で最初にする  KPI テンプレート  詳細なレポートを簡単に作成できます。

利害関係者が読みたくなるような無駄のないレポートを作成する方法

各レポートを対象の利害関係者に合わせて調整する

すべての利害関係者グループが同じことを気にかけているわけではありません。

COO の Jeremy は、プロジェクト マネージャーがアジャイル方式とウォーターフォール方式のどちらを使用しているかではなく、プロジェクトの期限と期限が順調に進んでいるかどうかに関心があります。 一方、Laura はカスタマー サクセス マネージャーであり、非現実的な期待のためにキャンセルされたプロジェクトよりも、顧客満足度を重視しています。

ターゲットオーディエンスが注意を払わず、意思決定を通知しない情報と指標を除外します。

プロアクティブなアプローチとして、各利害関係者グループに、何について最も関心を持っているかを尋ねます。 彼らがあなたに何を伝えたいかではなく、彼らが見たいと思っている利点として質問を構成してください。 経験が浅く、自信がないと思われる可能性があるため、質問が難しいと感じた場合は、準備ができていて、偶然に任せるのが最善の質問として構成してください。

要求された関連するすべての KPI を含むキラー レポートを提供することで、疑問を解消します。

情報の順序を変更する

利害関係者の注意を引き、維持することは簡単なことではありません。

従来の報告方法は最初から始まります。 コンテキストを提供し、意思決定プロセスを詳しく説明し、意思決定に情報を提供したデータを提示し、間違いに言及します..ええと、途中で教訓を得て、最後に決定を発表します。 従来の報告方法の問題点は、文脈と内容の間のどこかで聴衆の注意を失ってしまう可能性があることです。   教訓。

では、どうすれば同じストーリーを伝えながら、魅力的で記憶に残るものにすることができるでしょうか?

スクリプトをひっくり返します。

決定事項を発表して、レポート プレゼンテーションを開始します。 「次の四半期では、X、Y、Z を行うことにしました。」 こうすることで、聴衆が最も聞きたいと思っている情報を持って旅に出ることができ、聴衆に「なぜ？」と尋ねさせることができます。 質問して、彼らの関与を維持します。 次に、学んだ教訓、データ、意思決定プロセス、そして最後にコンテキストを参照します。 意思決定から始めて、オフィスやビジネスが達成しようとしている目的で締めくくります。

そうすることで、関係者の関与を維持し、すべての関連情報を含めながら、すべてをきちんと結び付けることができます。 行ったすべてのトレードオフとその理由を必ず参照してください。

KPI の追跡を自動化する準備はできていますか?   カスケードがどのように役立つかを今すぐ無料デモでご覧ください。