추적해야 하는 상위 10개 PMO KPI(+ 추적 방법)

뛰어난 프로젝트 포트폴리오 관리자는 사무실의 비즈니스 가치를 보여주기 위해 추적하는 일련의 PMO KPI를 가지고 있습니다.

프로젝트 관리 사무실의 작업은 지저분하고 복잡하며 추적하기 어렵습니다. 대부분의 비즈니스 리더는 PMO를 지지하지만 PMO가 직접적으로 책임이 있는 결과를 간략하게 설명할 수 있는 사람은 거의 없습니다.

이 기사에서는 추적할 가치 있는 KPI 목록과 이를 이해 관계자에게 보고하는 방법에 대한 몇 가지 지침을 제공합니다. 구체적으로 다음을 논의합니다.

• PMO 리더에게 고유한 KPI 세트가 필요한 이유는 무엇입니까?
• 뛰어난 프로젝트 포트폴리오 관리자가 추적하는 10가지 PMO KPI
• 초점을 잃지 않고 PMO KPI를 추적하는 방법
• 이해 관계자가 읽고 싶어하는 보풀 없는 보고서를 작성하는 방법

PMO 리더에게 고유한 KPI 세트가 필요한 이유는 무엇입니까?

그들의 가치, 존재의 필요성을 증명하기 위해.

거의 모든 프로젝트 포트폴리오 관리자는 자신의 작업에 대한 투자 수익률(ROI)인 PMO의 가치를 입증해야 하는 가슴 아픈 현실을 경험했습니다. 그들의 사무실이 생산성과 수익성을 높이는 가치 있는 투자라는 것을 증명하기 위해. 그리고 특정 투자의 가치에 대해 비즈니스 리더를 설득하는 유일한 방법은 아니지만 가장 좋은 방법은 숫자를 사용하는 것입니다. 좋은 숫자.

따라서 장기 근속의 PMO 리더가 되고 싶다면 사무실 KPI와 관련성이 있고 고유한 KPI를 추적하고 양호한 상태로 유지해야 합니다.

모든 PMO 리더의 최우선 순위

실존적 위협에 직면한 PMO 리더는 한 가지에 집중해야 합니다.

활착.

이것은 "절대 포기하지 말라"는 감정이 아닙니다. 최고의 효율성 측정입니다.   연구 결과   PMO가 서비스를 제공하는 기간이 길수록 더 효과적입니다. 따라서 가치가 높을수록 가치를 더 쉽게 입증할 수 있습니다.

프로젝트 관리 사무실은 비상 시나리오나 혁신 공장에 대한 단기 솔루션으로 간주되어서는 안 됩니다(PMO가 귀중한 혁신을 낳을 수는 있지만).

아니요, PMO는 운영 실행과 회사의 적응 능력을 개선하기 위한 장기 투자로 간주되어야 합니다. PMO가 잘 작동하면 프로젝트가 더 빨리 완료되고 제품이 제 시간에 사양 내로 배송되고 매출이 증가하고 경쟁 우위가 훨씬 원활하게 관리됩니다.

프로젝트 관리 사무실이 오래 운영될수록 효율성이 높아집니다.

뛰어난 프로젝트 포트폴리오 관리자가 추적하는 10가지 PMO KPI

사무실의 가치를 증명하는 것은 말처럼 쉽습니다.

최고의 프로젝트 포트폴리오 관리자가 추적하는 몇 가지 PMO KPI 예를 세 가지 큰 범주로 구분하여 살펴보겠습니다.

전략적 조정 및 ROI KPI

프로젝트 관리 사무실이 비즈니스 가치를 보여줄 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나는 회사의 전략 계획과 노력을 연결하는 것입니다.

특히, PMO의 작업이 어떻게 수익 증대, 비용 절감, 기한 준수 및 계획 실행의 순조로운 결과를 가져왔는지에 대해 설명합니다. 즉, 이해 관계자가 관심을 갖는 것과 사무실의 작업을 연결합니다. 이것은 판매 101, 혜택을 판매합니다. 좋든 나쁘든 PMO 리더는 자신의 작업 가치를 고위 경영진에게 팔아야 합니다.

따라서 다음 KPI는 "전략적으로 정렬된" 프로젝트와 같은 특정 용어가 회사마다 다르게 결정되기 때문에 약간 느슨하게 정의됩니다. 다음 KPI를 정의할 때 염두에 두어야 할 질문은 다음과 같습니다.

• 우리가 작업해야 하는 올바른 프로젝트는 무엇입니까?
• 우리의 3대 우선순위는 무엇입니까? 이상적으로는 하나의 최우선 순위가 있지만 그렇지 않은 경우 최대 3으로 이동하십시오. 3 이상으로 끝나면 다음으로 돌아가십시오.   전략 기획.
• 산만함을 없애고 진정으로 중요한 프로젝트에 리소스를 집중하려면 어떻게 해야 합니까?

다음은 사람들의 일상 업무를 비즈니스 계획에 맞추는 데 도움이 되는 몇 가지 KPI입니다.

전략과 연계된 프로젝트 비율

총 프로젝트 수에 대한 전략에 맞춰 정렬된 활성 프로젝트 수입니다.

이는 "정렬"을 명확하게 정의한 경우 추적할 수 있는 간단한 측정입니다. 예를 들면 다음과 같습니다. 프로젝트가 특정 KPI 또는 이니셔티브에 직접 기여하는 경우 전략에 맞게 조정됩니다. 많은 정의가 있으므로 특정 비즈니스 및 산업에 맞는 정의를 선택하십시오.

전략적 정렬은 나머지 중에서 중요한 프로젝트를 선택하기 위한 첫 번째 필터입니다.

이 비율의 장점은 과거 데이터(사용 가능한 경우)를 사용하여 집중 작업의 개선, 리소스 활용도 및 사무실이 가져온 전반적인 효율성을 입증할 수 있다는 것입니다. 이 핵심 성과 지표 이면의 원칙은 잘못 정렬된 프로젝트의 실제 비용이 기회 손실로 인해 할당된 리소스보다 훨씬 높다는 것입니다.

여기서 트릭은 완료 날짜를 포함하고 모든 프로젝트는 아니지만 대부분의 프로젝트에 적용되는 공식적인 프로젝트 종료 프로세스를 설정하는 것입니다.

검증된 비즈니스 사례가 있는 프로젝트의 비율

총 프로젝트 수에 대한 비즈니스 사례를 승인한 프로젝트 수입니다.

검증된 비즈니스 사례로 현재 진행 중인 프로젝트를 추적하는 것이 중요합니다. 이는 전략적 조정 및 계획된 가치의 강력한 지표이기 때문입니다. 또한 각 프로젝트와 전체 포트폴리오에 대한 투자 수익을 결정하는 데 도움이 됩니다. 사무실의 ROI를 입증할 때 이 KPI의 증가는 화살통에 강력한 화살이 됩니다.

그러나 데이터 수집에 너무 많은 시간을 소비하지 않으려면 액세스 가능하고 전사적으로 일관성 있는 문서 관리 시스템이 필요합니다.

연간 제공되는 혜택 비율

주어진 기간(예: 회계 연도)에 계획된 비즈니스 사례 혜택에 전달된 비즈니스 사례 혜택의 가치.

이 측정은 이전의 허영심 메트릭에서 한 걸음 더 나아가 비즈니스 사례가 실현되지 않고 예상되기 때문에 헛된 것이며 전략적 조정과 프로젝트 관리 사무소의 효율성을 통해 얻은 가치를 증명합니다. 혜택의 "가치"를 측정하는 가장 좋은 방법은 달러를 사용하는 것입니다. 이 숫자를 계산하는 것은 원을 그리는 것과 같습니다. 간단해 보이지만 잘 하기는 정말 어렵습니다.

"믿을 수 없을 정도로 힘든" 부분은 필요한 조정된 노력에 있습니다. 비즈니스의 다른 영역의 자발적인 협력 없이 비즈니스 사례 혜택의 가치를 계산하는 것은 불가능합니다. 그러나 ROI를 측정하는 간단하지만 일관된 시스템은 작업을 조금 더 쉽게 만듭니다.

PMO 성과 KPI

전략적 정렬은 리소스 할당을 안내하고 조직의 집중된 노력의 초점을 안내하는 훌륭한 나침반입니다.

그러나 이는 PMO의 가치를 입증하는 첫 번째 단계일 뿐입니다. 다음은 잡초에 대해 좀 더 깊이 이해할 수 있는 몇 가지 성능 지표입니다.

주어진 기간 내에 완료된 프로젝트와 취소된 프로젝트의 비율

완료된 프로젝트 수에서 계획된 총 프로젝트 수   ~ 대   지난 X개월 동안 계획된 총 프로젝트 수에 대한 취소 또는 보류 프로젝트 수.

귀하의 비즈니스에 적합한 특정 기간(예: 12개월)을 선택하고 이 두 숫자를 계산하십시오. 성공적인 프로젝트의 백분율과 쌍을 이루십시오. 그러나 정의하십시오(정의가 명확해야 함). 효율성을 강조하기 위해 기한과 예산 내에서 전달된 것을 강조 표시합니다. 이전 기간과 비교하여 KPI의 중요성을 강화합니다.

쉽게 추적할 수 있도록 프로젝트를 활성화하고 취소하는 공식 프로세스가 있는지 확인하십시오.

X일보다 오래된 프로젝트 상태 보고서의 비율

포트폴리오의 프로젝트 수에 대한 X일보다 오래된 프로젝트 상태 보고서 수.

귀하의 비즈니스에 적합한 일 수를 결정하십시오. 추측하려고 하지 말고 데이터를 사용하여 프로젝트 상태 보고서가 너무 오래되어 프로젝트의 현재 상태에 대한 정확한 그림을 제공할 수 없는 날짜를 평가하십시오. 보고서 적시성을 평가하기 위한 기준으로 사용하십시오. 상태 보고서를 최대한 표준화하고 모든 필수 정보를 포함하도록 합니다.   훌륭한 프로젝트 상태 보고서에 포함되는 내용을 알고 싶다면 가이드를 읽어보세요.

하지만 한 가지 중요한 우려 사항이 있습니다. 스프레드시트 및 슬라이드와 같은 정적 도구에서 보고가 발생하는 경우 이 숫자를 추적하는 데 엄청난 시간이 걸릴 수 있습니다. 이러한 도구에는 시간이 많이 걸리고 매우 비효율적인 수동 접근 방식이 필요합니다.

프로젝트 제안과 프로젝트 활성화 사이의 시간차

프로젝트 구상 및 활성화 이후 평균 경과 일수(활성화된 프로젝트만 계산).

대규모 조직에서는 엄격한 프로세스로 인해 출시 시간을 단축하기 어렵습니다. 이를 추적하는 것은 좋은 방법이지만 경직된 비즈니스 구조는 개선의 여지를 많이 남기지 않습니다.

이 KPI가 정확하려면 프로젝트 제안 및 검토를 위한 확립된 프로세스가 필요합니다.

프로젝트 구상과 완료 사이의 시차

이전 KPI와 같이 일 단위로 계산됩니다.

감소하면 PMO에 대한 비즈니스 사례가 강화되므로 추적해야 하는 훨씬 더 의미 있는 메트릭입니다. 이 숫자를 이전 기간과 대조하여 진행 상황을 강조합니다.

다시 말하지만, 프로젝트 제안을 위한 확립된 프로세스가 필요합니다.

해결 중인 프로젝트 종속성 수

제거한 종속성 및 단일 실패 지점 수입니다.

사람들은 거의 피한 재앙을 축하하거나 고려하지 않습니다. 최고의 PMO(프로젝트 관리 전문가)는 위기를 해결할 뿐만 아니라 예방합니다. 그리고 그것은 사실상 속성을 부여하는 것이 불가능합니다. 이것이 바로 이 KPI가 완화하려고 하는 것입니다.

프로젝트 포트폴리오에서 가장 높은 위험은 단일 프로젝트의 성공/완료에 의존하는 프로젝트 클러스터입니다. 이러한 종속성을 조기에 관리하면 돌이킬 수 없는 재앙을 방지하고 극도로 불쾌한 시나리오에서 프로젝트 팀을 구할 수 있습니다.   의존성을 관리하기 위한 많은 전략이 있지만, 그것들을 제거하는 것이 가장 영향력 있는 것들의 목록에 있습니다.

다음과 같은 경우 프로젝트 종속성을 매핑합니다.   전략 수립   그리고 나중에 가장 큰 위협을 제거했을 때 다시 매핑하십시오.

KPI 조정

PMO의 대부분의 작업은 전략 계획을 실행하는 동안 발생합니다.

자원 충돌을 해결하고, 프로젝트 예산 및 범위 변경 사항을 재평가하고, 전략적 우선 순위와 비즈니스 목표를 상기시키고, 프로젝트 성과를 평가하고, 보고하고, 기타 많은 PMO 기능을 수행하도록 부름을 받았습니다.

가장 중요한 트레이드오프 결정이 내려지는 때입니다.

이러한 어려운 결정이 실제 비즈니스 가치를 생성하며 다음 KPI를 통해 인지된 가치도 생성할 수 있습니다.

승인된 범위 변경이 있는 정시에 완료된 프로젝트의 비율

지정된 기간(예: 회계 연도)에 포트폴리오의 총 프로젝트 수에 대한 승인된 범위 변경으로 정시에 완료된 프로젝트 수입니다.

초기 범위를 유지하는 프로젝트는 거의 없습니다. 의 자연스러운 부분입니다   프로젝트 관리. 그러나 프로젝트의 범위를 변경하고 초기 기한 내에 납품하는 것은 종종 기적이 아닙니다. 그것을 여러 번 하는 것은 실행에 대한 맹렬한 헌신과 마감일에 대한 엄청난 존중을 보여줍니다. 이는 프로젝트 포트폴리오 관리자가 활용할 수 있는 자질입니다.

완성된 프로젝트 이정표를 추적하는 것은 더 세부적인 작업을 수행하려는 경우에 좋은 방법입니다.

이 데이터를 획득하기 위해 범위 변경의 공식 프로세스를 수립하십시오. 말할 필요도 없이, 또 다른 유용한 지표인 범위 변경으로 활성 프로젝트를 추적해야 합니다.

예산 내에서 수행된 프로젝트 비율

포트폴리오의 총 프로젝트 수에 대한 예산 내 완료된 프로젝트 수.

이것은 자체적으로 추적해서는 안되는 KPI 중 하나입니다. 북극성 측정법이 아닙니다. 앞서 언급한 지표 중 일부가 수반될 때만 전체론적 스토리를 전달하는 데 도움이 됩니다.

예산 제한에 너무 집중하면 결과물의 품질이 저하됩니다.

초점을 잃지 않고 PMO KPI를 추적하는 방법

사실 가장 영향력 있는 KPI는 정확하기 위해 많은 노력이 필요합니다.

그리고 적절한 프로세스가 없으면 이러한 핵심 성과 지표를 추적하는 데 시간이 많이 걸립니다.

위의 PMO KPI 목록에서 데이터를 수집할 때 시간과 에너지를 절약하기 위해 갖추어야 할 필수 프로세스에 대해 언급했습니다. 그러나 사람들의 행동을 바꾸고 모든 단일 부서에서 새로운 프로세스를 고수하는 것은 어렵다는 것을 기억하는 것이 중요합니다. 여러 프로세스는 말할 것도 없고요. 불행히도 구현하고 즉각적인 결과를 얻을 수 있는 마법의 공식이나 솔루션은 없습니다. 사람들은 그렇게 일하지 않습니다.

그러나 오늘 할 수 있는 몇 가지 일이 그 노력에 막대한 영향을 미칠 것입니다.

전략적이고 전략적인 사람이 되십시오

추적하고 전략적 가치를 제공(및 표시)하는 데 중점을 둔 PMO 메트릭 선택에 있어 전략적입니다.

전략 지향적인 것은 전략적인 것보다 우선합니다. 이것이 전략적 조정 KPI가 결정해야 하는 가장 중요한 세트인 이유입니다. 또한 "전략적 조정"이라는 용어의 주관적인 특성 때문에 가장 어렵습니다. PMO는 먼저 해당 용어를 정의한 다음 프로젝트가 비즈니스 전략과 일치하고 승인을 받기를 원하는 경우 해당 정의를 따르도록 회사를 교육해야 합니다.

그렇다면 전략적이 되는 것은 실험의 문제입니다. 중복 정보가 없는 세트를 찾을 때까지 여러 메트릭을 추적합니다. 추적을 위해 숫자를 추적하지 마십시오. 모든 메트릭은 의사 결정 프로세스에 정보를 제공해야 합니다.

결정을 내릴 때 KPI의 작은 집합만 참조하고 있는 자신을 발견하면 나머지는 버리고 절약한 리소스에 대한 칵테일로 자신을 축하하십시오.

올바른 도구 선택

Google 시트 또는 모든 종류의 스프레드시트는 이러한 KPI를 추적하는 데 적합하지 않습니다.

이러한 도구는 정적인 도구이고 공동 작업을 권장하지만 지저분하고 방대하며 탐색하기 어렵습니다. 너무 많은 정보 소음을 만들고 다양한 실제 문제를 야기합니다. "전략 최종 FINAL.xlsx가 최신 버전입니까?"

훨씬 더 나은 선택은   Cascade와 같은 동적 디지털 플랫폼   모든 사람이 액세스할 수 있으며 프로젝트 포트폴리오에 대한 단일 정보 소스입니다. 포트폴리오의 상태를 쉽게 모니터링하고 각 이해 관계자 그룹에 대한 대상 보고서를 작성할 수 있습니다.

모니터링과 보고는 프로젝트 포트폴리오 관리에서 가장 시간이 많이 걸리는 두 가지 측면일 수 있으므로 자동화하는 프로세스가 많을수록 개선과 후속 작업에 더 많은 시간을 집중해야 합니다.

로 첫 번째 만들기   우리의 KPI 템플릿   심도 있는 보고서를 손쉽게 작성할 수 있습니다.

이해 관계자가 읽고 싶어하는 보풀 없는 보고서를 작성하는 방법

대상 이해 관계자에 맞게 각 보고서를 조정합니다.

모든 이해 관계자 그룹이 동일한 사항에 관심을 갖는 것은 아닙니다.

COO인 Jeremy는 프로젝트 관리자가 Agile 방법을 사용하는지 아니면 Waterfall 방법을 사용하는지가 아니라 프로젝트 마감일과 일정이 순조롭게 진행되고 있는지 여부를 중요하게 생각합니다. 반면에 로라는 비현실적인 기대로 인해 취소된 프로젝트보다 고객 성공 관리자로서 고객 만족을 더 중요하게 생각합니다.

대상 고객이 주의를 기울이지 않고 결정에 영향을 미치지 않는 정보와 측정항목을 생략합니다.

사전 예방적 접근을 위해 각 이해 관계자 그룹에게 가장 배우고 싶은 것이 무엇인지 물어보십시오. 당신이 그들에게 말해주기를 바라는 것이 아니라 그들이 보고 싶어하는 이점으로 질문의 틀을 잡으십시오. 경험이 부족하거나 자신이 없는 것처럼 보일 수 있기 때문에 어려운 질문이라고 생각되면 가장 잘 준비하고 기회가 없는 질문으로 설정하십시오.

모든 요청 및 관련 KPI가 포함된 킬러 보고서를 제공하여 의심을 없애십시오.

정보의 순서 변경

이해 관계자의 관심을 끌고 유지하는 것은 쉬운 일이 아닙니다.

전통적인 보고 방식은 처음부터 시작됩니다. 당신은 맥락을 제공하고, 의사 결정 과정을 설명하고, 결정에 영향을 준 데이터를 제시하고, 실수를 언급하고, 그 과정에서 교훈을 얻고, 마지막으로 결정을 발표합니다. 전통적인 보고 방식의 문제점은 아마도 청중의 주의를 문맥과   배운 교훈 .

그렇다면 어떻게 같은 이야기를 하면서도 흥미롭고 기억에 남게 만들 수 있을까요?

당신은 머리에 스크립트를 뒤집습니다.

결정을 발표함으로써 보고 프레젠테이션을 시작하십시오. "다음 분기에는 X, Y, Z를 하기로 결정했습니다." 그런 식으로 청중이 가장 듣고 싶어하는 정보를 전달하고 "왜?"라고 묻도록 강요합니다. 질문, 참여 유지. 그런 다음 배운 교훈, 데이터, 의사 결정 과정, 그리고 마지막으로 컨텍스트를 참조합니다. 결정부터 시작하여 사무실이나 비즈니스가 달성하고자 하는 목표로 마무리합니다.

그렇게 하면 이해 관계자의 참여를 유지하고 모든 관련 정보를 포함하는 동시에 모든 것을 깔끔하게 연결할 수 있습니다. 당신이 한 모든 절충안과 그렇게 한 이유를 언급했는지 확인하십시오.

KPI 추적을 자동화할 준비가 되셨습니까?   지금 Cascade가 무료 데모를 어떻게 도울 수 있는지 확인하십시오.