KPI 10 อันดับแรกของ PMO ที่คุณควรติดตาม (+ วิธีติดตาม)

ผู้จัดการพอร์ตโครงการที่โดดเด่นมีชุด PMO KPI ที่พวกเขาติดตามเพื่อแสดงมูลค่าทางธุรกิจของสำนักงานของพวกเขา

งานของสำนักงานบริหารโครงการมีความยุ่งเหยิง ซับซ้อน และติดตามได้ยาก แม้ว่าผู้นำธุรกิจส่วนใหญ่จะสนับสนุน PMO ของตน แต่มีเพียงไม่กี่คนที่สามารถอธิบายผลลัพธ์ที่รับผิดชอบโดยตรงได้อย่างกระชับ

ในบทความนี้ เราขอเสนอรายการ KPI ที่ควรค่าแก่การติดตามและหลักเกณฑ์บางประการเกี่ยวกับวิธีการรายงานให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณทราบ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เราหารือเกี่ยวกับ:

• เหตุใดผู้นำ PMO จึงต้องการชุด KPI ที่ไม่เหมือนใคร
• 10 PMO KPIs ผู้จัดการพอร์ตโครงการที่โดดเด่นติดตาม
• วิธีติดตาม PMO KPI โดยไม่สูญเสียโฟกัส
• วิธีสร้างรายงานที่ไม่ฟุ่มเฟือยสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณที่พวกเขาต้องการอ่าน

เหตุใดผู้นำ PMO จึงต้องการชุด KPI ที่ไม่เหมือนใคร

เพื่อพิสูจน์คุณค่า ความจำเป็นของการดำรงอยู่

ผู้จัดการพอร์ตโครงการเกือบทุกคนเคยประสบกับความเป็นจริงที่บีบคั้นจิตใจที่ต้องพิสูจน์คุณค่าของ PMO ซึ่งเป็นผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ของงานของเขา/เธอ เพื่อพิสูจน์ว่าสำนักงานของพวกเขาเป็นการลงทุนที่ดี งานที่มีคุณค่าช่วยเพิ่มผลผลิตและผลกำไร และวิธีที่ดีที่สุด หากไม่ใช่วิธีเดียว ในการโน้มน้าวผู้นำธุรกิจให้เห็นคุณค่าของการลงทุนโดยเฉพาะคือการใช้ตัวเลข ตัวเลขดี.

ดังนั้น หากคุณต้องการเป็นผู้นำ PMO ที่มีวาระการดำรงตำแหน่งยาวนาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดตามและอยู่ในสภาพดีของ KPI ที่เกี่ยวข้องและไม่เหมือนใครในสำนักงานของคุณ

ลำดับความสำคัญอันดับ 1 ของผู้นำ ป.ป.ช. ทุกคน

ผู้นำ PMO ที่เผชิญกับภัยคุกคามที่มีอยู่ควรเน้นที่สิ่งหนึ่ง:

การอยู่รอด

นี่ไม่ใช่ความรู้สึก "ไม่ยอมแพ้" เป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่ดีที่สุด   การวิจัยแสดงให้เห็นว่า   ว่ายิ่งสำนักงานปลัดฯ ให้บริการนานเท่าไร ก็ยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้น ยิ่งมีค่ามากเท่าใด และยิ่งพิสูจน์คุณค่าที่ได้มาได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

สำนักงานบริหารโครงการไม่ควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นวิธีแก้ปัญหาระยะสั้นในสถานการณ์ฉุกเฉินหรือโรงงานนวัตกรรม (แม้ว่าจะเป็นไปได้ที่สำนักงานปลัดฯ จะทำให้เกิดนวัตกรรมที่ประเมินค่าไม่ได้ก็ตาม)

ไม่ PMO ควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นการลงทุนระยะยาวในการปรับปรุงการดำเนินการในการปฏิบัติงานและความสามารถในการปรับตัวของบริษัท เมื่อสำนักงานปลัดฯ ทำงานได้ดี โครงการจะเสร็จเร็วขึ้น มีการส่งมอบผลิตภัณฑ์ตรงเวลาและอยู่ในข้อกำหนด ยอดขายเพิ่มขึ้น และการจัดการความได้เปรียบในการแข่งขันจะราบรื่นกว่ามาก

สำนักงานบริหารโครงการยิ่งดำเนินการนานเท่าใด ประสิทธิผลก็ยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น

10 PMO KPIs ผู้จัดการพอร์ตโครงการที่โดดเด่นติดตาม

การพิสูจน์คุณค่าของสำนักงานนั้นพูดง่ายกว่าทำ

มาดูตัวอย่าง PMO KPI ของผู้จัดการพอร์ตโครงการที่ดีที่สุด โดยแยกออกเป็นสามประเภทใหญ่ๆ

การวางตำแหน่งเชิงกลยุทธ์และ KPI ROI

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดที่สำนักงานบริหารโครงการสามารถแสดงมูลค่าทางธุรกิจคือการเชื่อมโยงความพยายามกับแผนกลยุทธ์ของบริษัท

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การทำงานของสำนักงานปลัดฯ ส่งผลให้รายได้เพิ่มขึ้น ต้นทุนลดลง กำหนดเวลาที่เหมาะสม และการดำเนินการตามแผนราบรื่นขึ้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง เชื่อมโยงงานของสำนักงานกับสิ่งที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ความสำคัญ นี่คือการขาย 101 ขายผลประโยชน์ ดีหรือไม่ดีผู้นำ PMO จำเป็นต้องขายคุณค่าของงานของตนให้กับผู้นำระดับสูง

ดังนั้น KPI ต่อไปนี้จึงมีการกำหนดไว้อย่างหลวมๆ เนื่องจากคำบางคำ เช่น โครงการที่ "สอดคล้องเชิงกลยุทธ์" ถูกกำหนดแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท นี่คือคำถามที่คุณต้องการทราบเมื่อกำหนด KPI ต่อไปนี้:

• โครงการที่เหมาะสมที่เราควรทำคืออะไร?
• ลำดับความสำคัญ 3 อันดับแรกของเราคืออะไร ตามหลักการแล้ว คุณมีลำดับความสำคัญสูงสุดเพียงรายการเดียว แต่ถ้าคุณไม่มี ให้เพิ่มเป็น 3 หากคุณลงท้ายด้วยมากกว่า 3 ให้กลับไปที่   การวางแผนเชิงกลยุทธ์.
• เราจะขจัดสิ่งรบกวนสมาธิและมุ่งเน้นทรัพยากรของเราในโครงการที่สำคัญจริงๆ ได้อย่างไร

ต่อไปนี้คือ KPI บางส่วนที่ช่วยให้คุณปรับงานประจำวันของผู้คนให้สอดคล้องกับแผนธุรกิจ:

เปอร์เซ็นต์ของโครงการที่สอดคล้องกับกลยุทธ์

จำนวนโครงการที่ใช้งานอยู่ซึ่งสอดคล้องกับกลยุทธ์กับจำนวนโครงการทั้งหมด

นี่เป็นการวัดที่ง่ายในการติดตาม ตราบใดที่คุณกำหนด "สอดคล้อง" ไว้อย่างชัดเจน นี่คือตัวอย่าง: โครงการสอดคล้องกับกลยุทธ์เมื่อมีส่วนโดยตรงกับ KPI หรือความคิดริเริ่มบางอย่าง มีคำจำกัดความมากมาย เลือกคำที่เหมาะสมกับธุรกิจและอุตสาหกรรมของคุณโดยเฉพาะ

การจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์เป็นตัวกรองแรกของคุณสำหรับการเลือกโครงการที่สำคัญจากส่วนที่เหลือ

อัจฉริยะของเปอร์เซ็นต์นี้คือคุณสามารถใช้ข้อมูลในอดีต (หากมี) เพื่อแสดงให้เห็นถึงการปรับปรุงงานที่มุ่งเน้น การใช้ทรัพยากรที่ดีขึ้น และประสิทธิภาพโดยรวมที่สำนักงานของคุณนำมา หลักการที่อยู่เบื้องหลังตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักนี้คือต้นทุนจริงของโครงการที่ไม่ตรงแนวนั้นสูงกว่าทรัพยากรที่จัดสรรให้เนื่องจากการสูญเสียโอกาส

เคล็ดลับที่นี่คือการสร้างกระบวนการปิดโครงการอย่างเป็นทางการ ซึ่งรวมถึงวันที่เสร็จสิ้นและนำไปใช้กับโครงการส่วนใหญ่ หรือไม่ทั้งหมด

เปอร์เซ็นต์ของโครงการที่มีกรณีธุรกิจที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว

จำนวนโครงการที่อนุมัติกรณีธุรกิจต่อจำนวนโครงการทั้งหมด

สิ่งสำคัญคือต้องติดตามโครงการที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันด้วยกรณีธุรกิจที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว เนื่องจากเป็นตัวบ่งชี้ที่ชัดเจนของการจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์และมูลค่าที่วางแผนไว้ นอกจากนี้ยังช่วยในการกำหนดผลตอบแทนการลงทุนในแต่ละโครงการและพอร์ตการลงทุนทั้งหมดอีกด้วย เมื่อสร้างกรณีสำหรับ ROI ของสำนักงาน KPI ที่เพิ่มขึ้นนี้เป็นลูกศรที่ทรงพลังในตัวสั่นของคุณ

แต่เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้เวลามากเกินไปในการรวบรวมข้อมูล คุณต้องมีระบบการจัดการสำหรับเอกสารของคุณที่เข้าถึงได้และสม่ำเสมอทั่วทั้งบริษัท

เปอร์เซ็นต์ของผลประโยชน์ที่ส่งมอบต่อปี

มูลค่าของผลประโยชน์กรณีธุรกิจที่ส่งมอบให้กับผลประโยชน์กรณีธุรกิจที่วางแผนไว้ในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ปีบัญชี

การวัดนี้ทำให้คุณก้าวไปอีกขั้นจากตัววัดความไร้สาระก่อนหน้า — มันไร้ประโยชน์เพราะกรณีธุรกิจถูกคาดการณ์ไว้ ไม่ใช่รับรู้ — และพิสูจน์คุณค่าที่ได้รับของการจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์และประสิทธิภาพของสำนักงานบริหารโครงการ วิธีที่ดีที่สุดในการวัด "มูลค่า" ของผลประโยชน์คือการใช้เงินดอลลาร์ การคำนวณตัวเลขนี้เหมือนกับการวาดวงกลม ฟังดูง่าย แต่ยากที่จะทำได้ดีอย่างเหลือเชื่อ

ส่วน "ยากอย่างไม่น่าเชื่อ" อยู่ในความพยายามประสานงานที่ต้องการ เป็นไปไม่ได้ที่จะคำนวณมูลค่าผลประโยชน์กรณีธุรกิจโดยปราศจากความร่วมมือโดยสมัครใจของส่วนอื่นๆ ของธุรกิจ ระบบที่เรียบง่ายแต่สม่ำเสมอในการวัด ROI ทำให้งานง่ายขึ้นเล็กน้อย

KPI ประสิทธิภาพของ PMO

การจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์เป็นเข็มทิศที่ดีเยี่ยมในการชี้นำการจัดสรรทรัพยากรและชี้นำจุดโฟกัสของความพยายามที่เข้มข้นขององค์กร

อย่างไรก็ตาม เป็นเพียงขั้นตอนแรกในการแสดงคุณค่าของสำนักงานปลัดฯ ต่อไปนี้คือตัวชี้วัดประสิทธิภาพบางส่วนที่ช่วยให้คุณเจาะลึกลงไปในวัชพืชได้มากขึ้น:

เปอร์เซ็นต์ของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ VS โครงการที่ยกเลิกภายในระยะเวลาที่กำหนด

จำนวนโครงการที่สร้างเสร็จแล้วต่อจำนวนโครงการที่วางแผนไว้ทั้งหมด   เทียบกับ   จำนวนโปรเจ็กต์ที่ยกเลิกหรือรอดำเนินการ ต่อจำนวนโปรเจ็กต์ที่วางแผนไว้ทั้งหมดในช่วง X เดือนที่ผ่านมา

เลือกช่วงเวลาที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ เช่น 12 เดือน แล้วคำนวณตัวเลขสองตัวนี้ จับคู่กับเปอร์เซ็นต์ของโครงการที่ประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตาม คุณกำหนดสิ่งนั้น (คำจำกัดความของคุณจะต้องชัดเจน) เน้นสิ่งที่จัดส่งภายในกำหนดเวลาและภายในงบประมาณเพื่อเน้นประสิทธิภาพ ตอกย้ำความสำคัญของ KPI โดยเปรียบเทียบกับช่วงเวลาก่อนหน้า

เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีกระบวนการที่เป็นทางการในการเปิดใช้งานและยกเลิกโครงการเพื่อให้ติดตามได้อย่างง่ายดาย

เปอร์เซ็นต์ของรายงานสถานะโครงการที่เก่ากว่า X จำนวนวัน

จำนวนรายงานสถานะโครงการที่เก่ากว่า X วันถึงจำนวนโครงการในพอร์ต

กำหนดจำนวนวันที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ อย่าพยายามเดา ใช้ข้อมูลเพื่อประเมินว่ารายงานสถานะโครงการวันไหนเก่าเกินไปที่จะให้ภาพที่ถูกต้องของสถานะปัจจุบันของโครงการ ใช้สิ่งนั้นเป็นพื้นฐานในการประเมินความตรงเวลาของรายงาน จัดทำรายงานสถานะให้เป็นมาตรฐานมากที่สุด และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด   หากคุณต้องการทราบว่ารายงานสถานะโครงการที่ยอดเยี่ยมมีอะไรบ้าง โปรดอ่านคำแนะนำของเรา

มีข้อกังวลที่สำคัญประการหนึ่งคือ การติดตามหมายเลขนี้อาจใช้เวลานานมากเมื่อมีการรายงานในเครื่องมือแบบคงที่ เช่น สเปรดชีตและสไลด์ เครื่องมือเหล่านี้ต้องใช้วิธีการแบบแมนนวลซึ่งทำให้เสียเวลาและไม่มีประสิทธิภาพสูง

ช่องว่างเวลาระหว่างข้อเสนอโครงการและการเปิดใช้งานโครงการ

จำนวนวันที่ผ่านไปโดยเฉลี่ยตั้งแต่การเริ่มโครงการและการเปิดใช้งานโครงการ (นับเฉพาะโครงการที่เปิดใช้งาน)

ในองค์กรขนาดใหญ่ การปรับปรุงเวลาออกสู่ตลาดเป็นเรื่องยากเนื่องจากกระบวนการที่เข้มงวด การติดตามถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี แต่โครงสร้างธุรกิจที่เข้มงวดไม่ได้เหลือพื้นที่ให้ปรับปรุงมากนัก

คุณจะต้องมีกระบวนการที่กำหนดไว้สำหรับข้อเสนอโครงการและการตรวจสอบเพื่อให้ถูกต้องตาม KPI นี้

ช่องว่างเวลาระหว่างแนวคิดของโครงการและโครงการที่เสร็จสิ้น

คำนวณเป็นวัน เช่น KPI ก่อนหน้า

นี่เป็นตัวชี้วัดที่มีความหมายมากขึ้นในการติดตามเนื่องจากการลดลงนี้ทำให้ธุรกิจของคุณแข็งแกร่งขึ้นสำหรับ PMO เปรียบเทียบตัวเลขนี้กับช่วงเวลาก่อนหน้าเพื่อเน้นความคืบหน้า

อีกครั้ง คุณต้องมีกระบวนการที่กำหนดไว้สำหรับข้อเสนอโครงการ

# ของการพึ่งพาโปรเจ็กต์กำลังได้รับการแก้ไข

จำนวนการพึ่งพาและจุดล้มเหลวจุดเดียวที่คุณตัดออก

ไม่ค่อยมีคนเฉลิมฉลองหรือคำนึงถึงภัยพิบัติที่หลีกเลี่ยง ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการ (PMO) ที่ดีที่สุดไม่เพียงแก้ไขวิกฤต แต่ยังป้องกันพวกเขาด้วย และนั่นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะระบุ นั่นคือสิ่งที่ KPI นี้พยายามบรรเทา

ความเสี่ยงสูงสุดในพอร์ตโครงการคือกลุ่มของโครงการที่ขึ้นอยู่กับความสำเร็จ/ความสมบูรณ์ของโครงการเดียว การจัดการการขึ้นต่อกันเหล่านี้ตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยป้องกันหายนะที่ไม่สามารถย้อนกลับได้ และช่วยทีมโครงการจากสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์อย่างยิ่ง   มีกลยุทธ์มากมายในการจัดการการขึ้นต่อกัน แต่การกำจัดทิ้งนั้นอยู่ในอันดับต้น ๆ ของรายการที่มีผลกระทบมากที่สุด

แมปการขึ้นต่อกันของโปรเจ็กต์เมื่อ   กำหนดกลยุทธ์ของคุณ   และทำแผนที่อีกครั้งในภายหลังเมื่อคุณกำจัดภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุด

การปรับ KPI

งานของสำนักงานปลัดฯ ส่วนใหญ่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการตามแผนยุทธศาสตร์

นั่นคือตอนที่เขาได้รับเรียกให้แก้ไขข้อขัดแย้งด้านทรัพยากร ประเมินงบประมาณโครงการและการเปลี่ยนแปลงขอบเขตอีกครั้ง เตือนลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์และเป้าหมายทางธุรกิจ ประเมินประสิทธิภาพของโครงการ รายงาน และดำเนินการฟังก์ชัน PMO อื่นๆ อีกมากมาย

ถึงเวลาตัดสินใจแลกเปลี่ยนที่สำคัญที่สุด

การตัดสินใจที่ยากลำบากเหล่านี้คือสิ่งที่สร้างมูลค่าทางธุรกิจที่แท้จริง และด้วย KPI ต่อไปนี้ คุณจะสามารถสร้างมูลค่าที่รับรู้ได้เช่นกัน

เปอร์เซ็นต์ของโครงการที่เสร็จตรงเวลาพร้อมการเปลี่ยนแปลงขอบเขตที่ได้รับอนุมัติ

จำนวนโครงการที่เสร็จสิ้นตรงเวลาและขอบเขตที่ได้รับอนุมัติจะเปลี่ยนจำนวนโครงการทั้งหมดในพอร์ตในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น ปีบัญชี

มีโครงการไม่กี่โครงการที่รักษาขอบเขตเริ่มต้นไว้ มันเป็นธรรมชาติส่วนหนึ่งของ   การจัดการโครงการ อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนขอบเขตของโครงการและการส่งมอบภายในกำหนดเวลาเริ่มต้นมักไม่ใช่เรื่องมหัศจรรย์ การทำหลายครั้งแสดงถึงการอุทิศตนอย่างแรงกล้าในการดำเนินการและความเคารพอย่างสูงต่อกำหนดเวลา นี่คือคุณสมบัติที่ผู้จัดการพอร์ตโครงการสามารถใช้ประโยชน์ได้

การติดตามความคืบหน้าของโครงการที่เสร็จสิ้นแล้วถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีหากคุณต้องการให้ละเอียดยิ่งขึ้น

สร้างกระบวนการอย่างเป็นทางการของการเปลี่ยนแปลงขอบเขตเพื่อรับข้อมูลนี้ คุณจะต้องติดตามโปรเจ็กต์ที่ใช้งานอยู่ด้วยการเปลี่ยนแปลงขอบเขต ซึ่งเป็นเมตริกที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่ง

เปอร์เซ็นต์ของโครงการที่ส่งมอบภายในงบประมาณ

จำนวนโครงการที่สร้างเสร็จภายในงบประมาณต่อจำนวนโครงการทั้งหมดในพอร์ต

นี่เป็นหนึ่งใน KPI ที่ไม่ควรติดตามด้วยตัวเอง ไม่ใช่ตัวชี้วัดดาวเหนือ ช่วยบอกเล่าเรื่องราวแบบองค์รวมก็ต่อเมื่อมาพร้อมกับตัวชี้วัดดังกล่าวบางส่วนเท่านั้น

มุ่งเน้นที่ข้อจำกัดด้านงบประมาณมากเกินไป และคุณจะต้องเสียสละคุณภาพของสิ่งที่ส่งมอบ

วิธีติดตาม PMO KPI โดยไม่สูญเสียโฟกัส

ความจริงก็คือ KPI ที่มีผลกระทบมากที่สุดนั้นต้องการความพยายามอย่างมากในความแม่นยำ

และหากไม่มีกระบวนการที่เหมาะสม การติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักเหล่านี้จึงใช้เวลานาน

ในรายการ PMO KPI ด้านบน เราพูดถึงกระบวนการที่จำเป็นที่คุณจำเป็นต้องมีเพื่อประหยัดเวลาและพลังงานเมื่อรวบรวมข้อมูล สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ ยากที่จะเปลี่ยนพฤติกรรมของผู้คนและสร้างกระบวนการใหม่ในทุกแผนก นับประสาหลายกระบวนการ น่าเสียดายที่ไม่มีสูตรวิเศษหรือวิธีแก้ปัญหาที่คุณสามารถนำไปใช้และได้ผลลัพธ์ทันที คนไม่ทำงานแบบนั้น

แต่มีสองสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในวันนี้ซึ่งจะส่งผลอย่างมากต่อความพยายามของคุณ

เป็นเชิงกลยุทธ์และเชิงกลยุทธ์

กลยุทธ์ที่คุณเลือกเมตริก PMO ที่คุณติดตามและมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบ (และการแสดง) มูลค่าเชิงกลยุทธ์

การมุ่งเน้นกลยุทธ์มาก่อนเป็นกลยุทธ์ นั่นเป็นสาเหตุที่ KPI ของการจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์เป็นชุดที่สำคัญที่สุดในการกำหนด นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่ยากที่สุดเนื่องจากลักษณะเชิงอัตวิสัยของคำว่า "การจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์" อย่างหนัก ในฐานะ PMO คุณต้องเริ่มต้นด้วยการกำหนดคำนั้น จากนั้นให้ความรู้แก่บริษัทที่เหลือให้ปฏิบัติตามคำจำกัดความนั้น หากพวกเขาต้องการให้โครงการสอดคล้องกับกลยุทธ์ของธุรกิจและได้รับการอนุมัติ

การเป็นกลยุทธ์เป็นเรื่องของการทดลอง ติดตามตัววัดหลายตัวจนกว่าคุณจะพบชุดที่ไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อน อย่าติดตามหมายเลขเพื่อประโยชน์ในการติดตาม ทุกตัวชี้วัดควรแจ้งกระบวนการตัดสินใจ

หากคุณพบว่าตัวเองกำลังปรึกษากับ KPI เพียงเล็กน้อยในการตัดสินใจ ให้ทิ้งส่วนที่เหลือและแสดงความยินดีกับตัวคุณเองด้วยค็อกเทลสำหรับทรัพยากรที่คุณบันทึกไว้

เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

Google ชีตหรือสเปรดชีตประเภทใดก็ตาม ไม่ใช่ที่ที่ดีในการติดตาม KPI เหล่านี้

เนื่องจากสิ่งเหล่านี้เป็นเครื่องมือแบบคงที่ และถึงแม้จะสนับสนุนการทำงานร่วมกัน แต่ก็ยุ่งเหยิง ใหญ่โต และนำทางได้ยาก พวกเขาสร้างสัญญาณรบกวนข้อมูลมากเกินไปและแนะนำปัญหาในทางปฏิบัติต่างๆ “กลยุทธ์สุดท้าย FINAL.xlsx เป็นเวอร์ชันล่าสุดหรือไม่”

ทางเลือกที่ดีกว่ามากคือ a   แพลตฟอร์มดิจิทัลแบบไดนามิก เช่น Cascade   ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้และเป็นแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับพอร์ตโครงการของคุณ คุณสามารถตรวจสอบสุขภาพของพอร์ตโฟลิโอของคุณได้อย่างง่ายดายและสร้างรายงานที่ตรงเป้าหมายสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่ม

การตรวจสอบและการรายงานอาจเป็นสองส่วนที่ใช้เวลานานที่สุดในการจัดการพอร์ตโครงการ ดังนั้นยิ่งคุณดำเนินการโดยอัตโนมัติมากเท่าใด คุณก็ยิ่งมีเวลาให้ความสำคัญกับการปรับปรุงและติดตามผลมากขึ้นเท่านั้น

ทำครั้งแรกกับ   เทมเพลต KPI ของเรา   และสร้างรายงานเชิงลึกได้อย่างง่ายดาย

วิธีสร้างรายงานที่ไม่ฟุ่มเฟือยสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณที่พวกเขาต้องการอ่าน

ปรับแต่ละรายงานไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่คุณกำลังพูดถึง

ไม่ใช่ทุกกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ใส่ใจในสิ่งเดียวกัน

Jeremy ซึ่งเป็น COO ของคุณ ใส่ใจเกี่ยวกับกำหนดเวลาของโครงการและไม่ว่าพวกเขาจะเป็นไปตามแผนหรือไม่ ไม่ว่าผู้จัดการโครงการจะใช้วิธี Agile หรือ Waterfall หรือไม่ ในทางกลับกัน ลอร่าเป็นผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้าและให้ความสำคัญกับความพึงพอใจของลูกค้ามากกว่าโครงการที่ถูกยกเลิกเนื่องจากความคาดหวังที่ไม่สมจริง

ละเว้นข้อมูลและเมตริกที่กลุ่มเป้าหมายของคุณไม่สนใจและไม่แจ้งการตัดสินใจของพวกเขา

สำหรับแนวทางเชิงรุก ให้ถามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่มว่าพวกเขาสนใจจะเรียนรู้อะไรมากที่สุด กำหนดกรอบคำถามว่าเป็นประโยชน์ที่พวกเขาต้องการเห็น ไม่ใช่สิ่งที่พวกเขาต้องการให้คุณบอกพวกเขา หากคุณรู้สึกว่าเป็นการถามที่ยากเพราะคุณอาจดูเหมือนไม่มีประสบการณ์หรือไม่ปลอดภัย ให้จัดกรอบเป็นคำถามที่ควรเตรียมตัวให้ดีที่สุดและไม่ปล่อยให้โอกาสเกิด

ขจัดข้อสงสัยโดยส่งรายงานนักฆ่าพร้อม KPI ที่ร้องขอและที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

เปลี่ยนลำดับของข้อมูล

การมีส่วนร่วมและรักษาความสนใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณไม่ใช่เรื่องง่าย

วิธีการรายงานแบบดั้งเดิมเริ่มต้นที่จุดเริ่มต้น คุณให้บริบท เล่าถึงกระบวนการตัดสินใจ นำเสนอข้อมูลที่แจ้งการตัดสินใจของคุณ พูดถึงความผิดพลาด... อะแฮ่ม บทเรียนระหว่างทาง และสุดท้าย คุณประกาศการตัดสินใจของคุณ ปัญหาของวิธีการรายงานแบบเดิมๆ คือ คุณอาจสูญเสียความสนใจของผู้ฟังไปที่ไหนสักแห่งระหว่างบริบทและ   บทเรียน ที่ได้รับ

ดังนั้นคุณจะเล่าเรื่องเดียวกันได้อย่างไร แต่ทำให้มันมีส่วนร่วมและน่าจดจำได้อย่างไร

คุณพลิกสคริปต์บนหัวของมัน

เริ่มการนำเสนอการรายงานโดยประกาศการตัดสินใจของคุณ “สำหรับไตรมาสหน้า เราตัดสินใจทำ X, Y และ Z” ด้วยวิธีนี้ คุณจะออกเดินทางไปพร้อมกับข้อมูลที่ผู้ฟังต้องการได้ยินมากที่สุด และบังคับให้พวกเขาถามว่า "ทำไม" คำถาม ทำให้พวกเขามีส่วนร่วม จากนั้นคุณอ้างอิงถึงบทเรียนที่ได้รับ ข้อมูล กระบวนการตัดสินใจของคุณ และสุดท้ายคือบริบท คุณเริ่มต้นด้วยการตัดสินใจและปิดด้วยวัตถุประสงค์ที่สำนักงานหรือธุรกิจของคุณตั้งเป้าเพื่อให้บรรลุ

ด้วยวิธีนี้ คุณทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมและรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในขณะที่เชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกันอย่างเรียบร้อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอ้างถึงการแลกเปลี่ยนที่คุณทำทุกครั้งและเหตุผลที่คุณทำเช่นนั้น

คุณพร้อมที่จะติดตาม KPI ของคุณโดยอัตโนมัติหรือไม่?   ดูว่า Cascade สามารถช่วยเหลือด้วยการสาธิตฟรีวันนี้ได้อย่างไร