10 лучших KPI PMO, которые вы должны отслеживать (+ как их отслеживать)

У выдающихся менеджеров портфолио проектов есть набор ключевых показателей эффективности PMO, которые они отслеживают, чтобы продемонстрировать коммерческую ценность своего офиса.

Работа офиса управления проектами грязная, сложная и трудно отслеживаемая. Хотя большинство бизнес-лидеров поддерживают свой PMO, немногие могут кратко описать результаты, за которые он несет прямую ответственность.

В этой статье мы предлагаем список достойных KPI для отслеживания и несколько рекомендаций о том, как сообщать о них вашим заинтересованным сторонам. В частности, мы обсуждаем:

• Зачем руководителям PMO нужен уникальный набор KPI?
• 10 ключевых показателей эффективности PMO, которые отслеживают выдающиеся менеджеры портфелей проектов
• Как отслеживать KPI PMO, не теряя фокуса
• Как создать простой отчет для ваших заинтересованных сторон, который они захотят прочитать

Зачем руководителям PMO нужен уникальный набор KPI?

Чтобы доказать свою ценность, необходимость своего существования.

Почти каждый менеджер портфеля проектов испытал на себе душераздирающую реальность необходимости доказывать ценность PMO, рентабельность инвестиций (ROI) его / ее работы. Чтобы доказать, что их офис является хорошей инвестицией, чья ценная работа повышает производительность и прибыльность. И лучший, если не единственный, способ убедить бизнес-лидеров в ценности той или иной инвестиции — это цифры. Хорошие числа.

Таким образом, если вы хотите быть руководителем PMO с длительным сроком пребывания в должности, убедитесь, что вы отслеживаете и в хорошей форме уместны и уникальны для вашего офиса KPI.

Приоритет номер 1 каждого руководителя PMO

Руководители PMO, которые сталкиваются с экзистенциальными угрозами, должны сосредоточиться на одном:

Выживание.

Это не принцип «никогда не сдавайся». Это лучший показатель эффективности.   Исследование показывает   что чем дольше PMO предлагает свои услуги, тем эффективнее они работают. Таким образом, чем он ценнее и тем легче доказать ценность, которую он приносит.

Офис управления проектами не следует рассматривать как краткосрочное решение для чрезвычайных ситуаций или как фабрику инноваций (хотя PMO может создавать бесценные инновации).

Нет, PMO следует рассматривать как долгосрочную инвестицию в улучшение операционной деятельности и адаптивных возможностей компании. Когда PMO работает хорошо, проекты завершаются быстрее, продукты доставляются вовремя и в соответствии со спецификациями, продажи увеличиваются, а управление конкурентным преимуществом осуществляется гораздо более плавно.

Чем дольше работает офис управления проектами, тем выше его эффективность.

10 ключевых показателей эффективности PMO, которые отслеживают выдающиеся менеджеры портфелей проектов

Доказать ценность офиса легче сказать, чем сделать.

Давайте рассмотрим некоторые примеры KPI PMO, которые отслеживают лучшие менеджеры портфелей проектов, разделенные на три большие категории.

Стратегическое согласование и показатели рентабельности инвестиций

Один из лучших способов, с помощью которого офис управления проектами может продемонстрировать свою ценность для бизнеса, — это связать свои усилия со стратегическим планом компании.

В частности, как работа PMO привела к увеличению доходов, снижению затрат, соблюдению сроков и более плавному выполнению плана. Другими словами, свяжите работу офиса с тем, что волнует стейкхолдеров. Это продажи 101, продавайте преимущества. Хорошо это или плохо, но руководители PMO обязаны продавать ценность своей работы высшему руководству.

Таким образом, следующие ключевые показатели эффективности определены немного расплывчато, потому что некоторые термины, такие как «стратегически выровненные» проекты, определяются по-разному в каждой компании. Вот вопросы, которые вы должны иметь в виду при определении следующих KPI:

• Над какими правильными проектами мы должны работать?
• Каковы наши главные 3 приоритета? В идеале у вас должен быть один наивысший приоритет, но если его нет, увеличьте его до 3. Если у вас больше 3, вернитесь к   стратегическое планирование.
• Как устранить отвлекающие факторы и сосредоточить ресурсы на действительно важных проектах?

Вот некоторые ключевые показатели эффективности, которые помогут вам согласовать повседневную работу людей с бизнес-планом:

Процент проектов, соответствующих стратегии

Количество активных проектов, соответствующих стратегии, к общему количеству проектов.

Это простая мера для отслеживания, если вы четко определили «согласованность». Вот пример: проект согласуется со стратегией, когда он напрямую способствует определенному KPI или инициативе. Существует множество определений, выберите то, которое соответствует вашему конкретному бизнесу и отрасли.

Стратегическое согласование — ваш первый фильтр для выбора важных проектов среди остальных.

Гениальность этого процента заключается в том, что вы можете использовать исторические данные (если они доступны), чтобы продемонстрировать улучшение целенаправленной работы, более эффективное использование ресурсов и общую эффективность вашего офиса. Принцип, лежащий в основе этого ключевого показателя эффективности, заключается в том, что фактическая стоимость несогласованного проекта намного выше, чем ресурсы, выделенные на него из-за упущенной возможности.

Хитрость здесь заключается в том, чтобы установить формальный процесс закрытия проекта, который включает дату завершения и применим к большинству, если не ко всем проектам.

Процент проектов с проверенными бизнес-кейсами

Количество проектов, по которым были утверждены бизнес-кейсы, к общему количеству проектов.

Важно отслеживать текущие активные проекты с проверенными бизнес-кейсами, потому что это надежный показатель стратегического согласования и запланированной ценности. Это также помогает определить возврат инвестиций в каждый проект и портфель в целом. При обосновании ROI офиса увеличение этого KPI — мощная стрела в вашем колчане.

Но чтобы не тратить слишком много времени на сбор данных, вам нужна система управления вашей документацией, доступная и согласованная в масштабах всей компании.

Процент предоставляемых пособий в год

Соотношение доставленных преимуществ экономического обоснования по сравнению с запланированными преимуществами экономического обоснования за определенный период, например, финансовый год.

Эта мера уводит вас на шаг дальше от предыдущей метрики тщеславия — она напрасна, потому что бизнес-кейсы проектируются, а не реализуются — и доказывает заработанную ценность стратегического согласования и эффективности офиса управления проектами. Лучший способ измерить «стоимость» выгод — это доллары. Вычисление этого числа похоже на рисование круга. Звучит просто, но сделать это хорошо невероятно сложно.

«Невероятно трудная» часть заключается в требуемых скоординированных усилиях. Невозможно рассчитать ценность бизнес-кейсов без добровольного сотрудничества других сфер бизнеса. Однако простая, но последовательная система измерения ROI немного облегчает работу.

KPI производительности PMO

Стратегическое согласование — это отличный компас для управления распределением ресурсов и направления сосредоточенных усилий организации.

Однако это только первый шаг в демонстрации ценности PMO. Вот некоторые показатели производительности, которые помогут вам немного глубже разобраться в проблемах:

Процент завершенных проектов по сравнению с отмененными проектами за указанный период

Количество завершенных проектов к общему количеству запланированных проектов   против   количество отмененных или приостановленных проектов к общему количеству запланированных проектов за последние X месяцев.

Выберите конкретный период, который имеет смысл для вашего бизнеса, например, 12 месяцев, и рассчитайте эти два числа. Соедините его с процентом успешных проектов, как бы вы это ни определяли (ваше определение должно быть четким). Выделите те, которые были выполнены в срок и в рамках бюджета, чтобы подчеркнуть эффективность. Подчеркните важность ключевых показателей эффективности, сравнив их с предыдущими периодами.

Просто убедитесь, что существует формальный процесс активации и отмены проектов, чтобы упростить отслеживание.

Процент отчетов о статусе проекта старше X дней

Количество отчетов о статусе проекта старше X дней к количеству проектов в портфеле.

Определите количество дней, которое имеет смысл для вашего бизнеса. Не пытайтесь угадать, используйте данные, чтобы оценить, на какой день отчет о состоянии проекта слишком стар, чтобы дать точную картину текущего состояния проекта. Используйте это как основу для оценки своевременности отчета. Максимально стандартизируйте отчеты о состоянии и убедитесь, что они содержат всю необходимую информацию.   Если вы хотите узнать, что входит в отличные отчеты о статусе проекта, прочитайте наше руководство.

Однако есть одно важное опасение. Отслеживание этого числа может занять огромное количество времени, когда отчетность создается в статических инструментах, таких как электронные таблицы и слайды. Эти инструменты требуют ручного подхода, что делает их трудоемкими и крайне неэффективными.

Промежуток времени между проектным предложением и активацией проекта

Среднее количество дней, прошедших с момента создания проекта и его активации (учитываются только активированные проекты).

В крупных организациях сложно сократить время выхода на рынок из-за жестких процессов. Отслеживание — это хорошая практика, но жесткие бизнес-структуры не оставляют места для улучшений.

Вам понадобятся установленные процессы для предложения проекта и проверки, чтобы быть точным с этим KPI.

Промежуток времени между концепцией проекта и завершением проекта

Рассчитывается в днях, как и предыдущий KPI.

Это гораздо более значимая метрика для отслеживания, поскольку ее уменьшение укрепляет ваше экономическое обоснование для PMO. Сравните это число с предыдущими периодами, чтобы выделить достигнутый прогресс.

Опять же, вам нужен установленный процесс для проектных предложений.

# разрешенных зависимостей проекта

Количество устраненных зависимостей и единых точек отказа.

Редко люди празднуют или хотя бы принимают во внимание предотвращенные катастрофы. Лучшие специалисты по управлению проектами (PMO) не просто разрешают кризисы, они их предотвращают. И это практически невозможно приписать. Вот что этот KPI пытается облегчить.

Самый высокий риск в портфеле проектов — это кластеры проектов, которые зависят от успеха/завершения одного проекта. Раннее управление этими зависимостями предотвращает необратимые катастрофы и спасает проектные группы от чрезвычайно неприятных сценариев.   Существует множество стратегий управления зависимостями, но их устранение возглавляет список наиболее эффективных.

Сопоставьте зависимости проекта, когда   формулирование вашей стратегии   и отобразите их снова позже, когда вы устраните самые большие угрозы.

Адаптация KPI

Большая часть работы PMO выполняется во время выполнения стратегического плана.

Именно тогда его вызывают для разрешения конфликтов ресурсов, переоценки бюджетов проектов и изменений содержания, напоминаний о стратегических приоритетах и ​​бизнес-целях, оценки эффективности проекта, составления отчетов и выполнения множества других функций PMO.

Именно тогда принимаются самые важные компромиссные решения.

Эти трудные решения создают реальную ценность для бизнеса, а с помощью следующих KPI вы также можете создавать воспринимаемую ценность.

Процент своевременно завершенных проектов с утвержденными изменениями содержания

Количество вовремя завершенных проектов с утвержденным объемом меняется на общее количество проектов в портфеле за определенный период, например финансовый год.

Немногие проекты сохраняют свой первоначальный масштаб. Это естественная часть   управление проектом. Тем не менее, изменение масштаба проекта и выполнение проекта в установленные сроки часто не является чем-то вроде чуда. Выполнение этого несколько раз показывает яростную приверженность исполнению и огромное уважение к срокам. Это качества, которыми может воспользоваться менеджер портфеля проектов.

Отслеживание завершенных этапов проекта — хорошая практика, если вы хотите быть более детализированным.

Установите формальный процесс изменения объема для получения этих данных. Излишне говорить, что вам нужно будет отслеживать активные проекты с изменениями объема, еще одним полезным показателем.

Процент проектов, выполненных в рамках бюджета

Количество завершенных проектов в рамках бюджета к общему количеству проектов в портфеле.

Это один из тех KPI, который не следует отслеживать сам по себе. Это НЕ показатель северной звезды. Это помогает рассказать целостную историю только тогда, когда она сопровождается некоторыми из вышеупомянутых показателей.

Слишком много внимания уделяйте бюджетным ограничениям, и вы пожертвуете качеством результатов.

Как отслеживать KPI PMO, не теряя фокуса

Правда в том, что самые эффективные KPI требуют больших усилий, чтобы быть точными.

А без надлежащих процессов отслеживание этих ключевых показателей эффективности требует много времени.

В приведенном выше списке ключевых показателей эффективности PMO мы упоминаем необходимые процессы, которые вам необходимо внедрить для экономии времени и энергии при сборе данных. Однако важно помнить, что трудно изменить поведение людей и внедрить новый процесс в каждом отдельном отделе. Не говоря уже о нескольких процессах. К сожалению, не существует волшебной формулы или решения, которое можно применить и получить мгновенные результаты. Люди так не работают.

Но есть несколько вещей, которые вы можете сделать сегодня, и это окажет огромное влияние на ваши усилия.

Будьте стратегическими и ориентированными на стратегию

Стратегический выбор показателей PMO, которые вы отслеживаете и фокусируетесь на предоставлении (и демонстрации) стратегической ценности.

Ориентация на стратегию предшествует стратегии. Вот почему ключевые показатели эффективности стратегического согласования являются наиболее важным набором для определения. Это также самое сложное из-за сильно субъективного характера термина «стратегическое согласование». Как PMO вы должны начать с определения этого термина, а затем научить остальную часть компании следовать этому определению, если они хотят, чтобы их проект соответствовал бизнес-стратегии и был одобрен.

Затем, чтобы быть стратегическим, нужно экспериментировать. Отслеживайте несколько показателей, пока не найдете набор без избыточной информации. Не отслеживайте номера ради отслеживания. Каждая метрика должна информировать процесс принятия решений.

Если вы обнаружите, что обращаетесь только к небольшому набору KPI при принятии решений, отбросьте остальные и поздравьте себя коктейлем за сэкономленные ресурсы.

Выбирайте правильные инструменты

Лист Google или любая другая электронная таблица — не лучшее место для отслеживания этих KPI.

Поскольку это статические инструменты, и хотя они поощряют совместную работу, они беспорядочны, громоздки и с ними трудно ориентироваться. Они создают слишком много информационного шума и привносят различные практические проблемы. «Является ли финальная версия Стратегии FINAL.xlsx последней версией?»

Гораздо лучший выбор - это   динамичная цифровая платформа, такая как Cascade   который доступен каждому и является единственным источником достоверной информации для вашего портфолио проектов. Вы можете легко отслеживать состояние своего портфеля и создавать целевые отчеты для каждой группы заинтересованных сторон.

Мониторинг и отчетность — это, пожалуй, два самых трудоемких аспекта управления портфелем проектов, поэтому чем больше процессов вы автоматизируете, тем больше времени у вас остается на улучшение и выполнение.

Сделайте первый с   наш шаблон KPI   и создавайте подробные отчеты без особых усилий.

Как создать простой отчет для ваших заинтересованных сторон, который они захотят прочитать

Адаптируйте каждый отчет к заинтересованной стороне, к которой вы обращаетесь

Не каждая группа заинтересованных сторон заботится об одном и том же.

Джереми, вашего главного операционного директора, заботит соблюдение сроков проекта и их соблюдение, а не то, используют ли менеджеры проектов метод Agile или Waterfall. Лаура, с другой стороны, является менеджером по работе с клиентами и больше заботится об удовлетворении клиентов, чем о проектах, которые были отменены из-за нереалистичных ожиданий.

Опустите информацию и показатели, на которые ваша целевая аудитория не обращает внимания и не влияет на их решения.

Для проактивного подхода спросите у каждой группы заинтересованных сторон, что им больше всего интересно узнать. Сформулируйте вопрос как преимущества, которые они хотят видеть, а не то, что они хотят, чтобы вы им сказали. Если вы чувствуете, что это сложный вопрос, потому что вы можете показаться неопытным или неуверенным в себе, сформулируйте его как вопрос, который лучше всего подготовить и не оставлять ничего на волю случая.

Сведите на нет любые сомнения, предоставив убийственный отчет со всеми запрошенными и соответствующими ключевыми показателями эффективности.

Изменить порядок информации

Привлечение и удержание внимания заинтересованных сторон — непростая задача.

Традиционный способ отчетности начинается с самого начала. Вы предоставляете контекст, рассказываете о процессе принятия решений, представляете данные, которые легли в основу ваших решений, упоминаете ошибку… гм, уроки на этом пути, и, наконец, вы объявляете о своих решениях. Проблема с традиционным способом репортажа заключается в том, что вы, вероятно, потеряли внимание аудитории где-то между контекстом и содержанием.   Извлеченные уроки .

Итак, как вы можете рассказать ту же историю, но сделать ее увлекательной и запоминающейся?

Вы переворачиваете сценарий с ног на голову.

Начните отчетную презентацию, объявив о своих решениях. «В следующем квартале мы решили сделать X, Y и Z». Таким образом, вы отправляетесь в путь с информацией, которую ваша аудитория больше всего хочет услышать, и вынуждаете ее спрашивать «Почему?» вопрос, удерживая их занятыми. Затем вы ссылаетесь на извлеченные уроки, данные, процесс принятия решений и, наконец, контекст. Вы начинаете с решений и заканчиваете целями вашего офиса или бизнеса.

Таким образом, вы поддерживаете заинтересованность заинтересованных сторон и включаете всю необходимую информацию, аккуратно соединяя все воедино. Убедитесь, что вы ссылаетесь на каждый компромисс, который вы сделали, и причины, по которым вы это сделали.

Готовы ли вы автоматизировать отслеживание своих KPI?   Узнайте, как Cascade может помочь с бесплатной демоверсией уже сегодня.