10 najważniejszych wskaźników KPI PMO, które powinieneś śledzić (+ jak je śledzić)

Wybitni menedżerowie portfeli projektów mają zestaw wskaźników KPI PMO, które śledzą, aby zaprezentować wartość biznesową ich biura.

Praca biura zarządzania projektami jest chaotyczna, skomplikowana i trudna do śledzenia. Chociaż większość liderów biznesu wspiera swoje PMO, niewielu potrafi zwięźle opisać wyniki, za które jest bezpośrednio odpowiedzialny.

W tym artykule przedstawiamy listę wartościowych wskaźników KPI do śledzenia oraz kilka wskazówek, jak zgłaszać je interesariuszom. W szczególności omawiamy:

• Dlaczego liderzy PMO potrzebują unikalnego zestawu wskaźników KPI?
• Wybitni menedżerowie portfela projektów śledzą 10 wskaźników KPI PMO
• Jak śledzić KPI PMO bez utraty koncentracji?
• Jak stworzyć raport bez puchu dla swoich interesariuszy, który będą chcieli przeczytać

Dlaczego liderzy PMO potrzebują unikalnego zestawu wskaźników KPI?

Aby udowodnić ich wartość, konieczność ich istnienia.

Prawie każdy menedżer portfela projektów doświadczył druzgocącej rzeczywistości konieczności udowodnienia wartości PMO, zwrotu z inwestycji (ROI) swojej pracy. Udowodnić, że ich biuro to dobra inwestycja, której wartościowa praca zwiększa produktywność i rentowność. A najlepszym, jeśli nie jedynym, sposobem na przekonanie liderów biznesu o wartości danej inwestycji są liczby. Dobre liczby.

Dlatego, jeśli chcesz być liderem PMO z długą kadencją, upewnij się, że śledzisz i utrzymujesz w dobrej formie istotne i unikalne dla Twojego biura wskaźniki KPI.

Priorytet numer 1 każdego lidera PMO

Liderzy PMO, którzy stoją w obliczu zagrożeń egzystencjalnych, powinni skupić się na jednym:

Przetrwanie.

To nie jest sentyment „nigdy się nie poddawaj”. To najlepsza miara skuteczności.   Badania pokazują   że im dłużej PMO oferuje swoje usługi, tym jest bardziej efektywne. Tym samym im jest cenniejszy i tym łatwiej jest udowodnić wartość, jaką wnosi.

Biuro zarządzania projektami nie powinno być uważane za krótkoterminowe rozwiązanie scenariuszy awaryjnych ani fabrykę innowacji (choć PMO może rodzić bezcenne innowacje).

Nie, PMO należy traktować jako długoterminową inwestycję w poprawę realizacji operacyjnej i zdolności adaptacyjnych firmy. Gdy PMO działa dobrze, projekty są realizowane szybciej, produkty są dostarczane na czas i zgodnie ze specyfikacją, sprzedaż wzrasta, a przewaga konkurencyjna jest zarządzana znacznie płynniej.

Im dłużej biuro zarządzania projektami działa, tym wyższa jest jego efektywność.

Wybitni menedżerowie portfela projektów śledzą 10 wskaźników KPI PMO

Udowodnienie wartości biura jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia.

Zobaczmy kilka przykładów PMO KPI, które śledzą najlepsi menedżerowie portfela projektów, podzielonych na trzy duże kategorie.

Dopasowanie strategiczne i wskaźniki KPI ROI

Jednym z najlepszych sposobów, w jaki biuro zarządzania projektami może zaprezentować swoją wartość biznesową, jest połączenie swoich wysiłków z planem strategicznym firmy.

W szczególności, w jaki sposób praca PMO zaowocowała zwiększonymi przychodami, obniżonymi kosztami, dotrzymaniem terminów i płynniejszą realizacją planu. Innymi słowy, połącz pracę urzędu z tym, na czym zależy interesariuszom. To jest sprzedaż 101, sprzedaj korzyści. Dobrzy czy źli, liderzy PMO są zobowiązani do sprzedania wartości swojej pracy kierownictwu wyższego szczebla.

Tak więc poniższe kluczowe wskaźniki efektywności są nieco luźno zdefiniowane, ponieważ niektóre terminy, takie jak „strategicznie dopasowane” projekty, są określane inaczej w każdej firmie. Oto pytania, o których warto pamiętać podczas definiowania następujących wskaźników KPI:

• Nad jakimi projektami powinniśmy pracować?
• Jakie są nasze 3 najważniejsze priorytety? Najlepiej, jeśli masz jeden najwyższy priorytet, ale jeśli nie, przejdź do 3. Jeśli masz więcej niż 3, wróć do   planowanie strategiczne.
• Jak wyeliminować czynniki rozpraszające uwagę i skupić nasze zasoby na projektach, które naprawdę mają znaczenie?

Oto kilka wskaźników KPI, które pomagają dostosować codzienną pracę ludzi do planu biznesowego:

Procent projektów zgodnych ze strategią

Liczba aktywnych projektów dostosowanych do strategii do łącznej liczby projektów.

Jest to prosta miara do śledzenia, o ile jasno zdefiniowałeś „wyrównany”. Oto przykład: projekt jest dostosowany do strategii, gdy bezpośrednio przyczynia się do określonego KPI lub inicjatywy. Istnieje wiele definicji, wybierz tę, która pasuje do Twojej konkretnej działalności i branży.

Dopasowanie strategiczne jest Twoim pierwszym filtrem do wybierania ważnych projektów spośród pozostałych.

Geniusz tego odsetka polega na tym, że możesz wykorzystać dane historyczne (jeśli są dostępne), aby zademonstrować poprawę skoncentrowanej pracy, lepsze wykorzystanie zasobów i ogólną wydajność, jaką przyniosło Twoje biuro. Zasadą stojącą za tym kluczowym wskaźnikiem wydajności jest to, że rzeczywisty koszt niedopasowanego projektu jest znacznie wyższy niż zasoby przydzielone do niego z powodu utraty możliwości.

Sztuczka polega na tym, aby ustanowić formalny proces zamknięcia projektu, który obejmuje datę zakończenia i dotyczy większości, jeśli nie wszystkich projektów.

Odsetek projektów ze zwalidowanymi uzasadnieniami biznesowymi

Liczba projektów, które zatwierdziły przypadki biznesowe do łącznej liczby projektów.

Ważne jest, aby śledzić aktualnie aktywne projekty z zatwierdzonymi uzasadnieniami biznesowymi, ponieważ jest to silny wskaźnik dopasowania strategicznego i planowanej wartości. Pomaga również określić zwrot z inwestycji w każdy projekt i cały portfel. Kiedy uzasadniasz ROI biura, wzrost tego KPI jest potężną strzałą w twoim kołczanie.

Aby jednak nie tracić zbyt wiele czasu na zbieranie danych, potrzebny jest system zarządzania dokumentacją, który będzie dostępny i spójny w całej firmie.

Procent świadczeń dostarczonych rocznie

Wartość dostarczonych korzyści z uzasadnienia biznesowego do planowanych korzyści z uzasadnienia biznesowego w danym okresie, np. roku podatkowym.

Ta miara oddala Cię o krok dalej od poprzedniej metryki próżności — jest próżna, ponieważ uzasadnienia biznesowe są projektowane, a nie realizowane — i dowodzi wartości wypracowanej przez dopasowanie strategiczne i wydajność biura zarządzania projektami. Najlepszym sposobem mierzenia „wartości” korzyści są dolary. Obliczenie tej liczby przypomina rysowanie koła. Brzmi prosto, ale niesamowicie trudno jest to zrobić dobrze.

„Niesamowicie trudna” część polega na skoordynowanym wysiłku, którego wymaga. Nie da się obliczyć wartości korzyści z business case'u bez dobrowolnej współpracy innych obszarów biznesu. Prosty, ale spójny system pomiaru ROI ułatwia jednak pracę.

KPI wydajności PMO

Dopasowanie strategiczne jest świetnym kompasem do kierowania alokacją zasobów i kierowania skoncentrowanym wysiłkiem organizacji.

Jednak to dopiero pierwszy krok do wykazania wartości PMO. Oto kilka wskaźników wydajności, które zagłębiają się w chwasty:

Odsetek projektów zakończonych VS projekty anulowane w danym okresie

Liczba zakończonych projektów do łącznej liczby planowanych projektów   przeciw   liczba projektów anulowanych lub wstrzymanych do łącznej liczby zaplanowanych projektów w ciągu ostatnich X miesięcy.

Wybierz konkretny okres, który ma sens dla Twojej firmy, np. 12 miesięcy, i oblicz te dwie liczby. Połącz to z odsetkiem udanych projektów, jakkolwiek to określisz (twoja definicja musi być jasna). Wyróżnij te, które zostały dostarczone w terminie i w ramach budżetu, aby podkreślić wydajność. Wzmocnij znaczenie KPI, porównując je z poprzednimi okresami.

Po prostu upewnij się, że istnieje formalny proces aktywacji i anulowania projektów, aby śledzenie było łatwe.

Procent raportów o stanie projektów starszych niż X dni

Liczba raportów o statusie projektów starszych niż X dni do liczby projektów w portfelu.

Określ liczbę dni, która ma sens dla Twojej firmy. Nie próbuj tego zgadywać, użyj danych, aby ocenić, w którym dniu raport o stanie projektu jest zbyt stary, aby zapewnić dokładny obraz aktualnego stanu projektu. Użyj tego jako podstawy do oceny aktualności raportu. W miarę możliwości ustandaryzuj raporty o stanie i upewnij się, że zawierają wszystkie niezbędne informacje.   Jeśli chcesz wiedzieć, co składa się na świetne raporty o stanie projektu, przeczytaj nasz przewodnik.

Jest jednak jeden ważny problem. Śledzenie tej liczby może zająć dużo czasu, gdy raportowanie odbywa się w statycznych narzędziach, takich jak arkusze kalkulacyjne i slajdy. Narzędzia te wymagają ręcznego podejścia, co sprawia, że ​​są czasochłonne i wysoce nieefektywne.

Przerwa czasowa między wnioskiem o projekt a aktywacją projektu

Średnia liczba dni, które upłynęły od powstania projektu i aktywacji projektu (licząc tylko aktywowane projekty).

W dużych organizacjach trudno jest skrócić czas wprowadzania produktów na rynek z powodu sztywnych procesów. Śledzenie tego jest dobrą praktyką, ale sztywne struktury biznesowe nie pozostawiają wiele miejsca na poprawę.

Będziesz potrzebować ustalonych procesów składania propozycji projektów i weryfikacji, aby były dokładne z tym KPI.

Przerwa czasowa między koncepcją projektu a zakończeniem projektu

Liczona w dniach, podobnie jak poprzedni KPI.

Jest to o wiele bardziej znaczący wskaźnik, który należy śledzić, ponieważ jego spadek wzmacnia uzasadnienie biznesowe dla PMO. Porównaj tę liczbę z poprzednimi okresami, aby podkreślić poczynione postępy.

Ponownie, potrzebujesz ustalonego procesu dla propozycji projektów.

Liczba rozwiązywanych zależności projektu

Liczba zależności i pojedynczych punktów awarii, które wyeliminowałeś.

Rzadko ludzie świętują lub nawet biorą pod uwagę zażegnane katastrofy. Najlepsi specjaliści od zarządzania projektami (PMO) nie tylko rozwiązują kryzysy, ale także im zapobiegają. A to jest praktycznie niemożliwe do przypisania. To właśnie ten KPI stara się złagodzić.

Największym ryzykiem w portfelu projektów są klastry projektów, które są uzależnione od sukcesu/zakończenia pojedynczego projektu. Wczesne zarządzanie tymi zależnościami zapobiega nieodwracalnym katastrofom i ratuje zespoły projektowe przed skrajnie nieprzyjemnymi scenariuszami.   Istnieje wiele strategii zarządzania zależnościami, ale eliminacja ich znajduje się na szczycie listy tych, które mają największy wpływ.

Mapuj zależności projektu, gdy   formułowanie swojej strategii   i mapuj je ponownie później, gdy zlikwidujesz największe zagrożenia.

Dostosowywanie KPI

Większość prac PMO odbywa się podczas realizacji planu strategicznego.

To wtedy zostaje powołany do rozwiązywania konfliktów zasobów, ponownej oceny budżetów projektów i zmian zakresu, przypominania strategicznych priorytetów i celów biznesowych, oceny wyników projektu, raportowania i wykonywania wielu innych funkcji PMO.

To wtedy podejmowane są najważniejsze decyzje dotyczące kompromisu.

Te trudne decyzje generują rzeczywistą wartość biznesową, a dzięki następującym wskaźnikom KPI możesz również generować postrzeganą wartość.

Procent terminowo zakończonych projektów z zatwierdzonymi zmianami zakresu

Liczba terminowo zakończonych projektów z zatwierdzonym zakresem zmienia się na łączną liczbę projektów w portfelu w danym okresie, np. roku obrotowym.

Niewiele projektów zachowuje swój pierwotny zakres. To naturalna część   zarządzanie projektami. Jednak zmiana zakresu projektu i dostarczenie go w pierwotnym terminie często nie jest niczym cudem. Wielokrotne robienie tego świadczy o ogromnym oddaniu egzekucji i ogromnym poszanowaniu terminów. Są to cechy, na których może skorzystać menedżer portfela projektów.

Śledzenie ukończonych kamieni milowych projektu jest dobrą praktyką, jeśli chcesz być bardziej szczegółowy.

Ustanów formalny proces zmiany zakresu w celu pozyskania tych danych. Nie trzeba dodawać, że będziesz musiał śledzić aktywne projekty ze zmianami zakresu, co jest kolejną przydatną metryką.

Procent projektów zrealizowanych w ramach budżetu

Liczba zrealizowanych projektów w ramach budżetu do łącznej liczby projektów w portfelu.

To jeden z tych wskaźników KPI, których nie należy śledzić samodzielnie. To NIE jest metryka gwiazdy północnej. Pomaga opowiedzieć holistyczną historię tylko wtedy, gdy towarzyszą jej niektóre z wyżej wymienionych wskaźników.

Skoncentruj się zbytnio na ograniczeniach budżetowych, a poświęcisz jakość dostarczanych materiałów.

Jak śledzić KPI PMO bez utraty koncentracji?

Prawda jest taka, że ​​najbardziej wpływowe wskaźniki KPI wymagają wiele wysiłku, aby były dokładne.

A bez odpowiednich procesów śledzenie tych kluczowych wskaźników wydajności jest czasochłonne.

Na powyższej liście KPI PMO wymieniamy niezbędne procesy, które musisz wdrożyć, aby zaoszczędzić czas i energię podczas zbierania danych. Należy jednak pamiętać, że trudno jest zmienić zachowanie ludzi i wprowadzić nowy proces w każdym dziale. Nie mówiąc już o wielu procesach. Niestety nie ma magicznej formuły ani rozwiązania, które można wdrożyć i uzyskać natychmiastowe rezultaty. Ludzie tak nie pracują.

Ale jest kilka rzeczy, które możesz zrobić dzisiaj, a które będą miały ogromny wpływ na twoje wysiłki.

Bądź strategiczny i zorientowany na strategię

Strategiczne w wyborze metryk PMO, które śledzisz i koncentrujesz się na dostarczaniu (i prezentowaniu) wartości strategicznej.

Bycie zorientowanym na strategię poprzedza bycie strategicznym. Dlatego najważniejszymi do określenia zestawami są strategiczne wskaźniki KPI. Jest to również najtrudniejsze z powodu mocno subiektywnej natury terminu „strategiczne dopasowanie”. Jako PMO musisz zacząć od zdefiniowania tego terminu, a następnie nauczyć resztę firmy, aby postępowała zgodnie z tą definicją, jeśli chcą, aby ich projekt był zgodny ze strategią firmy i został zatwierdzony.

Wtedy bycie strategicznym to kwestia eksperymentowania. Śledź wiele wskaźników, aż znajdziesz zestaw bez zbędnych informacji. Nie śledź numerów ze względu na śledzenie. Każdy miernik powinien informować proces decyzyjny.

Jeśli przy podejmowaniu decyzji konsultujesz się tylko z niewielkim zestawem wskaźników KPI, porzuć resztę i pogratuluj sobie koktajlu za zaoszczędzone zasoby.

Wybierz odpowiednie narzędzia

Arkusz Google lub jakikolwiek inny arkusz kalkulacyjny nie jest dobrym miejscem do śledzenia tych wskaźników KPI.

Ponieważ są to narzędzia statyczne i chociaż zachęcają do współpracy, są niechlujne, masowe i trudne w nawigacji. Tworzą zbyt duży szum informacyjny i wprowadzają różne problemy praktyczne. „Czy finalna strategia FINAL.xlsx jest najnowszą wersją?”

O wiele lepszym wyborem jest   dynamiczna platforma cyfrowa, taka jak Cascade   który jest dostępny dla wszystkich i jest jedynym źródłem prawdy dla Twojego portfela projektów. Możesz łatwo monitorować stan swojego portfela i tworzyć ukierunkowane raporty dla każdej grupy interesariuszy.

Monitorowanie i raportowanie to być może dwa najbardziej czasochłonne aspekty zarządzania portfelem projektów, więc im więcej procesów zautomatyzujesz, tym więcej czasu masz na skupienie się na doskonaleniu i realizacji.

Zrób pierwszy z   nasz szablon KPI   i bez wysiłku tworzyć szczegółowe raporty.

Jak stworzyć raport bez puchu dla swoich interesariuszy, który będą chcieli przeczytać

Dostosuj każdy raport do interesariusza, do którego się zwracasz

Nie każda grupa interesariuszy dba o te same rzeczy.

Jeremy, Twój COO, dba o terminy projektów i to, czy są na dobrej drodze, a nie o to, czy kierownicy projektów stosują metodę Agile czy Waterfall. Z kolei Laura jest menedżerem ds. sukcesu klienta i bardziej dba o jego satysfakcję niż projekty, które zostały odwołane z powodu nierealistycznych oczekiwań.

Pomiń informacje i dane, na które Twoi docelowi odbiorcy nie zwracają uwagi i nie wpływają na ich decyzje.

Aby uzyskać proaktywne podejście, zapytaj każdą grupę interesariuszy, czego najbardziej interesują. Sformułuj pytanie jako korzyści, które chcą zobaczyć, a nie to, co chcą, abyś im powiedział. Jeśli uważasz, że to trudne pytanie, ponieważ możesz wyjść jako niedoświadczony lub niepewny siebie, skonfiguruj je jako pytanie najlepiej do przygotowania i nie pozostawiaj nic przypadkowi.

Rozwiąż wszelkie wątpliwości, dostarczając zabójczy raport ze wszystkimi wymaganymi i odpowiednimi wskaźnikami KPI.

Zmień kolejność informacji

Zaangażowanie i utrzymanie uwagi interesariuszy nie jest łatwym zadaniem.

Tradycyjny sposób raportowania zaczyna się od początku. Podajesz kontekst, opowiadasz o procesie podejmowania decyzji, przedstawiasz dane, które przyczyniły się do Twoich decyzji, wspominasz pomyłkę… hm, lekcje po drodze, a na koniec ogłaszasz swoje decyzje. Problem z tradycyjnym sposobem raportowania polega na tym, że prawdopodobnie straciłeś uwagę odbiorców gdzieś pomiędzy kontekstem a   Wyciągnięte wnioski .

Jak więc opowiedzieć tę samą historię, ale sprawić, by była wciągająca i niezapomniana?

Odwracasz skrypt na głowie.

Rozpocznij prezentację raportowania od ogłoszenia swoich decyzji. „W następnym kwartale postanowiliśmy zrobić X, Y i Z”. W ten sposób wyruszasz w drogę z informacjami, które Twoi odbiorcy chcą najbardziej usłyszeć i zmuszasz ich do pytania „Dlaczego?” pytanie, utrzymując ich zaangażowanie. Następnie odwołujesz się do wyciągniętych wniosków, danych, procesu podejmowania decyzji i wreszcie kontekstu. Zaczynasz od decyzji, a kończysz na celach, jakie ma osiągnąć Twoje biuro lub firma.

W ten sposób utrzymujesz zaangażowanie interesariuszy i uwzględniasz wszystkie istotne informacje, jednocześnie starannie łącząc wszystko ze sobą. Upewnij się, że odnosisz się do każdego kompromisu, którego dokonałeś, i powodów, dla których to zrobiłeś.

Czy jesteś gotowy, aby zautomatyzować śledzenie swoich KPI?   Zobacz, jak Cascade może pomóc już dziś, udostępniając bezpłatne demo.