Os 10 principais KPIs de PMO que você deve acompanhar (+ como rastreá-los)

Os gerentes de portfólio de projetos excepcionais têm um conjunto de KPIs de PMO que rastreiam para mostrar o valor comercial de seu escritório.

O trabalho do escritório de gerenciamento de projetos é confuso, complicado e difícil de acompanhar. Embora a maioria dos líderes empresariais apoie seu PMO, poucos podem descrever sucintamente os resultados pelos quais ele é diretamente responsável.

Neste artigo, oferecemos uma lista de KPIs que valem a pena acompanhar e algumas diretrizes sobre como relatá-los aos seus stakeholders. Especificamente, discutimos:

• Por que os líderes de PMO precisam de um conjunto exclusivo de KPIs?
• Os 10 KPIs de PMO que os gerentes de portfólio de projetos notáveis ​​acompanham
• Como acompanhar os KPIs do PMO sem perder o foco
• Como criar um relatório sem rodeios para seus stakeholders que eles vão querer ler

Por que os líderes de PMO precisam de um conjunto exclusivo de KPIs?

Para provar seu valor, a necessidade de sua existência.

Quase todo gerente de portfólio de projetos experimentou a realidade esmagadora de ter que provar o valor do PMO, o retorno sobre o investimento (ROI) de seu trabalho. Para provar que seu escritório é um bom investimento, cujo trabalho valioso aumenta a produtividade e a lucratividade. E a melhor, senão a única, maneira de persuadir os líderes empresariais do valor de qualquer investimento em particular é com números. Bons números.

Assim, se você deseja ser um líder de PMO com um longo mandato, certifique-se de acompanhar, e em boa forma, os KPIs relevantes e exclusivos do seu escritório.

A prioridade número 1 de todo líder de PMO

Os líderes de PMO que enfrentam ameaças existenciais devem se concentrar em uma coisa:

Sobrevivência.

Este não é um sentimento de “nunca desista”. É a melhor medida de eficácia.   Pesquisas mostram   que quanto mais tempo o PMO oferecer seus serviços, mais eficaz ele será. Assim, quanto mais valioso for e mais fácil será provar o valor que traz.

O escritório de gerenciamento de projetos não deve ser considerado uma solução de curto prazo para cenários de emergência nem uma fábrica de inovação (embora seja possível que o PMO dê origem a inovações inestimáveis).

Não, o PMO deve ser considerado como um investimento de longo prazo para melhorar a execução operacional e as capacidades adaptativas da empresa. Quando o PMO está funcionando bem, os projetos são concluídos mais rapidamente, os produtos são entregues no prazo e dentro das especificações, as vendas aumentam e a vantagem competitiva é gerenciada com muito mais facilidade.

Quanto mais tempo o escritório de gerenciamento de projetos funcionar, maior será sua eficácia.

Os 10 KPIs de PMO que os gerentes de portfólio de projetos notáveis ​​acompanham

Provar o valor do escritório é mais fácil dizer do que fazer.

Vamos ver alguns exemplos de KPIs de PMO que os melhores gerentes de portfólio de projetos rastreiam separados em três grandes categorias.

Alinhamento estratégico e KPIs de ROI

Uma das melhores maneiras de o escritório de gerenciamento de projetos mostrar seu valor comercial é conectar seus esforços com o plano estratégico da empresa.

Especificamente, como o trabalho do PMO resultou em aumento de receita, redução de custo, prazos respeitados e uma execução mais tranquila do plano. Em outras palavras, conecte o trabalho do escritório com o que as partes interessadas se preocupam. Isto é vendas 101, venda os benefícios. Bom ou ruim, os líderes de PMO são obrigados a vender o valor de seu trabalho para a liderança sênior.

Portanto, os seguintes KPIs são definidos de maneira um pouco vaga porque certos termos como projetos “estrategicamente alinhados” são determinados de maneira diferente em cada empresa. Aqui estão as perguntas que você deve ter em mente ao definir os seguintes KPIs:

• Quais são os projetos certos em que deveríamos estar trabalhando?
• Quais são as nossas 3 principais prioridades? Idealmente, você tem uma única prioridade máxima, mas se não tiver, vá até 3. Se você terminar com mais de 3, volte para   planejamento estratégico.
• Como eliminamos distrações e concentramos nossos recursos nos projetos que realmente importam?

Aqui estão alguns KPIs que ajudam você a alinhar o trabalho diário das pessoas com o plano do negócio:

Percentual de projetos alinhados à estratégia

Número de projetos ativos alinhados à estratégia ao número total de projetos.

Esta é uma medida simples de acompanhar, desde que você tenha claramente definido “alinhado”. Aqui está um exemplo: um projeto está alinhado à estratégia quando contribui diretamente para um determinado KPI ou iniciativa. Existem muitas definições, escolha aquela que se adapta ao seu negócio e setor específico.

O alinhamento estratégico é o seu primeiro filtro para escolher os projetos importantes dos demais.

A genialidade dessa porcentagem é que você pode obter dados históricos (se estiverem disponíveis) para demonstrar a melhoria do trabalho focado, a melhor utilização dos recursos e a eficiência geral que seu escritório trouxe. O princípio por trás desse indicador-chave de desempenho é que o custo real de um projeto desalinhado é muito maior do que os recursos alocados a ele devido à perda de oportunidade.

O truque aqui é estabelecer um processo formal de encerramento do projeto que inclua a data de conclusão e se aplique à maioria, se não a todos os projetos.

Porcentagem de projetos com casos de negócios validados

Número de projetos que aprovaram casos de negócios para o número total de projetos.

É importante acompanhar os projetos atualmente ativos com casos de negócios validados porque é um forte indicador de alinhamento estratégico e valor planejado. Também ajuda a determinar o retorno do investimento em cada projeto e em todo o portfólio. Ao defender o ROI do escritório, um aumento nesse KPI é uma flecha poderosa na sua aljava.

Mas para evitar gastar muito tempo na coleta de dados, você precisa de um sistema de gerenciamento para sua documentação que seja acessível e consistente em toda a empresa.

Percentual de benefícios entregues por ano

O valor dos benefícios do caso de negócios entregues aos benefícios do caso de negócios planejados em um determinado período, por exemplo, um ano fiscal.

Essa medida leva você um passo além da métrica de vaidade anterior - é inútil porque os casos de negócios são projetados, não realizados - e comprova o valor agregado do alinhamento estratégico e a eficiência do escritório de gerenciamento de projetos. A melhor maneira de medir o “valor” dos benefícios é com dólares. Calcular esse número é como desenhar um círculo. Parece simples, mas é incrivelmente difícil fazê-lo bem.

A parte “incrivelmente difícil” está no esforço coordenado que requer. É impossível calcular o valor dos benefícios do business case sem a cooperação voluntária de outras áreas do negócio. Um sistema simples, mas consistente para medir o ROI, no entanto, torna o trabalho um pouco mais fácil.

KPIs de desempenho do PMO

O alinhamento estratégico é uma grande bússola para orientar a alocação de recursos e direcionar o foco do esforço concentrado da organização.

No entanto, é apenas o primeiro passo para demonstrar o valor do PMO. Aqui estão algumas métricas de desempenho que levam você um pouco mais fundo nas ervas daninhas:

Percentual de projetos concluídos VS projetos cancelados em um determinado período

Número de projetos concluídos para o número total de projetos planejados   contra   o número de projetos cancelados ou em espera para o número total de projetos planejados nos últimos X meses.

Escolha um período específico que faça sentido para o seu negócio, por exemplo, 12 meses, e calcule esses dois números. Combine-o com a porcentagem de projetos bem-sucedidos, independentemente de como você defina isso (sua definição deve ser clara). Destaque os que foram entregues dentro do prazo e do orçamento para enfatizar a eficiência. Reforce a importância dos KPIs comparando-os com períodos anteriores.

Apenas certifique-se de que haja um processo formal de ativação e cancelamento de projetos para facilitar o rastreamento.

Porcentagem de relatórios de status do projeto com mais de X dias

Número de relatórios de status do projeto com mais de X dias para o número de projetos no portfólio.

Determine o número de dias que faz sentido para o seu negócio. Não tente adivinhar, use dados para avaliar em que dia um relatório de status do projeto é muito antigo para fornecer uma imagem precisa do estado atual do projeto. Use isso como uma linha de base para avaliar a pontualidade do relatório. Padronize os relatórios de status o máximo possível e certifique-se de que inclua todas as informações essenciais.   Se você quiser saber o que acontece em ótimos relatórios de status de projetos, leia nosso guia.

Há uma preocupação importante, no entanto. O rastreamento desse número pode levar muito tempo quando os relatórios ocorrem em ferramentas estáticas, como planilhas e slides. Essas ferramentas exigem uma abordagem manual que as torna demoradas e altamente ineficientes.

Intervalo de tempo entre a proposta do projeto e a ativação do projeto

Número médio de dias decorridos desde a concepção e ativação do projeto (contando apenas os projetos ativados).

Em grandes organizações, é difícil melhorar o tempo de colocação no mercado devido a processos rígidos. Acompanhá-lo é uma boa prática, mas estruturas de negócios rígidas não deixam muito espaço para melhorias.

Você precisará de processos estabelecidos para proposta de projeto e revisão para ser preciso com este KPI.

Intervalo de tempo entre a concepção do projeto e a conclusão do projeto

Calculado em dias, como o KPI anterior.

Essa é uma métrica muito mais significativa para acompanhar, pois sua diminuição fortalece seu caso de negócios para o PMO. Compare esse número com períodos anteriores para destacar o progresso feito.

Novamente, você precisa de um processo estabelecido para propostas de projetos.

# de dependências do projeto sendo resolvidas

Número de dependências e pontos únicos de falha que você eliminou.

Raramente as pessoas celebram ou mesmo levam em conta as catástrofes evitadas. Os melhores profissionais de gerenciamento de projetos (PMOs) não apenas resolvem crises, eles as previnem. E isso é praticamente impossível de atribuir. É isso que este KPI tenta aliviar.

O maior risco em um portfólio de projetos são os agrupamentos de projetos que dependem do sucesso/conclusão de um único projeto. O gerenciamento antecipado dessas dependências evita catástrofes irreversíveis e salva as equipes de projeto de cenários extremamente desagradáveis.   Existem muitas estratégias para gerenciar dependências, mas eliminá-las está no topo da lista das mais impactantes.

Mapear dependências do projeto quando   formulando sua estratégia   e mapeá-los novamente mais tarde, quando tiver eliminado as maiores ameaças.

Adaptando KPIs

A maior parte do trabalho do PMO ocorre durante a execução do plano estratégico.

É quando ele é chamado para resolver conflitos de recursos, reavaliar orçamentos de projetos e mudanças de escopo, lembrar prioridades estratégicas e metas de negócios, avaliar o desempenho do projeto, reportar e executar tantas outras funções do PMO.

É quando as decisões de trade-off mais importantes são tomadas.

Essas decisões difíceis são o que geram valor real de negócios e, com os KPIs a seguir, você também pode gerar valor percebido.

Porcentagem de projetos concluídos no prazo com mudanças de escopo aprovadas

Número de projetos concluídos no prazo com mudanças de escopo aprovadas para o número total de projetos no portfólio em um determinado período, por exemplo, um ano fiscal.

Poucos projetos mantêm seu escopo inicial. É uma parte natural de   Gerenciamento de Projetos. No entanto, mudar o escopo de um projeto e entregar dentro do prazo inicial geralmente não é um milagre. Fazer isso várias vezes mostra uma dedicação feroz à execução e imenso respeito pelos prazos. Essas são qualidades que um gerente de portfólio de projetos pode capitalizar.

Acompanhar marcos de projeto concluídos é uma boa prática se você quiser ser mais granular.

Estabeleça um processo formal de mudança de escopo para adquirir esses dados. Escusado será dizer que você precisará rastrear projetos ativos com mudanças de escopo, outra métrica útil.

Percentual de projetos entregues dentro do orçamento

Número de projetos concluídos dentro do orçamento para o número total de projetos no portfólio.

Este é um daqueles KPIs que não devem ser rastreados por conta própria. NÃO é uma métrica de estrela do norte. Ele ajuda a contar uma história holística apenas quando é acompanhado por algumas das métricas mencionadas acima.

Concentre-se demais nas restrições orçamentárias e você sacrificará a qualidade das entregas.

Como acompanhar os KPIs do PMO sem perder o foco

A verdade é que os KPIs mais impactantes exigem muito esforço para serem precisos.

E sem os processos adequados, acompanhar esses indicadores-chave de desempenho é demorado.

Na lista de KPIs do PMO acima, mencionamos os processos necessários que você precisa ter para economizar tempo e energia ao coletar dados. É importante lembrar, porém, que é difícil mudar o comportamento das pessoas e fazer com que um novo processo permaneça em todos os departamentos. Muito menos vários processos. Infelizmente, não existe uma fórmula mágica ou solução que você possa implementar e ter resultados instantâneos. As pessoas não trabalham assim.

Mas há algumas coisas que você pode fazer hoje que terão um enorme impacto em seus esforços.

Seja estratégico e orientado para a estratégia

Estratégico em sua escolha de métricas de PMO que você acompanha e se concentra em entregar (e apresentar) valor estratégico.

Ser orientado para a estratégia precede ser estratégico. É por isso que os KPIs de alinhamento estratégico são o conjunto mais importante para determinar. Também é o mais difícil por causa da natureza altamente subjetiva do termo “alinhamento estratégico”. Como PMO, você precisa começar definindo esse termo e, em seguida, educar o restante da empresa para seguir essa definição, se quiser que seu projeto se alinhe à estratégia do negócio e seja aprovado.

Então, ser estratégico é uma questão de experimentar. Acompanhe várias métricas até encontrar o conjunto sem informações redundantes. Não rastreie números por causa do rastreamento. Cada métrica deve informar o processo de tomada de decisão.

Se você estiver consultando apenas um pequeno conjunto de KPIs ao tomar decisões, abandone o resto e parabenize-se com um coquetel pelos recursos que economizou.

Escolha as ferramentas certas

Uma planilha do Google, ou qualquer tipo de planilha, não é um bom lugar para acompanhar esses KPIs.

Como essas são ferramentas estáticas e, embora incentivem a colaboração, são confusas, enormes e difíceis de navegar. Eles criam muito ruído informacional e introduzem vários problemas práticos. “A estratégia final FINAL.xlsx é a versão mais recente?”

Uma escolha muito melhor é um   plataforma digital dinâmica como Cascade   que é acessível a todos e é uma fonte única de verdade para o seu portfólio de projetos. Você pode monitorar facilmente a integridade do seu portfólio e criar relatórios direcionados para cada grupo de partes interessadas.

Monitoramento e geração de relatórios talvez sejam os dois aspectos mais demorados do gerenciamento de portfólio de projetos, portanto, quanto mais processos você automatizar, mais tempo terá para se concentrar na melhoria e no acompanhamento.

Faça o primeiro com   nosso modelo de KPI   e crie relatórios detalhados sem esforço.

Como criar um relatório sem rodeios para seus stakeholders que eles vão querer ler

Ajuste cada relatório para a parte interessada que você está abordando

Nem todos os grupos de partes interessadas se preocupam com as mesmas coisas.

Jeremy, seu COO, se preocupa com os prazos do projeto e se eles estão no caminho certo, não se os gerentes de projeto usam o método Agile ou Waterfall. Laura, por outro lado, é gerente de sucesso do cliente e se preocupa mais com a satisfação do cliente do que com os projetos que foram cancelados por expectativas irreais.

Deixe de fora as informações e métricas que seu público-alvo não presta atenção e não informa suas decisões.

Para uma abordagem proativa, pergunte a cada grupo de interessados ​​sobre o que eles estão mais interessados ​​em aprender. Enquadre a pergunta como os benefícios que eles querem ver e não o que eles querem que você lhes diga. Se você achar que é uma pergunta difícil porque pode parecer inexperiente ou inseguro, enquadre-a como uma pergunta do tipo melhor a ser preparada e não deixe nada ao acaso.

Anule quaisquer dúvidas entregando um relatório matador com todos os KPIs solicitados e relevantes.

Alterar a ordem das informações

Envolver e reter a atenção de seus stakeholders não é tarefa fácil.

A forma tradicional de reportar começa no início. Você fornece o contexto, relata o processo de tomada de decisão, apresenta os dados que informaram suas decisões, menciona o erro... ah, lições ao longo do caminho e, finalmente, anuncia suas decisões. O problema com a forma tradicional de reportar é que você provavelmente perdeu a atenção do seu público em algum lugar entre o contexto e o   Lições aprendidas .

Então, como você pode contar a mesma história, mas torná-la envolvente e memorável?

Você vira o script de cabeça para baixo.

Comece a apresentação do relatório anunciando suas decisões. “Para o próximo trimestre, decidimos fazer X, Y e Z.” Dessa forma, você pega a estrada com as informações que seu público mais deseja ouvir e os força a perguntar o “Por quê?” pergunta, mantendo-os engajados. Então você se refere às lições aprendidas, os dados, seu processo de tomada de decisão e, finalmente, o contexto. Você começa com as decisões e fecha com os objetivos que seu escritório ou empresa pretende alcançar.

Dessa forma, você mantém as partes interessadas envolvidas e inclui todas as informações relevantes enquanto conecta tudo de forma organizada. Certifique-se de consultar todas as trocas que você fez e as razões pelas quais você fez isso.

Você está pronto para automatizar o rastreamento de seus KPIs?   Veja como a Cascade pode ajudar com uma demonstração gratuita hoje mesmo.