Wie kann künstliche Intelligenz das Projektmanagement verbessern?

KI (künstliche Intelligenz) wird unser tägliches Leben weiterhin massiv stören. Wie das Internet wird diese Technologie die Art und Weise, wie Menschen leben, Informationen teilen und Unternehmen handeln, vollständig verändern.

Jede Branche wird weiter von KI beeinflusst werden (viele waren es bereits), aber hier werden wir uns darauf konzentrieren, wie sie den Projektmanagementsektor verbessern kann.

Was ist KI?

KI ist die von Maschinen gezeigte Intelligenz und bedeutet nicht, dass diese Maschinen selbstbewusst werden. Der Begriff wurde 1956 von John McCarthy geprägt, der ihn wie folgt definierte: „Die Wissenschaft und Technik der Herstellung intelligenter Maschinen.“

Einfach gesagt, KI ist eine Reihe von Technologien wie maschinelles Lernen, Deep Learning und neuronale Netze, die es Computern ermöglichen, wie Menschen zu denken (zumindest für einige Aufgaben). Einige Beispiele dafür, wo KI bereits verwendet wurde, sind Googles GoMaster, Facebook, das Bilder aus Text generiert, und die Produktempfehlungen von Amazon.

Wann wird KI Projektmanagern helfen können?

KI kann bereits anhand von Daten Vorhersagen treffen. Es hat die Fähigkeit, Prozesse zu automatisieren, Zeit zu sparen und Arbeitsabläufe zu rationalisieren. Seine Fähigkeit, Daten zu analysieren, Muster zu erkennen und fundierte Vorhersagen zu treffen, macht es zu einem leistungsstarken Tool für Projektmanager und das gesamte Geschäftsumfeld.

Projektmanager verwenden Projektmanagementsoftware (PMS), um ihr Team zu unterstützen, aber es ist klar, dass KI-Technologien viel weiter gehen können – nicht zuletzt, weil einige der älteren PMS-Tools kostspielig, klobig und zeitaufwändig sein können.

Wie die folgenden Beispiele zeigen, wird KI wahrscheinlich Projektmanagern helfen und Prozesse für die kommenden Jahrzehnte verbessern.

Wie wird KI das Projektmanagement verbessern?

Schauen wir uns also die Hauptbereiche an, in denen KI einen enormen Einfluss auf das Projektmanagement haben könnte und wo diese Auswirkungen bereits sichtbar sind.

1. Genauere Vorhersage der Fertigstellungszeiten von Projekten

Projektmanager sollten von den Möglichkeiten begeistert sein, die KI mit sich bringt. Die KI-Technologie wird besser darin, Daten zu analysieren und Fertigstellungszeiten vorherzusagen, ohne dass grobe Schätzungen von Projektmanagern erforderlich sind. Dies liegt daran, dass es riesige Datenmengen (z. B. vergangene Erfahrungen) lesen, Muster erkennen und Vorhersagen mit einer viel höheren Genauigkeit treffen kann als Menschen, die alleine arbeiten.

2. Bessere Projektmanagement-Software

Einige der heutigen Projektmanagement-Software-Tools sind klobig, verwenden alte Technologien und haben einen relativ hohen Preis, aber das könnte sich bald ändern, dank intelligenter Algorithmen für maschinelles Lernen, die benutzerfreundlichere PMS-Tools schaffen.

Es gibt bereits viele Möglichkeiten, wie KI-Technologien aktuelle PMS-Tools verbessern können, von der einfachen Suche in Dutzenden oder Hunderten von Dokumenten bis hin zur Bereitstellung von Echtzeit-Datenanalysen und automatisierten Prozessen.

Google RPA ist ein gutes Beispiel dafür. Es handelt sich um eine auf künstlicher Intelligenz basierende Software, die in der Lage ist, Routineaufgaben wie die Verarbeitung von Daten und die Einreichung von Ausgaben (und sogar die Beantwortung von Supportanfragen) zu automatisieren. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf hochwertigere Projekte zu konzentrieren, die Moral und Effektivität der Mitarbeiter zu steigern und Teams dabei zu unterstützen, schneller und intelligenter zu arbeiten.

3. KI wird in der Lage sein, alltägliche Aufgaben in Ihrem Namen zu erledigen

Es gibt Hunderte von Stunden an Verwaltungsarbeit, die von Maschinen effizienter als von Menschen erledigt werden können, was die Zeit der Projektmanager freisetzt und es ihnen ermöglicht, ihre Zeit mit Aufgaben auf strategischer Ebene zu verbringen.

Robotic Process Automation wird eine große Rolle dabei spielen, Projektmanager effizienter zu machen. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Moral.

Neben der Erledigung routinemäßiger Aspekte der Rolle eines Projektmanagers wie Administrator werden KI-Technologien auch sich wiederholende Entscheidungsprozesse automatisieren. Da die Chatbot-Branche wächst (siehe Grafik unten), wird es bald keinen Mittelsmann mehr für die Kommunikation mit Klienten oder Kunden geben müssen – Self-Service wird wahrscheinlich noch üblicher werden.

4. Bessere Qualitätsberichte durch KI

Wie bereits erwähnt, kann KI riesige Datenmengen in kurzer Zeit durchsuchen. Dadurch ist es ideal für die Erstellung von Berichten über abgeschlossene Projekte und Analysen der zukünftigen Projektleistung.

5. Besser beim Spotting-Risiko

Die Risikobewertung ist ein wichtiger Teil der Arbeit eines jeden Projektmanagers, aber bei so vielen beweglichen Teilen, die es zu verfolgen gilt, kann es manchmal unglaublich schwierig sein.

Wenn KI Projektmanagern dabei hilft, Risiken zu erkennen, bevor sie auftreten (oder sogar bevor sie erkennen, dass möglicherweise etwas schief geht), wird dies dazu beitragen, Verzögerungen zu vermeiden oder später kostspielige Änderungen zu verhindern. Ein aktuelles Beispiel hierfür ist die Implementierung einer Business-Continuity-Planungssoftware, die es Projektmanagern ermöglicht, unerwartete Störungen in den Geschäftsprozessen zu planen.

6. Effizienteres Ressourcenmanagement

Durch den Einsatz intelligenter Prognosen und KI-Technologien können Projektmanager vorhersagen, wie lange eine Ressource voraussichtlich an einer bestimmten Art von Aufgabe arbeiten wird. Dies ermöglicht es ihnen, sowohl die physischen als auch die personellen Ressourcen für ihre Projekte effizienter zu planen. Sie haben zum einen eine bessere Vorstellung davon, wie viele Stunden die Mitarbeiter innerhalb bestimmter Fristen an Aufgaben arbeiten können.

Darüber hinaus können sie bestimmte Aufgaben automatisieren und den Personalbedarf reduzieren. Beispielsweise wissen Projektmanager, wie sie Excel automatisieren und so den für jedes Projekt erforderlichen Verwaltungsaufwand reduzieren können.

7. Verbessertes Kundenerlebnis

Bei einem reibungslosen Kundenerlebnis geht es darum sicherzustellen, dass Kunden sich wertgeschätzt und umsorgt fühlen. Gut konzipierte Chatbots und Customer-Experience-Management-Software können dies verbessern, indem sie KI-Technologien einsetzen, um auftretende Probleme zu lösen.

Dies ist besonders nützlich im E-Commerce, wo automatisierte Nachrichten (und Abwesenheitsnachrichten) bedeuten, dass der Verbraucher weniger wahrscheinlich einen Menschen kontaktieren muss.

8. Ergebnisse effektiver vorhersagen

KI-Technologien sind jetzt an einem Punkt angelangt, an dem sie verwendet werden können, um Prognosen aus vergangenen Daten zu erstellen, was für diejenigen, die am Projektmanagement beteiligt sind, großartig ist. Dies bedeutet, dass die Zeit und die Kosten, die mit einer bestimmten Aufgabe oder einem ganzen Projekt verbunden sind, mit viel größerer Genauigkeit vorhergesagt werden können, was bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit eines Ausfalls oder einer Unterbrechung auf der ganzen Linie geringer ist.

9. Schaffung eines Wissensmanagement-Ökosystems

Der weit verbreitete Einsatz von KI-Technologien könnte dazu beitragen, ein Ökosystem für den Wissensaustausch zu schaffen, das von Projektmanagern, ihren Teams und Kunden genutzt würde. Das bedeutet, dass alle gesammelten Daten aus früheren Projekten oder anderen Quellen in Echtzeit einsehbar sind, unabhängig davon, wer Zugriff darauf benötigt.

10. Fördern Sie eine sichere Projektumgebung

Einer der wichtigsten Teile des Projektmanagements ist die Förderung einer sicheren Projektumgebung. KI kann dabei helfen, indem sie die Anzahl menschlicher Fehler reduziert.

Beispielsweise kann KI auf vielfältige Weise verwendet werden, um Warnungen und Aktionspunkte zu erstellen, wenn es ein Problem mit einer Aufgabe oder einem Prozess gibt. Dies bedeutet, dass Probleme schnell behoben werden können, anstatt Tage, Wochen oder sogar Monate unbemerkt zu bleiben.

11. Effektiveres Kostenmanagement

Die Verwendung von Datenanalysesoftware zur Überwachung der Projektausgaben durch ein KI-Vorhersageanalyse-Framework sollte dazu beitragen, die Produktivität aller Projekte (insbesondere langfristiger) zu steigern.

Dies sollte bedeuten, dass Kernaspekte wie Finanzen jederzeit leicht nachvollziehbar sind, sodass Manager fundierte Entscheidungen über die Budgetzuteilung ihres Projekts treffen können.

12. Erhöhte Rechenschaftspflicht für alle Beteiligten

Wenn KI in verschiedenen Teilen Ihres Unternehmens implementiert wird, wird jede am Projektmanagement beteiligte Partei dafür verantwortlich gemacht, eine aktive Rolle bei der Durchsetzung der Dinge zu übernehmen. Dies bedeutet auch, dass Organisationen Einzelpersonen auch innerhalb des gesamten Prozesses leichter für ihre spezifischen Aufgaben zur Rechenschaft ziehen können.

13. IoT-Automatisierung

Viele Unternehmen steigern ihre IoT-Implementierung. Da immer mehr Geräte in unser tägliches Leben eingeführt werden, ist es sinnvoll, dass Projektmanager versuchen, sie in ihre Projekte zu integrieren.

Durch den Einsatz von Sensoren in Baumaschinen können Manager beispielsweise die Leistung von Maschinen überprüfen, sodass sie jederzeit genau wissen, was vor sich geht. Diese IoT-Automatisierung wird ihnen helfen, ihre Entscheidungsfindung und das gesamte Projektmanagement zu verbessern.

14. Reduziertes Outsourcing und Erhöhung der Gewinnmargen

Viele Organisationen neigen dazu, Aufgaben von Drittanbietern (insbesondere IT-Aufgaben) auszulagern. Dies ändert sich jedoch mit dem verstärkten Einsatz von KI im Projektmanagement. Auf diese Weise können Unternehmen einen Teil dieser eingesparten Ressourcen wieder in den Kern ihrer Geschäftstätigkeit investieren.

KI ist besonders nützlich als Alternative zum Outsourcing, da sie Aufgaben mit begrenzter oder ohne Aufsicht durch ein Teammitglied ausführen kann, wodurch mehr Zeit für wichtigere Angelegenheiten gewonnen wird. Beispielsweise können Unternehmen ihre eigenen Apps auf No-Code-Plattformen erstellen.

15. Verbesserte Projektmanagement-Qualifikationen

Es ist wichtig, dass Projektmanager über die Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, die sie für die Durchführung erfolgreicher Projekte benötigen. Viele kämpfen jedoch damit, dass ihre Qualifikationen von den Arbeitgebern anerkannt oder gar verstanden werden.

Infolgedessen kann KI ihnen helfen, Anerkennung und Verständnis für ihre Rolle und ihren Wert durch interaktivere Bildungsmaterialien und -kurse zu erlangen. Dies bedeutet, dass Organisationen mehr darüber wissen, wonach sie bei Mitarbeitern suchen, was die Chancen erhöht, dass qualifiziertere Projektmanager eingestellt werden.

Wird Ihr Projektleiter durch künstliche Intelligenz ersetzt?

Projektmanager sind hier, um zu bleiben. Es ist unwahrscheinlich, dass ihre Rolle jemals vollständig verschwinden wird. Tatsächlich wächst die Branche, und dieser Trend wird sich voraussichtlich fortsetzen. Stattdessen wird ihnen die Einführung von KI-Technologien helfen, effizienter bei ihrer Arbeit zu werden und Zeit für strategisches Arbeiten zu gewinnen, anstatt Stunden damit zu verbringen, niedere Aufgaben zu erledigen.

Sie brauchen immer noch einen Projektmanager, der die Entscheidung trifft, welchen Prozess Sie automatisieren sollten und welcher Prozess ein gewisses Maß an emotionaler Intelligenz erfordert.

Die zunehmende Einführung von KI wird nicht über Nacht erfolgen, sondern eher schrittweise, die zunächst kleine Teile der aktuellen Prozesse und PMS-Tools betrifft, bevor sie sich langsam auch auf andere Bereiche ausbreitet. Um in diesem Zeitraum relevant zu bleiben, müssen Projektmanager daher mit neuen Technologien auf dem Laufenden bleiben und sicherstellen, dass sie ihre Fähigkeiten ständig anpassen.

Projektmanager mussten sich im Laufe der Jahre kontinuierlich anpassen, um relevant zu bleiben, daher ist es unwahrscheinlich, dass KI dies ändern wird. Anstatt die Technologie als Bedrohung zu sehen, sollten Projektmanager Technologien der künstlichen Intelligenz annehmen und sie nutzen, um sich selbst und ihre Organisationen zu verbessern.

Zusammenfassend

Künstliche Intelligenz wird Projektmanager nicht ersetzen, sondern ergänzen. Es wird erwartet, dass die Zeit für die Weiterentwicklung von Projektmanagement-Softwaretools mit KI-Fähigkeiten bald kommt, was bedeutet, dass diese neue Ära der Technologie die Auswahl, den Kauf, die Verwendung und die Bewertung von PMS auf eine Weise verändern wird, die wir uns heute noch nicht einmal vorstellen können.

Projektmanager, die ihre Fähigkeiten mit neuen Technologien weiterentwickeln, sind nicht nur am besten für die Arbeit mit diesen KI-Projektmanagement-Tools geeignet, sondern werden auch feststellen, dass sich ihre Karriereaussichten aufgrund der Entwicklung des Sektors auf die positivste Weise verbessern.

Beitrag von : Tammy Wood

Director of Global Technical SEO bei Automation Anywhere

Tammy Wood beschäftigt sich seit zwei Jahrzehnten mit SEO. Ihre derzeitige Funktion ist Director of Technical SEO bei Automation Anywhere, einer Plattform zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Während sie nicht nach Schlüsselwörtern jagt, liest Tammy gerne, kauft Schuhe und schreibt Artikel über RPA und SEO.