Yapay Zeka Proje Yönetimini Nasıl İyileştirebilir?

AI (yapay zeka) günlük hayatımızı çok büyük bir şekilde bozmaya devam edecek. İnternet gibi, bu teknoloji de insanların yaşama, bilgi paylaşma ve işletmelerin hareket etme şeklini tamamen değiştirecek.

Her sektör yapay zekadan daha fazla etkilenecektir (birçoğu zaten olmuştur), ancak burada, bunun proje yönetimi sektörünü nasıl iyileştirebileceğine odaklanacağız.

AI nedir?

AI, makineler tarafından görüntülenen zekadır ve bu makinelerin kendinin farkında olacağı anlamına gelmez. Terim 1956'da John McCarthy tarafından "Akıllı makineler yapma bilimi ve mühendisliği" olarak tanımlandı.

Basitçe söylemek gerekirse, AI, bilgisayarların insanlar gibi düşünmesini sağlayan (en azından bazı görevler için) makine öğrenimi, derin öğrenme ve sinir ağları gibi bir dizi teknolojidir. AI'nın halihazırda kullanıldığı bazı örnekler arasında Google'ın GoMaster'ı, Facebook'un metinden görüntü oluşturması ve Amazon'un ürün önerileri sayılabilir.

Yapay zeka proje yöneticilerine ne zaman yardım edebilecek?

AI, verileri kullanarak zaten tahminler yapabilir. Süreçleri otomatikleştirme, zamandan tasarruf etme ve iş akışlarını düzene koyma yeteneğine sahiptir. Verileri analiz etme, kalıpları belirleme ve bilinçli tahminler yapma kapasitesi, onu proje yöneticileri ve tüm iş ortamı için güçlü bir araç haline getirir.

Proje yöneticileri, ekiplerini desteklemek için Proje Yönetim Yazılımını (PMS) kullanır, ancak AI teknolojilerinin bunu çok daha ileri götürebileceği açıktır - özellikle eski PMS araçlarından bazıları maliyetli, hantal ve zaman alıcı olabilir.

Aşağıdaki örneklerin gösterdiği gibi, AI'nın proje yöneticilerine yardımcı olması ve gelecek on yıllar boyunca süreçleri iyileştirmesi muhtemeldir.

Yapay zeka proje yönetimini nasıl geliştirecek?

Öyleyse, yapay zekanın proje yönetimi üzerinde büyük bir etkiye sahip olabileceği ana alanlara ve bu etkinin şimdiden görülmeye başladığı alanlara bakalım.

1. Proje tamamlama sürelerini daha doğru tahmin etmek

Proje yöneticileri, yapay zekanın masaya getirdiği olanaklar konusunda heyecanlı olmalıdır. Yapay zeka teknolojisi, proje yöneticilerinin kaba tahminlerine gerek kalmadan verileri analiz etme ve tamamlanma sürelerini tahmin etmede daha iyi hale gelecek. Bunun nedeni, büyük miktarda veriyi (geçmiş deneyimler gibi) okuyabilmesi, kalıpları belirleyebilmesi ve tek başına çalışan insanlardan çok daha yüksek bir doğrulukla tahminler yapabilmesidir.

2. Daha iyi proje yönetimi yazılımı

Günümüzün proje yönetimi yazılım araçlarından bazıları hantaldır, eski teknolojileri kullanır ve bunlara bağlı olarak nispeten yüksek bir fiyat etiketine sahiptir, ancak bu, daha kullanıcı dostu PMS araçları oluşturan akıllı makine öğrenimi algoritmaları sayesinde yakında değişebilir.

Yapay zeka teknolojilerinin, onlarca veya yüzlerce belgeyi kolaylıkla aramaktan gerçek zamanlı veri analitiği ve otomatikleştirilmiş süreçler sağlamaya kadar mevcut PMS araçlarını iyileştirebileceği birçok yol var.

Google RPA buna iyi bir örnektir. Verileri işleme ve masrafları dosyalama (ve hatta destek sorgularını yanıtlama) gibi rutin görevleri otomatikleştirebilen yapay zeka tabanlı bir yazılımdır. Bu, çalışanların daha yüksek değerli projelere odaklanmasına, personelin moralini ve etkinliğini artırmasına ve ekiplerin daha hızlı ve daha akıllı çalışmasına yardımcı olur.

3. Yapay zeka sıradan görevleri sizin adınıza tamamlayabilecek

Makineler tarafından insanlardan daha verimli bir şekilde tamamlanabilen, proje yöneticilerine zaman kazandıran ve zamanlarını stratejik düzeydeki görevlerde çalışarak geçirmelerine olanak tanıyan yüzlerce saatlik idari iş vardır.

Robotik süreç otomasyonu, proje yöneticilerinin daha verimli hale gelmesinde büyük rol oynayacak. Verimliliği artırmanın yanı sıra, bu morali de artıracaktır.

Bir proje yöneticisinin yönetici gibi rolünün rutin yönlerini tamamlamanın yanı sıra, AI teknolojileri aynı zamanda tekrarlayan karar verme süreçlerini de otomatikleştirecektir. Chatbot endüstrisinin büyümesiyle (aşağıdaki grafiğe bakın), yakında müşterilerle veya müşterilerle iletişimde bir aracıya ihtiyaç kalmayacak - self servis muhtemelen daha da yaygınlaşacak.

4. AI tarafından daha kaliteli raporlar

Belirtildiği gibi, AI kısa bir süre içinde büyük miktarda veri arayabilir. Bu, onu tamamlanmış projeler hakkında raporlar ve gelecekteki proje performansının analizleri için ideal hale getirir.

5. Tespit riskinde daha iyi

Risk değerlendirmesi, herhangi bir proje yöneticisinin işinin önemli bir parçasıdır, ancak takip edilmesi gereken çok fazla hareketli parça olduğu için bazen inanılmaz derecede zor olabilir.

Yapay zeka, proje yöneticilerinin riski oluşmadan önce (hatta bir şeylerin ters gitme potansiyeli olduğunu fark etmeden önce) tespit etmesine yardımcı olur ve bu, gecikmeleri önlemeye veya daha sonra maliyetli değişiklikleri önlemeye yardımcı olur. Bunun güncel bir örneği, proje yöneticilerinin bir işletmenin süreçlerinde beklenmedik aksaklıklar için plan yapmasına olanak tanıyan iş sürekliliği planlama yazılımının uygulanmasıdır.

6. Daha verimli kaynak yönetimi

Proje yöneticileri, akıllı tahmin ve yapay zeka teknolojilerini kullanarak, bir kaynağın belirli bir görev türü üzerinde ne kadar süreyle çalışacağını tahmin edebilecek. Bu, projelerinde hem fiziksel hem de insan kaynakları için daha verimli planlama yapmalarını mümkün kılar. Bir kere, personelin belirli süreler içinde görevler üzerinde fizibil olarak kaç saat çalışabileceği konusunda daha iyi bir fikre sahip olacaklar.

Ayrıca, belirli görevleri otomatikleştirebilecek ve insan kaynakları ihtiyacını azaltabilecekler. Örneğin, proje yöneticileri Excel'i nasıl otomatikleştireceklerini bilecek ve her proje için gereken yönetici işi miktarını azaltacaktır.

7. İyileştirilmiş müşteri deneyimi

Sorunsuz bir müşteri deneyimi, müşterilerin ve müşterilerin kendilerini değerli ve önemsendiklerini hissetmelerini sağlamakla ilgilidir. İyi tasarlanmış sohbet robotları ve müşteri deneyimi yönetimi yazılımı, ortaya çıkan sorunları çözmek için AI teknolojilerini kullanarak bunu iyileştirebilir.

Bu, otomatik mesajların (ve "ofis dışı" mesajların) tüketicinin bir insanla iletişim kurma ihtiyacının daha az olduğu anlamına geldiği e-ticarette özellikle yararlıdır.

8. Sonuçları daha etkili bir şekilde tahmin etmek

Yapay zeka teknolojileri artık geçmiş verilerden tahminler oluşturmak için kullanılabilecekleri bir noktada, bu da proje yönetimine dahil olanlar için harika. Bu, belirli bir görevle veya tüm projeyle ilişkili zaman ve maliyetlerin çok daha doğru bir şekilde tahmin edilebileceği anlamına gelir, bu da hat boyunca daha az başarısızlık veya aksama şansı anlamına gelir.

9. Bir bilgi yönetimi ekosisteminin oluşturulması

Yapay zeka teknolojilerinin yaygın kullanımı, proje yöneticileri, ekipleri ve müşterileri tarafından kullanılacak bir bilgi paylaşım ekosistemi oluşturmaya yardımcı olabilir. Bu, herhangi bir geçmiş projeden veya diğer kaynaklardan toplanan verilerin, kimin erişmesi gerektiğine bakılmaksızın gerçek zamanlı olarak bakılabileceği anlamına gelir.

10. Güvenli bir proje ortamını teşvik edin

Proje yönetiminin en önemli kısımlarından biri, güvenli bir proje ortamını teşvik etmektir. AI, insan hatalarının sayısını azaltarak bunu yapmaya yardımcı olabilir.

Örneğin yapay zeka, bir görev veya süreçle ilgili bir sorun olduğunda uyarılar ve eylem noktaları oluşturmak için çeşitli şekillerde kullanılabilir. Bu, sorunların günler, haftalar ve hatta aylarca fark edilmemek yerine hızlı bir şekilde ele alınabileceği anlamına gelir.

11. Daha etkin maliyet yönetimi

Bir AI tahmine dayalı analitik çerçevesi aracılığıyla proje harcamalarını izlemek için veri analizi yazılımının kullanılması, tüm projelerde (özellikle uzun vadeli olanlar) üretkenliği artırmaya yardımcı olmalıdır.

Bu, finans gibi temel unsurların her zaman kolayca izlenebilir olduğu ve yöneticilerin projelerinin bütçe tahsisi hakkında bilinçli kararlar vermelerine olanak tanıdığı anlamına gelmelidir.

12. İlgili tüm taraflar için artan hesap verebilirlik

Yapay zeka işinizin farklı bölümlerinde uygulandığında, projelerin yönetiminde yer alan her bir taraf, olayları görmede aktif rol almaktan sorumlu tutulacaktır. Aynı zamanda, kuruluşların tüm süreç içinde de bireyleri belirli görevlerinden daha kolay sorumlu tutabilecekleri anlamına gelir.

13. IoT otomasyonu

Birçok şirket IoT uygulamalarını artırıyor. Gittikçe daha fazla cihazın günlük hayatımıza girmesiyle, proje yöneticilerinin bunları projeleriyle bütünleştirmeye çalıştıkları anlaşılıyor.

Örneğin, inşaat ekipmanı içinde sensörler kullanmak, yöneticilerin makinelerin performansını kontrol etmelerine olanak tanıyacak ve böylece her zaman tam olarak ne olduğunu bilecekler. Bu IoT otomasyonu, karar verme süreçlerini ve genel proje yönetimini geliştirmelerine yardımcı olacaktır.

14. Azaltılmış dış kaynak kullanımı ve kar marjlarında artış

Birçok kuruluş, üçüncü taraf görevlerini (özellikle BT görevlerini) dış kaynak kullanma eğilimindedir. Ancak bu, proje yönetiminde yapay zeka kullanımının artmasıyla değişiyor. Bu, şirketlerin tasarruf ettikleri kaynakların bir kısmını işlerinin özüne yeniden yatırmalarını sağlayacaktır.

Yapay zeka, bir ekip üyesinin gözetimi olmadan veya sınırlı olarak görevleri gerçekleştirebildiğinden, daha önemli konular için daha fazla zaman tasarrufu sağladığından, özellikle dış kaynak kullanımına alternatif olarak kullanışlıdır. Örneğin şirketler, kodsuz platformlar kullanarak kendi uygulamalarını oluşturabilecekler.

15. Geliştirilmiş proje yönetimi nitelikleri

Proje yöneticilerinin başarılı projeler yürütmek için ihtiyaç duydukları bilgi ve becerilere sahip olmaları önemlidir. Bununla birlikte, birçoğu niteliklerinin işverenler tarafından tanınması ve hatta anlaşılması için mücadele etmektedir.

Sonuç olarak, AI, daha etkileşimli eğitim materyalleri ve kurslar aracılığıyla rollerini ve değerini anlamalarına ve anlamalarına yardımcı olabilir. Bu, kuruluşların çalışanlarda ne aradıkları hakkında daha fazla bilgi sahibi olduğu anlamına gelecek ve bu da daha yetenekli proje yöneticilerinin istihdam edilme şansını artıracaktır.

Proje yöneticinizin yerini yapay zeka alacak mı?

Proje yöneticileri kalmak için buradalar. Rollerinin tamamen ortadan kalkması pek olası değil. Aslında endüstri büyüyor ve bu eğilimin devam etmesi bekleniyor. Bunun yerine, yapay zeka teknolojilerinin tanıtılması, işlerinde daha verimli olmalarına yardımcı olacak ve sıradan görevleri tamamlamak için saatler harcamak yerine stratejik olarak çalışmak için zaman kazandıracak.

Hangi süreci otomatikleştirmeniz gerektiğine ve hangi sürecin bir düzeyde duygusal zeka gerektirdiğine karar vermek için yine bir proje yöneticisine ihtiyacınız olacak.

Artan AI alımı, bir gecede değil, yavaş yavaş diğer alanlara da geçmeden önce mevcut süreçlerin ve PMS araçlarının küçük bölümlerini etkileyen kademeli bir değişiklik olacaktır. Bu nedenle, bu dönem boyunca alakalı kalabilmek için proje yöneticilerinin yeni teknolojiyi takip etmeleri ve becerilerini sürekli olarak adapte etmelerini sağlamaları gerekecektir.

Proje yöneticileri, ilgili kalmaları için yıllar boyunca sürekli olarak uyum sağlamak zorunda kaldılar, bu nedenle AI'nın bunu değiştirmesi olası değildir. Proje yöneticileri teknolojiyi bir tehdit olarak görmek yerine yapay zeka teknolojilerini benimsemeli ve bunları hem kendilerini hem de organizasyonlarını geliştirmek için kullanmalıdır.

Özetle

Yapay zeka proje yöneticilerinin yerini almayacak, onları tamamlayacak. Proje yönetimi yazılım araçlarının AI yetenekleriyle gelişme zamanının yakında gelmesi bekleniyor; bu, bu yeni teknoloji çağının PMS'nin seçilme, satın alınma, kullanılma ve bugün hayal bile edemeyeceğimiz şekillerde değerlendirilme şeklini değiştireceği anlamına geliyor.

Becerilerini yeni teknolojiyle geliştirmeye devam eden proje yöneticileri, yalnızca bu AI proje yönetimi araçlarıyla çalışmak için en iyi şekilde yerleştirilmekle kalmayacak, aynı zamanda sektörün evriminin bir sonucu olarak kariyer beklentilerinin en olumlu şekilde geliştiğini göreceklerdir.

Gönderen : Tammy Wood

Automation Anywhere'de Global Teknik SEO Direktörü

Tammy Wood, yirmi yıldır SEO ile ilgilenmektedir. Şu anki görevi, bir iş süreci otomasyon platformu olan Automation Anywhere için Teknik SEO Direktörüdür. Tammy, anahtar kelimeleri takip etmese de okumaktan, ayakkabı satın almaktan ve hem RPA hem de SEO hakkında makaleler yazmaktan hoşlanır.