Como a inteligência artificial pode melhorar o gerenciamento de projetos?

A IA (inteligência artificial) continuará a atrapalhar nossas vidas diárias de uma maneira enorme. Assim como a internet, essa tecnologia mudará completamente a forma como as pessoas vivem, as informações são compartilhadas e as empresas agem.

Todos os setores serão ainda mais impactados pela IA (muitos já foram), mas aqui, vamos nos concentrar em como ela pode melhorar o setor de gerenciamento de projetos.

O que é IA?

A IA é a inteligência exibida pelas máquinas e não significa que essas máquinas se tornarão autoconscientes. O termo foi cunhado em 1956 por John McCarthy, que o definiu como: “A ciência e a engenharia de fazer máquinas inteligentes”.

Simplificando, a IA é um conjunto de tecnologias como aprendizado de máquina, aprendizado profundo e redes neurais, que permitem que os computadores pensem como os humanos (pelo menos para algumas tarefas). Alguns exemplos de onde a IA já foi usada incluem o GoMaster do Google, o Facebook gerando imagens a partir de texto e as recomendações de produtos da Amazon.

Quando a IA poderá ajudar os gerentes de projeto?

A IA já pode fazer previsões usando dados. Ele tem a capacidade de automatizar processos, economizar tempo e otimizar fluxos de trabalho. Sua capacidade de analisar dados, identificar padrões e fazer previsões informadas o torna uma ferramenta poderosa para gerentes de projeto e em todo o ambiente de negócios.

Os gerentes de projeto usam o PMS (Project Management Software) para apoiar sua equipe, mas está claro que as tecnologias de IA podem levar isso muito mais longe, principalmente porque algumas das ferramentas PMS mais antigas podem ser caras, desajeitadas e demoradas.

Como os exemplos a seguir mostram, a IA provavelmente ajudará os gerentes de projeto e melhorará os processos nas próximas décadas.

Como a IA melhorará o gerenciamento de projetos?

Então, vejamos as principais áreas em que a IA pode ter um grande impacto no gerenciamento de projetos e onde esse impacto já está começando a ser visto.

1. Previsão dos tempos de conclusão do projeto com mais precisão

Os gerentes de projeto devem estar animados com as possibilidades que a IA traz para a mesa. A tecnologia de IA se tornará melhor na análise de dados e na previsão de prazos de conclusão, sem a necessidade de estimativas aproximadas dos gerentes de projeto. Isso ocorre porque ele pode ler grandes quantidades de dados (como experiências passadas), identificar padrões e fazer previsões com uma precisão muito maior do que os humanos trabalhando sozinhos.

2. Melhor software de gerenciamento de projetos

Algumas das ferramentas de software de gerenciamento de projetos atuais são desajeitadas, usam tecnologias antigas e têm um preço relativamente alto, mas isso pode mudar em breve graças aos algoritmos inteligentes de aprendizado de máquina que criam ferramentas PMS mais fáceis de usar.

Já existem muitas maneiras pelas quais as tecnologias de IA podem melhorar as ferramentas PMS atuais, desde a capacidade de pesquisar dezenas ou centenas de documentos com facilidade até fornecer análises de dados em tempo real e processos automatizados.

O Google RPA é um bom exemplo disso. É um software baseado em inteligência artificial capaz de automatizar tarefas rotineiras, como processamento de dados e arquivamento de despesas (e até mesmo responder a consultas de suporte). Isso permite que os funcionários se concentrem em projetos de maior valor, aumentando o moral e a eficácia da equipe e ajudando as equipes a trabalhar de forma mais rápida e inteligente.

3. A IA poderá concluir tarefas mundanas em seu nome

Existem centenas de horas de trabalho administrativo que podem ser concluídos por máquinas com mais eficiência do que humanos, liberando o tempo dos gerentes de projeto e permitindo que eles gastem seu tempo trabalhando em tarefas de nível estratégico.

A automação de processos robóticos desempenhará um papel importante para que os gerentes de projeto se tornem mais eficientes. Além de aumentar a eficiência, isso aumentará o moral.

Além de completar os aspectos rotineiros da função de um gerente de projeto, como administrador, as tecnologias de IA também automatizarão processos repetitivos de tomada de decisão. Com o crescimento da indústria de chatbots (veja o gráfico abaixo), em breve também não haverá necessidade de um intermediário na comunicação com clientes ou clientes – o autoatendimento provavelmente se tornará ainda mais comum.

4. Relatórios de melhor qualidade por IA

Como mencionado, a IA pode pesquisar grandes quantidades de dados em um curto espaço de tempo. Isso o torna ideal para a produção de relatórios sobre projetos concluídos e análises de desempenho de projetos futuros.

5. Melhor em identificar riscos

A avaliação de riscos é uma parte importante do trabalho de qualquer gerente de projeto, mas com tantas partes móveis para acompanhar, às vezes pode ser incrivelmente difícil.

Com a IA ajudando os gerentes de projeto a identificar riscos antes que eles ocorram (ou mesmo antes que eles percebam que há potencial para algo dar errado), isso ajudará a evitar atrasos ou evitar mudanças dispendiosas mais tarde. Um exemplo atual disso é a implementação de software de planejamento de continuidade de negócios, que permite que os gerentes de projeto planejem interrupções inesperadas nos processos de uma empresa.

6. Gerenciamento de recursos mais eficiente

Ao usar tecnologias inteligentes de previsão e IA, os gerentes de projeto poderão prever por quanto tempo um recurso provavelmente funcionará em um determinado tipo de tarefa. Isso possibilita que eles planejem com mais eficiência os recursos físicos e humanos em seus projetos. Eles terão uma ideia melhor de quantas horas a equipe pode trabalhar de forma viável em tarefas dentro de prazos específicos, por exemplo.

Além disso, poderão automatizar determinadas tarefas e reduzir a necessidade de recursos humanos. Por exemplo, os gerentes de projeto saberão como automatizar o Excel, reduzindo a quantidade de trabalho administrativo necessário para cada projeto.

7. Melhor experiência do cliente

Uma experiência tranquila do cliente tem tudo a ver com garantir que clientes e clientes se sintam valorizados e cuidados. Chatbots bem projetados e software de gerenciamento de experiência do cliente podem melhorar isso usando tecnologias de IA para resolver problemas à medida que surgem.

Isso é particularmente útil no comércio eletrônico, onde mensagens automatizadas (e mensagens “fora do escritório”) significam que é menos provável que o consumidor precise entrar em contato com um ser humano.

8. Previsão de resultados de forma mais eficaz

As tecnologias de IA estão agora em um ponto em que podem ser usadas para criar previsões a partir de dados anteriores, o que é ótimo para os envolvidos no gerenciamento de projetos. Isso significa que o tempo e os custos associados a uma determinada tarefa ou a um projeto inteiro podem ser previstos com muito mais precisão, o que significa menos chance de falha ou interrupção no futuro.

9. Criação de um ecossistema de gestão do conhecimento

O uso generalizado de tecnologias de IA poderia ajudar a criar um ecossistema de compartilhamento de conhecimento, que seria usado por gerentes de projeto, suas equipes e clientes. Isso significa que os dados coletados de projetos anteriores ou de outras fontes estarão disponíveis para consulta em tempo real, não importa quem precise acessá-los.

10. Promova um ambiente de projeto seguro

Uma das partes mais importantes do gerenciamento de projetos é incentivar um ambiente de projeto seguro. A IA pode ajudar a fazer isso reduzindo o número de erros humanos.

Por exemplo, a IA pode ser usada de várias maneiras para criar alertas e pontos de ação quando houver um problema com uma tarefa ou processo. Isso significa que os problemas podem ser resolvidos rapidamente, em vez de passar despercebidos por dias, semanas ou até meses.

11. Gestão de custos mais eficaz

O uso de software de análise de dados para monitorar os gastos do projeto por meio de uma estrutura de análise preditiva de IA deve ajudar a aumentar a produtividade em todos os projetos (especialmente os de longo prazo).

Isso deve significar que aspectos essenciais, como finanças, são facilmente rastreáveis ​​em todos os momentos, permitindo que os gerentes tomem decisões informadas sobre a alocação do orçamento de seus projetos.

12. Maior responsabilidade para todas as partes envolvidas

Quando a IA é implementada em diferentes partes do seu negócio, cada parte envolvida no gerenciamento de projetos será responsabilizada por ter um papel ativo na execução. Isso também significa que as organizações podem responsabilizar mais facilmente os indivíduos por suas tarefas específicas em todo o processo.

13. Automação de IoT

Muitas empresas estão aumentando sua implementação de IoT. Com cada vez mais dispositivos sendo introduzidos em nossas vidas diárias, faz sentido que os gerentes de projeto estejam procurando integrá-los aos seus projetos.

Por exemplo, o uso de sensores em equipamentos de construção permitirá que os gerentes verifiquem o desempenho das máquinas, para que saibam exatamente o que está acontecendo o tempo todo. Essa automação de IoT os ajudará a melhorar a tomada de decisões e o gerenciamento geral do projeto.

14. Redução da terceirização e aumento das margens de lucro

Muitas organizações tendem a terceirizar tarefas de terceiros (especialmente tarefas de TI). No entanto, isso está mudando com o aumento do uso da IA ​​no gerenciamento de projetos. Isso permitirá que as empresas reinvestam alguns desses recursos economizados no núcleo do que seus negócios fazem.

A IA é especialmente útil como alternativa à terceirização, pois pode realizar tarefas com pouca ou nenhuma supervisão de um membro da equipe, economizando mais tempo para assuntos mais importantes. Por exemplo, as empresas poderão criar seus próprios aplicativos usando plataformas sem código.

15. Qualificações aprimoradas de gerenciamento de projetos

É essencial que os gerentes de projeto tenham as habilidades e os conhecimentos necessários para executar projetos bem-sucedidos. No entanto, muitos lutam para que suas qualificações sejam reconhecidas ou mesmo compreendidas pelos empregadores.

Como resultado, a IA pode ajudá-los a obter reconhecimento e compreensão de seu papel e seu valor por meio de materiais e cursos educacionais mais interativos. Isso significa que as organizações saberão mais sobre o que estão procurando nos funcionários, o que aumentará as chances de serem empregados gerentes de projeto mais qualificados.

Seu gerente de projeto será substituído por inteligência artificial?

Os gerentes de projeto estão aqui para ficar. É improvável que seu papel desapareça completamente. Na verdade, a indústria está crescendo, e esta tendência deve continuar. Em vez disso, a introdução de tecnologias de IA os ajudará a se tornar mais eficientes em seu trabalho, liberando tempo para trabalhar estrategicamente em vez de gastar horas realizando tarefas domésticas.

Você ainda precisará de um gerente de projeto para tomar a decisão de qual processo você deve automatizar e qual processo precisa de um nível de inteligência emocional.

O aumento da aceitação da IA ​​não será uma mudança da noite para o dia, mas sim gradual, afetando primeiro pequenas seções dos processos atuais e ferramentas PMS, antes de passar lentamente para outras áreas também. Portanto, para permanecer relevante durante todo esse período, os gerentes de projeto precisarão se manter atualizados com as novas tecnologias e garantir que estejam constantemente adaptando seu conjunto de habilidades.

Os gerentes de projeto tiveram que se adaptar continuamente ao longo dos anos para se manterem relevantes, portanto, é improvável que a IA mude isso. Em vez de ver a tecnologia como uma ameaça, os gerentes de projeto devem adotar as tecnologias de inteligência artificial e usá-las para melhorar a si mesmos e suas organizações.

Resumindo

A inteligência artificial não substituirá os gerentes de projeto, mas os complementará. Espera-se que o tempo para que as ferramentas de software de gerenciamento de projetos evoluam com recursos de IA esteja chegando, o que significa que essa nova era da tecnologia mudará a forma como o PMS é selecionado, comprado, usado e avaliado de maneiras que nem podemos imaginar hoje.

Os gerentes de projeto que continuarem a desenvolver seu conjunto de habilidades com novas tecnologias não apenas estarão mais bem posicionados para trabalhar com essas ferramentas de gerenciamento de projetos de IA, mas verão suas perspectivas de carreira melhorar da maneira mais positiva, como resultado da evolução do setor.

Postado por : Tammy Wood

Diretor de SEO técnico global na Automation Anywhere

Tammy Wood está envolvida com SEO há duas décadas. Sua função atual é Diretora de SEO técnico, para Automation Anywhere, uma plataforma de automação de processos de negócios. Embora não esteja perseguindo palavras-chave, Tammy gosta de ler, comprar sapatos e escrever artigos sobre RPA e SEO.