¿Cómo la inteligencia artificial puede mejorar la gestión de proyectos?

La IA (inteligencia artificial) continuará perturbando nuestra vida diaria de una manera enorme. Al igual que Internet, esta tecnología cambiará por completo la forma en que las personas viven, la información se comparte y las empresas actúan.

Todas las industrias se verán más afectadas por la IA (muchas ya lo han hecho), pero aquí nos centraremos en cómo puede mejorar el sector de gestión de proyectos.

¿Qué es la IA?

La IA es la inteligencia que muestran las máquinas y no significa que estas máquinas se volverán conscientes de sí mismas. El término fue acuñado en 1956 por John McCarthy, quien lo definió como: “La ciencia y la ingeniería para fabricar máquinas inteligentes”.

En pocas palabras, la IA es un conjunto de tecnologías como el aprendizaje automático, el aprendizaje profundo y las redes neuronales, que permiten que las computadoras piensen como los humanos (al menos para algunas tareas). Algunos ejemplos de dónde ya se ha utilizado AI incluyen GoMaster de Google, Facebook generando imágenes a partir de texto y recomendaciones de productos de Amazon.

¿Cuándo podrá la IA ayudar a los gestores de proyectos?

La IA ya puede hacer predicciones utilizando datos. Tiene la capacidad de automatizar procesos, ahorrar tiempo y optimizar los flujos de trabajo. Su capacidad para analizar datos, detectar patrones y hacer predicciones informadas lo convierte en una herramienta poderosa para los gerentes de proyectos y en todo el entorno empresarial.

Los gerentes de proyecto usan el software de administración de proyectos (PMS) para respaldar a su equipo, pero está claro que las tecnologías de IA pueden llevar esto mucho más lejos, sobre todo porque algunas de las herramientas de PMS más antiguas pueden ser costosas, torpes y lentas.

Como muestran los siguientes ejemplos, es probable que la IA ayude a los gerentes de proyectos y mejore los procesos en las próximas décadas.

¿Cómo mejorará la IA la gestión de proyectos?

Entonces, echemos un vistazo a las principales áreas en las que la IA podría tener un gran impacto en la gestión de proyectos, y donde ese impacto ya se está empezando a ver.

1. Predecir los tiempos de finalización del proyecto con mayor precisión

Los gerentes de proyecto deberían estar entusiasmados con las posibilidades que la IA trae a la mesa. La tecnología de inteligencia artificial mejorará en el análisis de datos y la predicción de tiempos de finalización, sin necesidad de estimaciones aproximadas por parte de los gerentes de proyecto. Esto se debe a que puede leer grandes cantidades de datos (como experiencias pasadas), detectar patrones y hacer pronósticos con una precisión mucho mayor que la de los humanos que trabajan solos.

2. Mejor software de gestión de proyectos

Algunas de las herramientas de software de gestión de proyectos actuales son torpes, utilizan tecnologías antiguas y tienen un precio relativamente alto, pero esto podría cambiar pronto gracias a los algoritmos inteligentes de aprendizaje automático que crean herramientas PMS más fáciles de usar.

Ya hay muchas formas en que las tecnologías de IA pueden mejorar las herramientas PMS actuales, desde poder buscar decenas o cientos de documentos con facilidad hasta poder proporcionar análisis de datos en tiempo real y procesos automatizados.

Google RPA es un buen ejemplo de esto. Es un software basado en inteligencia artificial que puede automatizar tareas rutinarias como procesar datos y archivar gastos (e incluso responder consultas de soporte). Esto permite que los empleados se centren en proyectos de mayor valor, elevando la moral y la eficacia del personal y ayudando a los equipos a trabajar de forma más rápida e inteligente.

3. AI podrá completar tareas mundanas en su nombre

Hay cientos de horas de trabajo administrativo que las máquinas pueden completar de manera más eficiente que los humanos, lo que libera el tiempo de los gerentes de proyecto y les permite dedicar su tiempo a trabajar en tareas de nivel estratégico.

La automatización de procesos robóticos jugará un papel importante en que los gerentes de proyectos se vuelvan más eficientes. Además de aumentar la eficiencia, esto aumentará la moral.

Además de completar los aspectos de rutina del rol de un gerente de proyecto, como el administrador, las tecnologías de IA también automatizarán los procesos repetitivos de toma de decisiones. Con el crecimiento de la industria de los chatbots (consulte el gráfico a continuación), pronto no habrá necesidad de un intermediario en la comunicación con los clientes; es probable que el autoservicio se vuelva aún más común.

4. Informes de mejor calidad por IA

Como se mencionó, la IA puede buscar en grandes cantidades de datos en un corto espacio de tiempo. Esto lo hace ideal para producir informes sobre proyectos terminados y análisis del desempeño futuro de proyectos.

5. Mejor en la detección de riesgos

La evaluación de riesgos es una parte importante del trabajo de cualquier gerente de proyecto, pero con tantas partes móviles de las que hacer un seguimiento, a veces puede ser increíblemente difícil.

Si la IA ayuda a los gerentes de proyectos a detectar el riesgo antes de que ocurra (o incluso antes de que se den cuenta de que existe la posibilidad de que algo salga mal), esto ayudará a evitar retrasos o cambios costosos más adelante. Un ejemplo actual de esto es la implementación del software de planificación de la continuidad del negocio, que permite a los directores de proyectos planificar interrupciones inesperadas en los procesos de una empresa.

6. Gestión de recursos más eficiente

Mediante el uso de tecnologías inteligentes de pronóstico e inteligencia artificial, los gerentes de proyecto podrán predecir cuánto tiempo es probable que un recurso trabaje en un determinado tipo de tarea. Esto les permite planificar de manera más eficiente tanto los recursos físicos como los humanos en sus proyectos. Tendrán una mejor idea de cuántas horas el personal puede trabajar de manera factible en tareas dentro de plazos específicos, por un lado.

Además, podrán automatizar ciertas tareas y reducir la necesidad de recursos humanos. Por ejemplo, los gerentes de proyecto sabrán cómo automatizar Excel, reduciendo la cantidad de trabajo administrativo requerido para cada proyecto.

7. Experiencia del cliente mejorada

Una experiencia fluida del cliente se trata de garantizar que los clientes se sientan valorados y atendidos. Los chatbots bien diseñados y el software de gestión de la experiencia del cliente pueden mejorar esto mediante el uso de tecnologías de inteligencia artificial para abordar los problemas a medida que surgen.

Esto es particularmente útil en el comercio electrónico donde los mensajes automáticos (y los mensajes de "fuera de la oficina") significan que es menos probable que el consumidor necesite contactar a un ser humano.

8. Predecir los resultados de manera más efectiva

Las tecnologías de IA se encuentran ahora en un punto en el que se pueden utilizar para crear pronósticos a partir de datos anteriores, lo cual es excelente para quienes participan en la gestión de proyectos. Esto significa que el tiempo y los costos asociados con una determinada tarea o un proyecto completo podrían predecirse con mucha mayor precisión, lo que significa menos posibilidades de falla o interrupción en el futuro.

9. Creación de un ecosistema de gestión del conocimiento

El uso generalizado de tecnologías de IA podría ayudar a crear un ecosistema de intercambio de conocimientos, que sería utilizado por los directores de proyectos, sus equipos y clientes. Esto significa que los datos recopilados de cualquier proyecto anterior u otras fuentes estarán disponibles para consultarlos en tiempo real, sin importar quién necesite acceder a ellos.

10. Fomentar un entorno de proyecto seguro

Una de las partes más importantes de la gestión de proyectos es fomentar un entorno de proyecto seguro. AI puede ayudar a hacer esto al reducir la cantidad de errores humanos.

Por ejemplo, la IA se puede utilizar de diversas formas para crear alertas y puntos de acción cuando hay un problema con una tarea o un proceso. Esto significa que los problemas se pueden abordar rápidamente en lugar de pasar desapercibidos durante días, semanas o incluso meses.

11. Gestión de costes más eficaz

El uso de software de análisis de datos para monitorear los gastos del proyecto a través de un marco de análisis predictivo de IA debería ayudar a aumentar la productividad en todos los proyectos (especialmente los de largo plazo).

Esto debería significar que los aspectos centrales, como las finanzas, son fácilmente rastreables en todo momento, lo que permite a los gerentes tomar decisiones informadas sobre la asignación presupuestaria de su proyecto.

12. Mayor responsabilidad de todas las partes involucradas

Cuando la IA se implementa en diferentes partes de su negocio, cada parte involucrada en la gestión de proyectos será responsable de asumir un papel activo en la ejecución de las cosas. También significa que las organizaciones pueden responsabilizar más fácilmente a las personas por sus tareas específicas dentro de todo el proceso.

13. Automatización IoT

Muchas empresas están aumentando su implementación de IoT. Con la introducción de más y más dispositivos en nuestra vida diaria, tiene sentido que los gerentes de proyecto busquen integrarlos con sus proyectos.

Por ejemplo, el uso de sensores dentro de los equipos de construcción permitirá a los gerentes verificar el rendimiento de la maquinaria, para que sepan exactamente lo que sucede en todo momento. Esta automatización de IoT les ayudará a mejorar su toma de decisiones y la gestión general de proyectos.

14. Reducción de la subcontratación y aumento de los márgenes de beneficio

Muchas organizaciones tienden a subcontratar tareas de terceros (especialmente tareas de TI). Sin embargo, esto está cambiando con el mayor uso de la IA en la gestión de proyectos. Esto permitirá a las empresas reinvertir algunos de esos recursos ahorrados en el núcleo de lo que hace su negocio.

La IA es especialmente útil como alternativa a la subcontratación, ya que puede realizar tareas con supervisión limitada o sin supervisión de un miembro del equipo, ahorrando más tiempo para asuntos más importantes. Por ejemplo, las empresas podrán crear sus propias aplicaciones utilizando plataformas sin código.

15. Mejora de las calificaciones de gestión de proyectos.

Es esencial que los gerentes de proyecto tengan las habilidades y el conocimiento que necesitan para ejecutar proyectos exitosos. Sin embargo, muchos luchan para que sus cualificaciones sean reconocidas o incluso comprendidas por los empleadores.

Como resultado, la IA puede ayudarlos a obtener reconocimiento y comprensión de su función y su valor a través de cursos y materiales educativos más interactivos. Esto significará que las organizaciones sabrán más sobre lo que buscan en los empleados, lo que aumentará las posibilidades de que se contraten gerentes de proyectos más capacitados.

¿Su jefe de proyecto será reemplazado por inteligencia artificial?

Los gerentes de proyecto están aquí para quedarse. Es poco probable que su papel desaparezca por completo. De hecho, la industria está creciendo y se prevé que esta tendencia continúe. En cambio, la introducción de tecnologías de inteligencia artificial los ayudará a ser más eficientes en su trabajo, liberando tiempo para trabajar estratégicamente en lugar de pasar horas completando tareas menores.

Aún necesitará un gerente de proyecto para tomar la decisión de qué proceso debe automatizar y qué proceso necesita un nivel de inteligencia emocional.

La mayor adopción de la IA no será un cambio de la noche a la mañana, sino más bien gradual, que afectará primero a pequeñas secciones de los procesos actuales y las herramientas de PMS, antes de pasar lentamente también a otras áreas. Por lo tanto, para seguir siendo relevantes durante este período, los gerentes de proyecto deberán mantenerse actualizados con la nueva tecnología y asegurarse de que están adaptando constantemente su conjunto de habilidades.

Los gerentes de proyecto han tenido que adaptarse continuamente a lo largo de los años para mantenerse relevantes, por lo que es poco probable que la IA cambie esto. En lugar de ver la tecnología como una amenaza, los gerentes de proyecto deberían adoptar tecnologías de inteligencia artificial y usarlas para mejorar tanto a ellos mismos como a sus organizaciones.

En resumen

La inteligencia artificial no reemplazará a los gerentes de proyecto, sino que los complementará. Se espera que pronto llegue el momento de que las herramientas de software de gestión de proyectos evolucionen con capacidades de inteligencia artificial, lo que significa que esta nueva era de tecnología cambiará la forma en que se selecciona, compra, usa y evalúa el PMS de maneras que ni siquiera podemos imaginar hoy.

Los gerentes de proyecto que continúen desarrollando su conjunto de habilidades con la nueva tecnología no solo estarán mejor ubicados para trabajar con estas herramientas de gestión de proyectos de IA, sino que también verán cómo mejoran sus perspectivas de carrera de la manera más positiva, como resultado de la evolución del sector.

Publicado por : Tammy Wood

Director de SEO Técnico Global en Automation Anywhere

Tammy Wood ha estado involucrada con SEO durante dos décadas. Su puesto actual es Director de SEO técnico, para Automation Anywhere, una plataforma de automatización de procesos comerciales. Mientras no persigue palabras clave, Tammy disfruta leyendo, comprando zapatos y escribiendo artículos sobre RPA y SEO.