In che modo l'intelligenza artificiale può migliorare la gestione dei progetti?

L'intelligenza artificiale (intelligenza artificiale) continuerà a sconvolgere la nostra vita quotidiana in modo enorme. Come Internet, questa tecnologia cambierà completamente il modo in cui le persone vivono, le informazioni vengono condivise e le aziende agiscono.

Ogni settore sarà ulteriormente influenzato dall'IA (molti lo sono già stati), ma qui ci concentreremo su come potrebbe migliorare il settore della gestione dei progetti.

Cos'è l'IA?

L'intelligenza artificiale è l'intelligenza mostrata dalle macchine e non significa che queste macchine diventeranno autocoscienti. Il termine fu coniato nel 1956 da John McCarthy che lo definì come: "La scienza e l'ingegneria per realizzare macchine intelligenti".

In parole povere, l'IA è un insieme di tecnologie come l'apprendimento automatico, l'apprendimento profondo e le reti neurali, che consentono ai computer di pensare come fanno gli esseri umani (almeno per alcune attività). Alcuni esempi di casi in cui l'IA è già stata utilizzata includono GoMaster di Google, Facebook che genera immagini dal testo e i consigli sui prodotti di Amazon.

Quando l'IA potrà aiutare i project manager?

L'IA può già fare previsioni utilizzando i dati. Ha la capacità di automatizzare i processi, risparmiare tempo e ottimizzare i flussi di lavoro. La sua capacità di analizzare i dati, individuare modelli e fare previsioni informate lo rende un potente strumento per i project manager e per l'intero ambiente aziendale.

I project manager utilizzano il software di gestione dei progetti (PMS) per supportare il proprio team, ma è chiaro che le tecnologie di intelligenza artificiale possono fare molto di più, anche perché alcuni dei vecchi strumenti PMS possono essere costosi, goffi e dispendiosi in termini di tempo.

Come mostrano i seguenti esempi, è probabile che l'IA aiuti i project manager e migliori i processi per i decenni a venire.

In che modo l'IA migliorerà la gestione dei progetti?

Quindi, diamo un'occhiata alle aree principali in cui l'IA potrebbe avere un enorme impatto sulla gestione dei progetti e dove tale impatto sta già iniziando a vedersi.

1. Prevedere i tempi di completamento del progetto in modo più accurato

I project manager dovrebbero essere entusiasti delle possibilità che l'IA offre. La tecnologia AI migliorerà nell'analisi dei dati e nella previsione dei tempi di completamento, senza la necessità di stime approssimative da parte dei project manager. Questo perché può leggere enormi quantità di dati (come esperienze passate), individuare schemi e fare previsioni con una precisione molto più elevata rispetto agli esseri umani che lavorano da soli.

2. Migliore software di gestione dei progetti

Alcuni degli odierni strumenti software di gestione dei progetti sono goffi, utilizzano vecchie tecnologie e hanno un prezzo relativamente alto, ma questo potrebbe presto cambiare grazie agli algoritmi di apprendimento automatico intelligenti che creano strumenti PMS più intuitivi.

Esistono già molti modi in cui le tecnologie di intelligenza artificiale possono migliorare gli attuali strumenti PMS, dall'essere in grado di cercare facilmente decine o centinaia di documenti per essere in grado di fornire analisi dei dati in tempo reale e processi automatizzati.

Google RPA ne è un buon esempio. È un software basato sull'intelligenza artificiale in grado di automatizzare attività di routine come l'elaborazione dei dati e le spese di archiviazione (e persino rispondere alle domande di supporto). Ciò consente ai dipendenti di concentrarsi su progetti di maggior valore, aumentando il morale e l'efficacia del personale e aiutando i team a lavorare in modo più rapido e intelligente.

3. L'IA sarà in grado di completare compiti banali per tuo conto

Ci sono centinaia di ore di lavoro amministrativo che possono essere completate dalle macchine in modo più efficiente degli esseri umani, liberando il tempo dei project manager e consentendo loro di dedicare il loro tempo a compiti di livello strategico.

L'automazione dei processi robotici svolgerà un ruolo importante nel rendere più efficienti i project manager. Oltre ad aumentare l'efficienza, questo aumenterà il morale.

Oltre a completare gli aspetti di routine del ruolo di un project manager come l'amministratore, le tecnologie di intelligenza artificiale automatizzano anche i processi decisionali ripetitivi. Con la crescita del settore dei chatbot (vedi grafico sotto), presto non ci sarà più bisogno di un intermediario nella comunicazione con i clienti oi clienti: è probabile che il self-service diventi ancora più comune.

4. Rapporti di migliore qualità da parte dell'IA

Come accennato, l'IA può cercare enormi quantità di dati in un breve lasso di tempo. Ciò lo rende ideale per la produzione di report su progetti completati e analisi delle prestazioni future dei progetti.

5. Meglio nell'individuare il rischio

La valutazione del rischio è una parte importante del lavoro di qualsiasi project manager, ma con così tante parti mobili di cui tenere traccia, a volte può essere incredibilmente difficile.

Con l'intelligenza artificiale che aiuta i project manager a individuare il rischio prima che si verifichi (o anche prima che si rendano conto che c'è la possibilità che qualcosa vada storto), questo aiuterà a evitare ritardi o a prevenire modifiche costose in seguito. Un esempio attuale è l'implementazione del software di pianificazione della continuità aziendale, che consente ai project manager di pianificare interruzioni impreviste nei processi aziendali.

6. Gestione delle risorse più efficiente

Utilizzando la previsione intelligente e le tecnologie di intelligenza artificiale, i project manager saranno in grado di prevedere per quanto tempo è probabile che una risorsa lavorerà su un determinato tipo di attività. Ciò consente loro di pianificare in modo più efficiente le risorse fisiche e umane nei loro progetti. Per prima cosa, avranno un'idea migliore di quante ore il personale può lavorare in modo fattibile su attività entro scadenze specifiche.

Inoltre, saranno in grado di automatizzare determinate attività e ridurre la necessità di risorse umane. Ad esempio, i project manager sapranno come automatizzare Excel, riducendo la quantità di lavoro amministrativo richiesto per ogni progetto.

7. Migliore esperienza del cliente

Un'esperienza cliente fluida significa garantire che i clienti e i clienti si sentano apprezzati e assistiti. Chatbot ben progettati e software di gestione dell'esperienza del cliente possono migliorare questo aspetto utilizzando le tecnologie di intelligenza artificiale per affrontare i problemi che si presentano.

Ciò è particolarmente utile nell'eCommerce in cui i messaggi automatici (e i messaggi "fuori sede") significano che è meno probabile che il consumatore abbia bisogno di contattare un essere umano.

8. Prevedere i risultati in modo più efficace

Le tecnologie di intelligenza artificiale sono ora a un punto in cui possono essere utilizzate per creare previsioni dai dati passati, il che è ottimo per coloro che sono coinvolti nella gestione dei progetti. Ciò significa che il tempo e i costi associati a una determinata attività o a un intero progetto possono essere previsti con una precisione molto maggiore, il che significa meno possibilità di fallimento o interruzione su tutta la linea.

9. Creazione di un ecosistema di gestione della conoscenza

L'uso diffuso delle tecnologie di intelligenza artificiale potrebbe aiutare a creare un ecosistema di condivisione delle conoscenze, che verrebbe utilizzato dai project manager, dai loro team e dai clienti. Ciò significa che i dati raccolti da qualsiasi progetto passato o da altre fonti saranno tutti disponibili per essere esaminati in tempo reale, indipendentemente da chi ha bisogno di accedervi.

10. Promuovere un ambiente di progetto sicuro

Una delle parti più importanti della gestione del progetto è incoraggiare un ambiente di progetto sicuro. L'IA può aiutare a farlo riducendo il numero di errori umani.

Ad esempio, l'IA può essere utilizzata in vari modi per creare avvisi e punti di azione quando si verifica un problema con un'attività o un processo. Ciò significa che i problemi possono essere risolti rapidamente anziché passare inosservati per giorni, settimane o addirittura mesi.

11. Gestione dei costi più efficace

L'utilizzo di software di analisi dei dati per monitorare la spesa dei progetti attraverso un framework di analisi predittiva AI dovrebbe aiutare ad aumentare la produttività in tutti i progetti (soprattutto quelli a lungo termine).

Ciò dovrebbe significare che gli aspetti fondamentali, come la finanza, sono facilmente rintracciabili in ogni momento, consentendo ai manager di prendere decisioni informate sull'allocazione del budget del loro progetto.

12. Maggiore responsabilità per tutte le parti coinvolte

Quando l'IA viene implementata in diverse parti della tua attività, ciascuna parte coinvolta nella gestione dei progetti sarà ritenuta responsabile per aver svolto un ruolo attivo nel portare a termine le cose. Significa anche che le organizzazioni possono ritenere più facilmente le persone responsabili per i loro compiti specifici anche all'interno dell'intero processo.

13. Automazione IoT

Molte aziende stanno aumentando la loro implementazione IoT. Con sempre più dispositivi introdotti nella nostra vita quotidiana, ha senso che i project manager stiano cercando di integrarli con i loro progetti.

Ad esempio, l'utilizzo di sensori all'interno delle macchine movimento terra consentirà ai gestori di controllare le prestazioni dei macchinari, in modo da sapere esattamente cosa sta succedendo in ogni momento. Questa automazione IoT li aiuterà a migliorare il processo decisionale e la gestione generale dei progetti.

14. Ridotto outsourcing e aumento dei margini di profitto

Molte organizzazioni tendono a esternalizzare attività di terze parti (soprattutto attività IT). Tuttavia, questo sta cambiando con il maggiore utilizzo dell'IA nella gestione dei progetti. Ciò consentirà alle aziende di reinvestire alcune di quelle risorse risparmiate nel nucleo di ciò che fa la loro attività.

L'intelligenza artificiale è particolarmente utile come alternativa all'outsourcing, in quanto può svolgere attività con supervisione limitata o nulla da parte di un membro del team, risparmiando più tempo per questioni più importanti. Ad esempio, le aziende potranno creare le proprie app utilizzando piattaforme senza codice.

15. Miglioramento delle qualifiche di gestione dei progetti

È essenziale che i project manager abbiano le competenze e le conoscenze necessarie per gestire progetti di successo. Tuttavia, molti lottano per ottenere il riconoscimento o addirittura la comprensione delle proprie qualifiche dai datori di lavoro.

Di conseguenza, l'IA può aiutarli a ottenere il riconoscimento e la comprensione del loro ruolo e del suo valore attraverso materiali e corsi più interattivi. Ciò significherà che le organizzazioni sapranno di più su ciò che stanno cercando nei dipendenti, il che aumenterà le possibilità che vengano impiegati project manager più qualificati.

Il tuo project manager sarà sostituito dall'intelligenza artificiale?

I project manager sono qui per restare. È improbabile che il loro ruolo scompaia mai del tutto. In effetti, il settore è in crescita e si prevede che questa tendenza continuerà. Invece, l'introduzione delle tecnologie di intelligenza artificiale li aiuterà a diventare più efficienti nel loro lavoro, liberando tempo per lavorare strategicamente invece di passare ore a completare compiti umili.

Avrai comunque bisogno di un project manager per decidere quale processo automatizzare e quale processo richiede un livello di intelligenza emotiva.

L'aumento dell'adozione dell'IA non sarà un cambiamento dall'oggi al domani, ma piuttosto graduale, che influirà prima su piccole sezioni dei processi attuali e degli strumenti PMS, prima di spostarsi lentamente anche in altre aree. Per rimanere rilevanti durante questo periodo, quindi, i project manager dovranno tenersi aggiornati con le nuove tecnologie e assicurarsi di adattare costantemente le proprie competenze.

I project manager hanno dovuto adattarsi continuamente nel corso degli anni per mantenersi pertinenti, quindi è improbabile che l'IA cambierà questa situazione. Invece di vedere la tecnologia come una minaccia, i project manager dovrebbero abbracciare le tecnologie di intelligenza artificiale e usarle per migliorare se stessi e le loro organizzazioni.

In sintesi

L'intelligenza artificiale non sostituirà i project manager, ma li integrerà. Si prevede che arriverà presto il momento in cui gli strumenti software di gestione dei progetti si evolvono con le capacità di intelligenza artificiale, il che significa che questa nuova era della tecnologia cambierà il modo in cui i PMS vengono selezionati, acquistati, utilizzati e valutati in modi che non possiamo nemmeno immaginare oggi.

I project manager che continuano a sviluppare le proprie competenze con le nuove tecnologie non solo saranno nella posizione migliore per lavorare con questi strumenti di gestione dei progetti di intelligenza artificiale, ma vedranno le loro prospettive di carriera migliorare nel modo più positivo, come risultato dell'evoluzione del settore.

Inserito da : Tammy Wood

Direttore del Global Technical SEO presso Automation Anywhere

Tammy Wood si occupa di SEO da due decenni. Il suo ruolo attuale è Director of Technical SEO, per Automation Anywhere, una piattaforma di automazione dei processi aziendali. Pur non inseguendo le parole chiave, Tammy ama leggere, acquistare scarpe e scrivere articoli sia sull'RPA che sulla SEO.