Comment l'intelligence artificielle peut-elle améliorer la gestion de projet ?

L'IA (intelligence artificielle) va continuer à bouleverser notre quotidien de manière considérable. Comme Internet, cette technologie va complètement changer la façon dont les gens vivent, les informations sont partagées et les entreprises agissent.

Chaque industrie va être encore plus impactée par l'IA (beaucoup l'ont déjà été), mais ici, nous allons nous concentrer sur la façon dont cela peut améliorer le secteur de la gestion de projet.

Qu'est-ce que l'IA ?

L'IA est l'intelligence affichée par les machines et ne signifie pas que ces machines deviendront conscientes d'elles-mêmes. Le terme a été inventé en 1956 par John McCarthy qui l'a défini comme suit : "La science et l'ingénierie de la fabrication de machines intelligentes".

En termes simples, l'IA est un ensemble de technologies telles que l'apprentissage automatique, l'apprentissage en profondeur et les réseaux de neurones, qui permettent aux ordinateurs de penser comme les humains (au moins pour certaines tâches). Parmi les exemples où l'IA a déjà été utilisée, citons GoMaster de Google, Facebook générant des images à partir de texte et les recommandations de produits d'Amazon.

Quand l'IA pourra-t-elle aider les chefs de projet ?

L'IA peut déjà faire des prédictions à l'aide de données. Il a la capacité d'automatiser les processus, de gagner du temps et de rationaliser les flux de travail. Sa capacité à analyser les données, à repérer des modèles et à faire des prédictions éclairées en fait un outil puissant pour les chefs de projet et dans l'ensemble de l'environnement commercial.

Les chefs de projet utilisent un logiciel de gestion de projet (PMS) pour soutenir leur équipe, mais il est clair que les technologies d'IA peuvent aller beaucoup plus loin, notamment parce que certains des anciens outils PMS peuvent être coûteux, encombrants et chronophages.

Comme le montrent les exemples suivants, l'IA est susceptible d'aider les chefs de projet et d'améliorer les processus pour les décennies à venir.

Comment l'IA va-t-elle améliorer la gestion de projet ?

Examinons donc les principaux domaines dans lesquels l'IA pourrait avoir un impact énorme sur la gestion de projet, et où cet impact commence déjà à se faire sentir.

1. Prédire plus précisément les délais de réalisation des projets

Les chefs de projet devraient être enthousiasmés par les possibilités qu'apporte l'IA. La technologie de l'IA améliorera l'analyse des données et la prévision des délais d'exécution, sans avoir besoin d'estimations approximatives par les chefs de projet. En effet, il peut lire d'énormes quantités de données (telles que des expériences passées), repérer des modèles et faire des prévisions avec une précision bien supérieure à celle des humains travaillant seuls.

2. Meilleur logiciel de gestion de projet

Certains des outils logiciels de gestion de projet d'aujourd'hui sont maladroits, utilisent des technologies anciennes et ont un prix relativement élevé, mais cela pourrait bientôt changer grâce à des algorithmes d'apprentissage automatique intelligents créant des outils PMS plus conviviaux.

Il existe déjà de nombreuses façons dont les technologies d'IA peuvent améliorer les outils PMS actuels, de la possibilité de rechercher facilement des dizaines ou des centaines de documents pour pouvoir fournir des analyses de données en temps réel et des processus automatisés.

Google RPA en est un bon exemple. Il s'agit d'un logiciel basé sur l'intelligence artificielle capable d'automatiser les tâches de routine telles que le traitement des données et le classement des dépenses (et même de répondre aux demandes d'assistance). Cela permet aux employés de se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée, en stimulant le moral et l'efficacité du personnel et en aidant les équipes à travailler plus rapidement et plus intelligemment.

3. L'IA pourra accomplir des tâches banales en votre nom

Des centaines d'heures de travail administratif peuvent être effectuées par des machines plus efficacement que par des humains, libérant ainsi du temps pour les chefs de projet et leur permettant de consacrer leur temps à des tâches stratégiques.

L'automatisation robotique des processus jouera un rôle important dans l'amélioration de l'efficacité des chefs de projet. En plus d'augmenter l'efficacité, cela remontera le moral.

En plus de remplir les aspects de routine du rôle d'un chef de projet, tels que l'administration, les technologies d'IA automatiseront également les processus de prise de décision répétitifs. Avec la croissance de l'industrie des chatbots (voir graphique ci-dessous), il n'y aura bientôt plus besoin d'un intermédiaire dans la communication avec les clients ou les clients - le libre-service est susceptible de devenir encore plus courant.

4. Des rapports de meilleure qualité par l'IA

Comme mentionné, l'IA peut parcourir d'énormes quantités de données en peu de temps. Cela le rend idéal pour produire des rapports sur les projets terminés et des analyses des performances futures des projets.

5. Mieux repérer les risques

L'évaluation des risques est une partie importante du travail de tout chef de projet, mais avec autant de pièces mobiles à suivre, cela peut parfois être incroyablement difficile.

L'IA aidant les chefs de projet à détecter les risques avant qu'ils ne se produisent (ou même avant qu'ils ne se rendent compte qu'il y a un potentiel pour que quelque chose tourne mal), cela aidera à éviter les retards ou à prévenir des changements coûteux plus tard. Un exemple actuel de ceci est la mise en œuvre d'un logiciel de planification de la continuité des activités, qui permet aux chefs de projet de planifier les perturbations imprévues dans les processus d'une entreprise.

6. Une gestion des ressources plus efficace

En utilisant les technologies de prévision intelligente et d'IA, les chefs de projet seront en mesure de prédire combien de temps une ressource est susceptible de travailler sur un certain type de tâche. Cela leur permet de planifier plus efficacement les ressources physiques et humaines dans leurs projets. Ils auront une meilleure idée du nombre d'heures que le personnel peut réellement travailler sur des tâches dans des délais spécifiques, d'une part.

De plus, ils pourront automatiser certaines tâches et réduire le besoin en ressources humaines. Par exemple, les chefs de projet sauront automatiser Excel, réduisant ainsi la quantité de travail administratif requis pour chaque projet.

7. Amélioration de l'expérience client

Une expérience client fluide consiste à s'assurer que les clients et les clients se sentent valorisés et pris en charge. Des chatbots et des logiciels de gestion de l'expérience client bien conçus peuvent améliorer cela en utilisant des technologies d'intelligence artificielle pour résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent.

Ceci est particulièrement utile dans le commerce électronique où les messages automatisés (et les messages "hors du bureau") signifient que le consommateur est moins susceptible d'avoir besoin de contacter un humain.

8. Prédire les résultats plus efficacement

Les technologies d'IA sont maintenant à un point où elles peuvent être utilisées pour créer des prévisions à partir de données passées, ce qui est idéal pour ceux qui sont impliqués dans la gestion de projet. Cela signifie que le temps et les coûts associés à une certaine tâche ou à un projet entier pourraient être prédits avec une plus grande précision, ce qui signifie moins de risques d'échec ou de perturbation sur toute la ligne.

9. Création d'un écosystème de gestion des connaissances

L'utilisation généralisée des technologies d'IA pourrait aider à créer un écosystème de partage des connaissances, qui serait utilisé par les chefs de projet, leurs équipes et les clients. Cela signifie que les données collectées à partir de projets antérieurs ou d'autres sources seront toutes disponibles pour être consultées en temps réel, peu importe qui a besoin d'y accéder.

10. Favoriser un environnement de projet sûr

L'une des parties les plus importantes de la gestion de projet consiste à encourager un environnement de projet sûr. L'IA peut y contribuer en réduisant le nombre d'erreurs humaines.

Par exemple, l'IA peut être utilisée de différentes manières pour créer des alertes et des points d'action en cas de problème avec une tâche ou un processus. Cela signifie que les problèmes peuvent être résolus rapidement plutôt que de passer inaperçus pendant des jours, des semaines ou même des mois.

11. Une gestion des coûts plus efficace

L'utilisation d'un logiciel d'analyse de données pour surveiller les dépenses du projet via un cadre d'analyse prédictive de l'IA devrait contribuer à augmenter la productivité de tous les projets (en particulier ceux à long terme).

Cela devrait signifier que les aspects essentiels, tels que les finances, sont facilement traçables à tout moment, permettant aux responsables de prendre des décisions éclairées concernant l'allocation budgétaire de leur projet.

12. Responsabilisation accrue de toutes les parties concernées

Lorsque l'IA est mise en œuvre dans différentes parties de votre entreprise, chaque partie impliquée dans la gestion des projets sera tenue responsable de jouer un rôle actif dans la réalisation des choses. Cela signifie également que les organisations peuvent plus facilement tenir les individus responsables de leurs tâches spécifiques dans l'ensemble du processus.

13. Automatisation IdO

De nombreuses entreprises augmentent leur mise en œuvre de l'IoT. Avec de plus en plus d'appareils introduits dans notre vie quotidienne, il est logique que les chefs de projet cherchent à les intégrer à leurs projets.

Par exemple, l'utilisation de capteurs dans les équipements de construction permettra aux gestionnaires de vérifier les performances des machines, afin qu'ils sachent exactement ce qui se passe à tout moment. Cette automatisation IoT les aidera à améliorer leur prise de décision et leur gestion globale de projet.

14. Réduction de la sous-traitance et augmentation des marges bénéficiaires

De nombreuses organisations ont tendance à externaliser les tâches de tiers (en particulier les tâches informatiques). Cependant, cela est en train de changer avec l'utilisation accrue de l'IA dans la gestion de projet. Cela permettra aux entreprises de réinvestir certaines de ces ressources économisées dans le cœur de leurs activités.

L'IA est particulièrement utile comme alternative à l'externalisation, car elle peut effectuer des tâches avec une supervision limitée ou inexistante d'un membre de l'équipe, ce qui permet de gagner plus de temps pour des questions plus importantes. Par exemple, les entreprises pourront créer leurs propres applications en utilisant des plateformes sans code.

15. Amélioration des qualifications en gestion de projet

Il est essentiel que les chefs de projet aient les compétences et les connaissances dont ils ont besoin pour mener à bien des projets. Cependant, beaucoup peinent à faire reconnaître voire comprendre leurs qualifications par les employeurs.

En conséquence, l'IA peut les aider à faire reconnaître et comprendre leur rôle et sa valeur grâce à des supports et des cours éducatifs plus interactifs. Cela signifie que les organisations en savent plus sur ce qu'elles recherchent chez les employés, ce qui augmentera les chances que des chefs de projet plus qualifiés soient embauchés.

Votre chef de projet sera-t-il remplacé par l'intelligence artificielle ?

Les chefs de projet sont là pour rester. Il est peu probable que leur rôle disparaisse complètement. En fait, l'industrie est en croissance et cette tendance devrait se poursuivre. Au lieu de cela, l'introduction des technologies d'intelligence artificielle les aidera à devenir plus efficaces dans leur travail, libérant du temps pour travailler de manière stratégique au lieu de passer des heures à effectuer des tâches subalternes.

Vous aurez toujours besoin d'un chef de projet pour décider quel processus vous devez automatiser et quel processus nécessite un niveau d'intelligence émotionnelle.

L'adoption accrue de l'IA ne se fera pas du jour au lendemain, mais plutôt progressivement, affectant d'abord de petites sections des processus actuels et des outils PMS, avant de se déplacer lentement vers d'autres domaines également. Pour rester pertinents tout au long de cette période, les chefs de projet devront donc se tenir au courant des nouvelles technologies et s'assurer qu'ils adaptent constamment leurs compétences.

Les chefs de projet ont dû s'adapter en permanence au fil des ans afin de rester pertinents, il est donc peu probable que l'IA change cela. Au lieu de voir la technologie comme une menace, les chefs de projet devraient adopter les technologies d'intelligence artificielle et les utiliser pour s'améliorer et améliorer leur organisation.

En résumé

L'intelligence artificielle ne remplacera pas les chefs de projet mais les complétera. On s'attend à ce que le temps pour les outils logiciels de gestion de projet d'évoluer avec des capacités d'IA arrive bientôt, ce qui signifie que cette nouvelle ère technologique changera la façon dont le PMS est sélectionné, acheté, utilisé et évalué d'une manière que nous ne pouvons même pas imaginer aujourd'hui.

Les chefs de projet qui continuent à développer leurs compétences avec les nouvelles technologies seront non seulement les mieux placés pour travailler avec ces outils de gestion de projet d'IA, mais verront leurs perspectives de carrière s'améliorer de la manière la plus positive, en raison de l'évolution du secteur.

Posté par : Tammy Wood

Directeur du référencement technique mondial chez Automation Anywhere

Tammy Wood est impliquée dans le référencement depuis deux décennies. Elle occupe actuellement le poste de directrice du référencement technique pour Automation Anywhere, une plateforme d'automatisation des processus métier. Sans rechercher des mots-clés, Tammy aime lire, acheter des chaussures et écrire des articles sur la RPA et le SEO.