Как искусственный интеллект может улучшить управление проектами?

ИИ (искусственный интеллект) будет продолжать вносить огромные изменения в нашу повседневную жизнь. Подобно Интернету, эта технология полностью изменит образ жизни людей, обмен информацией и деятельность компаний.

ИИ будет оказывать дальнейшее влияние на каждую отрасль (многие уже испытали), но здесь мы сосредоточимся на том, как он может улучшить сектор управления проектами.

Что такое ИИ?

ИИ — это интеллект, демонстрируемый машинами, и он не означает, что эти машины станут самосознательными. Этот термин был придуман в 1956 году Джоном Маккарти, который определил его как: «Наука и техника создания интеллектуальных машин».

Проще говоря, ИИ — это набор технологий, таких как машинное обучение, глубокое обучение и нейронные сети, которые позволяют компьютерам думать так же, как люди (по крайней мере, для некоторых задач). Некоторые примеры того, где ИИ уже использовался, включают GoMaster от Google, Facebook, генерирующий изображения из текста, и рекомендации по продуктам от Amazon.

Когда ИИ сможет помочь руководителям проектов?

ИИ уже может делать прогнозы, используя данные. Он может автоматизировать процессы, экономить время и оптимизировать рабочие процессы. Его способность анализировать данные, выявлять закономерности и делать обоснованные прогнозы делает его мощным инструментом для менеджеров проектов и во всей бизнес-среде.

Руководители проектов используют программное обеспечение для управления проектами (PMS) для поддержки своей команды, но ясно, что технологии ИИ могут пойти гораздо дальше — не в последнюю очередь потому, что некоторые из старых инструментов PMS могут быть дорогостоящими, неуклюжими и трудоемкими.

Как показывают следующие примеры, искусственный интеллект, вероятно, поможет менеджерам проектов и улучшит процессы на десятилетия вперед.

Как ИИ улучшит управление проектами?

Итак, давайте рассмотрим основные области, в которых ИИ может оказать огромное влияние на управление проектами, и где это влияние уже начинает проявляться.

1. Более точное прогнозирование времени завершения проекта

Менеджеры проектов должны быть в восторге от возможностей, которые открывает ИИ. Технология искусственного интеллекта станет лучше анализировать данные и прогнозировать время завершения без необходимости грубых оценок со стороны руководителей проектов. Это связано с тем, что он может считывать огромные объемы данных (таких как прошлый опыт), выявлять закономерности и делать прогнозы с гораздо большей точностью, чем люди, работающие в одиночку.

2. Лучшее программное обеспечение для управления проектами

Некоторые из современных программных средств управления проектами неуклюжи, используют старые технологии и имеют относительно высокую цену, но это может скоро измениться благодаря интеллектуальным алгоритмам машинного обучения, создающим более удобные для пользователя инструменты PMS.

Уже существует множество способов, с помощью которых технологии ИИ могут улучшить существующие инструменты PMS, от возможности легкого поиска в десятках или сотнях документов до обеспечения анализа данных в реальном времени и автоматизированных процессов.

Google RPA — хороший тому пример. Это программное обеспечение на основе искусственного интеллекта, способное автоматизировать рутинные задачи, такие как обработка данных и регистрация расходов (и даже ответы на запросы в службу поддержки). Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных проектах, повышая моральный дух и эффективность сотрудников, а также помогая командам работать быстрее и эффективнее.

3. ИИ сможет выполнять рутинные задачи от вашего имени.

Существуют сотни часов административной работы, которую машины могут выполнять более эффективно, чем люди, высвобождая время менеджеров проектов и позволяя им тратить свое время на работу над задачами стратегического уровня.

Роботизированная автоматизация процессов будет играть большую роль в повышении эффективности менеджеров проектов. Помимо повышения эффективности, это поднимет боевой дух.

Помимо выполнения рутинных функций руководителя проекта, таких как администратор, технологии искусственного интеллекта также автоматизируют повторяющиеся процессы принятия решений. С ростом индустрии чат-ботов (см. график ниже) вскоре отпадет необходимость в посредниках при общении с клиентами или покупателями — самообслуживание, вероятно, станет еще более распространенным явлением.

4. Более качественные отчеты с помощью ИИ

Как уже упоминалось, ИИ может просматривать огромные объемы данных за короткий промежуток времени. Это делает его идеальным для составления отчетов о завершенных проектах и ​​анализа будущей производительности проекта.

5. Лучше замечать риски

Оценка рисков является важной частью работы любого менеджера проекта, но с таким количеством движущихся частей, которые нужно отслеживать, иногда это может быть невероятно сложно.

Благодаря тому, что ИИ помогает менеджерам проектов выявлять риски до того, как они возникнут (или даже до того, как они поймут, что что-то может пойти не так), это поможет избежать задержек или предотвратить дорогостоящие изменения в будущем. Одним из текущих примеров этого является внедрение программного обеспечения для планирования непрерывности бизнеса, которое позволяет руководителям проектов планировать неожиданные сбои в бизнес-процессах.

6. Более эффективное управление ресурсами

Используя интеллектуальное прогнозирование и технологии искусственного интеллекта, руководители проектов смогут прогнозировать, как долго ресурс может работать над определенным типом задачи. Это позволяет им более эффективно планировать как физические, так и человеческие ресурсы в своих проектах. Во-первых, у них будет лучшее представление о том, сколько часов сотрудники могут реально работать над задачами в определенные сроки.

Кроме того, они смогут автоматизировать определенные задачи и сократить потребность в человеческих ресурсах. Например, менеджеры проектов будут знать, как автоматизировать Excel, сократив объем административной работы, необходимой для каждого проекта.

7. Улучшенный клиентский опыт

Безупречный клиентский опыт — это гарантия того, что клиенты и клиенты чувствуют себя ценными и заботливыми. Хорошо спроектированные чат-боты и программное обеспечение для управления качеством обслуживания клиентов могут улучшить эту ситуацию, используя технологии искусственного интеллекта для решения проблем по мере их возникновения.

Это особенно полезно в электронной коммерции, где автоматические сообщения (и сообщения об отсутствии на работе) означают, что потребителю с меньшей вероятностью понадобится связаться с человеком.

8. Более эффективное прогнозирование результатов

Технологии искусственного интеллекта сейчас находятся на этапе, когда их можно использовать для создания прогнозов на основе прошлых данных, что отлично подходит для тех, кто занимается управлением проектами. Это означает, что время и затраты, связанные с определенной задачей или целым проектом, могут быть предсказаны с гораздо большей точностью, что означает меньшую вероятность сбоя или сбоя в работе.

9. Создание экосистемы управления знаниями

Широкое использование технологий искусственного интеллекта может помочь создать экосистему обмена знаниями, которую будут использовать менеджеры проектов, их команды и клиенты. Это означает, что все собранные данные из любых прошлых проектов или других источников будут доступны для просмотра в режиме реального времени, независимо от того, кому нужен доступ к ним.

10. Создайте безопасную среду проекта

Одной из наиболее важных частей управления проектами является поощрение безопасной среды проекта. ИИ может помочь в этом, уменьшив количество человеческих ошибок.

Например, ИИ можно использовать различными способами для создания предупреждений и точек действия, когда возникает проблема с задачей или процессом. Это означает, что проблемы можно решать быстро, а не оставаться незамеченными в течение нескольких дней, недель или даже месяцев.

11. Более эффективное управление затратами

Использование программного обеспечения для анализа данных для мониторинга расходов проекта с помощью системы прогнозной аналитики ИИ должно помочь повысить производительность всех проектов (особенно долгосрочных).

Это должно означать, что основные аспекты, такие как финансы, легко отслеживать в любое время, что позволяет менеджерам принимать обоснованные решения о распределении бюджета своего проекта.

12. Повышение ответственности всех вовлеченных сторон

Когда искусственный интеллект внедряется в разные части вашего бизнеса, каждая сторона, участвующая в управлении проектами, будет нести ответственность за то, чтобы играть активную роль в доведении дела до конца. Это также означает, что организациям легче привлечь отдельных лиц к ответственности за их конкретные задачи в рамках всего процесса.

13. Автоматизация Интернета вещей

Многие компании расширяют внедрение IoT. Поскольку все больше и больше устройств внедряются в нашу повседневную жизнь, вполне логично, что менеджеры проектов стремятся интегрировать их в свои проекты.

Например, использование датчиков в строительном оборудовании позволит менеджерам проверять производительность машин, чтобы они всегда точно знали, что происходит. Эта автоматизация IoT поможет им улучшить процесс принятия решений и общее управление проектами.

14. Сокращение аутсорсинга и увеличение прибыли

Многие организации склонны отдавать сторонние задачи (особенно ИТ-задачи) на аутсорсинг. Однако это меняется с более широким использованием ИИ в управлении проектами. Это позволит компаниям реинвестировать часть сэкономленных ресурсов в основу своего бизнеса.

ИИ особенно полезен в качестве альтернативы аутсорсингу, поскольку он может выполнять задачи с ограниченным контролем или без контроля со стороны члена команды, экономя больше времени для более важных дел. Например, компании смогут создавать свои собственные приложения, используя платформы без кода.

15. Повышение квалификации в области управления проектами

Очень важно, чтобы менеджеры проектов обладали навыками и знаниями, необходимыми для успешного выполнения проектов. Тем не менее, многие борются за то, чтобы их квалификация была признана или даже понята работодателями.

В результате ИИ может помочь им получить признание и понимание своей роли и ее ценности с помощью более интерактивных учебных материалов и курсов. Это будет означать, что организации будут больше знать о том, что они ищут в сотрудниках, что повысит шансы найма более квалифицированных менеджеров проектов.

Заменит ли ваш руководитель проекта искусственный интеллект?

Руководители проектов никуда не денутся. Маловероятно, что их роль когда-либо полностью исчезнет. На самом деле отрасль растет, и, по прогнозам, эта тенденция сохранится. Вместо этого внедрение технологий искусственного интеллекта поможет им стать более эффективными в своей работе, освободив время для стратегической работы вместо того, чтобы тратить часы на выполнение черных задач.

Вам по-прежнему понадобится руководитель проекта, чтобы принять решение о том, какой процесс следует автоматизировать, а какой процесс требует определенного уровня эмоционального интеллекта.

Расширение использования ИИ не будет мгновенным изменением, а скорее постепенным, затрагивающим сначала небольшие участки текущих процессов и инструментов PMS, а затем постепенно переместится и в другие области. Таким образом, чтобы оставаться актуальными в течение этого периода, руководители проектов должны быть в курсе новых технологий и постоянно совершенствовать свои навыки.

Руководителям проектов приходилось постоянно адаптироваться на протяжении многих лет, чтобы оставаться актуальными, поэтому маловероятно, что ИИ изменит это. Вместо того, чтобы рассматривать технологию как угрозу, руководители проектов должны использовать технологии искусственного интеллекта и использовать их для улучшения себя и своих организаций.

В итоге

Искусственный интеллект не заменит руководителей проектов, а дополнит их. Ожидается, что скоро наступит время для программных инструментов управления проектами, которые будут развиваться с возможностями ИИ, а это означает, что эта новая эра технологий изменит то, как выбирают, приобретают, используют и оценивают PMS так, как мы даже не можем себе представить сегодня.

Менеджеры проектов, которые продолжают развивать свои навыки с помощью новых технологий, не только будут лучше всего работать с этими инструментами управления проектами ИИ, но и увидят, что их карьерные перспективы улучшатся самым положительным образом в результате эволюции сектора.

Сообщение от : Тэмми Вуд

Директор по глобальному техническому SEO в Automation Anywhere

Тэмми Вуд занимается SEO уже два десятилетия. В настоящее время она является директором по техническому поиску в Automation Anywhere, платформе автоматизации бизнес-процессов. Хотя Тэмми не гонится за ключевыми словами, она любит читать, покупать обувь и писать статьи о RPA и SEO.