Jak sztuczna inteligencja może usprawnić zarządzanie projektami?

AI (sztuczna inteligencja) będzie nadal w ogromny sposób zakłócać nasze codzienne życie. Podobnie jak internet, ta technologia całkowicie zmieni sposób życia ludzi, wymianę informacji i sposób działania przedsiębiorstw.

Sztuczna inteligencja będzie miała wpływ na każdą branżę (wielu już miało), ale tutaj skupimy się na tym, jak może poprawić sektor zarządzania projektami.

Co to jest sztuczna inteligencja?

AI to inteligencja prezentowana przez maszyny i nie oznacza, że ​​maszyny te staną się samoświadome. Termin ten został ukuty w 1956 roku przez Johna McCarthy'ego, który zdefiniował go jako: „Nauka i inżynieria tworzenia inteligentnych maszyn”.

Mówiąc prościej, sztuczna inteligencja to zestaw technologii, takich jak uczenie maszynowe, głębokie uczenie i sieci neuronowe, które pozwalają komputerom myśleć tak, jak ludzie (przynajmniej w przypadku niektórych zadań). Niektóre przykłady zastosowań sztucznej inteligencji obejmują GoMaster firmy Google, Facebook generujący obrazy z tekstu oraz rekomendacje produktów Amazon.

Kiedy AI będzie w stanie pomóc kierownikom projektów?

Sztuczna inteligencja może już dokonywać prognoz na podstawie danych. Ma możliwość automatyzacji procesów, zaoszczędzenia czasu i usprawnienia przepływów pracy. Jego zdolność do analizowania danych, wzorców i tworzenia świadomych prognoz sprawia, że ​​jest to potężne narzędzie dla kierowników projektów i całego środowiska biznesowego.

Menedżerowie projektów używają oprogramowania do zarządzania projektami (PMS) do wspierania swojego zespołu, ale jasne jest, że technologie sztucznej inteligencji mogą pójść o wiele dalej — nie tylko dlatego, że niektóre starsze narzędzia PMS mogą być kosztowne, niezgrabne i czasochłonne.

Jak pokazują poniższe przykłady, sztuczna inteligencja prawdopodobnie będzie pomagać kierownikom projektów i ulepszać procesy przez kolejne dziesięciolecia.

Jak sztuczna inteligencja usprawni zarządzanie projektami?

Przyjrzyjmy się więc głównym obszarom, w których sztuczna inteligencja może mieć ogromny wpływ na zarządzanie projektami i gdzie ten wpływ już zaczyna być widoczny.

1. Dokładniejsze przewidywanie czasów realizacji projektów

Menedżerowie projektów powinni być podekscytowani możliwościami, jakie wnosi sztuczna inteligencja. Technologia AI będzie lepiej analizować dane i przewidywać czasy realizacji, bez konieczności dokonywania wstępnych szacunków przez kierowników projektów. Dzieje się tak, ponieważ może odczytywać ogromne ilości danych (takich jak przeszłe doświadczenia), wzorce punktowe i tworzyć prognozy z dokładnością znacznie wyższą niż ludzie pracujący w pojedynkę.

2. Lepsze oprogramowanie do zarządzania projektami

Niektóre z dzisiejszych narzędzi do zarządzania projektami są niezgrabne, wykorzystują stare technologie i mają stosunkowo wysoką cenę, ale to może się wkrótce zmienić dzięki inteligentnym algorytmom uczenia maszynowego, tworzącym bardziej przyjazne dla użytkownika narzędzia PMS.

Istnieje już wiele sposobów, w jakie technologie sztucznej inteligencji mogą ulepszyć obecne narzędzia PMS, od możliwości łatwego przeszukiwania dziesiątek lub setek dokumentów po zapewnienie analizy danych w czasie rzeczywistym i zautomatyzowanych procesów.

Dobrym tego przykładem jest Google RPA. Jest to oprogramowanie oparte na sztucznej inteligencji, które jest w stanie zautomatyzować rutynowe zadania, takie jak przetwarzanie danych i rozliczanie wydatków (a nawet odpowiadanie na pytania dotyczące pomocy technicznej). Pozwala to pracownikom skoncentrować się na bardziej wartościowych projektach, podnosząc morale i efektywność pracowników oraz pomagając zespołom pracować szybciej i mądrzej.

3. Sztuczna inteligencja będzie mogła wykonywać w Twoim imieniu przyziemne zadania

Istnieją setki godzin pracy administracyjnej, którą maszyny mogą wykonać wydajniej niż ludzie, uwalniając czas kierowników projektów i pozwalając im poświęcić czas na zadania na poziomie strategicznym.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów odegra dużą rolę w zwiększaniu wydajności kierowników projektów. Oprócz zwiększenia wydajności zwiększy to morale.

Oprócz wypełniania rutynowych aspektów roli kierownika projektu, takich jak administrator, technologie sztucznej inteligencji zautomatyzują również powtarzalne procesy decyzyjne. Wraz z rozwojem branży chatbotów (patrz wykres poniżej), wkrótce nie będzie też potrzeby pośrednika w komunikacji z klientami lub klientami — samoobsługa prawdopodobnie stanie się jeszcze bardziej powszechna.

4. Lepsza jakość raportów przez AI

Jak wspomniano, sztuczna inteligencja może przeszukiwać ogromne ilości danych w krótkim czasie. Dzięki temu idealnie nadaje się do tworzenia raportów z ukończonych projektów i analiz przyszłych wyników projektów.

5. Lepiej w dostrzeganiu ryzyka

Ocena ryzyka jest ważną częścią pracy każdego kierownika projektu, ale przy tak dużej liczbie ruchomych części, które trzeba śledzić, czasami może to być niezwykle trudne.

Dzięki sztucznej inteligencji, która pomaga kierownikom projektów wykryć ryzyko, zanim ono wystąpi (lub nawet zanim zdadzą sobie sprawę, że istnieje ryzyko, że coś może pójść nie tak), pomoże to uniknąć opóźnień lub zapobiec kosztownym zmianom na późniejszym etapie. Jednym z aktualnych przykładów jest wdrożenie oprogramowania do planowania ciągłości działania, które pozwala kierownikom projektów planować nieoczekiwane zakłócenia w procesach biznesowych.

6. Wydajniejsze zarządzanie zasobami

Korzystając z inteligentnego prognozowania i technologii sztucznej inteligencji, kierownicy projektów będą w stanie przewidzieć, jak długo zasób może pracować nad określonym rodzajem zadania. Dzięki temu mogą efektywniej planować zarówno zasoby fizyczne, jak i ludzkie w ramach swoich projektów. Przede wszystkim lepiej zorientują się, ile godzin personel może pracować nad zadaniami w określonych terminach.

Ponadto będą mogli zautomatyzować niektóre zadania i zmniejszyć zapotrzebowanie na zasoby ludzkie. Na przykład kierownicy projektów będą wiedzieć, jak zautomatyzować program Excel, zmniejszając ilość pracy administracyjnej wymaganej dla każdego projektu.

7. Lepsze doświadczenie klienta

Sprawna obsługa klienta polega na tym, aby klienci i klienci czuli się doceniani i otoczeni opieką. Dobrze zaprojektowane chatboty i oprogramowanie do zarządzania doświadczeniami klientów mogą to poprawić, wykorzystując technologie AI do rozwiązywania problemów w miarę ich pojawiania się.

Jest to szczególnie przydatne w handlu elektronicznym, gdzie automatyczne wiadomości (i wiadomości „poza biurem”) oznaczają, że konsument jest mniej skłonny do kontaktu z człowiekiem.

8. Skuteczniejsze przewidywanie wyników

Technologie sztucznej inteligencji są teraz w punkcie, w którym można je wykorzystać do tworzenia prognoz na podstawie danych z przeszłości, co jest świetne dla osób zajmujących się zarządzaniem projektami. Oznacza to, że czas i koszty związane z określonym zadaniem lub całym projektem można przewidzieć z dużo większą dokładnością, co oznacza mniejsze prawdopodobieństwo niepowodzenia lub zakłócenia w dalszej kolejności.

9. Stworzenie ekosystemu zarządzania wiedzą

Powszechne wykorzystanie technologii sztucznej inteligencji może pomóc w stworzeniu ekosystemu dzielenia się wiedzą, z którego będą korzystać kierownicy projektów, ich zespoły i klienci. Oznacza to, że zebrane dane z poprzednich projektów lub innych źródeł będą dostępne do przeglądania w czasie rzeczywistym, bez względu na to, kto potrzebuje do nich dostępu.

10. Stwórz bezpieczne środowisko projektowe

Jedną z najważniejszych części zarządzania projektami jest zachęcanie do bezpiecznego środowiska projektowego. Sztuczna inteligencja może w tym pomóc, zmniejszając liczbę ludzkich błędów.

Na przykład sztuczną inteligencję można wykorzystać na różne sposoby do tworzenia alertów i punktów akcji, gdy wystąpi problem z zadaniem lub procesem. Oznacza to, że problemy można rozwiązać szybko, zamiast pozostawać niezauważone przez dni, tygodnie, a nawet miesiące.

11. Bardziej efektywne zarządzanie kosztami

Korzystanie z oprogramowania do analizy danych do monitorowania wydatków projektowych za pomocą struktury analizy predykcyjnej AI powinno pomóc w zwiększeniu produktywności we wszystkich projektach (zwłaszcza długoterminowych).

Powinno to oznaczać, że kluczowe aspekty, takie jak finanse, można łatwo śledzić przez cały czas, umożliwiając menedżerom podejmowanie świadomych decyzji dotyczących alokacji budżetu projektu.

12. Zwiększona odpowiedzialność wszystkich zaangażowanych stron

Gdy sztuczna inteligencja jest wdrażana w różnych częściach Twojej firmy, każda strona zaangażowana w zarządzanie projektami będzie odpowiedzialna za wzięcie aktywnej roli w realizacji zadań. Oznacza to również, że organizacje mogą również łatwiej rozliczać poszczególne osoby z ich konkretnych zadań w ramach całego procesu.

13. Automatyzacja IoT

Wiele firm zwiększa wdrażanie IoT. Ponieważ coraz więcej urządzeń jest wprowadzanych do naszego codziennego życia, ma sens, że kierownicy projektów starają się zintegrować je ze swoimi projektami.

Na przykład zastosowanie czujników w sprzęcie budowlanym pozwoli kierownikom na sprawdzanie wydajności maszyn, dzięki czemu będą dokładnie wiedzieć, co się dzieje przez cały czas. Ta automatyzacja IoT pomoże im usprawnić podejmowanie decyzji i ogólne zarządzanie projektami.

14. Mniejszy outsourcing i wzrost marż

Wiele organizacji ma tendencję do zlecania zadań firmom zewnętrznym (zwłaszcza zadań IT). Zmienia się to jednak wraz ze wzrostem wykorzystania AI w zarządzaniu projektami. Umożliwi to firmom ponowne zainwestowanie niektórych z tych zaoszczędzonych zasobów w sedno tego, czym zajmuje się ich działalność.

AI jest szczególnie przydatna jako alternatywa dla outsourcingu, ponieważ może realizować zadania z ograniczonym nadzorem lub bez nadzoru ze strony członka zespołu, oszczędzając więcej czasu na ważniejsze sprawy. Na przykład firmy będą mogły tworzyć własne aplikacje za pomocą platform bez kodu.

15. Podwyższone kwalifikacje w zakresie zarządzania projektami

Istotne jest, aby kierownicy projektów posiadali umiejętności i wiedzę potrzebną do prowadzenia udanych projektów. Jednak wiele osób walczy o uznanie lub nawet zrozumienie ich kwalifikacji przez pracodawców.

W rezultacie sztuczna inteligencja może pomóc im w zdobyciu uznania i zrozumienia ich roli i jej wartości dzięki bardziej interaktywnym materiałom i kursom edukacyjnym. Oznacza to, że organizacje będą wiedzieć więcej o tym, czego szukają od pracowników, co zwiększy szanse na zatrudnienie bardziej wykwalifikowanych kierowników projektów.

Czy Twój kierownik projektu zostanie zastąpiony przez sztuczną inteligencję?

Menedżerowie projektów są tutaj, aby zostać. Jest mało prawdopodobne, że ich rola kiedykolwiek całkowicie zniknie. W rzeczywistości branża rozwija się i przewiduje się, że trend ten będzie się utrzymywał. Zamiast tego wprowadzenie technologii sztucznej inteligencji pomoże im stać się bardziej wydajnymi w swojej pracy, uwalniając czas na strategiczną pracę zamiast spędzać godziny na wykonywaniu codziennych zadań.

Nadal będziesz potrzebować kierownika projektu, który podejmie decyzję, który proces zautomatyzować, a który wymaga poziomu inteligencji emocjonalnej.

Zwiększone wykorzystanie sztucznej inteligencji nie będzie zmianą z dnia na dzień, ale raczej stopniową zmianą, która najpierw wpłynie na małe fragmenty bieżących procesów i narzędzi PMS, a następnie powoli przeniesie się do innych obszarów. Aby zachować aktualność przez cały ten okres, kierownicy projektów będą musieli być na bieżąco z nowymi technologiami i stale dostosowywać swoje umiejętności.

Menedżerowie projektów musieli przez lata nieustannie dostosowywać się, aby zachować aktualność, więc jest mało prawdopodobne, że sztuczna inteligencja to zmieni. Zamiast postrzegać technologię jako zagrożenie, kierownicy projektów powinni stosować technologie sztucznej inteligencji i wykorzystywać je do ulepszania siebie i swoich organizacji.

W podsumowaniu

Sztuczna inteligencja nie zastąpi kierowników projektów, ale ich uzupełni. Oczekuje się, że wkrótce nadejdzie czas, aby narzędzia oprogramowania do zarządzania projektami ewoluowały wraz z możliwościami sztucznej inteligencji, co oznacza, że ​​ta nowa era technologii zmieni sposób wyboru, zakupu, używania i oceny PMS w sposób, którego nawet dziś nie możemy sobie wyobrazić.

Menedżerowie projektów, którzy nadal rozwijają swoje umiejętności z wykorzystaniem nowych technologii, nie tylko będą najlepiej przygotowani do pracy z tymi narzędziami do zarządzania projektami AI, ale także zobaczą poprawę swoich perspektyw zawodowych w najbardziej pozytywny sposób w wyniku ewolucji sektora.

Post przez : Tammy Wood

Dyrektor Global Technical SEO w Automation Anywhere

Tammy Wood zajmuje się SEO od dwóch dekad. Obecnie pełni funkcję Dyrektora ds. Technicznego SEO, w Automation Anywhere, platformie automatyzacji procesów biznesowych. Chociaż nie szuka słów kluczowych, Tammy lubi czytać, kupować buty i pisać artykuły o RPA i SEO.