人工智能如何改善項目管理？

AI（人工智能）將繼續以巨大的方式擾亂我們的日常生活。 與互聯網一樣，這項技術將徹底改變人們的生活方式、信息共享方式和企業行為方式。

每個行業都將受到人工智能的進一步影響（許多已經受到），但在這裡，我們將重點關注它如何改善項目管理部門。

什麼是人工智能？

人工智能是機器顯示的智能，並不意味著這些機器會變得有自我意識。 該術語由約翰麥卡錫於 1956 年創造，他將其定義為：“製造智能機器的科學和工程”。

簡而言之，人工智能是一組技術，例如機器學習、深度學習和神經網絡，它們可以讓計算機像人類一樣思考（至少對於某些任務而言）。 已經使用人工智能的一些例子包括谷歌的 GoMaster、Facebook 從文本生成圖像以及亞馬遜的產品推薦。

人工智能何時能夠幫助項目經理？

人工智能已經可以使用數據進行預測。 它具有自動化流程、節省時間和簡化工作流程的能力。 它分析數據、發現模式和做出明智預測的能力使其成為項目經理和整個業務環境中的強大工具。

項目經理使用項目管理軟件 (PMS) 來支持他們的團隊，但很明顯，人工智能技術可以走得更遠——尤其是因為一些舊的 PMS 工具可能成本高昂、笨重且耗時。

正如以下示例所示，人工智能可能會在未來幾十年幫助項目經理並改進流程。

人工智能將如何改善項目管理？

那麼，讓我們看看人工智能可能對項目管理產生巨大影響的主要領域，以及已經開始看到這種影響的領域。

1. 更準確地預測項目完成時間

項目經理應該對人工智能帶來的可能性感到興奮。 人工智能技術將在分析數據和預測完成時間方面變得更好，而無需項目經理進行粗略估計。 這是因為它可以讀取大量數據（例如過去的經驗），發現模式，並以遠高於人類單獨工作的準確度進行預測。

2. 更好的項目管理軟件

今天的一些項目管理軟件工具笨重，使用舊技術，並且附加了相對較高的價格標籤，但由於智能機器學習算法創建了更用戶友好的 PMS 工具，這種情況很快就會改變。

人工智能技術已經有很多方法可以改進當前的 PMS 工具，從能夠輕鬆搜索數十或數百個文檔到能夠提供實時數據分析和自動化流程。

Google RPA 就是一個很好的例子。 它是基於人工智能的軟件，能夠自動執行日常任務，例如處理數據和歸檔費用（甚至回答支持查詢）。 這使員工能夠專注於更多高價值的項目，提高員工的士氣和效率，並幫助團隊更快、更聰明地工作。

3.人工智能將能夠代表你完成平凡的任務

機器可以比人類更有效地完成數百小時的管理工作，從而騰出項目經理的時間，讓他們將時間花在戰略層面的任務上。

機器人流程自動化將在項目經理變得更有效率方面發揮重要作用。 除了提高效率，這也將鼓舞士氣。

除了完成項目經理角色（如管理員）的日常工作外，人工智能技術還將自動化重複的決策過程。 隨著聊天機器人行業的發展（見下圖），很快將不再需要中間人與客戶或客戶進行溝通——自助服務可能會變得更加普遍。

4. AI 提供更優質的報告

如前所述，人工智能可以在短時間內搜索大量數據。 這使其成為生成已完成項目報告和分析未來項目績效的理想選擇。

5. 更善於發現風險

風險評估是任何項目經理工作的重要組成部分，但是要跟踪這麼多活動部件，有時會非常困難。

借助 AI 幫助項目經理在風險發生之前（甚至在他們意識到可能出現問題之前）發現風險，這將有助於避免延遲或防止以後發生代價高昂的變更。 目前的一個例子是業務連續性計劃軟件的實施，它允許項目經理計劃業務流程中的意外中斷。

6. 更高效的資源管理

通過使用智能預測和人工智能技術，項目經理將能夠預測資源可能在特定類型的任務上工作多長時間。 這使他們能夠更有效地規劃項目中的物理和人力資源。 一方面，他們會更好地了解員工可以在特定期限內完成任務的可行時間。

此外，他們將能夠自動化某些任務並減少對人力資源的需求。 例如，項目經理將知道如何自動化 Excel，從而減少每個項目所需的管理工作量。

7. 改善客戶體驗

流暢的客戶體驗就是要確保客戶和客戶感到受到重視和關心。 精心設計的聊天機器人和客戶體驗管理軟件可以通過使用人工智能技術解決出現的問題來改善這一點。

這在電子商務中特別有用，其中自動消息（和“不在辦公室”消息）意味著消費者不太可能需要與人聯繫。

8. 更有效地預測結果

人工智能技術現在可以用來從過去的數據中創建預測，這對於那些參與項目管理的人來說非常有用。 這意味著可以更準確地預測與特定任務或整個項目相關的時間和成本，這意味著失敗或中斷的可能性更小。

9. 創建知識管理生態系統

人工智能技術的廣泛使用有助於創建一個知識共享生態系統，項目經理、他們的團隊和客戶都將使用該生態系統。 這意味著從任何過去的項目或其他來源收集的數據都可以實時查看，無論誰需要訪問它。

10. 營造安全的項目環境

項目管理最重要的部分之一是鼓勵安全的項目環境。 人工智能可以通過減少人為錯誤的數量來幫助做到這一點。

例如，當任務或流程出現問題時，可以通過多種方式使用人工智能來創建警報和行動點。 這意味著可以快速解決問題，而不是幾天、幾週甚至幾個月都沒有註意到。

11. 更有效的成本管理

使用數據分析軟件通過人工智能預測分析框架監控項目支出應該有助於提高所有項目（尤其是長期項目）的生產力。

這應該意味著財務等核心方面可以隨時輕鬆跟踪，從而使管理人員能夠就其項目的預算分配做出明智的決策。

12. 加強對所有相關方的問責制

當 AI 在您業務的不同部分實施時，參與項目管理的每一方都將承擔起積極參與的責任。 這也意味著組織也可以更輕鬆地讓個人在整個過程中對其特定任務負責。

13.物聯網自動化

許多公司正在增加他們的物聯網實施。 隨著越來越多的設備被引入我們的日常生活，項目經理正在尋求將它們與他們的項目集成是有道理的。

例如，在建築設備中使用傳感器將使管理人員能夠檢查機器的性能，以便他們始終準確地了解正在發生的事情。 這種物聯網自動化將幫助他們改進決策和整體項目管理。

14、減少外包，提高利潤率

許多組織傾向於外包第三方任務（尤其是 IT 任務）。 然而，隨著在項目管理中越來越多地使用人工智能，這種情況正在發生變化。 這將允許公司將一些節省的資源重新投資到其業務的核心。

人工智能作為外包的替代品特別有用，因為它可以在團隊成員有限或沒有監督的情況下執行任務，從而為更重要的事情節省更多時間。 例如，公司將能夠使用無代碼平台創建自己的應用程序。

15、提高項目管理資質

項目經理必須具備運行成功項目所需的技能和知識。 然而，許多人努力使他們的資格得到雇主的認可甚至理解。

因此，人工智能可以通過更具互動性的教育材料和課程幫助他們獲得對其角色及其價值的認可和理解。 這將意味著組織更了解他們在員工中尋找的東西，這將增加僱用更多熟練項目經理的機會。

你的項目經理會被人工智能取代嗎？

項目經理將留在這裡。 他們的角色不太可能完全消失。 事實上，該行業正在增長，預計這一趨勢將持續下去。 相反，人工智能技術的引入將幫助他們提高工作效率，騰出時間進行戰略性工作，而不是花費數小時完成瑣碎的任務。

您仍然需要項目經理來決定應該自動化哪個流程以及哪個流程需要一定程度的情商。

人工智能的增加不是一夜之間的變化，而是一個漸進的變化，首先影響當前流程和 PMS 工具的一小部分，然後慢慢地進入其他領域。 因此，為了在此期間保持相關性，項目經理需要跟上新技術的步伐，並確保他們不斷調整自己的技能。

多年來，項目經理必須不斷適應以保持相關性，因此人工智能不太可能改變這一點。 項目經理不應將技術視為威脅，而應採用人工智能技術並使用它們來改善自己和組織。

總之

人工智能不會取代項目經理，而是補充他們。 預計項目管理軟件工具與 AI 功能一起發展的時代即將到來，這意味著這個新的技術時代將以我們今天甚至無法想像的方式改變 PMS 的選擇、購買、使用和評估方式。

繼續使用新技術發展技能的項目經理不僅將最適合使用這些人工智能項目管理工具，而且由於該行業的發展，他們的職業前景將以最積極的方式得到改善。

發表者：塔米伍德

Automation Anywhere 全球技術 SEO 總監

Tammy Wood 從事 SEO 已有二十年了。 她目前的角色是業務流程自動化平台 Automation Anywhere 的技術 SEO 總監。 雖然不追逐關鍵詞，但 Tammy 喜歡閱讀、購買鞋子以及撰寫有關 RPA 和 SEO 的文章。