Cum poate îmbunătăți inteligența artificială managementul proiectelor?

AI (inteligența artificială) va continua să ne perturbe viața de zi cu zi într-un mod imens. La fel ca internetul, această tehnologie va schimba complet modul în care oamenii trăiesc, informațiile sunt partajate și afacerile acționează.

Fiecare industrie va fi afectată în continuare de AI (mulți au fost deja), dar aici, ne vom concentra asupra modului în care poate îmbunătăți sectorul managementului de proiect.

Ce este AI?

AI este inteligența afișată de mașini și nu înseamnă că aceste mașini vor deveni conștiente de sine. Termenul a fost inventat în 1956 de John McCarthy, care l-a definit astfel: „Știința și ingineria de a face mașini inteligente”.

Mai simplu, AI este un set de tehnologii precum învățarea automată, învățarea profundă și rețelele neuronale, care permit computerelor să gândească așa cum pot oamenii (cel puțin pentru unele sarcini). Câteva exemple de unde AI a fost deja folosită includ GoMaster de la Google, Facebook care generează imagini din text și recomandările de produse ale Amazon.

Când va putea AI să ajute managerii de proiect?

AI poate face deja predicții folosind date. Are capacitatea de a automatiza procesele, de a economisi timp și de a eficientiza fluxurile de lucru. Capacitatea sa de a analiza date, de a identifica modele și de a face predicții informate îl face un instrument puternic pentru managerii de proiect și pentru întregul mediu de afaceri.

Managerii de proiect folosesc software de management de proiect (PMS) pentru a-și sprijini echipa, dar este clar că tehnologiile AI pot duce acest lucru mult mai departe, nu în ultimul rând pentru că unele dintre instrumentele PMS mai vechi pot fi costisitoare, greoaie și consumatoare de timp.

După cum arată următoarele exemple, AI este probabil să ajute managerii de proiect și să îmbunătățească procesele pentru deceniile următoare.

Cum va îmbunătăți AI managementul de proiect?

Deci, să ne uităm la principalele domenii în care AI ar putea avea un impact uriaș asupra managementului de proiect și unde acel impact începe deja să fie văzut.

1. Prezicerea mai precisă a timpilor de finalizare a proiectului

Managerii de proiect ar trebui să fie încântați de posibilitățile pe care AI le aduce la masă. Tehnologia AI va deveni mai bună la analiza datelor și la prognoza timpilor de finalizare, fără a fi nevoie de estimări aproximative din partea managerilor de proiect. Acest lucru se datorează faptului că poate citi cantități uriașe de date (cum ar fi experiențele anterioare), poate identifica modele și poate face prognoze cu o precizie mult mai mare decât oamenii care lucrează singuri.

2. Software mai bun pentru managementul proiectelor

Unele dintre instrumentele software de gestionare a proiectelor de astăzi sunt greoaie, folosesc tehnologii vechi și au un preț relativ mare atașat, dar acest lucru s-ar putea schimba în curând datorită algoritmilor inteligenți de învățare automată care creează instrumente PMS mai ușor de utilizat.

Există deja o mulțime de moduri prin care tehnologiile AI pot îmbunătăți instrumentele PMS actuale, de la posibilitatea de a căuta cu ușurință în zeci sau sute de documente până la a putea oferi analize de date în timp real și procese automatizate.

Google RPA este un bun exemplu în acest sens. Este un software bazat pe inteligență artificială, care este capabil să automatizeze sarcini de rutină, cum ar fi procesarea datelor și cheltuielile de înregistrare (și chiar să răspundă la întrebările de asistență). Acest lucru le permite angajaților să se concentreze pe mai multe proiecte de mare valoare, sporind moralul și eficacitatea personalului și ajutând echipele să lucreze mai rapid și mai inteligent.

3. AI va putea îndeplini sarcini banale în numele tău

Există sute de ore de muncă administrativă care pot fi finalizate de mașini mai eficient decât oamenii, eliberând timpul managerilor de proiect și permițându-le să-și petreacă timpul lucrând la sarcini de nivel strategic.

Automatizarea proceselor robotizate va juca un rol important în ca managerii de proiect să devină mai eficienți. Pe lângă creșterea eficienței, acest lucru va ridica moralul.

Pe lângă îndeplinirea aspectelor de rutină ale rolului unui manager de proiect, cum ar fi administratorul, tehnologiile AI vor automatiza și procesele repetitive de luare a deciziilor. Odată cu creșterea industriei chatbot-urilor (vezi graficul de mai jos), în curând nu va mai fi nevoie de un intermediar în comunicarea cu clienții sau clienții – este probabil ca autoservirea să devină și mai comună.

4. Rapoarte de mai bună calitate de către AI

După cum am menționat, AI poate căuta prin cantități uriașe de date într-un interval scurt de timp. Acest lucru îl face ideal pentru producerea de rapoarte privind proiectele finalizate și analize ale performanțelor viitoare ale proiectelor.

5. Mai bine la identificarea riscului

Evaluarea riscurilor este o parte importantă a muncii oricărui manager de proiect, dar cu atât de multe părți mobile de care trebuie să ținem evidența, poate fi incredibil de dificil uneori.

Cu inteligența artificială care îi ajută pe managerii de proiect să identifice riscul înainte ca acesta să apară (sau chiar înainte de a realiza că există potențialul ca ceva să meargă prost), acest lucru va ajuta la evitarea întârzierilor sau la prevenirea schimbărilor costisitoare ulterior. Un exemplu actual în acest sens este implementarea software-ului de planificare a continuității afacerii, care permite managerilor de proiect să planifice întreruperi neașteptate în procesele unei afaceri.

6. Management mai eficient al resurselor

Utilizând previziunile inteligente și tehnologiile AI, managerii de proiect vor putea prezice cât timp o resursă este probabil să lucreze la un anumit tip de sarcină. Acest lucru le face posibil să planifice mai eficient atât resursele fizice, cât și cele umane în cadrul proiectelor lor. Ei vor avea o idee mai bună despre câte ore personalul poate lucra în mod fezabil la sarcini în anumite termene limită, mai întâi de toate.

În plus, vor putea automatiza anumite sarcini și vor reduce nevoia de resurse umane. De exemplu, managerii de proiect vor ști cum să automatizeze Excel, reducând cantitatea de muncă administrativă necesară pentru fiecare proiect.

7. Experiență îmbunătățită a clienților

O experiență fără probleme a clienților înseamnă a vă asigura că clienții și clienții se simt apreciați și îngrijiți. Chatbot-urile bine concepute și software-ul de gestionare a experienței clienților pot îmbunătăți acest lucru prin utilizarea tehnologiilor AI pentru a rezolva problemele pe măsură ce apar.

Acest lucru este util în special în comerțul electronic, unde mesajele automate (și mesajele „în afara biroului”) înseamnă că este mai puțin probabil ca consumatorul să aibă nevoie să contacteze o persoană.

8. Prezicerea rezultatelor mai eficient

Tehnologiile AI sunt acum într-un punct în care pot fi folosite pentru a crea prognoze din datele anterioare, ceea ce este grozav pentru cei implicați în managementul proiectelor. Aceasta înseamnă că timpul și costurile asociate cu o anumită sarcină sau un întreg proiect ar putea fi prezise cu mult mai multă acuratețe, ceea ce înseamnă mai puține șanse de eșec sau întrerupere pe linie.

9. Crearea unui ecosistem de management al cunoștințelor

Utilizarea pe scară largă a tehnologiilor AI ar putea contribui la crearea unui ecosistem de partajare a cunoștințelor, care ar fi utilizat de managerii de proiect, echipele acestora și clienți. Aceasta înseamnă că datele culese din orice proiecte anterioare sau din alte surse vor fi toate disponibile pentru a fi analizate în timp real, indiferent cine are nevoie de acces la ele.

10. Promovați un mediu de proiect sigur

Una dintre cele mai importante părți ale managementului de proiect este încurajarea unui mediu de proiect sigur. AI poate ajuta la acest lucru prin reducerea numărului de erori umane.

De exemplu, AI poate fi folosit într-o varietate de moduri pentru a crea alerte și puncte de acțiune atunci când există o problemă cu o sarcină sau un proces. Aceasta înseamnă că problemele pot fi rezolvate rapid, mai degrabă decât să treacă neobservate zile, săptămâni sau chiar luni.

11. Management mai eficient al costurilor

Utilizarea software-ului de analiză a datelor pentru a monitoriza cheltuielile proiectelor printr-un cadru de analiză predictivă AI ar trebui să contribuie la creșterea productivității în toate proiectele (în special în cele pe termen lung).

Acest lucru ar trebui să însemne că aspectele de bază, cum ar fi finanțele, sunt ușor de urmărit în orice moment, permițând managerilor să ia decizii informate cu privire la alocarea bugetului proiectului lor.

12. Responsabilitate sporită pentru toate părțile implicate

Atunci când AI este implementată în diferite părți ale afacerii dvs., fiecare parte implicată în gestionarea proiectelor va fi trasă la răspundere pentru că își asumă un rol activ în finalizarea lucrurilor. De asemenea, înseamnă că organizațiile pot trage mai ușor indivizii la răspundere pentru sarcinile lor specifice în cadrul întregului proces.

13. Automatizare IoT

Multe companii își măresc implementarea IoT. Cu tot mai multe dispozitive introduse în viața noastră de zi cu zi, este logic ca managerii de proiect să caute să le integreze în proiectele lor.

De exemplu, utilizarea senzorilor în echipamentele de construcții va permite managerilor să verifice performanța utilajelor, astfel încât să știe exact ce se întâmplă în orice moment. Această automatizare IoT îi va ajuta să-și îmbunătățească procesul decizional și managementul general al proiectelor.

14. Reducerea externalizării și creșterea marjelor de profit

Multe organizații tind să externalizeze sarcini terțe (în special sarcini IT). Cu toate acestea, acest lucru se schimbă odată cu utilizarea sporită a AI în managementul proiectelor. Acest lucru va permite companiilor să reinvestească unele dintre aceste resurse economisite în centrul activității lor.

AI este utilă în special ca alternativă la externalizare, deoarece poate îndeplini sarcini cu supraveghere limitată sau fără supraveghere din partea unui membru al echipei, economisind mai mult timp pentru chestiuni mai importante. De exemplu, companiile își vor putea crea propriile aplicații folosind platforme fără cod.

15. Calificări îmbunătățite de management de proiect

Este esențial ca managerii de proiect să aibă abilitățile și cunoștințele de care au nevoie pentru a conduce proiecte de succes. Cu toate acestea, mulți se luptă pentru ca calificările lor să fie recunoscute sau chiar înțelese de către angajatori.

Drept urmare, inteligența artificială îi poate ajuta să obțină recunoașterea și înțelegerea rolului lor și a valorii acestuia prin materiale și cursuri educaționale mai interactive. Acest lucru va însemna că organizațiile știu mai multe despre ceea ce caută de la angajați, ceea ce va crește șansele ca manageri de proiect mai calificați să fie angajați.

Managerul tău de proiect va fi înlocuit de inteligența artificială?

Managerii de proiect sunt aici pentru a rămâne. Este puțin probabil ca rolul lor să dispară complet vreodată. De fapt, industria este în creștere și se prevede că această tendință va continua. În schimb, introducerea tehnologiilor AI îi va ajuta să devină mai eficienți la locul de muncă, eliberând timp pentru a lucra strategic în loc să petreacă ore întregi îndeplinind sarcini ușoare.

Veți avea în continuare nevoie de un manager de proiect care să ia decizia despre ce proces ar trebui să automatizați și care proces are nevoie de un nivel de inteligență emoțională.

Adoptarea crescută a AI nu va fi o schimbare peste noapte, ci mai degrabă una treptată, care va afecta mai întâi mici secțiuni ale proceselor actuale și instrumentele PMS, înainte de a trece încet și în alte domenii. Prin urmare, pentru a rămâne relevanți în această perioadă, managerii de proiect vor trebui să fie la curent cu noile tehnologii și să se asigure că își adaptează în mod constant setul de abilități.

Managerii de proiect au fost nevoiți să se adapteze continuu de-a lungul anilor pentru a rămâne relevanți, așa că este puțin probabil ca AI să schimbe acest lucru. În loc să vadă tehnologia ca pe o amenințare, managerii de proiect ar trebui să adopte tehnologiile de inteligență artificială și să le folosească pentru a se îmbunătăți atât pe ei înșiși, cât și pe organizațiile lor.

În concluzie

Inteligența artificială nu îi va înlocui pe managerii de proiect, ci îi va completa. Se așteaptă ca timpul ca instrumentele software de management de proiect să evolueze cu capabilitățile AI să vină în curând, ceea ce înseamnă că această nouă eră a tehnologiei va schimba modul în care PMS este selectat, achiziționat, utilizat și evaluat în moduri pe care nici nu le putem imagina astăzi.

Managerii de proiect care continuă să-și dezvolte setul de abilități cu noi tehnologii nu numai că vor fi cel mai bine plasați pentru a lucra cu aceste instrumente de management de proiect AI, dar vor vedea că perspectivele lor de carieră se îmbunătățesc în cel mai pozitiv mod, ca urmare a evoluției sectorului.

Post de : Tammy Wood

Director Global Technical SEO la Automation Anywhere

Tammy Wood este implicată în SEO de două decenii. Rolul ei actual este Director of Technical SEO, pentru Automation Anywhere, o platformă de automatizare a proceselor de afaceri. Deși nu urmărește cuvintele cheie, Tammy îi place să citească, să cumpere pantofi și să scrie articole atât despre RPA, cât și despre SEO.