Seberapa sukses PMO memberikan nilai dan menghindari kursi panas

Dalam komunitas kepemimpinan, tanda-tanda peringatan ada di mana-mana, dan ada rasa pengalihan yang kuat karena tren ekonomi makro saat ini dan masa depan. Dalam perekonomian ini, setiap sen berharga. Dan itu mulai terlihat.

Ada beberapa perusahaan, seperti Ford, yang merumahkan ribuan karyawannya untuk menekan biaya.

Laporan lain menunjukkan bahwa pengeluaran untuk transformasi berada dalam tren menurun.

Tidak mengherankan bahwa 73% eksekutif C-suite sudah memiliki inisiatif transformasi biaya yang sedang berlangsung atau berencana untuk meluncurkannya segera.

Namun, berita utama besar ini tidak memberi tahu Anda cerita lengkapnya.

Ketika para pemimpin bisnis berbicara tentang perlambatan dan transformasi biaya, mereka mengacu pada pengaturan ulang biaya. Di pasar yang sangat kompetitif dan dinamis saat ini, para pemimpin telah kembali ke dasar. Mereka mulai memprioritaskan penyelarasan ulang sumber daya untuk mendukung inisiatif strategis baru dan berinvestasi dalam kemampuan yang memungkinkan kelincahan dan pertumbuhan jangka panjang.

Apa artinya itu bagi para pemimpin PMO?

Pengalihan prioritas C-suite ini memerlukan perubahan dalam cara PMO beroperasi dan apa yang diharapkan dari tim PMO.

Keluar Dengan Yang Lama, Masuk Dengan Yang Baru (Mindset)

Kami pikir peran PMO telah berubah dalam beberapa tahun terakhir dan akan terus berlanjut di masa depan. PMO harus memperhatikan pergeseran ini karena mereka yang gagal untuk menunjukkan bahwa mereka adalah nilai tambah, kehilangan kredibilitas mereka dan ditutup cepat atau lambat.

75% PMO yang mengejutkan gagal dalam tiga tahun pertama mereka.

Seperti yang kita lihat, ada dua perbedaan utama antara peran PMO masa lalu dan masa depan.

PMO tradisional memainkan lebih banyak peran administratif yang berfokus pada metrik taktis seperti proses manajemen proyek, standar, dan tata kelola. Mereka terjebak dalam mode autopilot, hanya berfokus pada penyelesaian proyek daripada proaktif dan menunjukkan kontribusi nilai mereka.

Namun, ketika gangguan terus-menerus mengguncang tanah dan persaingan semakin ketat, pemimpin PMO tipe baru telah muncul.

Pemimpin PMO berbasis hasil dengan fokus pada memberikan hasil bisnis. Para pemimpin yang gesit ini berorientasi strategis, mendorong pengambilan keputusan dengan memberikan informasi yang akurat dan membantu perusahaan berputar melalui perubahan yang berkelanjutan.

Tapi mengapa penting untuk merangkul peran baru?

Menurut laporan Project Management Institute (PMI), PMO dari 10% teratas organisasi adalah:

• dua kali lebih mungkin untuk meningkatkan kinerja pendapatan
• tiga kali lebih mungkin untuk menjadi lebih baik dalam kepuasan dan akuisisi pelanggan

Selain itu, PMO ini terbukti menjadi sekutu yang berharga bagi C-suite dengan menyelaraskan aktivitas mereka dengan strategi di seluruh organisasi, mengukur dampaknya, dan memengaruhi kinerja bisnis.

Karena ekonomi global yang bergejolak, sekarang adalah waktu yang tepat bagi PMO untuk memaksimalkan efisiensi mereka, membantu para pemimpin bisnis mengarahkan perubahan, dan berinvestasi pada peluang yang paling menjanjikan.

Hari-hari menjadi pengawas telah berlalu

Ada lebih dari sekedar meningkatkan tingkat keberhasilan proyek dan program. PMO harus tanpa henti dalam memberikan nilai bisnis sambil menyeimbangkan sumber daya di seluruh portofolio. Jadi, apa yang harus dipikirkan oleh para pemimpin PMO saat membuat PMO strategis?

Berikut adalah empat wawasan utama yang perlu diingat:

Masuk ke dalam pikiran CEO dan tim eksekutif

Menyerahkan proyek tanpa nilai strategis tidak memajukan perusahaan dan gagal memenuhi harapan C-suite. Laporan ini menunjukkan bahwa dua pertiga proyek tidak selaras dengan prioritas bisnis strategis.

Namun, PMO memiliki posisi yang baik untuk menciptakan keselarasan yang lebih kuat antara proyek dan strategi tanpa melupakan apa yang harus dicapai setiap inisiatif untuk memberikan hasil bisnis yang diinginkan.

Berdasarkan laporan PWC terbaru, organisasi dalam 10 Persen Teratas memiliki PMO yang lebih selaras dengan strategi organisasi dan dianggap oleh para pemimpin eksekutif sebagai mitra strategis.

Bagaimana Anda bisa mencapai ini?

Fokus pada mendorong dialog strategis di bagian atas organisasi dan membangun kemitraan yang kuat dengan C-suite untuk memahami tujuan mereka dengan lebih baik.

Untuk melakukan itu, Anda perlu memiliki gambaran besar tentang cara kerja bisnis dan pemahaman yang jelas tentang perhatian utama tim eksekutif.

Anda harus mendapatkan pengetahuan sebanyak mungkin tentang organisasi, termasuk:

• Produk
• Jasa
• Pasar
• Pelanggan
• Pesaing
• Kemampuan internal

Akibatnya, Anda akan lebih efektif dalam memimpin diskusi yang membahas prioritas strategis, menciptakan campuran portofolio yang paling berharga, dan mempercepat proses pembelian.

Jangan berhenti di situ. Setelah Anda mencapai keselarasan strategis di puncak, Anda harus mengarahkannya ke seluruh organisasi.

Hal ini membawa kita ke tantangan berikutnya yang dihadapi para pemimpin bisnis saat mendorong transformasi organisasi dan eksekusi strategi.

Bacaan lebih lanjut:

Penyelarasan Strategis: Mengapa Penting Dan Bagaimana Melakukannya

Drift Strategis: Cara Menghindari Kehilangan Keunggulan Kompetitif

Berhenti mengendalikan. Mulai berkolaborasi.

Para pemimpin C-suite yang ingin meluncurkan inisiatif strategis baru menemukan hambatan baru - keterputusan yang signifikan antara tujuan mereka dan staf yang diharapkan membantu pelaksanaan strategi.

Itu tidak mengejutkan. Dalam Laporan Strategi Cascade 2022, kami menemukan:

• 98% eksekutif C-suite mengetahui strategi vs. 79% anggota tim.
• 84% eksekutif merasa mereka bagian dari strategi vs 46% anggota tim.

Yang lebih mengkhawatirkan adalah bahwa sementara 63% eksekutif tingkat C terlibat setiap minggu dengan strategi, hanya 18% anggota tim yang melakukannya.

Ketika perusahaan gagal melibatkan karyawan dan menyatukan orang, hampir tidak mungkin meyakinkan mereka untuk menerima visi baru atau mengubah inisiatif ketika perusahaan Anda perlu bereaksi.

Bagaimana PMO dapat membantu menjembatani kesenjangan strategi dan eksekusi?

Sebagai pemimpin PMO, Anda memiliki kekuatan untuk memprioritaskan kolaborasi dan berbagi informasi terbuka di atas kontrol dan struktur tertutup.

Semakin baik Anda memberikan konteks seputar inisiatif strategis, semakin baik manajer dan tim proyek lainnya dalam pengambilan keputusan dan menyelaraskan dengan tujuan organisasi.

Budaya perusahaan dengan komunikasi yang transparan dan konsisten akan membantu para pemimpin menjaga karyawan tetap selaras dengan prioritas yang berubah dan membantu mereka terhubung dengan peran penting yang mereka miliki dalam membantu organisasi mencapai tujuan strategis baru.

Menurut Laporan Strategi Cascade, organisasi dengan kepuasan karyawan yang sangat tinggi adalah mereka yang bekerja untuk mencapai tujuan strategis bersama. Ini berarti bahwa karyawan memiliki pemahaman yang sangat jelas tentang strategi perusahaan secara keseluruhan dan bagaimana upaya harian mereka berkontribusi pada keberhasilannya.

Juga tidak mungkin untuk mengabaikan dampak keterlibatan karyawan terhadap kinerja bisnis. Unit bisnis dengan karyawan yang sangat terlibat dapat menghasilkan perbedaan profitabilitas sebesar 23%.

Dan itu tidak semua.

Idealnya, seorang pemimpin PMO adalah penghubung antara C-suite dan tim proyek untuk membantu kepemimpinan memahami apa yang terjadi di garis depan. Pakar internal cenderung memiliki dorongan terhadap tantangan dengan cara yang tidak dimiliki orang-orang di puncak organisasi.

Mendorong arus informasi dua arah membantu para pemimpin dan PMO membuat strategi yang lebih baik dan mengidentifikasi kemungkinan kendala pelaksanaan proyek sebelum semuanya berjalan lancar.

Bacaan lebih lanjut:

Cara Meningkatkan Transparansi Organisasi

Mengapa Kepemimpinan Demokratis Membawa Hasil Strategis

Alamat gajah di kamar

Dalam upaya untuk mengimplementasikan SAP, Lidl menghabiskan €500 juta sebelum mengakui bahwa proyek tersebut gagal total. Apa yang salah?

Nah, salah satu alasannya adalah mereka gagal mengenali persyaratan sistem baru sebelum memulai proyek. Alih-alih membatalkan proyek selagi masih ada waktu, mereka memutuskan untuk menutup kesenjangan persyaratan dengan mencoba menyesuaikan perangkat lunak agar sesuai dengan proses bisnis mereka yang ada. Mereka benar-benar meremehkan kompleksitas teknologi.

Butuh waktu 7 tahun untuk menyelesaikan proyek tersebut. Pada akhirnya, Lidl kehilangan uang dan waktu berharga yang seharusnya bisa diinvestasikan dalam proyek lain dan mengoptimalkan proses bisnisnya.

Apa solusinya?

Jack Duggal menjelaskan pentingnya merangkul kegagalan dalam bukunya, The DNA of Strategy Execution: "Jika sebuah organisasi tidak dapat belajar untuk gagal dengan cepat dan bijaksana, ia akan gagal untuk belajar. Dan jika gagal untuk belajar hari ini, maka suatu hari nanti di masa depan. masa depan, beberapa pelajaran besar akan dipaksakan padanya—yang merugikan intinya."

Pemimpin PMO yang hebat harus mampu dengan percaya diri menantang tim eksekutif dan memunculkan percakapan yang tidak nyaman. Saat Anda berada dalam lingkungan bisnis yang bergejolak, Anda harus tetap waspada untuk mengenali proyek yang berkinerja buruk dan mengidentifikasi apakah proyek tersebut masih selaras dengan strategi keseluruhan. Pendekatan tangkas ini akan membantu Anda mencegah kehilangan uang pada proyek yang gagal dan mengalokasikan kembali sumber daya ke inisiatif yang lebih menjanjikan.

Bacaan lebih lanjut:

Strategi Manajemen Risiko Strategis (Dengan Contoh)

Masalah Kompleks vs Rumit: Apa bedanya? (Pendapat ahli)

Perhatikan baik-baik tumpukan teknologi Anda

Ini adalah kesempatan bagus untuk mengevaluasi apakah Anda dipersenjatai dengan alat yang tepat. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus Anda tanyakan:

• Apakah saya memiliki alat yang membantu saya mengidentifikasi kinerja portofolio yang kurang dan proyek yang gagal tepat waktu?
• Apakah kita dapat mengalihkan sumber daya dengan mudah, berdasarkan prioritas yang berubah?
• Apakah tim kami memiliki akses ke data waktu nyata untuk membuat keputusan lebih cepat?
• Apakah saya memiliki teknologi dan alat yang memengaruhi efektivitas dan efisiensi saya?

Dalam lingkungan yang berubah dengan cepat saat ini, visibilitas sangat penting untuk memungkinkan wawasan yang dapat menginformasikan beragam pemangku kepentingan mulai dari anggota tim hingga tingkat eksekutif.

Namun, masalahnya adalah sebagian besar tim PMO masih bekerja dengan banyak alat, termasuk PowerPoint, spreadsheet Excel, dan alat manajemen proyek dasar seperti MS Project atau Asana. Meskipun hebat dalam mengelola proyek individu, alat ini tidak memberikan pandangan tingkat atas kinerja portofolio proyek.

Mereka mengunci pekerjaan ke dalam silo dan organisasi kehilangan pandangan tentang siapa yang melakukan apa. Ini sangat penting jika Anda ingin mengelola saling ketergantungan secara efektif dan memberikan manfaat yang diharapkan.

Anda tidak dapat mendorong transformasi teknologi yang mengubah permainan dengan teknologi kemarin—tanyakan saja pada Kodak, Xerox, dan Blockbuster. Saat pengganggu yang lebih cepat dan gesit muncul, perusahaan-perusahaan ini tidak bereaksi cukup cepat, malah memilih untuk mengandalkan apa yang selalu berhasil.

Sekarang, mantan raksasa industri ini hanyalah kisah peringatan tentang apa yang akan terjadi jika Anda gagal berevolusi.

Apa solusinya?

Bangun kasus untuk teknologi baru yang mendukung manajemen portofolio proyek dan mendorong eksekusi strategi di seluruh organisasi.

Alat yang tepat akan membantu Anda menciptakan satu sumber kebenaran untuk portofolio organisasi, dan bukan itu saja. Anda akan sanggup untuk:

• Berikan transparansi yang lebih besar ke dalam pekerjaan portofolio proyek yang sedang berlangsung
• Hindari kehilangan uang karena nilai rendah, upaya ganda, dan pembengkakan anggaran
• Tunjukkan dampak positif dari portofolio pada hasil bisnis
• Meningkatkan proses perencanaan strategis
• Pastikan pemangku kepentingan memiliki informasi terkini dan berkualitas tinggi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan
• Optimalkan sumber daya terhadap proyek dengan prioritas tertinggi, bahkan saat prioritas bergeser

Siap menemukan solusi manajemen portofolio proyek yang tepat untuk organisasi Anda? Kami telah mengumpulkan dan menganalisis 7 opsi terbaik untuk para pemimpin PMO dan manajer portofolio pada tahun 2022. Periksa di sini.

PMO Harus Terus Mengeksekusi Nilai

Dalam jangka panjang, cara lama melihat peran PMO dalam pelaksanaan strategi dapat berdampak langsung dan mungkin memberatkan pada profitabilitas, pangsa pasar, dan bahkan eksistensi perusahaan Anda.

Tujuan seorang pemimpin PMO adalah untuk mendorong nilai bagi bisnis. Alih-alih hanya mencentang kotak dan memikirkan proses yang efisien, Anda harus fokus pada memberikan nilai di tempat yang penting—pada intinya. Tanpa pengakuan ini, PMO menjadi tidak relevan dan administratif.

Anda harus mengingat hal-hal ini jika Anda ingin melampaui peran pemimpin PMO tradisional dan menjadi mitra strategis:

• Prioritaskan proyek dan alokasi sumber daya yang selaras dengan tujuan strategis C-suite dan koreksi kursus sesuai kebutuhan.
• Meningkatkan keselarasan strategis dari top-down dan bottom-up.
• Rangkullah kegagalan untuk menghilangkan strategi buntu dan realokasi sumber daya.
• Mendorong budaya yang menjadikan strategi sebagai urusan semua orang dan mendorong efisiensi.
• Dapatkan alat yang tepat untuk memberikan wawasan cepat dan memandu keputusan yang lebih baik.

Dengan pendekatan yang berfokus pada hasil ini, Anda akan tetap berada di puncak pengoptimalan biaya dan membantu para pemimpin berinvestasi dalam peluang yang tepat untuk pertumbuhan bisnis.

Bacaan lebih lanjut:

10 KPI PMO teratas yang harus Anda lacak (+ cara melacaknya)

Laporan status eksekutif: 6 praktik terbaik untuk menulisnya