Cât de de succes PMO oferă valoare și evită locul fierbinte

În cadrul comunității de conducere, semnele de precauție sunt peste tot și există un sentiment puternic de redirecționare din cauza tendințelor macroeconomice actuale și viitoare. În această economie, fiecare bănuț contează. Și începe să se arate.

Există unele companii, precum Ford, care concediază mii de angajați pentru a reduce costurile.

Alte rapoarte arată că cheltuielile pentru transformare sunt pe o tendință descendentă.

Nu este deloc surprinzător faptul că 73% dintre directorii executivi au deja o inițiativă de transformare a costurilor în curs sau intenționează să o lanseze în curând.

Cu toate acestea, aceste titluri mari nu vă spun întreaga poveste.

Când liderii de afaceri vorbesc despre încetinirea și transformarea costurilor, se referă la resetarea costurilor. Pe piețele de astăzi extrem de competitive și dinamice, liderii s-au întors la elementele de bază. Ei au început să acorde prioritate realinierii resurselor pentru a sprijini noile inițiative strategice și să investească în capabilități care permit agilitatea și creșterea pe termen lung.

Ce înseamnă asta pentru liderii PMO?

Această redirecționare în prioritățile C-suite necesită o schimbare în modul în care funcționează PMO-urile și ceea ce se așteaptă de la echipa PMO.

Afară cu vechiul, cu noul (modalitate de gândire)

Credem că rolul PMO s-a schimbat în ultimii ani și va continua să o facă și în viitor. PMO-urile trebuie să acorde atenție acestei schimbări, deoarece cei care nu reușesc să demonstreze că sunt o valoare adăugată, își pierd credibilitatea și se închid mai devreme sau mai târziu.

Un uluitor de 75% dintre PMO eșuează în primii trei ani.

După cum vedem noi, există două diferențe cheie între rolul trecut și viitorul PMO.

PMO tradițională joacă mai mult un rol administrativ, concentrându-se pe metrici tactice, cum ar fi procesele de management al proiectelor, standardele și guvernanța. Ei sunt blocați în modul pilot automat, concentrându-se doar pe finalizarea proiectelor, în loc să fie proactivi și să-și demonstreze contribuția la valoare.

Cu toate acestea, pe măsură ce perturbările continue zguduie terenul și concurența se intensifică, a apărut un nou tip de lider PMO.

Lider PMO orientat pe rezultate, cu accent pe obținerea de rezultate de afaceri. Acești lideri agili sunt orientați strategic, conducând luarea deciziilor prin furnizarea de informații corecte și ajutând companiile să pivoteze prin schimbări continue.

Dar de ce contează să îmbrățișăm noul rol?

Potrivit raportului Project Management Institute (PMI), PMO din primele 10% dintre organizații sunt:

• de două ori mai probabil să îmbunătățească performanța veniturilor
• de trei ori mai multe șanse de a fi mai buni la satisfacția și achiziția clienților

În plus, aceste PMO s-au dovedit a fi un aliat valoros pentru C-suite, aliniindu-și activitățile cu strategia la nivel de organizație, măsurându-le impactul și influențând performanța afacerii.

Din cauza economiei globale turbulente, acum este momentul perfect pentru ca PMO-urile să își maximizeze eficiența, să ajute liderii de afaceri să treacă prin schimbări și să investească în cele mai promițătoare oportunități.

Zilele de a fi câine de pază au trecut

Există mai mult decât doar îmbunătățirea ratelor de succes a proiectelor și programelor. PMO-urile trebuie să fie neobosite în ceea ce privește furnizarea de valoare pentru afaceri în timp ce echilibrează resursele între portofolii. Deci, la ce ar trebui să se gândească liderii PMO atunci când creează un PMO strategic?

Iată patru perspective cheie de reținut:

Intră în mintea CEO-ului și a echipei executive

Livrarea proiectelor fără valoare strategică nu face ca compania să avanseze și nu reușește să-și îndeplinească așteptările C-suite. Acest raport arată că două treimi din proiecte sunt nealiniate cu prioritățile strategice de afaceri.

Cu toate acestea, PMO-urile sunt bine poziționate pentru a crea o aliniere mai puternică între proiecte și strategie, fără a pierde din vedere ceea ce trebuie să realizeze fiecare inițiativă pentru a obține rezultatele dorite de afaceri.

Pe baza celui mai recent raport PWC, organizațiile din Top 10% au PMO care sunt mai aliniate cu strategia organizațională și sunt considerate de liderii executivi parteneri strategici.

Cum poți realiza asta?

Concentrați-vă pe promovarea dialogului strategic la vârful organizației și pe construirea de parteneriate puternice cu C-suite pentru a le înțelege mai bine obiectivele.

Pentru a face acest lucru, trebuie să aveți o imagine de ansamblu a modului în care funcționează afacerea și o înțelegere clară a principalelor preocupări ale echipelor executive.

Trebuie să obțineți cât mai multe cunoștințe despre organizație, inclusiv despre:

• Produse
• Servicii
• Piaţă
• Clienți
• Concurenți
• Capabilitati interne

Ca rezultat, veți fi mai eficient în a conduce discuții care abordează prioritățile strategice, creând un mix de portofoliu cel mai valoros și accelerând procesul de buy-in.

Nu te opri aici, totuși. Odată ce ați realizat alinierea strategică în vârf, ar trebui să o conduceți în întreaga organizație.

Acest lucru ne conduce la următoarea provocare cu care se confruntă liderii de afaceri atunci când conduc transformarea organizațională și execuția strategiei.

Alte lecturi:

Alinierea strategică: de ce contează și cum se face

Deriva strategică: Cum să evitați pierderea avantajului competitiv

Nu mai controlați. Începeți să colaborați.

Liderii de conducere care doresc să lanseze noi inițiative strategice au descoperit un nou obstacol - o deconectare semnificativă între obiectivele lor și personalul care se așteaptă să ajute la execuția strategiei.

Nu este surprinzător. În Raportul de strategie Cascade 2022, am găsit:

• 98% dintre directorii executivi cunosc strategia față de 79% dintre membrii echipei.
• 84% dintre directori simt că fac parte din strategie față de 46% dintre membrii echipei.

Și mai alarmant este că, în timp ce 63% dintre directorii de nivel C se implică săptămânal cu strategia, doar 18% dintre membrii echipei fac acest lucru.

Când companiile nu reușesc să angajeze angajații și să-i aducă împreună, este aproape imposibil să-i convingi să adopte o nouă viziune sau să schimbe inițiative atunci când compania ta trebuie să reacționeze.

Cum poate ajuta PMO la reducerea decalajului de strategie și execuție?

În calitate de lider PMO, aveți puterea de a acorda prioritate colaborării și schimbului de informații deschis mai presus de structurile de control și izolate.

Cu cât oferiți mai bine context în jurul inițiativelor strategice, cu atât ceilalți manageri și echipe de proiect vor fi mai bine la luarea deciziilor și se vor alinia la obiectivele organizaționale.

O cultură a companiei cu comunicare transparentă și consecventă îi va ajuta pe lideri să mențină angajații aliniați cu prioritățile în schimbare și să-i ajute să se conecteze la rolul critic pe care îl au în a ajuta organizația să atingă noile obiective strategice.

Conform Raportului de Strategie al Cascade, organizațiile cu satisfacție foarte mare a angajaților sunt acelea în care angajații lucrează pentru obiective strategice comune. Aceasta înseamnă că angajații au o înțelegere foarte clară a strategiei generale a companiei și a modului în care eforturile lor zilnice contribuie la succesul acesteia.

De asemenea, este imposibil să ignorăm impactul angajării angajaților asupra performanței afacerii. Unitățile de afaceri cu angajați foarte angajați pot aduce o diferență de profitabilitate de 23%.

Și asta nu este tot.

În mod ideal, un lider PMO este o legătură între C-suite și echipele de proiect pentru a ajuta conducerea să înțeleagă ce se întâmplă în prima linie. Experții interni tind să aibă un puls asupra provocărilor într-un mod pe care oamenii de la vârful organizației nu îl au.

Încurajarea fluxului de informații bidirecțional îi ajută pe lideri și PMO să creeze strategii mai bune și să identifice posibile constrângeri de execuție a proiectelor înainte ca lucrurile să meargă în sud.

Alte lecturi:

Cum să îmbunătățiți transparența organizațională

De ce leadershipul democratic aduce rezultate strategice

Adresează-te elefantului din cameră

În efortul de a implementa SAP, Lidl a cheltuit 500 de milioane de euro înainte de a admite că proiectul a fost un eșec total. Ce a mers prost?

Ei bine, unul dintre motive este că nu au reușit să recunoască noile cerințe de sistem înainte de a începe proiectul. În loc să anuleze proiectul cât mai era timp, au decis să îndepărteze decalajul dintre cerințe încercând să personalizeze software-ul pentru a se potrivi cu procesul lor de afaceri existent. Au subestimat complet complexitatea tehnologiei.

A fost nevoie de 7 ani pentru ca proiectul să se încheie. Până la urmă, Lidl a pierdut bani și timp prețios pe care l-ar fi putut investi în alte proiecte și în optimizarea proceselor sale de afaceri.

Care este soluția?

Jack Duggal explică importanța îmbrățișării eșecului în cartea sa, ADN-ul executării strategiei: „Dacă o organizație nu poate învăța să eșueze rapid și atent, nu va învăța. Și dacă nu reușește să învețe astăzi, atunci cândva în viitor, niște lecții mari îi vor fi impuse – în detrimentul rezultatului său de bază.”

Marii lideri PMO trebuie să fie capabili să provoace cu încredere echipa executivă și să aducă conversații incomode. Când vă aflați într-un mediu de afaceri volatil, trebuie să rămâneți vigilenți pentru a recunoaște proiectele subperformante și pentru a identifica dacă acestea se aliniază în continuare cu strategia generală. Această abordare agilă vă va ajuta să preveniți pierderea banilor din proiectele eșuate și să realocați resurse către inițiative mai promițătoare.

Alte lecturi:

Strategii strategice de management al riscului (cu exemple)

Probleme complexe vs complicate: care este diferența? (Opinia expertului)

Aruncă o privire atentă în stiva ta de tehnologie

Aceasta este o oportunitate excelentă de a evalua dacă sunteți înarmat cu instrumentele potrivite. Iată câteva întrebări pe care ar trebui să le pui:

• Am instrumente care mă ajută să identific la timp performanța slabă a portofoliului și proiectele eșuate?
• Suntem capabili să schimbăm resursele cu ușurință, pe baza priorităților în schimbare?
• Au echipele noastre acces la date în timp real pentru a lua decizii mai rapid?
• Am tehnologii și instrumente care îmi afectează eficiența și eficiența?

În mediul de astăzi în schimbare rapidă, vizibilitatea este esențială pentru a permite perspective care pot informa un set divers de părți interesate, de la membrii echipei până la nivelul executiv.

Cu toate acestea, problema este că majoritatea echipelor PMO încă lucrează cu o multitudine de instrumente, inclusiv PowerPoint, foi de calcul Excel și instrumente de bază de management de proiect, cum ar fi MS Project sau Asana. În ciuda faptului că sunt excelente în gestionarea proiectelor individuale, aceste instrumente nu oferă o vedere la nivel superior asupra performanței portofoliului de proiecte.

Ei blochează munca în silozuri și organizația pierde din vedere cine face ce. Acest lucru este crucial dacă doriți să gestionați eficient interdependențele și să oferiți beneficiile așteptate.

Nu poți conduce o transformare tehnologică care să schimbe jocul cu tehnologia de ieri — doar întrebați Kodak, Xerox și Blockbuster. Pe măsură ce au apărut disruptori mai rapidi, mai agile, aceste companii nu au reacţionat suficient de repede, alegând în schimb să se bazeze pe ceea ce a funcţionat întotdeauna.

Acum, acești foști titani din industrie sunt doar povești de avertizare despre ceea ce se va întâmpla dacă nu reușești să evoluezi.

Care este solutia?

Creați argumentul pentru noi tehnologii care sprijină gestionarea portofoliului de proiecte și conduce execuția strategiei în întreaga organizație.

Instrumentul potrivit vă va ajuta să creați o singură sursă de adevăr pentru portofoliul organizației și asta nu este tot. Vei fi capabil sa:

• Oferiți o mai mare transparență în activitatea din portofoliul de proiecte care are loc
• Evitați să pierdeți bani din cauza valorii reduse, a eforturilor duplicate și a depășirilor bugetare
• Demonstrați impactul pozitiv al portofoliului asupra rezultatelor afacerii
• Îmbunătățiți procesul de planificare strategică
• Asigurați-vă că părțile interesate au informații de înaltă calitate și actualizate de care au nevoie pentru a lua o decizie
• Optimizați resursele față de proiectele cu cea mai mare prioritate, chiar dacă prioritățile se schimbă

Ești gata să descoperi soluția potrivită de management al portofoliului de proiecte pentru organizația ta? Am adunat și analizat cele mai bune 7 opțiuni pentru liderii PMO și managerii de portofoliu în 2022. Verificați aici.

PMO-urile trebuie să execute continuu valoarea

Pe termen lung, vechiul mod de a privi rolul PMO în execuția strategiei ar putea avea un impact direct și posibil blestemat asupra profitabilității companiei tale, a cotei de piață și chiar a simplei sale existențe.

Scopul unui lider PMO este de a genera valoare pentru afacere. În loc să bifați căsuțe și să vă gândiți la procese eficiente, trebuie să vă concentrați pe furnizarea de valoare acolo unde este importantă - în concluzie. Fără această recunoaștere, PMO-urile devin irelevante și administrative.

Ar trebui să țineți cont de aceste lucruri dacă doriți să treceți dincolo de rolul tradițional de lider PMO și să deveniți un partener strategic:

• Prioritizează proiectele și alocarea resurselor aliniate cu obiectivele strategice ale grupului de conducere și corectează cursul după cum este necesar.
• Îmbunătățiți alinierea strategică de sus în jos și de jos în sus.
• Acceptați eșecul de a elimina strategiile fără margini și realocați resursele.
• Încurajează o cultură care face ca strategia să fie afacerea tuturor și care stimulează eficiența.
• Obțineți instrumentele potrivite pentru a oferi informații rapide și pentru a ghida decizii mai bune.

Cu această abordare axată pe rezultate, veți rămâne la curent cu optimizarea costurilor și veți ajuta liderii să investească în oportunitățile potrivite pentru creșterea afacerii.

Alte lecturi:

Primii 10 KPI PMO pe care ar trebui să-i urmăriți (+ cum să îi urmăriți)

Rapoarte de stare executivă: 6 bune practici pentru scrierea unuia