In che modo i PMO di successo forniscono valore ed evitano l'hot seat

All'interno della comunità dirigente, segnali di cautela sono ovunque e c'è un forte senso di reindirizzamento dovuto alle tendenze macroeconomiche attuali e future. In questa economia, ogni centesimo conta. E sta iniziando a mostrare.

Ci sono alcune aziende, come Ford, che licenziano migliaia di dipendenti per ridurre i costi.

Altri rapporti mostrano che la spesa per la trasformazione ha una tendenza al ribasso.

Non sorprende che il 73% dei dirigenti di C-suite abbia già in corso un'iniziativa di trasformazione dei costi o abbia intenzione di lanciarne una a breve.

Tuttavia, questi grandi titoli non ti raccontano la storia completa.

Quando i leader aziendali parlano di rallentamento e trasformazione dei costi, fanno riferimento al ripristino dei costi. Nei mercati ferocemente competitivi e dinamici di oggi, i leader sono tornati alle origini. Hanno iniziato a dare priorità al riallineamento delle risorse per supportare nuove iniziative strategiche e investire in capacità che consentano agilità e crescita a lungo termine.

Cosa significa per i leader del PMO?

Questo riorientamento nelle priorità della C-suite richiede un cambiamento nel modo in cui operano i PMO e cosa ci si aspetta dal team PMO.

Fuori con il vecchio, dentro con il nuovo (mentalità)

Pensiamo che il ruolo del PMO sia cambiato negli ultimi anni e continuerà a farlo in futuro. I PMO devono prestare attenzione a questo cambiamento perché coloro che non dimostrano di essere un valore aggiunto, perdono la loro credibilità e prima o poi vengono chiusi.

Uno sbalorditivo 75% dei PMO fallisce nei primi tre anni.

A nostro avviso, ci sono due differenze chiave tra il passato e il futuro ruolo del PMO.

Il PMO tradizionale svolge più un ruolo amministrativo incentrato su metriche tattiche come processi di gestione dei progetti, standard e governance. Sono bloccati in modalità pilota automatico, concentrandosi semplicemente sul completamento dei progetti invece di essere proattivi e dimostrare il loro contributo di valore.

Tuttavia, poiché le continue interruzioni scuotono il terreno e la concorrenza si intensifica, è emerso un nuovo tipo di leader del PMO.

Leader PMO orientato ai risultati con particolare attenzione alla fornitura di risultati aziendali. Questi leader agili sono strategicamente orientati, guidano il processo decisionale fornendo informazioni accurate e aiutando le aziende a muoversi attraverso continui cambiamenti.

Ma perché è importante abbracciare il nuovo ruolo?

Secondo il rapporto del Project Management Institute (PMI), i PMO del 10% più ricco delle organizzazioni sono:

• il doppio delle probabilità di migliorare la performance dei ricavi
• tre volte più probabile che sia migliore in termini di soddisfazione e acquisizione del cliente

Inoltre, questi PMO si sono rivelati un prezioso alleato per C-suite allineando le loro attività con la strategia a livello di organizzazione, misurando il loro impatto e influenzando le prestazioni aziendali.

A causa della turbolenta economia globale, ora è il momento perfetto per i PMO per massimizzare la propria efficienza, aiutare i leader aziendali a guidare i cambiamenti e investire nelle opportunità più promettenti.

I giorni in cui era un cane da guardia sono finiti

C'è di più oltre al semplice miglioramento delle percentuali di successo di progetti e programmi. I PMO devono essere implacabili nel fornire valore aziendale bilanciando le risorse tra i portafogli. Quindi, a cosa dovrebbero pensare i leader del PMO quando creano un PMO strategico?

Ecco quattro informazioni chiave da tenere a mente:

Entra nella mente del CEO e del team esecutivo

La realizzazione di progetti senza valore strategico non fa avanzare l'azienda e non soddisfa le aspettative della C-suite. Questo rapporto mostra che due terzi dei progetti sono disallineati con le priorità aziendali strategiche.

Tuttavia, i PMO sono ben posizionati per creare un allineamento più forte tra progetti e strategia senza perdere di vista ciò che ciascuna iniziativa deve raggiungere per ottenere i risultati aziendali desiderati.

Sulla base dell'ultimo rapporto PWC, le organizzazioni nel 10 percento più importante hanno PMO più allineati con la strategia organizzativa e sono considerati dai leader esecutivi come partner strategici.

Come puoi raggiungere questo obiettivo?

Concentrati sulla guida del dialogo strategico ai vertici dell'organizzazione e sulla costruzione di solide partnership con C-suite per comprendere meglio i loro obiettivi.

Per fare ciò, è necessario avere un quadro generale di come funziona l'azienda e una chiara comprensione delle principali preoccupazioni dei team esecutivi.

È necessario acquisire quante più conoscenze possibili sull'organizzazione, inclusi:

• Prodotti
• Servizi
• Mercato
• Clienti
• Concorrenti
• Capacità interne

Di conseguenza, sarai più efficace nel condurre discussioni che affrontano le priorità strategiche, creando un mix di portafoglio più prezioso e accelerando il processo di acquisto.

Non fermarti qui, però. Una volta raggiunto l'allineamento strategico al vertice, dovresti guidarlo in tutta l'organizzazione.

Questo ci porta alla prossima sfida che i leader aziendali devono affrontare quando guidano la trasformazione organizzativa e l'esecuzione della strategia.

Ulteriori letture:

Allineamento strategico: perché è importante e come farlo

Deriva strategica: come evitare di perdere vantaggio competitivo

Smetti di controllare. Inizia a collaborare.

I dirigenti della C-suite che cercano di lanciare nuove iniziative strategiche hanno scoperto un nuovo ostacolo: una significativa disconnessione tra i loro obiettivi e il personale che dovrebbe aiutare con l'esecuzione della strategia.

Non è sorprendente. Nel Rapporto strategico 2022 di Cascade, abbiamo trovato:

• Il 98% dei dirigenti della C-suite conosce la strategia contro il 79% dei membri del team.
• L'84% dei dirigenti si sente parte della strategia contro il 46% dei membri del team.

Ancora più allarmante è che mentre il 63% dei dirigenti di livello C si impegna settimanalmente con la strategia, solo il 18% dei membri del team lo fa.

Quando le aziende non riescono a coinvolgere i dipendenti e riunire le persone, è quasi impossibile convincerli ad abbracciare una nuova visione o cambiare iniziative quando la tua azienda ha bisogno di reagire.

In che modo il PMO può aiutare a colmare la strategia e il divario di esecuzione?

In qualità di leader del PMO, hai il potere di dare priorità alla collaborazione e aprire la condivisione delle informazioni al di sopra del controllo e delle strutture isolate.

Migliore sarà il contesto delle iniziative strategiche, migliori saranno gli altri manager e team di progetto nel processo decisionale e nell'allineamento con gli obiettivi dell'organizzazione.

Una cultura aziendale con una comunicazione trasparente e coerente aiuterà i leader a mantenere i dipendenti in linea con le priorità mutevoli e li aiuterà a connettersi al ruolo fondamentale che hanno nell'aiutare l'organizzazione a raggiungere i nuovi obiettivi strategici.

Secondo lo Strategy Report di Cascade, le organizzazioni con un'elevata soddisfazione dei dipendenti sono quelle in cui i dipendenti lavorano per obiettivi strategici condivisi. Ciò significa che i dipendenti hanno una comprensione molto chiara della strategia generale dell'azienda e di come i loro sforzi quotidiani contribuiscono al suo successo.

È anche impossibile ignorare l'impatto del coinvolgimento dei dipendenti sulle prestazioni aziendali. Le unità aziendali con dipendenti altamente coinvolti possono portare una differenza di redditività del 23%.

E non è tutto.

Idealmente, un leader PMO è un collegamento tra la C-suite e i team di progetto per aiutare la leadership a capire cosa sta succedendo in prima linea. Gli esperti interni tendono ad avere il polso delle sfide in un modo che le persone ai vertici dell'organizzazione non hanno.

Incoraggiare il flusso di informazioni bidirezionale aiuta i leader e i PMO a creare strategie migliori e identificare possibili vincoli di esecuzione del progetto prima che le cose vadano male.

Ulteriori letture:

Come migliorare la trasparenza organizzativa

Perché la leadership democratica porta risultati strategici

Rivolgiti all'elefante nella stanza

Nel tentativo di implementare SAP, Lidl ha speso 500 milioni di euro prima di ammettere che il progetto era un completo fallimento. Che cosa è andato storto?

Ebbene, uno dei motivi è che non sono riusciti a riconoscere i nuovi requisiti di sistema prima di iniziare il progetto. Invece di annullare il progetto mentre c'era ancora tempo, hanno deciso di colmare il divario tra i requisiti cercando di personalizzare il software in modo che corrisponda al processo aziendale esistente. Hanno completamente sottovalutato la complessità della tecnologia.

Ci sono voluti 7 anni prima che il progetto si concludesse. Alla fine, Lidl ha perso denaro e tempo prezioso che avrebbe potuto investire in altri progetti e nell'ottimizzazione dei propri processi aziendali.

Qual è la soluzione?

Jack Duggal spiega l'importanza di abbracciare il fallimento nel suo libro, The DNA of Strategy Execution: "Se un'organizzazione non può imparare a fallire in modo rapido e ponderato, non riuscirà ad imparare. E se non riesce ad imparare oggi, un giorno nel futuro, gli verranno imposte alcune grandi lezioni, a scapito dei suoi profitti".

I grandi leader del PMO devono essere in grado di sfidare con sicurezza il team esecutivo e sollevare conversazioni scomode. Quando ti trovi in ​​un ambiente aziendale instabile, devi rimanere vigile per riconoscere i progetti con prestazioni insufficienti e identificare se sono ancora in linea con la strategia generale. Questo approccio agile ti aiuterà a evitare di perdere denaro per progetti falliti e a riassegnare risorse a iniziative più promettenti.

Ulteriori letture:

Strategie di gestione strategica del rischio (con esempi)

Problemi complessi vs complicati: qual è la differenza? (Opinione di un esperto)

Dai un'occhiata al tuo stack tecnologico

Questa è una grande opportunità per valutare se sei armato degli strumenti giusti. Ecco alcune domande che dovresti porre:

• Ho strumenti che mi aiutano a identificare in tempo la sottoperformance del portafoglio e i progetti falliti?
• Siamo in grado di spostare facilmente le risorse, in base al cambiamento delle priorità?
• I nostri team hanno accesso ai dati in tempo reale per prendere decisioni più velocemente?
• Ho tecnologie e strumenti che influiscono sulla mia efficacia ed efficienza?

Nell'ambiente odierno in rapida evoluzione, la visibilità è fondamentale per consentire informazioni in grado di informare un insieme diversificato di parti interessate, dai membri del team fino al livello esecutivo.

Tuttavia, il problema è che la maggior parte dei team PMO lavora ancora con una miriade di strumenti, inclusi PowerPoint, fogli di calcolo Excel e strumenti di base per la gestione dei progetti come MS Project o Asana. Nonostante siano ottimi nella gestione di singoli progetti, questi strumenti non forniscono una visione di alto livello delle prestazioni del portfolio di progetti.

Bloccano il lavoro in silos e l'organizzazione perde di vista chi sta facendo cosa. Questo è fondamentale se si desidera gestire efficacemente le interdipendenze e fornire i benefici attesi.

Non puoi guidare la trasformazione tecnologica rivoluzionaria con la tecnologia di ieri, basta chiedere a Kodak, Xerox e Blockbuster. Quando sono comparsi perturbatori più veloci e agili, queste aziende non hanno reagito abbastanza rapidamente, scegliendo invece di fare affidamento su ciò che aveva sempre funzionato.

Ora, questi ex titani del settore sono solo racconti ammonitori di ciò che accadrà se non riuscirai ad evolverti.

Qual'è la soluzione?

Costruisci il caso per una nuova tecnologia che supporti la gestione del portafoglio di progetti e guidi l'esecuzione della strategia nell'intera organizzazione.

Lo strumento giusto ti aiuterà a creare un'unica fonte di verità per il portfolio dell'organizzazione, e non è tutto. Sarai capace di:

• Fornire una maggiore trasparenza nel lavoro del portfolio di progetti in corso
• Evita di perdere denaro per un valore basso, sforzi duplicati e sforamenti del budget
• Dimostrare l'impatto positivo del portafoglio sui risultati di business
• Migliorare il processo di pianificazione strategica
• Garantire che le parti interessate dispongano di informazioni aggiornate e di alta qualità di cui hanno bisogno per prendere una decisione
• Ottimizza le risorse rispetto ai progetti con la priorità più alta, anche se le priorità cambiano

Pronto a scoprire la giusta soluzione di gestione del portfolio di progetti per la tua organizzazione? Abbiamo raccolto e analizzato le 7 migliori opzioni per i leader PMO e i gestori di portafoglio nel 2022. Dai un'occhiata qui.

I PMO devono eseguire continuamente il valore

A lungo termine, il vecchio modo di considerare il ruolo del PMO nell'esecuzione della strategia potrebbe avere un impatto diretto e forse dannoso sulla redditività, sulla quota di mercato e persino sulla sua esistenza dell'azienda.

Lo scopo di un leader PMO è generare valore per il business. Invece di limitarti a spuntare le caselle e pensare a processi efficienti, devi concentrarti sulla fornitura di valore dove conta, sulla linea di fondo. Senza questo riconoscimento, i PMO diventano irrilevanti e amministrativi.

Dovresti tenere a mente queste cose se vuoi andare oltre il tradizionale ruolo di leader del PMO e diventare un partner strategico:

• Assegna priorità ai progetti e all'allocazione delle risorse in linea con gli obiettivi strategici della C-suite e correggi il corso secondo necessità.
• Migliorare l'allineamento strategico dall'alto verso il basso e dal basso verso l'alto.
• Abbraccia il fallimento per eliminare le strategie senza uscita e riallocare le risorse.
• Incoraggiare una cultura che renda la strategia il business di tutti e promuova l'efficienza.
• Ottieni gli strumenti giusti per fornire informazioni rapide e guidare decisioni migliori.

Con questo approccio incentrato sui risultati, sarai sempre al passo con l'ottimizzazione dei costi e aiuterai i leader a investire nelle giuste opportunità di crescita aziendale.

Ulteriori letture:

I primi 10 KPI PMO che dovresti monitorare (+ come monitorarli)

Rapporti sullo stato dei dirigenti: 6 migliori pratiche per scriverne uno