Cómo las PMO exitosas brindan valor y evitan el banquillo

Dentro de la comunidad de liderazgo, las señales de precaución están en todas partes y hay un fuerte sentido de redirección debido a las tendencias macroeconómicas actuales y futuras. En esta economía, cada centavo cuenta. Y está empezando a mostrarse.

Hay algunas empresas, como Ford, que están despidiendo a miles de empleados para reducir costes.

Otros informes muestran que el gasto en transformación tiene una tendencia a la baja.

No sorprende que el 73% de los ejecutivos de C-suite ya tengan una iniciativa de transformación de costos en marcha o planeen lanzar una en breve.

Sin embargo, estos grandes titulares no cuentan la historia completa.

Cuando los líderes empresariales hablan de desaceleración y transformación de costos, se refieren al restablecimiento de costos. En los mercados ferozmente competitivos y dinámicos de hoy, los líderes han vuelto a lo básico. Comenzaron a priorizar la realineación de recursos para respaldar nuevas iniciativas estratégicas e invertir en capacidades que permiten la agilidad y el crecimiento a largo plazo.

¿Qué significa eso para los líderes de PMO?

Esta redirección en las prioridades de C-suite exige un cambio en la forma en que operan las PMO y lo que se espera del equipo de PMO.

Fuera lo viejo, dentro lo nuevo (mentalidad)

Creemos que el papel de la PMO ha cambiado en los últimos años y seguirá haciéndolo en el futuro. Las PMO deben prestar atención a este cambio porque aquellos que no logran demostrar que son un valor agregado, pierden su credibilidad y tarde o temprano se cierran.

Un asombroso 75% de las PMO fallan en sus primeros tres años.

Tal como lo vemos, hay dos diferencias clave entre el rol de PMO pasado y futuro.

La PMO tradicional desempeña un papel más administrativo que se centra en métricas tácticas, como los procesos de gestión de proyectos, los estándares y la gobernanza. Están atrapados en modo de piloto automático, centrándose simplemente en terminar los proyectos en lugar de ser proactivos y demostrar su contribución de valor.

Sin embargo, a medida que las interrupciones continuas sacuden el suelo y la competencia se intensifica, ha surgido un nuevo tipo de líder de PMO.

Líder de PMO orientado a resultados con un enfoque en la entrega de resultados comerciales. Estos líderes ágiles están orientados estratégicamente, impulsan la toma de decisiones al proporcionar información precisa y ayudar a las empresas a evolucionar a través de cambios continuos.

Pero, ¿por qué es importante aceptar el nuevo rol?

Según el informe del Project Management Institute (PMI), las PMO del 10% superior de las organizaciones son:

• el doble de probabilidades de mejorar el rendimiento de los ingresos
• tres veces más probabilidades de ser mejor en satisfacción y adquisición de clientes

Además, estas PMO demostraron ser un aliado valioso para C-suite al alinear sus actividades con la estrategia de toda la organización, midiendo su impacto e influyendo en el rendimiento comercial.

Debido a la turbulenta economía mundial, ahora es el momento perfecto para que las PMO maximicen su eficiencia, ayuden a los líderes empresariales a superar los cambios e inviertan en las oportunidades más prometedoras.

Los días de ser un perro guardián se han ido

Se trata de algo más que simplemente mejorar las tasas de éxito de proyectos y programas. Las PMO deben ser implacables a la hora de ofrecer valor comercial al mismo tiempo que equilibran los recursos entre las carteras. Entonces, ¿en qué deberían pensar los líderes de la PMO al crear una PMO estratégica?

Aquí hay cuatro ideas clave a tener en cuenta:

Entra en la mente del CEO y del equipo ejecutivo

La entrega de proyectos sin valor estratégico no hace avanzar a la empresa y no cumple con las expectativas de C-suite. Este informe muestra que dos tercios de los proyectos no están alineados con las prioridades comerciales estratégicas.

Sin embargo, las PMO están bien posicionadas para crear una alineación más sólida entre los proyectos y la estrategia sin perder de vista lo que debe lograr cada iniciativa para brindar los resultados comerciales deseados.

Según el último informe de PWC, las organizaciones en el 10 por ciento superior tienen PMO que están más alineadas con la estrategia organizacional y son consideradas por los líderes ejecutivos como socios estratégicos.

¿Cómo puedes lograr esto?

Concéntrese en impulsar el diálogo estratégico en la parte superior de la organización y construir asociaciones sólidas con C-suite para comprender mejor sus objetivos.

Para hacer eso, debe tener una visión general de cómo funciona el negocio y una comprensión clara de las principales preocupaciones de los equipos ejecutivos.

Debe obtener todo el conocimiento que pueda sobre la organización, incluidos:

• Productos
• Servicios
• Mercado
• Clientes
• Competidores
• Capacidades internas

Como resultado, será más efectivo al liderar discusiones que aborden prioridades estratégicas, creando una combinación de cartera más valiosa y acelerando el proceso de compra.

Sin embargo, no te detengas allí. Una vez que logre la alineación estratégica en la parte superior, debe impulsarla en toda la organización.

Esto nos lleva al próximo desafío al que se enfrentan los líderes empresariales cuando impulsan la transformación organizacional y la ejecución de la estrategia.

Lecturas adicionales:

Alineación estratégica: por qué es importante y cómo hacerlo

Deriva estratégica: cómo evitar perder la ventaja competitiva

Deja de controlar. Empieza a colaborar.

Los líderes de C-suite que buscaban lanzar nuevas iniciativas estratégicas descubrieron un nuevo obstáculo: una desconexión significativa entre sus objetivos y el personal que se esperaba que ayudara con la ejecución de la estrategia.

Eso no es sorprendente. En el Informe de estrategia de Cascade 2022, encontramos:

• El 98 % de los ejecutivos de C-suite conocen la estrategia frente al 79 % de los miembros del equipo.
• El 84 % de los ejecutivos sienten que son parte de la estrategia frente al 46 % de los miembros del equipo.

Aún más alarmante es que mientras el 63 % de los ejecutivos de nivel C se involucran semanalmente con la estrategia, solo el 18 % de los miembros del equipo lo hacen.

Cuando las empresas no logran involucrar a los empleados ni unir a las personas, es casi imposible convencerlos de que adopten una nueva visión o cambien las iniciativas cuando su empresa necesita reaccionar.

¿Cómo puede la PMO ayudar a cerrar la brecha entre la estrategia y la ejecución?

Como líder de la PMO, tiene el poder de priorizar la colaboración y el intercambio abierto de información por encima del control y las estructuras aisladas.

Cuanto mejor proporcione el contexto en torno a las iniciativas estratégicas, mejores serán los demás gerentes y equipos de proyecto para tomar decisiones y alinearse con los objetivos de la organización.

Una cultura de empresa con una comunicación transparente y consistente ayudará a los líderes a mantener a los empleados alineados con las prioridades cambiantes y los ayudará a conectarse con el papel fundamental que tienen para ayudar a la organización a alcanzar los nuevos objetivos estratégicos.

Según el Informe de estrategia de Cascade, las organizaciones con una satisfacción de los empleados muy alta son aquellas en las que los empleados trabajan para lograr objetivos estratégicos compartidos. Esto significa que los empleados tienen una comprensión muy clara de la estrategia general de la empresa y cómo sus esfuerzos diarios contribuyen a su éxito.

También es imposible ignorar el impacto del compromiso de los empleados en el desempeño del negocio. Las unidades comerciales con empleados altamente comprometidos pueden generar una diferencia del 23% en la rentabilidad.

Y eso no es todo.

Idealmente, un líder de PMO es un enlace entre C-suite y equipos de proyecto para ayudar a los líderes a comprender lo que está sucediendo en primera línea. Los expertos internos tienden a tener un pulso sobre los desafíos de una manera que las personas en la parte superior de la organización no tienen.

Fomentar el flujo de información bidireccional ayuda a los líderes y PMO a crear mejores estrategias e identificar posibles limitaciones en la ejecución del proyecto antes de que las cosas se tuerzan.

Lecturas adicionales:

Cómo mejorar la transparencia organizacional

Por qué el liderazgo democrático trae resultados estratégicos

Dirígete al elefante en la habitación.

En un esfuerzo por implementar SAP, Lidl gastó 500 millones de euros antes de admitir que el proyecto fue un completo fracaso. ¿Qué salió mal?

Bueno, una de las razones es que no reconocieron los nuevos requisitos del sistema antes de comenzar el proyecto. En lugar de cancelar el proyecto mientras aún había tiempo, decidieron cerrar la brecha de requisitos tratando de personalizar el software para que coincidiera con su proceso comercial existente. Subestimaron por completo la complejidad de la tecnología.

Se necesitaron 7 años para que el proyecto llegara a su fin. Al final, Lidl perdió dinero y un tiempo valioso que podría haber invertido en otros proyectos y en la optimización de sus procesos comerciales.

¿Cual es la solución?

Jack Duggal explica la importancia de aceptar el fracaso en su libro, El ADN de la ejecución de la estrategia: "Si una organización no puede aprender a fallar rápida y cuidadosamente, no podrá aprender. Y si no aprende hoy, algún día en el en el futuro, se le impondrán algunas lecciones importantes, en detrimento de su resultado final".

Los grandes líderes de PMO deben poder desafiar con confianza al equipo ejecutivo y plantear conversaciones incómodas. Cuando se encuentra en un entorno comercial volátil, debe permanecer alerta para reconocer los proyectos de bajo rendimiento e identificar si aún se alinean con la estrategia general. Este enfoque ágil lo ayudará a evitar perder dinero en proyectos fallidos y reasignar recursos a iniciativas más prometedoras.

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Estrategias estratégicas de gestión de riesgos (con ejemplos)

Problemas complejos vs complicados: ¿cuál es la diferencia? (Opinión experta)

Eche un vistazo detenidamente a su pila de tecnología

Esta es una gran oportunidad para evaluar si está armado con las herramientas adecuadas. Aquí hay algunas preguntas que deberías hacerte:

• ¿Dispongo de herramientas que me ayuden a identificar a tiempo el bajo rendimiento de la cartera y los proyectos fallidos?
• ¿Somos capaces de cambiar los recursos fácilmente, en función de las prioridades cambiantes?
• ¿Nuestros equipos tienen acceso a datos en tiempo real para tomar decisiones más rápido?
• ¿Tengo tecnologías y herramientas que impactan en mi eficacia y eficiencia?

En el entorno actual que cambia rápidamente, la visibilidad es fundamental para permitir conocimientos que puedan informar a un conjunto diverso de partes interesadas, desde miembros del equipo hasta el nivel ejecutivo.

Sin embargo, el problema es que la mayoría de los equipos de PMO todavía trabajan con una gran cantidad de herramientas, incluidas PowerPoint, hojas de cálculo de Excel y herramientas básicas de gestión de proyectos como MS Project o Asana. A pesar de ser excelentes para administrar proyectos individuales, estas herramientas no brindan una vista de alto nivel del rendimiento de la cartera de proyectos.

Encierran el trabajo en silos y la organización pierde de vista quién está haciendo qué. Esto es crucial si desea administrar de manera efectiva las interdependencias y brindar los beneficios esperados.

No puede impulsar la transformación tecnológica que cambia el juego con la tecnología de ayer, solo pregúntele a Kodak, Xerox y Blockbuster. A medida que aparecieron disruptores más rápidos y ágiles, estas empresas no reaccionaron lo suficientemente rápido y eligieron confiar en lo que siempre había funcionado.

Ahora, estos antiguos titanes de la industria son simplemente cuentos de advertencia de lo que sucederá si no logras evolucionar.

¿Cuál es la solución?

Desarrolle el caso para la nueva tecnología que respalde la gestión de la cartera de proyectos e impulse la ejecución de la estrategia en toda la organización.

La herramienta adecuada lo ayudará a crear una única fuente de información para la cartera de la organización, y eso no es todo. Usted será capaz de:

• Proporcionar una mayor transparencia en el trabajo de la cartera de proyectos que se está llevando a cabo.
• Evite perder dinero en valor bajo, esfuerzos duplicados y excesos de presupuesto
• Demostrar el impacto positivo de la cartera en los resultados comerciales
• Mejorar el proceso de planificación estratégica
• Asegúrese de que las partes interesadas tengan la información actualizada y de alta calidad que necesitan para tomar una decisión
• Optimice los recursos contra los proyectos de mayor prioridad, incluso cuando las prioridades cambien

¿Listo para descubrir la solución de administración de cartera de proyectos adecuada para su organización? Hemos reunido y analizado las 7 mejores opciones para líderes de PMO y gestores de cartera en 2022. Compruébalo aquí.

Las PMO deben ejecutar continuamente el valor

A largo plazo, la forma antigua de ver el papel de la PMO en la ejecución de la estrategia podría tener un impacto directo y posiblemente condenatorio en la rentabilidad, la participación de mercado e incluso en su mera existencia de su empresa.

El propósito de un líder de PMO es generar valor para el negocio. En lugar de simplemente marcar casillas y pensar en procesos eficientes, debe concentrarse en brindar valor donde importa: en el resultado final. Sin este reconocimiento, las PMO se vuelven irrelevantes y administrativas.

Debe tener en cuenta estas cosas si desea ir más allá del rol tradicional de líder de PMO y convertirse en un socio estratégico:

• Priorice los proyectos y la asignación de recursos alineados con los objetivos estratégicos del C-suite y corrija el rumbo según sea necesario.
• Mejorar la alineación estratégica de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.
• Acepte el fracaso para eliminar estrategias sin salida y reasignar recursos.
• Fomentar una cultura que haga de la estrategia un asunto de todos e impulse la eficiencia.
• Obtenga las herramientas adecuadas para proporcionar información rápida y guiar mejores decisiones.

Con este enfoque centrado en los resultados, estará al tanto de la optimización de costos y ayudará a los líderes a invertir en las oportunidades adecuadas para el crecimiento empresarial.

Lecturas adicionales:

Los 10 principales KPI de PMO que debe seguir (+ cómo seguirlos)

Informes de estado ejecutivo: 6 mejores prácticas para escribir uno