Başarılı PMO'lar nasıl değer sağlar ve sıcak koltuktan kaçınır?

Liderlik topluluğu içinde, uyarı işaretleri her yerdedir ve mevcut ve gelecekteki makroekonomik eğilimler nedeniyle güçlü bir yeniden yönlendirme duygusu vardır. Bu ekonomide her kuruş önemlidir. Ve kendini göstermeye başlıyor.

Maliyetleri düşürmek için binlerce çalışanı işten çıkaran Ford gibi bazı şirketler var.

Diğer raporlar, dönüşüme yapılan harcamaların düşüş eğiliminde olduğunu gösteriyor.

Üst düzey yöneticilerin %73'ünün halihazırda bir maliyet dönüştürme girişimine sahip olması veya kısa süre içinde başlatmayı planlaması şaşırtıcı değil.

Ancak, bu büyük manşetler size hikayenin tamamını anlatmıyor.

İş liderleri yavaşlama ve maliyet dönüşümü hakkında konuştuklarında, maliyet sıfırlamaya atıfta bulunurlar. Günümüzün son derece rekabetçi ve dinamik pazarlarında liderler temellerine geri döndüler. Yeni stratejik girişimleri desteklemek ve çeviklik ve uzun vadeli büyüme sağlayan yeteneklere yatırım yapmak için kaynakların yeniden düzenlenmesine öncelik vermeye başladılar.

Bu, PMO liderleri için ne anlama geliyor?

C-suite önceliklerindeki bu yeniden yönlendirme, PMO'ların nasıl çalıştığı ve PMO ekibinden ne beklendiği konusunda bir değişiklik gerektirmektedir.

Eskinin Dışında, Yeninin İçinde (Zihniyet)

PMO'nun rolünün son yıllarda değiştiğini ve gelecekte de değişmeye devam edeceğini düşünüyoruz. PMO'lar bu değişime dikkat etmelidir çünkü katma değer olduklarını gösteremeyenler, güvenilirliklerini kaybeder ve er ya da geç kapatılırlar.

PMO'ların şaşırtıcı bir şekilde %75'i ilk üç yıllarında başarısız oluyor.

Gördüğümüz gibi, geçmiş ve gelecekteki PMO rolü arasında iki önemli fark var.

Geleneksel PMO, proje yönetimi süreçleri, standartları ve yönetişim gibi taktiksel ölçütlere odaklanan daha çok idari bir rol oynar. Otopilot modunda takılıp kalıyorlar, proaktif olmak ve değer katkılarını göstermek yerine yalnızca projeleri bitirmeye odaklanıyorlar.

Ancak, sürekli kesintiler zemini sarstıkça ve rekabet yoğunlaştıkça, yeni bir PMO lideri türü ortaya çıktı.

İş sonuçları sağlamaya odaklanan sonuç odaklı PMO lideri . Bu çevik liderler stratejik olarak yönlendirilir, doğru bilgiler sağlayarak ve şirketlerin sürekli değişikliklerle yön değiştirmelerine yardımcı olarak karar alma sürecini yönlendirir.

Ama yeni rolü benimsemek neden önemli?

Project Management Institute (PMI) raporuna göre, kuruluşların ilk %10'luk kısmındaki PYO'lar:

• gelir performansını iyileştirme olasılığının iki katı
• müşteri memnuniyeti ve kazanımında üç kat daha iyi olma olasılığı

Ek olarak, bu PMO'lar, faaliyetlerini kuruluş çapındaki stratejiyle uyumlu hale getirerek, etkilerini ölçerek ve iş performansını etkileyerek C-suite için değerli bir müttefik olduklarını kanıtladılar.

Çalkantılı küresel ekonomi nedeniyle, PMO'ların verimliliklerini en üst düzeye çıkarmaları, iş liderlerinin değişiklikleri yönetmelerine yardımcı olmaları ve en umut verici fırsatlara yatırım yapmaları için şimdi mükemmel bir zaman.

Bekçi köpeği olma günleri geride kaldı

Proje ve program başarı oranlarını iyileştirmekten daha fazlası var. PMO'lar, portföyler arasında kaynakları dengelerken iş değeri sağlama konusunda acımasız olmalıdır. Peki, PMO liderleri stratejik bir PMO oluştururken ne düşünmelidir?

İşte akılda tutulması gereken dört temel bilgi:

CEO ve yönetim ekibinin zihnine girin

Stratejik değeri olmayan projeler sunmak, şirketi ileriye taşımaz ve üst düzey beklentileri karşılayamaz. Bu rapor, projelerin üçte ikisinin stratejik iş öncelikleriyle uyumsuz olduğunu gösteriyor.

Bununla birlikte, PMO'lar, istenen iş sonuçlarını elde etmek için her bir girişimin neyi başarması gerektiğini gözden kaçırmadan projeler ve strateji arasında daha güçlü bir uyum oluşturmak için iyi bir konumdadır.

En son PWC raporuna göre, En İyi Yüzde 10'daki kuruluşlar, kuruluş stratejisiyle daha uyumlu olan ve üst düzey yöneticiler tarafından stratejik ortaklar olarak kabul edilen PYO'lara sahiptir.

Bunu nasıl başarabilirsin?

Hedeflerini daha iyi anlamak için organizasyonun tepesinde stratejik diyalog kurmaya ve C-suite ile güçlü ortaklıklar kurmaya odaklanın.

Bunu yapmak için, işin nasıl yürüdüğüne dair büyük resme sahip olmanız ve yönetici ekiplerin temel kaygılarını net bir şekilde anlamanız gerekir.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere kuruluş hakkında olabildiğince fazla bilgi edinmelisiniz:

• Ürün:% s
• Hizmetler
• Pazar
• müşteriler
• yarışmacılar
• Dahili yetenekler

Sonuç olarak, stratejik öncelikleri ele alan tartışmaları yönlendirmede, en değerli portföy karmasını oluşturmada ve satın alma sürecini hızlandırmada daha etkili olacaksınız.

Yine de orada durma. En tepede stratejik uyum elde ettiğinizde, bunu organizasyon genelinde yürütmelisiniz.

Bu bizi, kurumsal dönüşüm ve strateji yürütmeyi yönlendirirken iş liderlerinin karşılaştıkları bir sonraki zorluğa götürüyor.

Daha fazla okuma:

Stratejik Uyum: Neden Önemlidir ve Nasıl Yapılır?

Stratejik Drift: Rekabet Avantajını Kaybetmekten Nasıl Kaçınılır?

Kontrol etmeyi bırak. İşbirliği yapmaya başlayın.

Yeni stratejik girişimler başlatmak isteyen üst düzey yöneticiler yeni bir engel keşfettiler - hedefleri ile stratejinin yürütülmesine yardımcı olması beklenen personel arasında önemli bir kopukluk.

Bu şaşırtıcı değil. Cascade'in 2022 Strateji Raporunda şunları bulduk:

• Üst düzey yöneticilerin %98'i stratejiyi biliyorken, ekip üyelerinin %79'u stratejiyi biliyor.
• Yöneticilerin %84'ü, ekip üyelerinin %46'sına karşılık kendilerini stratejinin bir parçası gibi hissediyor.

Daha da endişe verici olan ise, üst düzey yöneticilerin %63'ü stratejiyle haftalık olarak ilgilenirken, ekip üyelerinin sadece %18'i bunu yapıyor.

Şirketler çalışanları işe dahil etmede ve insanları bir araya getirmede başarısız olduğunda, şirketinizin tepki vermesi gerektiğinde onları yeni bir vizyon benimsemeye veya inisiyatifleri değiştirmeye ikna etmek neredeyse imkansızdır.

PMO, strateji ve uygulama boşluğunu kapatmaya nasıl yardımcı olabilir?

PMO lideri olarak, kontrol ve silo yapıları üzerinde işbirliğine ve açık bilgi paylaşımına öncelik verme gücüne sahipsiniz.

Stratejik inisiyatifler etrafında ne kadar iyi bağlam sağlarsanız, diğer yöneticiler ve proje ekipleri karar vermede ve kurumsal hedeflerle uyum sağlamada o kadar iyi olacaktır.

Şeffaf ve tutarlı iletişime sahip bir şirket kültürü, liderlerin çalışanları değişen önceliklere uyum içinde tutmalarına ve organizasyonun yeni stratejik hedeflere ulaşmasına yardımcı olmada sahip oldukları kritik role bağlanmalarına yardımcı olacaktır.

Cascade'in Strateji Raporuna göre, çalışan memnuniyeti çok yüksek olan kuruluşlar, çalışanların ortak stratejik hedefler doğrultusunda çalıştığı kuruluşlardır. Bu, çalışanların şirketin genel stratejisini ve günlük çabalarının şirketin başarısına nasıl katkıda bulunduğunu çok net bir şekilde anladıkları anlamına gelir.

Çalışan bağlılığının iş performansı üzerindeki etkisini göz ardı etmek de mümkün değildir. Bağlılığı yüksek çalışanlara sahip iş birimleri, karlılıkta %23 fark yaratabilir.

Ve hepsi bu değil.

İdeal olarak, bir PMO lideri, liderliğin ön cephede neler olduğunu anlamasına yardımcı olmak için C-suite ve proje ekipleri arasında bir bağlantıdır. İç uzmanlar, organizasyonun tepesindeki kişilerin sahip olmadığı bir şekilde zorluklara karşı nabzını tutma eğilimindedir.

İki yönlü bilgi akışının teşvik edilmesi, liderlerin ve PMO'ların daha iyi stratejiler oluşturmasına ve işler kötüye gitmeden önce olası proje yürütme kısıtlamalarını belirlemesine yardımcı olur.

Daha fazla okuma:

Kurumsal Şeffaflık Nasıl İyileştirilir

Demokratik Liderlik Neden Stratejik Sonuçlar Getirir?

Odadaki file hitap edin

SAP'yi uygulamak için Lidl, projenin tam bir başarısızlık olduğunu kabul etmeden önce 500 milyon € harcadı. Ne yanlış gitti?

Sebeplerden biri, projeye başlamadan önce yeni sistem gereksinimlerini tanıyamamalarıdır. Henüz zaman varken projeyi iptal etmek yerine, yazılımı mevcut iş süreçlerine uyacak şekilde özelleştirmeye çalışarak gereksinim açığını kapatmaya karar verdiler. Teknolojinin karmaşıklığını tamamen hafife aldılar.

Projenin tamamlanması 7 yıl sürdü. Sonunda Lidl, diğer projelere yatırım yapabileceği ve iş süreçlerini optimize edebileceği para ve değerli zaman kaybetti .

Çözüm ne?

Jack Duggal, Strateji Yürütmenin DNA'sı adlı kitabında başarısızlığı benimsemenin önemini şöyle açıklıyor: "Bir kuruluş hızlı ve düşünceli bir şekilde başarısız olmayı öğrenemezse, öğrenemez. Ve bugün öğrenemezse, o zaman bir gün içinde gelecekte, onun aleyhine olacak şekilde, bazı büyük dersler buna zorlanacak."

Büyük PMO liderleri, yönetim ekibine güvenle meydan okuyabilmeli ve rahatsız edici konuşmalar getirebilmelidir. Değişken bir iş ortamındayken, düşük performans gösteren projeleri tanımak ve genel stratejiyle hala uyumlu olup olmadıklarını belirlemek için uyanık kalmalısınız. Bu çevik yaklaşım, başarısız projelerde para kaybetmeyi önlemenize ve kaynakları daha umut verici girişimlere yeniden tahsis etmenize yardımcı olacaktır.

Daha fazla okuma:

Stratejik Risk Yönetim Stratejileri (Örneklerle)

Karmaşık ve Karmaşık Sorunlar: Fark nedir? (Uzman görüşü)

Teknoloji yığınınıza yakından bakın

Bu, doğru araçlara sahip olup olmadığınızı değerlendirmek için harika bir fırsat. İşte sormanız gereken bazı sorular:

• Portföy düşük performansını ve zamanında başarısız olan projeleri belirlememe yardımcı olacak araçlarım var mı?
• Değişen önceliklere göre kaynakları kolayca değiştirebiliyor muyuz?
• Ekiplerimiz daha hızlı kararlar almak için gerçek zamanlı verilere erişebiliyor mu?
• Etkinliğimi ve verimliliğimi etkileyen teknolojilerim ve araçlarım var mı?

Günümüzün hızla değişen ortamında görünürlük , ekip üyelerinden yönetim düzeyine kadar çeşitli paydaşları bilgilendirebilecek içgörüleri sağlamak için kritik öneme sahiptir.

Ancak sorun, çoğu PMO ekibinin hala PowerPoint, Excel elektronik tabloları ve MS Project veya Asana gibi temel proje yönetimi araçları dahil olmak üzere çok sayıda araçla çalışmasıdır. Bireysel projeleri yönetmede harika olmalarına rağmen, bu araçlar proje portföyü performansının üst düzey bir görünümünü sağlamaz.

İşleri silolara kilitlerler ve organizasyon kimin ne yaptığını gözden kaybeder. Bu, karşılıklı bağımlılıkları etkin bir şekilde yönetmek ve beklenen faydaları sağlamak istiyorsanız çok önemlidir.

Dünün teknolojisiyle oyunun kurallarını değiştiren teknoloji dönüşümünü sürdüremezsiniz; sadece Kodak, Xerox ve Blockbuster'a sorun. Daha hızlı, daha çevik yıkıcılar ortaya çıktıkça, bu şirketler yeterince hızlı tepki vermediler ve bunun yerine her zaman işe yarayanlara güvenmeyi seçtiler.

Şimdi, bu eski endüstri devleri, gelişmeyi başaramazsanız ne olacağına dair yalnızca uyarıcı hikayelerdir.

Çözüm nedir?

Proje portföy yönetimini destekleyen ve tüm kuruluş genelinde strateji yürütmeyi destekleyen yeni teknoloji için vaka oluşturun.

Doğru araç, kuruluşun portföyü için tek bir gerçek kaynağı oluşturmanıza yardımcı olacaktır ve hepsi bu kadar değil. Yapabileceksin:

• Gerçekleşen proje portföyü çalışmasına daha fazla şeffaflık sağlayın
• Düşük değerde, mükerrer çabalarda ve bütçe aşımlarında para kaybetmekten kaçının
• Portföyün iş sonuçları üzerindeki olumlu etkisini gösterin
• Stratejik planlama sürecini iyileştirin
• Paydaşların karar vermek için ihtiyaç duydukları yüksek kaliteli, güncel bilgilere sahip olmalarını sağlayın
• Öncelikler değişse bile kaynakları en yüksek öncelikli projelere göre optimize edin

Kuruluşunuz için doğru proje portföy yönetimi çözümünü keşfetmeye hazır mısınız? 2022'de PMO liderleri ve portföy yöneticileri için en iyi 7 seçeneği bir araya getirdik ve analiz ettik . Buradan kontrol edin.

PMO'lar Değeri Sürekli Olarak Yürütmelidir

Uzun vadede, PMO'nun strateji uygulamasındaki rolüne bakmanın eski yolu, şirketinizin kârlılığı, pazar payı ve hatta salt varlığı üzerinde doğrudan ve muhtemelen yıkıcı bir etkiye sahip olabilir.

Bir PMO liderinin amacı, işletme için değer yaratmaktır. Sadece kutuları işaretlemek ve verimli süreçler hakkında düşünmek yerine, önemli olan yerde, yani en alt satırda değeri sunmaya odaklanmalısınız. Bu tanıma olmadan, PMO'lar alakasız ve idari hale gelir.

Geleneksel PMO lider rolünün ötesine geçmek ve stratejik bir ortak olmak istiyorsanız bunları aklınızda bulundurmalısınız:

• C-suite'in stratejik hedefleriyle uyumlu projelere ve kaynak tahsisine öncelik verin ve gerektiğinde rotayı düzeltin.
• Yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya stratejik hizalamayı geliştirin .
• Çıkmaz stratejileri ortadan kaldırmak ve kaynakları yeniden tahsis etmek için başarısızlığı benimseyin.
• Stratejiyi herkesin işi haline getiren ve verimliliği artıran bir kültürü teşvik edin .
• Hızlı içgörüler sağlamak ve daha iyi kararları yönlendirmek için doğru araçları edinin .

Bu sonuç odaklı yaklaşımla, maliyet optimizasyonunun zirvesinde kalacak ve liderlerin iş büyümesi için doğru fırsatlara yatırım yapmasına yardımcı olacaksınız.

Daha fazla okuma:

İzlemeniz gereken en iyi 10 PMO KPI (+ nasıl izlenir)

Yönetici durum raporları: Bir tane yazmak için en iyi 6 uygulama