成功的 PMO 如何創造價值並避免熱門話題
已發表: 2022-09-02在領導層社區中，謹慎的跡象無處不在，並且由於當前和未來的宏觀經濟趨勢而產生了強烈的重新定位感。 在這個經濟體中，每一分錢都很重要。 它開始顯現。
有一些公司，比如福特，為了降低成本正在裁員數千人。
其他報告顯示，轉型支出呈下降趨勢。
毫不奇怪，73% 的 C 級高管已經制定了一項成本轉型計劃或計劃很快推出一項計劃。
然而，這些大頭條並沒有告訴你完整的故事。
當業務領導者談論放緩和成本轉型時，他們指的是成本重置。 在當今競爭激烈且充滿活力的市場中，領導者已經回歸基礎。 他們開始優先考慮資源調整以支持新的戰略計劃，並投資於能夠實現敏捷性和長期增長的能力。
這對 PMO 領導者意味著什麼？
高管層優先級的這種重新定位要求改變 PMO 的運作方式以及對 PMO 團隊的期望。
與舊的，與新的（心態）
我們認為 PMO 的角色在最近幾年發生了變化，並將在未來繼續這樣做。 PMO 必須注意這種轉變，因為那些未能證明自己是增值的人，會失去信譽，遲早會被關閉。
驚人的 75% 的 PMO 在頭三年就失敗了。
正如我們所看到的，過去和未來的 PMO 角色之間存在兩個關鍵區別。
傳統的 PMO 更多地扮演管理角色，專注於諸如項目管理流程、標準和治理等戰術指標。 他們陷入了自動駕駛模式，只專注於完成項目，而不是積極主動地展示他們的價值貢獻。
然而，隨著持續的混亂動搖和競爭的加劇，一種新型的 PMO 領導者已經出現。
以結果為導向的 PMO 領導者，專注於交付業務成果。 這些敏捷的領導者俱有戰略導向，通過提供準確的信息和幫助公司通過持續的變化來推動決策。
但為什麼接受這個新角色很重要？
根據項目管理協會 (PMI) 報告，排名前 10% 的組織的 PMO 是：
- 提高收入績效的可能性增加一倍
- 在客戶滿意度和獲取方面提高三倍的可能性
此外，這些 PMO 通過將其活動與組織範圍的戰略保持一致、衡量其影響和影響業務績效，被證明是 C-suite 的寶貴盟友。
由於全球經濟動盪，現在是 PMO 最大限度地提高效率、幫助企業領導者應對變化並投資於最有希望的機會的最佳時機。
看門狗的日子已經一去不復返了
它不僅僅是提高項目和計劃的成功率。 PMO 必須堅持不懈地交付業務價值，同時平衡投資組合中的資源。 那麼，PMO 領導者在創建戰略性 PMO 時應該考慮什麼？
以下是需要牢記的四個關鍵見解：
深入 CEO 和執行團隊的頭腦
交付沒有戰略價值的項目不會推動公司向前發展，也無法實現最高管理層的期望。 該報告顯示，三分之二的項目與戰略業務重點不一致。
但是，PMO 可以很好地在項目和戰略之間建立更緊密的一致性，而不會忽視每個計劃必須實現的目標才能實現預期的業務成果。
根據最新的 PWC 報告，前 10% 的組織擁有更符合組織戰略的 PMO，並被執行領導者視為戰略合作夥伴。
你怎麼能做到這一點？
專注於推動組織高層的戰略對話，並與高管建立牢固的合作夥伴關係，以更好地了解他們的目標。
為此，您需要全面了解業務的運作方式，並清楚地了解執行團隊的主要關注點。
您必須盡可能多地了解該組織，包括：
- 產品
- 服務
- 市場
- 顧客
- 競爭對手
- 內部能力
因此，您將更有效地領導針對戰略重點的討論、創建最有價值的投資組合併加快購買過程。
不過，不要停在那裡。 一旦你在高層實現了戰略一致性，你應該在整個組織中推動它。
這使我們面臨業務領導者在推動組織轉型和戰略執行時面臨的下一個挑戰。
進一步閱讀：
戰略一致性：為什麼重要以及如何做到這一點
戰略漂移：如何避免失去競爭優勢
停止控制。 開始合作。
尋求啟動新戰略計劃的最高管理層領導人發現了一個新障礙——他們的目標與期望幫助戰略執行的員工之間存在重大脫節。
這並不奇怪。 在 Cascade 的 2022 年戰略報告中，我們發現：
- 98% 的 C 級高管了解該戰略，而 79% 的團隊成員了解該戰略。
- 84% 的高管認為他們是戰略的一部分，而團隊成員的這一比例為 46%。
更令人擔憂的是，雖然 63% 的 C 級高管每週參與該戰略，但只有 18% 的團隊成員這樣做。
當公司未能讓員工參與進來並將人們聚集在一起時，當您的公司需要做出反應時，幾乎不可能說服他們接受新的願景或改變計劃。
PMO 如何幫助彌合戰略和執行差距？
作為 PMO 領導者，您有權優先考慮協作和開放信息共享，而不是控制和孤立的結構。
您為戰略計劃提供的背景越好，其他經理和項目團隊在決策和與組織目標保持一致方面的能力就越好。
具有透明和一致溝通的公司文化將幫助領導者讓員工與不斷變化的優先事項保持一致，並幫助他們與他們在幫助組織實現新戰略目標方面發揮的關鍵作用聯繫起來。
根據 Cascade 的戰略報告，員工滿意度非常高的組織是員工為共同的戰略目標而努力的組織。 這意味著員工對公司的整體戰略以及他們的日常努力如何為公司的成功做出了非常清晰的了解。
也不能忽視員工敬業度對業務績效的影響。 員工敬業度高的業務部門可以帶來 23% 的盈利能力差異。
這還不是全部。
理想情況下，PMO 領導者是 C-Suite 和項目團隊之間的紐帶，以幫助領導層了解一線發生的事情。 內部專家往往以組織高層人員所沒有的方式對挑戰有把握。
鼓勵雙向信息流有助於領導者和 PMO 制定更好的戰略，並在事態惡化之前確定可能的項目執行限制。
進一步閱讀：
如何提高組織透明度
為什麼民主領導會帶來戰略成果
解決房間裡的大象
為了實施 SAP，Lidl 在承認該項目完全失敗之前花費了 5 億歐元。 什麼地方出了錯？
嗯，其中一個原因是他們在開始項目之前未能識別新的系統要求。 他們沒有在還有時間的時候取消項目，而是決定通過嘗試定制軟件以匹配他們現有的業務流程來縮小需求差距。 他們完全低估了技術的複雜性。
該項目花了7年時間才結束。 最後，Lidl損失了本可以投資於其他項目和優化其業務流程的金錢和寶貴時間。
解決方案是什麼？
Jack Duggal 在他的《戰略執行的 DNA》一書中解釋了擁抱失敗的重要性： “如果一個組織不能學會快速和深思熟慮地失敗，它就不會學習。如果它今天不能學習，那麼有一天在未來，一些重要的教訓將被強加給它——這會損害它的底線。”
優秀的 PMO 領導者必須能夠自信地挑戰執行團隊並提出令人不快的對話。 當您處於動蕩的商業環境中時，您必須保持警惕，以識別表現不佳的項目並確定它們是否仍與整體戰略保持一致。 這種敏捷方法將幫助您防止因失敗的項目而蒙受損失，並將資源重新分配給更有希望的計劃。
進一步閱讀：
戰略風險管理策略（附示例）
複雜與復雜的問題：有什麼區別？ （專家意見）
仔細檢查您的技術堆棧
這是評估您是否擁有正確工具的絕佳機會。 以下是您應該問的一些問題：
- 我是否有工具可以幫助我及時識別投資組合表現不佳和失敗的項目？
- 我們是否能夠根據不斷變化的優先級輕鬆轉移資源？
- 我們的團隊是否可以訪問實時數據以更快地做出決策？
- 我是否擁有影響我的效率和效率的技術和工具？
在當今瞬息萬變的環境中，可見性對於獲得洞察力至關重要，這些洞察力可以為從團隊成員到高管級別的各種利益相關者提供信息。
然而，問題在於大多數 PMO 團隊仍然使用大量工具，包括 PowerPoint、Excel 電子表格以及 MS Project 或 Asana 等基本項目管理工具。 儘管在管理單個項目方面表現出色，但這些工具並未提供項目組合績效的頂級視圖。
他們將工作鎖定在孤島中，組織看不到誰在做什麼。 如果您想有效管理相互依賴關係並提供預期收益，這一點至關重要。
你不能用過去的技術推動改變遊戲規則的技術轉型——問問柯達、施樂和百視達就知道了。 隨著更快、更敏捷的顛覆者出現，這些公司反應不夠快，而是選擇依賴一直有效的方法。
現在，這些前行業巨頭只是關於如果你不能進化將會發生什麼的警示故事。
解決辦法是什麼？
為支持項目組合管理並推動整個組織的戰略執行的新技術建立案例。
正確的工具將幫助您為組織的投資組合創建單一的事實來源，而這還不是全部。 你將能夠：
- 為正在進行的項目組合工作提供更大的透明度
- 避免因低價值、重複工作和預算超支而虧損
- 展示投資組合對業務成果的積極影響
- 改進戰略規劃流程
- 確保利益相關者擁有做出決策所需的高質量、最新信息
- 針對最高優先級項目優化資源，即使優先級發生變化
準備好為您的組織發現合適的項目組合管理解決方案了嗎？ 我們收集並分析了 2022 年 PMO 領導者和投資組合經理的 7 個最佳選擇。在此處查看。
PMO 必須持續執行價值
從長遠來看，看待 PMO 在戰略執行中的角色的舊方法可能會對貴公司的盈利能力、市場份額甚至其存在產生直接的甚至可能是毀滅性的影響。
PMO 領導者的目的是為企業創造價值。 您必須專注於在重要的地方交付價值，而不是僅僅打勾並考慮有效的流程，這就是底線。 如果沒有這種認識，PMO 就會變得無關緊要和行政管理。
如果您想超越傳統的 PMO 領導角色並成為戰略合作夥伴，則應牢記以下幾點：
- 優先考慮項目和資源分配，使其與最高管理層的戰略目標保持一致，並根據需要調整路線。
- 自上而下、自下而上加強戰略對接。
- 接受失敗以消除死胡同並重新分配資源。
- 鼓勵一種使戰略成為每個人的業務並提高效率的文化。
- 獲取正確的工具以提供快速洞察並指導更好的決策。
通過這種以結果為中心的方法，您將始終掌握成本優化，並幫助領導者投資於正確的業務增長機會。
進一步閱讀：
您應該跟踪的前 10 個 PMO KPI（+ 如何跟踪它們）
執行狀態報告：編寫一份報告的 6 個最佳實踐
