Como os PMOs bem-sucedidos agregam valor e evitam a berlinda

Dentro da comunidade de liderança, os sinais de cautela estão por toda parte, e há um forte senso de redirecionamento devido às tendências macroeconômicas atuais e futuras. Nesta economia, cada centavo conta. E está começando a aparecer.

Existem algumas empresas, como a Ford, que estão demitindo milhares de funcionários para reduzir custos.

Outros relatórios mostram que os gastos com transformação estão em tendência de queda.

Não é surpresa que 73% dos executivos C-suite já tenham uma iniciativa de transformação de custos em andamento ou planejem lançar uma em breve.

No entanto, essas grandes manchetes não contam a história completa.

Quando os líderes de negócios falam sobre desaceleração e transformação de custos, eles se referem à redefinição de custos. Nos mercados altamente competitivos e dinâmicos de hoje, os líderes voltaram ao básico. Eles começaram a priorizar o realinhamento de recursos para apoiar novas iniciativas estratégicas e investir em recursos que permitem agilidade e crescimento de longo prazo.

O que isso significa para os líderes do PMO?

Esse redirecionamento nas prioridades do C-suite exige uma mudança na forma como os PMOs operam e o que se espera da equipe do PMO.

Fora com o velho, com o novo (Mindset)

Acreditamos que o papel do PMO mudou nos últimos anos e continuará a fazê-lo no futuro. Os PMOs devem prestar atenção a essa mudança porque aqueles que não conseguem demonstrar que são um valor agregado, perdem sua credibilidade e são desligados mais cedo ou mais tarde.

Surpreendentes 75% dos PMOs falham nos primeiros três anos.

Como vemos, existem duas diferenças fundamentais entre o papel do PMO passado e futuro.

O PMO tradicional desempenha mais um papel administrativo com foco em métricas táticas, como processos de gerenciamento de projetos, padrões e governança. Eles estão presos no modo de piloto automático, concentrando-se apenas em terminar os projetos em vez de serem proativos e demonstrarem sua contribuição de valor.

No entanto, à medida que as interrupções contínuas abalam o terreno e a concorrência se intensifica, surgiu um novo tipo de líder de PMO.

Líder de PMO orientado a resultados com foco na entrega de resultados de negócios. Esses líderes ágeis são estrategicamente orientados, impulsionando a tomada de decisões, fornecendo informações precisas e ajudando as empresas a se movimentar por meio de mudanças contínuas.

Mas por que é importante abraçar o novo papel?

De acordo com o relatório do Project Management Institute (PMI), os PMOs dos 10% principais das organizações são:

• duas vezes mais chances de melhorar o desempenho da receita
• três vezes mais chances de ser melhor em satisfação e aquisição de clientes

Além disso, esses PMOs provaram ser um aliado valioso para o C-suite, alinhando suas atividades com a estratégia de toda a organização, medindo seu impacto e influenciando o desempenho dos negócios.

Por causa da economia global turbulenta, agora é o momento perfeito para os PMOs maximizarem sua eficiência, ajudarem os líderes de negócios a conduzirem as mudanças e investirem nas oportunidades mais promissoras.

Os dias de ser um cão de guarda se foram

Há mais do que apenas melhorar as taxas de sucesso de projetos e programas. Os PMOs devem ser implacáveis ​​na entrega de valor de negócios enquanto equilibram os recursos entre os portfólios. Então, o que os líderes do PMO devem pensar ao criar um PMO estratégico?

Aqui estão quatro insights importantes a serem lembrados:

Entre na mente do CEO e da equipe executiva

Entregar projetos sem valor estratégico não faz a empresa avançar e não atende às expectativas do C-suite. Este relatório mostra que dois terços dos projetos estão desalinhados com as prioridades estratégicas de negócios.

No entanto, os PMOs estão bem posicionados para criar um alinhamento mais forte entre projetos e estratégia sem perder de vista o que cada iniciativa deve alcançar para entregar os resultados de negócios desejados.

Com base no último relatório da PWC, as organizações que estão no Top 10% têm PMOs mais alinhados à estratégia organizacional e são considerados pelos líderes executivos como parceiros estratégicos.

Como você pode conseguir isso?

Concentre-se em conduzir o diálogo estratégico no topo da organização e construir fortes parcerias com o C-suite para entender melhor seus objetivos.

Para fazer isso, você precisa ter uma visão geral de como o negócio funciona e uma compreensão clara das principais preocupações das equipes executivas.

Você deve obter o máximo de conhecimento possível sobre a organização, incluindo:

• Produtos
• Serviços
• Mercado
• Clientes
• Concorrentes
• Recursos internos

Como resultado, você será mais eficaz na liderança de discussões que abordam prioridades estratégicas, criando um mix de portfólio mais valioso e acelerando o processo de compra.

Não pare por aí, no entanto. Depois de alcançar o alinhamento estratégico no topo, você deve conduzi-lo por toda a organização.

Isso nos leva ao próximo desafio que os líderes empresariais enfrentam ao conduzir a transformação organizacional e a execução da estratégia.

Outras leituras:

Alinhamento estratégico: por que é importante e como fazer

Deriva Estratégica: Como Evitar a Perda de Vantagem Competitiva

Pare de controlar. Comece a colaborar.

Os líderes de nível C que buscavam lançar novas iniciativas estratégicas descobriram um novo obstáculo - uma desconexão significativa entre seus objetivos e a equipe que deveria ajudar na execução da estratégia.

Isso não é surpreendente. No Relatório de Estratégia 2022 da Cascade, encontramos:

• 98% dos executivos C-suite conhecem a estratégia contra 79% dos membros da equipe.
• 84% dos executivos sentem que fazem parte da estratégia contra 46% dos membros da equipe.

Ainda mais alarmante é que, enquanto 63% dos executivos de nível C se envolvem semanalmente com a estratégia, apenas 18% dos membros da equipe o fazem.

Quando as empresas não conseguem engajar os funcionários e aproximar as pessoas, é quase impossível convencê-los a adotar uma nova visão ou mudar iniciativas quando sua empresa precisa reagir.

Como o PMO pode ajudar a preencher a lacuna de estratégia e execução?

Como líder do PMO, você tem o poder de priorizar a colaboração e o compartilhamento aberto de informações acima do controle e das estruturas isoladas.

Quanto melhor você fornecer contexto em torno de iniciativas estratégicas, melhor os outros gerentes e equipes de projeto estarão na tomada de decisões e no alinhamento com as metas organizacionais.

Uma cultura da empresa com comunicação transparente e consistente ajudará os líderes a manter os funcionários alinhados com as prioridades em mudança e os ajudará a se conectar ao papel crítico que desempenham para ajudar a organização a alcançar os novos objetivos estratégicos.

De acordo com o Relatório de Estratégia da Cascade, organizações com alta satisfação dos funcionários são aquelas em que os funcionários trabalham em direção a objetivos estratégicos compartilhados. Isso significa que os funcionários têm uma compreensão muito clara da estratégia geral da empresa e como seus esforços diários contribuem para seu sucesso.

Também é impossível ignorar o impacto do engajamento dos funcionários no desempenho dos negócios. Unidades de negócios com funcionários altamente engajados podem trazer 23% de diferença na lucratividade.

E isso não é tudo.

Idealmente, um líder de PMO é um elo entre o C-suite e as equipes de projeto para ajudar a liderança a entender o que está acontecendo na linha de frente. Especialistas internos tendem a ter um pulso sobre os desafios de uma forma que as pessoas no topo da organização não têm.

Incentivar o fluxo de informações bidirecional ajuda os líderes e PMOs a criar melhores estratégias e identificar possíveis restrições de execução do projeto antes que as coisas dêem errado.

Outras leituras:

Como melhorar a transparência organizacional

Por que a liderança democrática traz resultados estratégicos

Dirija-se ao elefante na sala

Em um esforço para implementar o SAP, o Lidl gastou € 500 milhões antes de admitir que o projeto foi um fracasso completo. O que deu errado?

Bem, uma das razões é que eles não reconheceram os novos requisitos do sistema antes de iniciar o projeto. Em vez de cancelar o projeto enquanto ainda havia tempo, eles decidiram fechar a lacuna de requisitos tentando personalizar o software para corresponder ao processo de negócios existente. Eles subestimaram completamente a complexidade da tecnologia.

Demorou 7 anos para o projeto chegar ao fim. No final, o Lidl perdeu dinheiro e tempo valioso que poderia ter investido em outros projetos e na otimização dos seus processos de negócio.

Qual é a solução?

Jack Duggal explica a importância de abraçar o fracasso em seu livro, The DNA of Strategy Execution: futuro, algumas grandes lições serão impostas a ele - em detrimento de seus resultados."

Grandes líderes de PMO devem ser capazes de desafiar com confiança a equipe executiva e trazer conversas desconfortáveis. Quando você está em um ambiente de negócios volátil, deve permanecer vigilante para reconhecer projetos de baixo desempenho e identificar se eles ainda estão alinhados com a estratégia geral. Essa abordagem ágil ajudará você a evitar a perda de dinheiro em projetos fracassados ​​e a realocar recursos para iniciativas mais promissoras.

Outras leituras:

Estratégias de gerenciamento de risco estratégico (com exemplos)

Problemas complexos vs problemas complicados: qual é a diferença? (Opinião de um 'expert)

Dê uma olhada em sua pilha de tecnologia

Esta é uma ótima oportunidade para avaliar se você está armado com as ferramentas certas. Aqui estão algumas perguntas que você deve fazer:

• Tenho ferramentas que me ajudam a identificar o desempenho inferior do portfólio e projetos fracassados ​​a tempo?
• Somos capazes de transferir recursos facilmente, com base na mudança de prioridades?
• Nossas equipes estão tendo acesso a dados em tempo real para tomar decisões mais rapidamente?
• Tenho tecnologias e ferramentas que afetam minha eficácia e eficiência?

No ambiente de rápida mudança de hoje, a visibilidade é fundamental para permitir insights que podem informar um conjunto diversificado de partes interessadas, desde membros da equipe até o nível executivo.

No entanto, o problema é que a maioria das equipes de PMO ainda trabalha com uma infinidade de ferramentas, incluindo PowerPoint, planilhas do Excel e ferramentas básicas de gerenciamento de projetos, como MS Project ou Asana. Apesar de serem ótimas no gerenciamento de projetos individuais, essas ferramentas não fornecem uma visão de alto nível do desempenho do portfólio de projetos.

Eles bloqueiam o trabalho em silos e a organização perde de vista quem está fazendo o quê. Isso é crucial se você deseja gerenciar interdependências com eficiência e fornecer os benefícios esperados.

Você não pode impulsionar uma transformação tecnológica revolucionária com a tecnologia de ontem — basta perguntar à Kodak, Xerox e Blockbuster. À medida que surgiram disruptores mais rápidos e ágeis, essas empresas não reagiram com rapidez suficiente, optando por confiar no que sempre funcionou.

Agora, esses ex-titãs da indústria são apenas histórias de advertência do que acontecerá se você não evoluir.

Qual é a solução?

Construa o caso para uma nova tecnologia que apoie o gerenciamento de portfólio de projetos e impulsione a execução da estratégia em toda a organização.

A ferramenta certa o ajudará a criar uma única fonte de verdade para o portfólio da organização, e isso não é tudo. Você poderá:

• Fornecer maior transparência no trabalho do portfólio de projetos que está ocorrendo
• Evite perder dinheiro com baixo valor, esforços duplicados e estouros no orçamento
• Demonstrar o impacto positivo do portfólio nos resultados de negócios
• Melhore o processo de planejamento estratégico
• Garantir que as partes interessadas tenham informações atualizadas e de alta qualidade de que precisam para tomar uma decisão
• Otimize recursos em relação aos projetos de maior prioridade, mesmo quando as prioridades mudam

Pronto para descobrir a solução de gerenciamento de portfólio de projetos certa para sua organização? Reunimos e analisamos as 7 melhores opções para líderes de PMO e gestores de portfólio em 2022. Confira aqui.

Os PMOs devem executar continuamente o valor

No longo prazo, a velha maneira de ver o papel do PMO na execução da estratégia pode ter um impacto direto e possivelmente prejudicial na lucratividade da sua empresa, na participação de mercado e até mesmo em sua mera existência.

O objetivo de um líder de PMO é gerar valor para o negócio. Em vez de apenas marcar caixas e pensar em processos eficientes, você deve se concentrar em entregar valor onde importa – no resultado final. Sem esse reconhecimento, os PMOs tornam-se irrelevantes e administrativos.

Você deve manter essas coisas em mente se quiser ir além do papel tradicional de líder de PMO e se tornar um parceiro estratégico:

• Priorize projetos e alocação de recursos alinhados com os objetivos estratégicos do C-suite e corrija o curso conforme necessário.
• Melhore o alinhamento estratégico de cima para baixo e de baixo para cima.
• Abrace a falha para eliminar estratégias sem saída e realocar recursos.
• Incentive uma cultura que faça da estratégia o negócio de todos e impulsione a eficiência.
• Obtenha as ferramentas certas para fornecer insights rápidos e orientar melhores decisões.

Com essa abordagem focada em resultados, você ficará no topo da otimização de custos e ajudará os líderes a investir nas oportunidades certas para o crescimento dos negócios.

Outras leituras:

Os 10 principais KPIs de PMO que você deve acompanhar (+ como rastreá-los)

Relatórios de status executivo: 6 melhores práticas para escrever um