成功した PMO がどのように価値を提供し、ホット シートを回避するか

リーダーシップ コミュニティ内では、注意のサインがいたるところにあり、現在および将来のマクロ経済の傾向により方向転換の強い感覚があります。 この経済では、すべてのペニーが重要です。 そして、それは現れ始めています。

フォードのよ​​うに、コストを削減するために何千人もの従業員を解雇している会社もあります。

他のレポートは、変革への支出が減少傾向にあることを示しています。

経営幹部の 73% がすでにコスト変革イニシアチブを実施しているか、まもなく開始する予定であることは驚くに値しません。

ただし、これらの大きな見出しは、すべてのことを伝えているわけではありません。

ビジネス リーダーがスローダウンとコスト変革について話すとき、彼らはコスト リセットについて言及します。 今日の競争が激しくダイナミックな市場では、リーダーは基本に立ち返っています。 彼らは、新しい戦略的イニシアチブをサポートし、機敏性と長期的な成長を可能にする能力に投資するために、リソースの再編成を優先し始めました。

それは PMO リーダーにとって何を意味するのでしょうか?

経営幹部の優先事項のこの方向転換は、PMO の運営方法と PMO チームに期待されることの変化を必要とします。

古いものを捨て、新しいものを取り入れる (マインドセット)

PMO の役割は近年変化しており、今後も変化し続けると考えています。 PMO はこの変化に注意を払う必要があります。なぜなら、自分が付加価値であることを実証できなかった場合、信頼を失い、遅かれ早かれ閉鎖されるからです。

驚くべきことに、PMO の 75% が最初の 3 年間で失敗します。

私たちが見ているように、過去と将来の PMO の役割には 2 つの重要な違いがあります。

従来の PMO は、プロジェクト管理プロセス、標準、およびガバナンスなどの戦術的な指標に焦点を当てた、より管理的な役割を果たします。 彼らは自動操縦モードで立ち往生しており、プロアクティブに価値貢献を示すのではなく、単にプロジェクトを完了することに集中しています。

しかし、絶え間ない混乱が地面を揺るがし、競争が激化するにつれて、新しいタイプの PMO リーダーが出現しました。

ビジネス成果の提供に重点を置いた結果重視のPMO リーダー。 これらの機敏なリーダーは戦略志向であり、正確な情報を提供することで意思決定を推進し、継続的な変化を通じて企業が方向転換するのを支援します。

しかし、なぜ新しい役割を受け入れることが重要なのでしょうか?

Project Management Institute (PMI) のレポートによると、上位 10% の組織の PMO は次のとおりです。

• 収益実績を改善する可能性が 2 倍
• 顧客満足度と獲得率が向上する可能性が 3 倍高い

さらに、これらの PMO は、その活動を組織全体の戦略に合わせ、その影響を測定し、ビジネス パフォーマンスに影響を与えることで、経営幹部にとって貴重な味方であることが証明されました。

激動の世界経済のため、今こそ PMO が効率を最大化し、ビジネス リーダーが変化を乗り切るのを支援し、最も有望な機会に投資するのに最適な時期です。

番犬の時代は終わりました

プロジェクトやプログラムの成功率を向上させるだけではありません。 PMO は、ポートフォリオ全体でリソースのバランスを取りながら、ビジネス価値を提供することに執拗に取り組む必要があります。 では、戦略的な PMO を作成するとき、PMO リーダーは何を考えるべきでしょうか?

以下に、覚えておくべき 4 つの重要な洞察を示します。

CEO と経営陣の心の中をのぞく

戦略的価値のないプロジェクトを提供しても、会社は前進せず、経営幹部の期待に応えることができません。 このレポートは、プロジェクトの 3 分の 2 が戦略的なビジネスの優先順位と一致していないことを示しています。

ただし、PMO は、各イニシアチブが望ましいビジネス成果を達成するために何を達成しなければならないかを見失うことなく、プロジェクトと戦略の間のより強力な連携を作成するのに適した立場にあります。

最新の PWC レポートに基づくと、上位 10% の組織には、組織の戦略に沿った PMO があり、エグゼクティブ リーダーから戦略的パートナーと見なされています。

どうすればこれを達成できますか?

組織のトップで戦略的な対話を促進し、経営幹部との強力なパートナーシップを構築して、経営幹部の目標をよりよく理解することに重点を置いてください。

そのためには、ビジネスがどのように機能するかの全体像を把握し、経営陣の主な懸念事項を明確に理解する必要があります。

次のことを含め、組織についてできるだけ多くの知識を得る必要があります。

• 製品
• サービス
• 市場
• お客様
• 競合他社
• 内部機能

その結果、戦略的な優先事項に対処する議論をより効果的に主導し、最も価値のあるポートフォリオ ミックスを作成し、賛同プロセスをスピードアップすることができます。

ただし、それだけにとどまらないでください。 トップで戦略的な整合性を達成したら、それを組織全体に推進する必要があります。

これは、組織の変革と戦略の実行を推進する際に、ビジネス リーダーが直面する次の課題につながります。

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制御を停止します。 コラボレーションを開始します。

新たな戦略的イニシアチブを立ち上げようとしている C スイートのリーダーは、新たな障害を発見しました。それは、彼らの目標と、戦略の実行を支援することが期待されているスタッフとの間の重大な断絶です。

それは驚くべきことではありません。 カスケードの戦略レポート 2022 では、次のことがわかりました。

• 経営幹部の 98% が戦略を知っているのに対し、チーム メンバーの 79% は知っています。
• 経営陣の 84% が戦略の一部であると感じているのに対し、チーム メンバーの 46% はそう感じています。

さらに憂慮すべきことは、経営幹部の 63% が戦略に毎週関与しているのに対し、チーム メンバーのわずか 18% しか関与していないことです。

企業が従業員の関与と団結に失敗した場合、会社が対応する必要があるときに、新しいビジョンを採用したり、イニシアチブを変更したりするよう説得することはほとんど不可能です。

戦略と実行のギャップを埋めるために、PMO はどのように役立つでしょうか?

PMO リーダーとして、あなたはコラボレーションを優先し、制御やサイロ化された構造よりもオープンな情報共有を行う力を持っています。

戦略的イニシアチブに関するコンテキストを適切に提供すればするほど、他のマネージャーやプロジェクト チームはより適切に意思決定を行い、組織の目標に合わせることができます。

透明性と一貫性のあるコミュニケーションを備えた企業文化は、リーダーが従業員を変化する優先事項と一致させ、組織が新しい戦略目標を達成するのを支援する上で従業員が持つ重要な役割につながるのに役立ちます。

Cascade の戦略レポートによると、従業員の満足度が非常に高い組織は、従業員が共通の戦略的目標に向かって取り組んでいる組織です。 これは、従業員が会社の全体的な戦略と、日々の努力が会社の成功にどのように貢献しているかを非常に明確に理解していることを意味します。

また、従業員エンゲージメントが業績に与える影響も無視できません。 従業員のエンゲージメントが高いビジネス ユニットは、収益性に 23% の差をもたらす可能性があります。

それだけではありません。

理想的には、PMO リーダーは経営幹部とプロジェクト チームをつなぐ役割を担い、最前線で何が起こっているかをリーダーシップが理解できるようにします。 社内の専門家は、組織のトップにいる人々が持っていない方法で、課題を把握している傾向があります。

双方向の情報の流れを促進することで、リーダーと PMO はより良い戦略を作成し、事態が悪化する前にプロジェクト実行の制約を特定することができます。

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部屋で象に話しかける

SAP を実装するために、Lidl はプロジェクトが完全に失敗したことを認めるまでに 5 億ユーロを費やしました。 何が悪かったのか？

その理由の 1 つは、プロジェクトを開始する前に新しいシステム要件を認識できなかったことです。 まだ時間があるうちにプロジェクトをキャンセルする代わりに、既存のビジネス プロセスに合わせてソフトウェアをカスタマイズすることで、要件のギャップを埋めることにしました。 彼らはテクノロジーの複雑さを完全に過小評価していました。

プロジェクトが終了するまでに7年かかりました。 結局、Lidl は、他のプロジェクトやビジネス プロセスの最適化に投資できたはずのお金と貴重な時間を失いました。

解決策は何ですか？

ジャック・ダッガルは、著書「The DNA of Strategy Execution 」で失敗を受け入れることの重要性を次のように説明しています。将来的には、いくつかの大きな教訓が強制され、収益が損なわれることになります。」

優れた PMO リーダーは、自信を持って経営陣に挑戦し、不快な会話を持ち出すことができなければなりません。 不安定なビジネス環境にいるときは、パフォーマンスの低いプロジェクトを認識し、それらがまだ全体的な戦略に沿っているかどうかを特定するために、警戒を怠らない必要があります。 このアジャイルなアプローチは、失敗したプロジェクトによる損失を防ぎ、より有望なイニシアチブにリソースを再配分するのに役立ちます。

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技術スタックをよく見てください

これは、適切なツールを備えているかどうかを評価する絶好の機会です。 以下に、質問する必要がある質問をいくつか示します。

• ポートフォリオの業績不振や失敗したプロジェクトを時間内に特定するのに役立つツールはありますか?
• 優先順位の変更に基づいて、リソースを簡単にシフトできますか?
• チームはリアルタイムのデータにアクセスして意思決定を迅速に行っていますか?
• 有効性と効率性に影響を与えるテクノロジーとツールはありますか?

今日の急速に変化する環境では、チーム メンバーからエグゼクティブ レベルまでの多様な利害関係者に情報を提供できる洞察を有効にするために、可視性が重要です。

ただし、問題は、ほとんどの PMO チームが、PowerPoint、Excel スプレッドシート、MS Project や Asana などの基本的なプロジェクト管理ツールなど、いまだに大量のツールを使用していることです。 これらのツールは、個々のプロジェクトの管理には優れていますが、プロジェクト ポートフォリオのパフォーマンスのトップレベル ビューを提供するものではありません。

仕事がサイロに閉じ込められ、組織は誰が何をしているのかを見失います。 これは、相互依存関係を効果的に管理し、期待される利益を実現したい場合に重要です。

コダック、ゼロックス、ブロックバスターに聞いてみてください。 より迅速でアジャイルなディスラプターが出現するにつれて、これらの企業は十分に迅速に対応できず、代わりに常に機能していたものに依存することを選択しました。

さて、これらのかつての業界の巨人は、進化に失敗した場合に何が起こるかについての警告的な話にすぎません.

解決策は何ですか？

プロジェクト ポートフォリオ管理をサポートし、組織全体で戦略の実行を促進する新しいテクノロジのケースを構築します。

適切なツールは、組織のポートフォリオの信頼できる唯一の情報源を作成するのに役立ちますが、それだけではありません。 あなたはできるでしょう：

• 進行中のプロジェクト ポートフォリオ作業の透明性を高める
• 低価値、重複した取り組み、予算超過による損失を回避
• ビジネスの成果に対するポートフォリオのプラスの影響を実証する
• 戦略的計画プロセスを改善する
• 利害関係者が意思決定に必要な高品質で最新の情報を確実に入手できるようにする
• 優先度が変化しても、最も優先度の高いプロジェクトに対してリソースを最適化する

組織に適したプロジェクト ポートフォリオ管理ソリューションを見つける準備はできましたか? 2022 年の PMO リーダーとポートフォリオ マネージャーに最適な 7 つの選択肢を集めて分析しました。こちらで確認してください。

PMO は価値を継続的に実行する必要がある

長期的には、戦略の実行における PMO の役割に対する古い見方は、企業の収益性、市場シェア、さらには企業の存在そのものに直接的かつ致命的な影響を与える可能性があります。

PMO リーダーの目的は、ビジネスの価値を高めることです。 ボックスにチェックを入れて効率的なプロセスを考えるだけでなく、重要なところで価値を提供することに集中する必要があります。 この認識がなければ、PMO は無意味で管理的なものになります。

従来の PMO リーダーの役割を超えて戦略的パートナーになりたい場合は、次の点に留意する必要があります。

• 経営幹部の戦略目標に沿ったプロジェクトとリソースの割り当てに優先順位を付け、必要に応じてコースを修正します。
• トップダウンとボトムアップの戦略的連携を強化します。
• 失敗を受け入れて行き止まりの戦略を排除し、リソースを再配分します。
• 戦略を全員のビジネスにし、効率を高める文化を奨励します。
• 迅速な洞察を提供し、より良い意思決定を導くための適切なツールを入手してください。

この結果重視のアプローチにより、コストの最適化を常に把握し、リーダーがビジネス成長のための適切な機会に投資できるよう支援します。

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