كيف تقدم PMOs الناجحة القيمة وتجنب المقعد الساخن

داخل مجتمع القيادة ، توجد علامات تحذير في كل مكان ، وهناك شعور قوي بإعادة التوجيه بسبب اتجاهات الاقتصاد الكلي الحالية والمستقبلية. في هذا الاقتصاد ، كل بنس مهم. وبدأ يظهر.

هناك بعض الشركات ، مثل Ford ، تقوم بتسريح آلاف الموظفين من أجل تقليل التكاليف.

تظهر تقارير أخرى أن الإنفاق على التحول في اتجاه تنازلي.

ليس من المستغرب أن 73٪ من المديرين التنفيذيين في C-suite لديهم بالفعل مبادرة لتحويل التكلفة جارية أو يخططون لإطلاق واحدة قريبًا.

ومع ذلك ، فإن هذه العناوين الكبيرة لا تخبرك بالقصة الكاملة.

عندما يتحدث قادة الأعمال عن التباطؤ وتحويل التكلفة ، فإنهم يشيرون إلى إعادة ضبط التكلفة. في أسواق اليوم التي تتسم بالتنافسية الشديدة والديناميكية ، عاد القادة إلى الأساسيات. بدأوا في إعطاء الأولوية لإعادة تنظيم الموارد لدعم المبادرات الإستراتيجية الجديدة والاستثمار في القدرات التي تمكّن المرونة والنمو على المدى الطويل.

ماذا يعني ذلك بالنسبة لقادة مكتب إدارة المشاريع؟

يدعو هذا التغيير في أولويات C-suite إلى تحول في كيفية عمل PMO وما هو متوقع من فريق PMO.

تخلص من القديم وجديد (العقلية)

نعتقد أن دور مكتب إدارة المشاريع قد تغير في السنوات الأخيرة وسيواصل القيام بذلك في المستقبل. يجب على PMOs الانتباه إلى هذا التحول لأن أولئك الذين يفشلون في إثبات أنهم يمثلون قيمة مضافة ، يفقدون مصداقيتهم ويتم إغلاقهم عاجلاً أم آجلاً.

مذهل 75 ٪ من PMO فشل في السنوات الثلاث الأولى من حياتهم.

كما نراه ، هناك نوعان من الاختلافات الرئيسية بين دور مكتب إدارة المشاريع في الماضي والمستقبل.

يلعب مكتب إدارة المشاريع (PMO) التقليدي دورًا إداريًا يركز على المقاييس التكتيكية مثل عمليات إدارة المشاريع والمعايير والحوكمة. إنهم عالقون في وضع الطيار الآلي ، حيث يركزون فقط على إنهاء المشاريع بدلاً من أن يكونوا استباقيين ويظهرون مساهمتهم القيمة.

ومع ذلك ، مع الاضطرابات المستمرة التي تهز الأرض وتكثف المنافسة ، ظهر نوع جديد من قادة مكتب إدارة المشاريع.

قائد PMO مدفوع بالنتائج مع التركيز على تقديم نتائج الأعمال. هؤلاء القادة المرنون موجهون استراتيجيًا ، ويقودون عملية صنع القرار من خلال توفير معلومات دقيقة ومساعدة الشركات على التمحور من خلال التغييرات المستمرة.

لكن ما أهمية تبني الدور الجديد؟

وفقًا لتقرير معهد إدارة المشاريع (PMI) ، فإن PMOs من أعلى 10 ٪ من المنظمات هي:

• ضعف احتمال تحسين أداء الإيرادات
• تزيد احتمالية أن تكون أفضل بثلاث مرات في إرضاء العملاء واكتسابهم

بالإضافة إلى ذلك ، أثبتت PMOs أنها حليف قيم لـ C-suite من خلال مواءمة أنشطتها مع الإستراتيجية على مستوى المنظمة ، وقياس تأثيرها ، والتأثير على أداء الأعمال.

بسبب الاقتصاد العالمي المضطرب ، الآن هو الوقت المثالي لمكتب إدارة المشاريع لزيادة كفاءته ، ومساعدة قادة الأعمال على توجيه التغييرات ، والاستثمار في أكثر الفرص الواعدة.

ولت أيام الحراسة

هناك ما هو أكثر من مجرد تحسين معدلات نجاح المشروع والبرنامج. يجب أن يكون مكتب إدارة المشاريع قاسياً في تقديم قيمة الأعمال أثناء موازنة الموارد عبر المحافظ. لذا ، ما الذي يجب أن يفكر فيه قادة مكتب إدارة المشاريع عند إنشاء مكتب إدارة مشروعات استراتيجي؟

فيما يلي أربع رؤى رئيسية يجب وضعها في الاعتبار:

ادخل إلى ذهن الرئيس التنفيذي والفريق التنفيذي

تسليم المشاريع بدون قيمة إستراتيجية لا يدفع الشركة إلى الأمام ويفشل في تحقيق توقعات C-suite. يوضح هذا التقرير أن ثلثي المشاريع غير متوافقة مع أولويات العمل الإستراتيجية.

ومع ذلك ، فإن PMOs في وضع جيد لخلق توافق أقوى بين المشاريع والاستراتيجية دون إغفال ما يجب أن تحققه كل مبادرة لتحقيق نتائج الأعمال المرجوة.

استنادًا إلى أحدث تقرير لـ PWC ، تمتلك المؤسسات في أعلى 10 بالمائة PMOs أكثر اتساقًا مع الإستراتيجية التنظيمية ويعتبرها القادة التنفيذيون شركاء استراتيجيين.

كيف يمكنك ان تحقق هذا؟

ركز على قيادة الحوار الاستراتيجي في الجزء العلوي من المؤسسة وبناء شراكات قوية مع C-suite لفهم أهدافهم بشكل أفضل.

للقيام بذلك ، يجب أن يكون لديك صورة كبيرة عن كيفية عمل الشركة وفهم واضح للاهتمامات الرئيسية للفرق التنفيذية.

يجب أن تكتسب أكبر قدر ممكن من المعرفة حول المنظمة ، بما في ذلك:

• منتجات
• خدمات
• سوق
• عملاء
• المنافسين
• القدرات الداخلية

نتيجة لذلك ، ستكون أكثر فاعلية في قيادة المناقشات التي تتناول الأولويات الإستراتيجية ، وإنشاء مزيج محفظة أكثر قيمة ، وتسريع عملية الشراء.

لا تتوقف عند هذا الحد ، رغم ذلك. بمجرد تحقيق التوافق الاستراتيجي في القمة ، يجب أن تقودها عبر المؤسسة.

يقودنا هذا إلى التحدي التالي الذي يواجهه قادة الأعمال عند قيادة التحول التنظيمي وتنفيذ الإستراتيجية.

قراءات أخرى:

المحاذاة الاستراتيجية: لماذا هي مهمة وكيف نفعل ذلك

الانجراف الاستراتيجي: كيفية تجنب خسارة الميزة التنافسية

توقف عن السيطرة. ابدأ التعاون.

اكتشف قادة المجموعة التنفيذية الذين يسعون لإطلاق مبادرات إستراتيجية جديدة عقبة جديدة - انفصال كبير بين أهدافهم والموظفين المتوقع أن يساعدوا في تنفيذ الإستراتيجية.

هذا ليس مفاجئًا. وجدنا في تقرير إستراتيجية كاسكيد 2022:

• 98٪ من المديرين التنفيذيين في C Suite يعرفون الاستراتيجية مقابل 79٪ من أعضاء الفريق.
• يشعر 84٪ من المديرين التنفيذيين بأنهم جزء من الاستراتيجية مقابل 46٪ من أعضاء الفريق.

الأمر الأكثر إثارة للقلق هو أنه في حين أن 63٪ من المديرين التنفيذيين على مستوى C يشاركون أسبوعيًا مع الاستراتيجية ، فإن 18٪ فقط من أعضاء الفريق يفعلون ذلك.

عندما تفشل الشركات في إشراك الموظفين والجمع بين الناس ، يكاد يكون من المستحيل إقناعهم بتبني رؤية جديدة أو تغيير المبادرات عندما تحتاج شركتك إلى الرد.

كيف يمكن لمكتب إدارة المشاريع المساعدة في سد فجوة الإستراتيجية والتنفيذ؟

بصفتك قائد مكتب إدارة المشاريع ، لديك القدرة على تحديد أولويات التعاون وفتح مشاركة المعلومات فوق هياكل التحكم والمنعزلة.

كلما قدمت سياقًا أفضل حول المبادرات الإستراتيجية ، كلما كان المديرون الآخرون وفرق المشروع أفضل في اتخاذ القرار والمواءمة مع الأهداف التنظيمية.

سوف تساعد ثقافة الشركة التي تتميز بالتواصل الشفاف والمتسق القادة على الحفاظ على انسجام الموظفين مع الأولويات المتغيرة ومساعدتهم على الاتصال بالدور الحاسم الذي يضطلعون به في مساعدة المؤسسة على تحقيق الأهداف الإستراتيجية الجديدة.

وفقًا لتقرير إستراتيجية Cascade ، فإن المؤسسات التي تتمتع بدرجة عالية من رضا الموظفين هي تلك التي يعمل فيها الموظفون لتحقيق أهداف إستراتيجية مشتركة. هذا يعني أن الموظفين لديهم فهم واضح للغاية للاستراتيجية الشاملة للشركة وكيف تساهم جهودهم اليومية في نجاحها.

من المستحيل أيضًا تجاهل تأثير مشاركة الموظفين على أداء العمل. يمكن لوحدات الأعمال التي يعمل بها موظفون مرتبطون بدرجة عالية أن تحقق فرقًا بنسبة 23٪ في الربحية.

وهذا ليس كل شيء.

من الناحية المثالية ، يعد قائد مكتب إدارة المشاريع رابطًا بين C-suite وفرق المشروع لمساعدة القيادة على فهم ما يحدث على خط المواجهة. يميل الخبراء الداخليون إلى التعرف على التحديات بطريقة لا يمتلكها الأشخاص في قمة المؤسسة.

يساعد تشجيع تدفق المعلومات في اتجاهين القادة و PMOs على إنشاء استراتيجيات أفضل وتحديد قيود تنفيذ المشروع المحتملة قبل أن تسير الأمور جنوبًا.

قراءات أخرى:

كيفية تحسين الشفافية التنظيمية

لماذا تحقق القيادة الديمقراطية نتائج استراتيجية

خاطب الفيل في الغرفة

في محاولة لتطبيق SAP ، أنفق Lidl 500 مليون يورو قبل الاعتراف بأن المشروع كان فاشلاً تمامًا. ماذا حصل؟

حسنًا ، أحد الأسباب هو أنهم فشلوا في التعرف على متطلبات النظام الجديدة قبل بدء المشروع. بدلاً من إلغاء المشروع بينما لا يزال هناك متسع من الوقت ، قرروا سد فجوة المتطلبات من خلال محاولة تخصيص البرنامج لمطابقة عملية الأعمال الحالية الخاصة بهم. لقد قللوا تمامًا من تعقيد التكنولوجيا.

استغرق المشروع 7 سنوات حتى ينتهي. في النهاية ، خسرت Lidl المال والوقت الثمين الذي كان يمكن أن تستثمره في مشاريع أخرى وتحسين عملياتها التجارية.

ما هو الحل؟

يشرح جاك دوجال أهمية احتضان الفشل في كتابه ، الحمض النووي لتنفيذ الإستراتيجية: "إذا لم تستطع منظمة أن تتعلم الفشل بسرعة وبشكل مدروس ، فإنها ستفشل في التعلم. وإذا فشلت في التعلم اليوم ، ففي يوم من الأيام في في المستقبل ، ستُفرض عليه بعض الدروس الكبيرة - على حساب أرباحها النهائية ".

يجب أن يكون قادة PMO العظماء قادرين على تحدي الفريق التنفيذي بثقة وإثارة محادثات غير مريحة. عندما تكون في بيئة عمل متقلبة ، يجب أن تظل يقظًا للتعرف على المشاريع ذات الأداء الضعيف وتحديد ما إذا كانت لا تزال تتماشى مع الاستراتيجية العامة. سيساعدك هذا النهج المرن على منع خسارة الأموال في المشاريع الفاشلة وإعادة تخصيص الموارد لمبادرات واعدة أكثر.

قراءات أخرى:

إستراتيجيات إدارة المخاطر الإستراتيجية (مع أمثلة)

المشاكل المعقدة مقابل المعقدة: ما الفرق؟ (رأي خبير)

ألق نظرة فاحصة على مجموعة التقنيات الخاصة بك

هذه فرصة رائعة لتقييم ما إذا كنت مسلحًا بالأدوات المناسبة. إليك بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها:

• هل لدي أدوات تساعدني في تحديد المحفظة التي تعاني من ضعف الأداء والمشاريع الفاشلة في الوقت المناسب؟
• هل نحن قادرون على تحويل الموارد بسهولة ، بناءً على الأولويات المتغيرة؟
• هل تتمتع فرقنا بإمكانية الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ القرارات بشكل أسرع؟
• هل لدي تقنيات وأدوات تؤثر على فعاليتي وكفاءتي؟

في بيئة اليوم المتغيرة بسرعة ، تعد الرؤية أمرًا بالغ الأهمية لتمكين الرؤى التي يمكن أن تطلع مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة من أعضاء الفريق حتى المستوى التنفيذي.

ومع ذلك ، فإن المشكلة هي أن معظم فرق PMO لا تزال تعمل مع عدد كبير من الأدوات ، بما في ذلك PowerPoint وجداول بيانات Excel وأدوات إدارة المشاريع الأساسية مثل MS Project أو Asana. على الرغم من كونها رائعة في إدارة المشاريع الفردية ، إلا أن هذه الأدوات لا توفر طريقة عرض عالية المستوى لأداء محفظة المشروع.

يحبسون العمل في صوامع وتغيب المنظمة عن من يفعل ماذا. هذا أمر بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في إدارة الترابطات بفعالية وتقديم الفوائد المتوقعة.

لا يمكنك قيادة تحول تقني يغير قواعد اللعبة باستخدام تقنية الأمس — فقط اسأل Kodak و Xerox و Blockbuster. مع ظهور عوامل تعطيل سريعة ومتميزة ، لم تتفاعل هذه الشركات بالسرعة الكافية ، واختارت بدلاً من ذلك الاعتماد على ما كان يعمل دائمًا.

الآن ، هؤلاء العمالقة السابقون في الصناعة هم مجرد حكايات تحذيرية لما سيحدث إذا فشلت في التطور.

ماهو الحل؟

قم ببناء حالة للتكنولوجيا الجديدة التي تدعم إدارة قوائم المشاريع وتحفز تنفيذ الإستراتيجية عبر المؤسسة بأكملها.

ستساعدك الأداة الصحيحة في إنشاء مصدر واحد للحقيقة لحافظة المؤسسة ، وهذا ليس كل شيء. ستكون قادرا على:

• توفير قدر أكبر من الشفافية في أعمال حافظة المشروع الجارية
• تجنب خسارة الأموال بسبب القيمة المنخفضة والجهود المكررة وتجاوزات الميزانية
• إظهار التأثير الإيجابي للمحفظة على نتائج الأعمال
• تحسين عملية التخطيط الاستراتيجي
• تأكد من حصول أصحاب المصلحة على معلومات عالية الجودة وحديثة يحتاجون إليها لاتخاذ القرار
• تحسين الموارد مقابل المشاريع ذات الأولوية القصوى ، حتى مع تغير الأولويات

هل أنت جاهز لاكتشاف حل إدارة قوائم المشاريع المناسب لمؤسستك؟ لقد قمنا بتجميع وتحليل أفضل 7 خيارات لقادة PMO ومديري المحافظ في عام 2022. تحقق من ذلك هنا.

يجب أن تنفذ PMO القيمة باستمرار

على المدى الطويل ، قد يكون للطريقة القديمة للنظر إلى دور مكتب إدارة المشاريع في تنفيذ الإستراتيجية تأثير مباشر وربما مضر على ربحية شركتك وحصتها في السوق وحتى مجرد وجودها.

الغرض من قائد مكتب إدارة المشاريع هو زيادة القيمة للأعمال. بدلاً من مجرد تحديد المربعات والتفكير في العمليات الفعالة ، يجب أن تركز على تقديم القيمة حيثما كان ذلك مهمًا - في المحصلة النهائية. بدون هذا الاعتراف ، تصبح مكاتب إدارة المشاريع غير ذات صلة وإدارية.

يجب أن تضع هذه الأشياء في الاعتبار إذا كنت تريد تجاوز دور قائد مكتب إدارة المشاريع التقليدي وتصبح شريكًا استراتيجيًا:

• تحديد أولويات المشاريع وتخصيص الموارد بما يتماشى مع الأهداف الاستراتيجية لـ C-suite وتصحيح المسار حسب الحاجة.
• تعزيز المحاذاة الاستراتيجية من أعلى إلى أسفل ومن أسفل إلى أعلى.
• احتضان الفشل في القضاء على استراتيجيات طريق مسدود وإعادة تخصيص الموارد.
• شجع الثقافة التي تجعل الإستراتيجية عمل الجميع وتحفز الكفاءة.
• احصل على الأدوات المناسبة لتقديم رؤى سريعة وتوجيه قرارات أفضل.

مع هذا النهج الذي يركز على النتائج ، ستبقى على رأس تحسين التكلفة وتساعد القادة على الاستثمار في الفرص المناسبة لنمو الأعمال.

قراءات أخرى:

أهم 10 مؤشرات أداء رئيسية PMO يجب عليك تتبعها (+ كيفية تتبعها)

تقارير الحالة التنفيذية: 6 أفضل الممارسات لكتابة واحدة