PMOs ที่ประสบความสำเร็จมอบคุณค่าและหลีกเลี่ยงที่นั่งร้อนได้อย่างไร

ภายในชุมชนผู้นำ สัญญาณเตือนมีอยู่ทุกหนทุกแห่ง และมีความรู้สึกที่ชัดเจนในการเปลี่ยนเส้นทางอันเนื่องมาจากแนวโน้มเศรษฐกิจมหภาคในปัจจุบันและอนาคต ในระบบเศรษฐกิจนี้ ทุกเพนนีมีค่า และเริ่มแสดงให้เห็น

มีบางบริษัท เช่น ฟอร์ด ที่เลิกจ้างพนักงานหลายพันคนเพื่อลดต้นทุน

รายงานอื่นๆ ระบุว่าการใช้จ่ายเพื่อการเปลี่ยนแปลงมีแนวโน้มลดลง

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ 73% ของผู้บริหารระดับสูงของ C-suite มีความคิดริเริ่มในการเปลี่ยนแปลงต้นทุนที่กำลังดำเนินการอยู่หรือวางแผนที่จะเปิดตัวในไม่ช้า

อย่างไรก็ตาม พาดหัวข่าวใหญ่เหล่านี้ไม่ได้บอกเรื่องราวทั้งหมดให้คุณฟัง

เมื่อผู้นำธุรกิจพูดถึงการชะลอตัวและการเปลี่ยนแปลงต้นทุน พวกเขาหมายถึงการ รีเซ็ตต้นทุน ในตลาดที่มีการแข่งขันสูงและมีพลวัตในปัจจุบัน ผู้นำได้กลับไปสู่พื้นฐาน พวกเขาเริ่มจัดลำดับความสำคัญของการปรับทรัพยากรใหม่เพื่อรองรับการริเริ่มเชิงกลยุทธ์ใหม่และลงทุนในความสามารถที่ช่วยให้มีความคล่องตัวและการเติบโตในระยะยาว

นั่นหมายความว่าอย่างไรสำหรับผู้นำ ป.ป.ช.

การเปลี่ยนทิศทางในลำดับความสำคัญของ C-suite เรียกร้องให้มีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของ PMO และสิ่งที่คาดหวังจากทีม PMO

ออกไปกับสิ่งเก่า กับสิ่งใหม่ (Mindset)

เราคิดว่าบทบาทของสำนักงานปลัดฯ มีการเปลี่ยนแปลงในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาและจะดำเนินต่อไปในอนาคต สำนักงานปลัดฯ ต้องใส่ใจกับการเปลี่ยนแปลงนี้ เนื่องจากผู้ที่ล้มเหลวในการแสดงให้เห็นว่าตนเป็นมูลค่าเพิ่ม สูญเสียความน่าเชื่อถือ และปิดตัวลงไม่ช้าก็เร็ว

PMOs ที่ส่าย 75% ล้มเหลวในสามปีแรก

ดังที่เราเห็น มีความแตกต่างที่สำคัญสองประการระหว่างบทบาท PMO ในอดีตและอนาคต

PMO แบบดั้งเดิมมีบทบาทในการบริหารมากกว่าโดยเน้นที่ตัวชี้วัดทางยุทธวิธี เช่น กระบวนการจัดการโครงการ มาตรฐาน และการกำกับดูแล พวกเขาติดอยู่ในโหมดออโตไพลอต โดยมุ่งเน้นที่การทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จแทนที่จะดำเนินการในเชิงรุกและแสดงให้เห็นการสนับสนุนคุณค่าของพวกเขา

อย่างไรก็ตาม ในขณะที่การหยุดชะงักอย่างต่อเนื่องทำให้พื้นเพและการแข่งขันรุนแรงขึ้น ผู้นำ PMO รูปแบบใหม่ก็เกิดขึ้น

ผู้นำ PMO ที่ขับเคลื่อน ด้วยผลลัพธ์โดยมุ่งเน้นที่การส่งมอบผลลัพธ์ทางธุรกิจ ผู้นำที่ว่องไวเหล่านี้มีกลยุทธ์ที่มุ่งเน้น ขับเคลื่อนการตัดสินใจโดยการให้ข้อมูลที่ถูกต้องและช่วยให้บริษัทต่างๆ พลิกผันผ่านการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง

แต่ทำไมการรับบทบาทใหม่จึงสำคัญ?

ตามรายงานของ Project Management Institute (PMI) PMO จาก 10% อันดับแรกขององค์กร ได้แก่

• มีแนวโน้มที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพรายได้เป็นสองเท่า
• มีแนวโน้มที่จะดีขึ้นถึงสามเท่าในด้านความพึงพอใจและการได้มาซึ่งลูกค้า

นอกจากนี้ PMO เหล่านี้ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นพันธมิตรที่มีคุณค่าต่อ C-suite โดยปรับกิจกรรมให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ทั่วทั้งองค์กร วัดผลกระทบ และมีอิทธิพลต่อการดำเนินธุรกิจ

เนื่องจากเศรษฐกิจโลกที่ปั่นป่วน ขณะนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ PMOs เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ช่วยผู้นำธุรกิจในการเปลี่ยนแปลง และลงทุนในโอกาสที่มีแนวโน้มมากที่สุด

หมดวันเป็นหมาเฝ้าบ้านแล้ว

มีอะไรมากกว่าแค่การปรับปรุงอัตราความสำเร็จของโครงการและโปรแกรม PMOs จะต้องไม่หยุดยั้งในการส่งมอบมูลค่าทางธุรกิจในขณะที่สร้างสมดุลของทรัพยากรในพอร์ตการลงทุน ดังนั้น ผู้นำ PMO ควรคิดอย่างไรเมื่อสร้าง PMO เชิงกลยุทธ์

ต่อไปนี้คือข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญสี่ประการที่ควรคำนึงถึง:

เข้าไปอยู่ในใจของ CEO และทีมผู้บริหาร

การส่งมอบโครงการที่ไม่มีมูลค่าเชิงกลยุทธ์ไม่ได้ทำให้บริษัทก้าวไปข้างหน้า และล้มเหลวในการดำเนินการตามความคาดหวังของ C-suite รายงานนี้แสดงให้เห็นว่าสองในสามของโครงการไม่สอดคล้องกับลำดับความสำคัญทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์

อย่างไรก็ตาม PMOs อยู่ในตำแหน่งที่ดีในการสร้างความสอดคล้องระหว่างโครงการและกลยุทธ์ที่แข็งแกร่งขึ้นโดยไม่ลืมว่าความคิดริเริ่มแต่ละข้อต้องบรรลุผลอย่างไรเพื่อส่งมอบผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ต้องการ

จากรายงานล่าสุดของ PWC องค์กรที่อยู่ใน 10 อันดับแรกมี PMO ที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กรมากกว่า และได้รับการพิจารณาจากผู้บริหารระดับสูงให้เป็นหุ้นส่วนเชิงกลยุทธ์

คุณจะบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างไร

มุ่งเน้นไปที่การขับเคลื่อนการเจรจาเชิงกลยุทธ์ที่ด้านบนสุดขององค์กร และสร้างพันธมิตรที่แข็งแกร่งกับ C-suite เพื่อทำความเข้าใจเป้าหมายของพวกเขาให้ดีขึ้น

ในการทำเช่นนั้น คุณต้องมีภาพใหญ่เกี่ยวกับวิธีการทำงานของธุรกิจและความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับข้อกังวลหลักของทีมผู้บริหาร

คุณต้องได้รับความรู้เกี่ยวกับองค์กรให้ได้มากที่สุด ซึ่งรวมถึง:

• สินค้า
• บริการ
• ตลาด
• ลูกค้า
• คู่แข่ง
• ความสามารถภายใน

ด้วยเหตุนี้ คุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการเป็นผู้นำการอภิปรายที่เน้นความสำคัญเชิงกลยุทธ์ สร้างผลงานที่มีคุณค่ามากที่สุด และเร่งกระบวนการซื้อเข้า

อย่าหยุดเพียงแค่นั้น เมื่อคุณบรรลุการจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ที่ด้านบนแล้ว คุณควรผลักดันให้ทั่วทั้งองค์กร

สิ่งนี้นำเราไปสู่ความท้าทายครั้งต่อไปที่ผู้นำธุรกิจต้องเผชิญเมื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงองค์กรและการดำเนินการตามกลยุทธ์

การอ่านเพิ่มเติม:

การวางแนวยุทธศาสตร์: ทำไมจึงสำคัญและต้องทำอย่างไร

ดริฟท์เชิงกลยุทธ์: วิธีหลีกเลี่ยงการสูญเสียความได้เปรียบในการแข่งขัน

หยุดการควบคุม เริ่มการทำงานร่วมกัน

ผู้นำ C-suite ที่ต้องการเปิดตัวความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์ใหม่ๆ ได้ค้นพบอุปสรรคใหม่ ซึ่งเป็นการตัดการเชื่อมต่อที่สำคัญระหว่างเป้าหมายและพนักงานที่คาดว่าจะช่วยในการดำเนินการตามกลยุทธ์

ไม่น่าแปลกใจเลย ในรายงานกลยุทธ์ของ Cascade 2022 เราพบว่า:

• 98% ของผู้บริหาร C-suite รู้กลยุทธ์ เทียบกับ 79% ของสมาชิกในทีม
• 84% ของผู้บริหารรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ เทียบกับ 46% ของสมาชิกในทีม

ที่น่าตกใจยิ่งกว่านั้นคือในขณะที่ผู้บริหารระดับ C ถึง 63% มีส่วนร่วมกับกลยุทธ์ทุกสัปดาห์ แต่มีสมาชิกในทีมเพียง 18% เท่านั้นที่ทำเช่นนั้น

เมื่อบริษัทล้มเหลวในการดึงดูดพนักงานและนำผู้คนมารวมกัน แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะโน้มน้าวให้พวกเขายอมรับวิสัยทัศน์ใหม่หรือเปลี่ยนความคิดริเริ่มเมื่อบริษัทของคุณต้องการตอบสนอง

PMO สามารถช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างกลยุทธ์และการดำเนินการได้อย่างไร

ในฐานะผู้นำ PMO คุณมีอำนาจในการ จัดลำดับความสำคัญของการทำงานร่วมกันและการแบ่งปันข้อมูลแบบเปิดที่ อยู่เหนือการควบคุมและโครงสร้างแบบแยกส่วน

ยิ่งคุณให้บริบทเกี่ยวกับความคิดริเริ่มเชิงกลยุทธ์ได้ดีเพียงใด ผู้จัดการคนอื่นๆ และทีมโครงการก็จะยิ่งมีความสามารถในการตัดสินใจและสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร

วัฒนธรรมของบริษัทที่มีการสื่อสารที่โปร่งใสและสม่ำเสมอจะช่วยให้ผู้นำรักษาพนักงานให้สอดคล้องกับลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงไป และช่วยให้พวกเขาเชื่อมโยงกับบทบาทที่สำคัญที่พวกเขามีในการช่วยให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ใหม่

ตามรายงานกลยุทธ์ของ Cascade องค์กรที่มีความพึงพอใจของพนักงานสูงมากคือองค์กรที่พนักงานทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ร่วมกัน ซึ่งหมายความว่าพนักงานมีความเข้าใจที่ชัดเจนมากเกี่ยวกับกลยุทธ์โดยรวมของบริษัท และความพยายามในแต่ละวันของพวกเขามีส่วนช่วยให้บริษัทประสบความสำเร็จได้อย่างไร

นอกจากนี้ยังเป็นไปไม่ได้ที่จะเพิกเฉยต่อผลกระทบของการมีส่วนร่วมของพนักงานที่มีต่อผลการดำเนินธุรกิจ หน่วยธุรกิจที่มีพนักงานที่มีส่วนร่วมสูงสามารถสร้างผลกำไรที่แตกต่างกัน 23%

และนั่นไม่ใช่ทั้งหมด

ตามหลักการแล้ว ผู้นำ PMO จะเชื่อมโยงระหว่าง C-suite และทีมโครงการเพื่อช่วยให้ผู้นำเข้าใจถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในแนวหน้า ผู้เชี่ยวชาญภายในมักจะมีชีพจรเกี่ยวกับความท้าทายในแบบที่บุคลากรระดับบนสุดขององค์กรไม่มี

การส่งเสริมการไหลของข้อมูลแบบสองทางช่วยให้ผู้นำและ PMO สร้างกลยุทธ์ที่ดีขึ้นและระบุข้อจำกัดในการดำเนินโครงการที่เป็นไปได้ก่อนที่สิ่งต่างๆ จะตกต่ำลง

การอ่านเพิ่มเติม:

วิธีการปรับปรุงความโปร่งใสขององค์กร

เหตุใดความเป็นผู้นำในระบอบประชาธิปไตยจึงนำมาซึ่งผลลัพธ์เชิงกลยุทธ์

จ่างช้างในห้อง

ในความพยายามที่จะปรับใช้ SAP Lidl ใช้เงินไป 500 ล้านยูโรก่อนที่จะยอมรับว่าโครงการนี้เป็นความล้มเหลวอย่างสมบูรณ์ เกิดอะไรขึ้น?

เหตุผลหนึ่งก็คือพวกเขาไม่รู้จักข้อกำหนดของระบบใหม่ก่อนเริ่มโครงการ แทนที่จะยกเลิกโครงการในขณะที่ยังมีเวลา พวกเขาตัดสินใจปิดช่องว่างความต้องการโดยพยายามปรับแต่งซอฟต์แวร์ให้ตรงกับกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ พวกเขาประเมินความซับซ้อนของเทคโนโลยีต่ำไปอย่างสิ้นเชิง

ใช้เวลา 7 ปีกว่าที่โครงการจะสิ้นสุด ในท้ายที่สุด Lidl สูญเสียเงินและเวลาอันมีค่า ซึ่งอาจลงทุนในโครงการอื่น ๆ และปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม

ทางออกคืออะไร?

Jack Duggal อธิบายถึงความสำคัญของการยอมรับความล้มเหลวในหนังสือของเขา The DNA of Strategy Execution: "หากองค์กรไม่สามารถเรียนรู้ที่จะล้มเหลวได้อย่างรวดเร็วและรอบคอบ มันก็จะล้มเหลวในการเรียนรู้ และหากวันนี้ล้มเหลวในการเรียนรู้ สักวันหนึ่งใน ในอนาคต บทเรียนสำคัญๆ บางอย่างจะถูกบังคับให้ทำ—ส่งผลเสียต่อผลกำไร”

ผู้นำ PMO ที่ยอดเยี่ยมจะต้องสามารถท้าทายทีมผู้บริหารได้อย่างมั่นใจและนำการสนทนาที่ไม่สบายใจขึ้นมา เมื่อคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ผันผวน คุณต้องระแวดระวังเพื่อรับรู้โครงการที่มีประสิทธิภาพต่ำ และระบุว่ายังคงสอดคล้องกับกลยุทธ์โดยรวมหรือไม่ แนวทางที่คล่องตัวนี้จะช่วยคุณป้องกันการสูญเสียเงินในโครงการที่ล้มเหลว และจัดสรรทรัพยากรใหม่ให้กับความคิดริเริ่มที่มีแนวโน้มมากขึ้น

การอ่านเพิ่มเติม:

กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงเชิงกลยุทธ์ (พร้อมตัวอย่าง)

ปัญหาที่ซับซ้อนและซับซ้อน: อะไรคือความแตกต่าง? (ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ)

ลองดูกองเทคโนโลยีของคุณอย่างละเอียด

นี่เป็นโอกาสที่ดีในการประเมินว่าคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมหรือไม่ นี่คือคำถามที่คุณควรถาม:

• ฉันมีเครื่องมือที่ช่วยระบุพอร์ตโฟลิโอที่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพและโครงการที่ล้มเหลวได้ทันเวลาหรือไม่
• เราสามารถเปลี่ยนทรัพยากรได้อย่างง่ายดายตามลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงไปหรือไม่?
• ทีมงานของเราสามารถเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อการตัดสินใจได้เร็วขึ้นหรือไม่?
• ฉันมีเทคโนโลยีและเครื่องมือที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของฉันหรือไม่?

ในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน การ มองเห็น มีความสำคัญต่อการเปิดใช้งานข้อมูลเชิงลึกที่สามารถแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลายตั้งแต่สมาชิกในทีมจนถึงระดับผู้บริหาร

อย่างไรก็ตาม ปัญหาคือทีม PMO ส่วนใหญ่ยังคงทำงานกับเครื่องมือมากมาย รวมถึง PowerPoint, สเปรดชีต Excel และเครื่องมือการจัดการโครงการขั้นพื้นฐาน เช่น MS Project หรือ Asana แม้จะเก่งในการจัดการแต่ละโครงการ แต่เครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้ให้มุมมองระดับบนสุดของประสิทธิภาพของพอร์ตโครงการ

พวกเขาล็อกงานไว้เป็นกอง และองค์กรก็มองไม่เห็นว่าใครกำลังทำอะไร นี่เป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการจัดการการพึ่งพาซึ่งกันและกันอย่างมีประสิทธิภาพและมอบผลประโยชน์ที่คาดหวัง

คุณไม่สามารถขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่เปลี่ยนเกมด้วยเทคโนโลยีของเมื่อวาน—แค่ถาม Kodak, Xerox และ Blockbuster เมื่อมี Disruptors ที่เร็วและคล่องตัวขึ้นปรากฏขึ้น บริษัทเหล่านี้ก็ตอบสนองได้ไม่เร็วพอ โดยเลือกที่จะพึ่งพาสิ่งที่เคยได้ผลมาโดยตลอด

ในตอนนี้ อดีตไททันอุตสาหกรรมเหล่านี้เป็นเพียงเรื่องเล่าเตือนถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้นหากคุณล้มเหลวในการพัฒนา

ทางออกคืออะไร?

สร้างกรณีศึกษาสำหรับเทคโนโลยีใหม่ที่สนับสนุนการจัดการพอร์ตโครงการและขับเคลื่อนการดำเนินการตามกลยุทธ์ทั่วทั้งองค์กร

เครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณสร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับพอร์ตโฟลิโอขององค์กร และนั่นไม่ใช่ทั้งหมด คุณสามารถที่จะ:

• ให้ความโปร่งใสมากขึ้นในงานพอร์ตโครงการที่เกิดขึ้น
• หลีกเลี่ยงการสูญเสียเงินที่มีมูลค่าต่ำ ความพยายามซ้ำซ้อน และการใช้งบประมาณเกินกำลัง
• แสดงให้เห็นถึงผลกระทบเชิงบวกของพอร์ตโฟลิโอที่มีต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ
• ปรับปรุงกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีข้อมูลที่ทันสมัยและเป็นปัจจุบันที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจ
• เพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรกับโครงการที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด แม้จะเลื่อนลำดับความสำคัญก็ตาม

พร้อมที่จะค้นพบโซลูชันการจัดการพอร์ตโครงการที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณแล้วหรือยัง เราได้รวบรวมและวิเคราะห์ 7 ตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับผู้นำ PMO และผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอในปี 2022 ตรวจสอบได้ที่นี่

PMOs ต้องดำเนินการตามมูลค่าอย่างต่อเนื่อง

ในระยะยาว วิธีเก่าในการดูบทบาทของ PMO ในการดำเนินการตามกลยุทธ์อาจส่งผลกระทบโดยตรงและอาจส่งผลเสียต่อความสามารถในการทำกำไรของบริษัท ส่วนแบ่งการตลาด และแม้กระทั่งการมีอยู่ของมัน

จุดประสงค์ของผู้นำ PMO คือการสร้างมูลค่าให้กับธุรกิจ แทนที่จะเลือกช่องทำเครื่องหมายและคิดถึงกระบวนการที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องมุ่งเน้นที่การส่งมอบคุณค่าในจุดที่สำคัญ—ในบรรทัดล่างสุด หากปราศจากการยอมรับนี้ PMOs จะไม่เกี่ยวข้องและบริหารจัดการ

คุณควรคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้หากคุณต้องการก้าวไปไกลกว่าบทบาทผู้นำ PMO แบบดั้งเดิมและกลายเป็นหุ้นส่วนเชิงกลยุทธ์:

• จัดลำดับความสำคัญของโครงการและการจัดสรรทรัพยากรให้ สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ของ C-suite และหลักสูตรที่ถูกต้องตามความจำเป็น
• ปรับปรุงการจัดตำแหน่งเชิงกลยุทธ์ จากบนลงล่างและล่างขึ้นบน
• ยอมรับความล้มเหลว ในการกำจัดกลยุทธ์ที่สิ้นสุดและจัดสรรทรัพยากรใหม่
• ส่งเสริมวัฒนธรรม ที่สร้างกลยุทธ์ให้กับธุรกิจของทุกคนและขับเคลื่อนประสิทธิภาพ
• รับเครื่องมือที่เหมาะสม เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกอย่างรวดเร็วและเป็นแนวทางในการตัดสินใจที่ดีขึ้น

ด้วยแนวทางที่เน้นผลลัพธ์นี้ คุณจะอยู่เหนือการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนและช่วยให้ผู้นำลงทุนในโอกาสที่เหมาะสมสำหรับการเติบโตทางธุรกิจ

การอ่านเพิ่มเติม:

KPI 10 อันดับแรกของ PMO ที่คุณควรติดตาม (+ วิธีติดตาม)

รายงานสถานะผู้บริหาร: 6 แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนหนึ่ง