Como manter seu projeto no caminho certo com relatórios de status do projeto?

O polímata dos tempos antigos anotava suas descobertas, invenções e reflexões por escrito no papel. Até certo ponto, eu diria que o mesmo vale para o status do projeto – ou projetos nesse sentido. Você já se deparou com as 7.000 páginas do caderno de Leonardo da Vinci que contêm suas ideias? (Certo?)

Ele era um homem solitário trabalhando em sua criatividade, então exibiu seu trabalho criptografado e codificado que ainda interessa e confunde os humanos.

Nós, no entanto, percorremos um longo caminho desde o trabalho solo. As pessoas tendem a trabalhar em grandes organizações, equipes e grupos. As formas antediluvianas* de fazer anotações e enviar memorandos manuscritos foram substituídas por uma comunicação rápida e integrada à tecnologia.

Imagine Leonardo da Vinci como seu mentor. Estaríamos todos coçando a cabeça (embora com admiração) e não chegaríamos a lugar nenhum.

Não temos tempo para notas criptografadas neste mundo veloz Leonardo! Precisamos de uma atualização de status clara em intervalos regulares de onde o trabalho está atualmente para que possamos seguir em frente. Deixe-me ter um rápido relatório de status do projeto, por favor, Danke schon!

O que é um Relatório de Status? Por que você precisa se preocupar com isso?

Um relatório de status é basicamente atualizar cada um relacionado ao projeto com o status quo e o progresso até o momento. É um meio de comunicação conciso, mas detalhado. No entanto, para que os relatórios de status funcionem de forma eficaz, você precisa ser consistente, regular e conciso (manter todos atentos!)

Para projetos de longo prazo, seus relatórios podem ser mensais ou trimestrais. Para projetos curtos, pode ser semanal. Aqui estão os benefícios do relatório de status:

• Um relatório de status faz parte dos processos de controle e monitoramento do acompanhamento do projeto . É uma maneira de manter um controle, de deixar sua equipe saber que você está ciente do que está acontecendo e para onde as coisas estão indo.
• Aumenta, agiliza e simplifica a comunicação entre a organização – mantendo todos informados.
• Crie responsabilidades entre os membros da equipe, com um Relatório de Status para aumentar o desempenho e a produtividade. Um senso de propriedade é necessário não apenas para fazer com que todos se sintam parte da equipe, mas para tirar o máximo proveito de suas capacidades.
• Os relatórios de status são uma ferramenta poderosa para manter todas as partes interessadas e clientes informados também. Aqueles junto com sua equipe podem obter um conhecimento claro das tarefas realizadas, questões a serem abordadas, riscos, cronogramas e orçamentos e a forma geral do projeto.
• Com cada pessoa trabalhando individualmente e em grupos menores para atingir o objetivo final, pode fazer com que todos percam o contato com o quadro maior. Um relatório de status pode aumentar a visibilidade de todos na equipe; dar uma visão do trabalho para projetar estratégias futuras.
• Quer uma camada extra de controle sobre seu projeto? Jogue um relatório de status na mistura e você terá. Ele permite que você, como gerente, tenha uma visão panorâmica do progresso, inércia, desempenho dos funcionários e quaisquer discrepâncias.
• Você pode extrapolar, vislumbrar, planejar e, em seguida, replanejar com base para tornar seu projeto um sucesso eventual para superar as metas previamente estabelecidas. Uma excelente oportunidade para aprender e melhorar a si mesmo, sua equipe e seu projeto.
• Em vez de atender à solicitação de atualização de cada membro da equipe separadamente, crie um relatório de status para que todos saibam do progresso de cada um e quais áreas precisam de mais trabalho e tempo.
• Isso pode servir como uma chance para você mostrar suas habilidades como gerente empreendedor. Informe a todos sobre quaisquer atrasos e o motivo por trás disso. Você poderá responder a todas as perguntas que todos terão para você como gerente - você já estará à frente do jogo.

Como escrever um relatório de status do projeto?

Deixe-nos apresentar a você alguns dos componentes essenciais para o seu próximo relatório de status.

Tenha em mente que você pode ter que enviar um relatório de progresso com bastante frequência durante o mesmo projeto. Portanto, não seria apenas conveniente para você, mas facilmente compreensível para sua equipe e clientes, se você mantivesse um padrão consistente para seu Relatório de Status.

Existem modelos disponíveis que você pode usar para criar um Relatório de Status. No entanto, seria de seu interesse personalizar os modelos de acordo com suas necessidades e requisitos.

1. Nome do projeto/Título do Relatório/Nome do Cliente

Os membros de sua equipe podem estar envolvidos em mais de um projeto em sua organização. Portanto, seria uma boa ideia mencionar claramente o nome do projeto como título do Relatório. Ou você pode incluir o nome do cliente e quem é o gerente. Dessa forma, todos estariam na mesma página. Não cometa o erro de presumir que todos, especialmente todas as partes interessadas, estão familiarizados com todas as informações.

2. Resumo do Projeto

Seria uma boa ideia lembrar a todos o objetivo/objetivo geral do projeto, para alinhar o interesse de todos no que precisa ser realizado a longo prazo.

3. Projeto dentro ou fora do caminho/ Saúde do projeto?

Uma rápida revisão sobre se o status do projeto até agora (ou durante a sessão de relatório anterior) saiu dos trilhos para chegar ao fim pretendido. Isso divulgará a informação se o projeto está de acordo com os objetivos de longo ou curto prazo. Isso indicaria a saúde geral do seu trabalho.

4. Atividades até o momento, marcos/entregas

Inclua os marcos pelos quais a equipe passou com sucesso durante o desenvolvimento do projeto até agora. Isso seria uma fonte de motivação para a equipe e uma atualização sobre as realizações até agora.

5. Atividades a seguir

Faça com que todos estejam cientes dos marcos que precisam ser alcançados. Isso deve incluir principalmente as tarefas que devem ser executadas e concluídas antes que o próximo Relatório de Status chegue aos computadores de todos. Isso foi que todos na equipe podem definir suas mentes para a próxima coisa em sua lista de trabalho.

6. Problemas ou Desafios

Esta seria uma grande chance de relatar a todos os soluços ou os maiores desafios enfrentados no projeto. Manter o controle de todos os problemas regularmente é uma maneira mais inteligente de erradicá-los. Identifique os obstáculos, lide com eles e remova-os do seu caminho. Faça isso antes que se acumule e se torne um grande obstáculo – o status do seu projeto reporta sua arma secreta para conseguir isso.

7. Vincular Ferramenta e Documentos Importantes

Como todos em uma equipe terão tarefas atribuídas a eles individualmente, eles podem querer visualizar os detalhes de sua tarefa específica. Já que você não colocará os detalhes do projeto completo no relatório de status; adicione links para os documentos e ferramentas associados nos campos relevantes. Esta será uma maneira rápida e elegante de colocar em um relatório conciso.

8. Próximos marcos

Escreva uma lista dos marcos que você, como gerente de projeto, espera de sua equipe. Seria uma boa idéia especificar a hora, data e dia para essas tarefas. Isso manteria para identificar sua linha do tempo e fazê-lo de acordo.

Algumas Práticas para Orientação Adicional

· Criar um rascunho, editar e enviar

Crie um rascunho para o seu Relatório de Status, como acontece com tudo o que normalmente é necessário escrever. Volte ao seu rascunho depois de um tempo e edite-o.

· Atenha-se ao formato

Novamente, certifique-se de ser consistente com o formato e o visual que você está usando para seu relatório de status. Seria mais fácil de entender e inconscientemente ficaria com quem o lesse várias vezes.

· Atenha-se às métricas

O ponto acima também deve incluir a decisão sobre as métricas ou unidades de critério que você mediria para exibir em seu relatório.

· Atenha-se ao Método de Entrega

Escolha o método de entrega para o seu relatório de status. Use um método que seja conveniente para todos para aumentar as chances de ser lido.

· Faça um One-Pager

Mantenha simples! Não o torne incompreensível. Tente restringir seu relatório a apenas uma página.

· Dupla verificação

Antes de enviar o Relatório de Status, certifique-se de verificar tudo nele – você não quer enviar nenhuma informação errada e ter que enviar correções. Isso, sem dúvida, aumentaria seu trabalho e prejudicaria sua posição como um líder de equipe de projeto assíduo e diligente.

Verifique tudo duas vezes!

· Usar ferramentas de gerenciamento de projetos

Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos geram o relatório de status atual do seu projeto. Você economizaria muito tempo para integrar essas ferramentas em seu gerenciamento de projetos.

· Peça Feedback

Seria uma ótima ideia de sua parte se você pedisse educadamente feedback da equipe e das partes interessadas sobre o Relatório de Status. Isso não apenas mostraria iniciativa, mas também faria todo o relatório parecer menos eletrônico e automatizado para criar uma sensação de aliança.

Itens adicionais/opcionais

Além de todas as atividades necessárias/críticas e do progresso do projeto, tente incluir outros itens que você possa considerar.

Como em qualquer outro relatório, o uso de recursos visuais é extremamente eficaz. Faça uso de tabelas, gráficos, tabelas para mostrar para torná-lo mais compreensível e fácil de ler. Quem está lendo seu relatório gostaria de lê-lo em pouco tempo; os visuais são um ótimo assistente para isso.

O que não incluir

• Não adicione perguntas — é o relatório do seu projeto! Deixe as perguntas para quaisquer outras reuniões de escritório que você realizar.
• Não use um excesso de palavras. Ser conciso!
• Evite quaisquer frases ou pontos discursivos em seu relatório de status do projeto.
• Mesmo se você estiver mencionando um grande revés no relatório, não jogue sombra. Um relatório de status não é um lugar para expressar sua desaprovação.

Você conseguiu agora!

Acreditamos que, armado com essas informações agora, você está pronto para fazer um ótimo Relatório de Status agora. Seja o Leonardo da Vinci de hoje - crie sua obra-prima!