Comment garder votre projet sur la bonne voie avec les rapports sur l'état du projet ?

Le polymathe des temps anciens notait ses découvertes, ses inventions et ses réflexions par écrit sur papier. Dans une certaine mesure, je dirais qu'il en va de même pour le statut de projet – ou de projets d'ailleurs. Avez-vous déjà rencontré les 7000 pages du carnet de Léonard de Vinci qui contiennent ses idées ? (Droit?)

C'était un homme solitaire travaillant sur sa créativité, il a donc présenté son travail crypté et codé qui intéresse et déroute toujours les humains.

Cependant, nous avons parcouru un long chemin depuis le travail en solo. Les gens ont tendance à travailler dans de grandes organisations, équipes et groupes. Les méthodes antédiluviennes* de prise de notes et d'envoi de mémos manuscrits ont été remplacées par une communication rapide intégrée à la technologie.

Imaginez que Léonard de Vinci soit votre mentor. Nous serions tous en train de nous gratter la tête (même si nous étions émerveillés) et nous n'irions nulle part.

Nous n'avons pas le temps pour les notes cryptées dans ce monde en évolution rapide Leonardo ! Nous avons besoin d'une mise à jour claire à intervalles réguliers de l'état actuel du travail afin que nous puissions passer à autre chose. Laissez-moi avoir un rapport rapide sur l'état du projet s'il vous plaît, Danke schon !

Qu'est-ce qu'un rapport d'état ? Pourquoi avez-vous besoin de vous en occuper ?

Un rapport d'état consiste essentiellement à mettre à jour tous ceux liés au projet avec le statu quo et les progrès réalisés jusqu'à présent. C'est un moyen de communication concis mais détaillé. Cependant, pour que les rapports d'état fonctionnent efficacement, vous devez être cohérent, régulier et concis (Gardez tout le monde sur ses gardes !)

Pour les projets à long terme, vos rapports peuvent être mensuels ou trimestriels. Pour les projets courts, cela peut être hebdomadaire. Voici les avantages du rapport d'état :

• Un rapport d'état fait partie des processus de contrôle et de surveillance du suivi de projet . C'est un moyen de garder un onglet, de faire savoir à votre équipe que vous êtes conscient de ce qui se passe et de la direction que prennent les choses.
• Il augmente, accélère et simplifie la communication au sein de l'organisation - en gardant tout le monde informé.
• Créez une responsabilisation parmi les membres de l'équipe, avec un rapport d'état pour augmenter les performances et la productivité. Un sentiment d' appartenance est nécessaire non seulement pour que chacun se sente intégré à l'équipe, mais aussi pour tirer le meilleur parti de ses capacités.
• Les rapports d'état sont également un outil puissant pour tenir tous vos intervenants et clients au courant. Ceux-ci et votre équipe peuvent acquérir une connaissance claire des tâches accomplies, des problèmes à résoudre, des risques, de la planification et des budgets et de la forme générale du projet.
• Avec chaque personne travaillant individuellement et en petits groupes pour atteindre l'objectif ultime, tout le monde peut perdre le contact avec la situation dans son ensemble. Un rapport d'état peut améliorer la visibilité de tous les membres de l'équipe ; donner un aperçu du travail pour projeter les stratégies futures.
• Vous voulez un niveau de contrôle supplémentaire sur votre projet ? Jetez un rapport d'état dans le mélange et vous l'aurez. Il vous permet, en tant que manager, d'avoir une vue d'ensemble sur l'avancement, l'inertie, la performance des collaborateurs et les éventuels écarts.
• Vous pouvez extrapoler, imaginer, planifier puis replanifier pour faire de votre projet un succès éventuel afin de dépasser les objectifs précédemment fixés. Une excellente occasion d' apprendre et de vous améliorer, ainsi que votre équipe et votre projet.
• Au lieu de répondre à la demande de mise à jour de chaque membre de l'équipe séparément, créez un rapport d'état pour informer chacun des progrès de chacun et des domaines qui nécessitent plus de travail et de temps.
• Cela pourrait vous permettre de mettre en valeur vos compétences en tant que gestionnaire entreprenant. Informez tout le monde de tout retard et de la raison derrière cela. Vous pourrez répondre à toutes les questions que tout le monde se posera pour vous en tant que manager - vous aurez déjà une longueur d'avance.

Comment rédiger un rapport sur l'état d'un projet ?

Laissez-nous vous présenter quelques éléments essentiels pour votre prochain état des lieux.

Gardez à l'esprit que vous devrez peut-être envoyer un rapport d'avancement assez souvent au cours d'un même projet. Il serait donc non seulement pratique pour vous, mais facilement compréhensible pour votre équipe et vos clients, de conserver un modèle cohérent pour votre rapport de statut.

Il existe des modèles que vous pouvez utiliser pour créer un rapport d'état. Cependant, il serait dans votre intérêt de personnaliser les modèles en fonction de vos besoins et de vos exigences.

1. Nom du projet/Titre du rapport/Nom du client

Les membres de votre équipe peuvent être engagés dans plus d'un projet dans votre organisation. Ce serait donc une bonne idée de mentionner clairement le nom du projet comme titre du rapport. Ou vous pouvez inclure le nom du client et qui est le gestionnaire. De cette façon, tout le monde serait sur la même page. Ne commettez pas l'erreur de supposer que tout le monde, en particulier toutes les parties prenantes, connaît toutes les informations.

2. Résumé du projet

Ce serait une bonne idée de rappeler à chacun le but général du projet, afin d'aligner l'intérêt de chacun sur ce qui doit être accompli à long terme.

3. Projet en bonne voie ou hors piste / État de santé du projet ?

Un examen rapide pour savoir si l'état du projet jusqu'à présent (ou lors de la session de rapport précédente) a déraillé par rapport à la fin prévue. Cela diffusera l'information si le projet est conforme aux objectifs à long terme ou à court terme. Cela indiquerait la santé globale de votre travail.

4. Activités à ce jour, jalons/livrables

Incluez les pierres de touche que l'équipe a franchies avec succès pendant le développement du projet jusqu'à présent. Ce serait une source de motivation pour l'équipe et une mise à jour sur les réalisations jusqu'à présent.

5. Activités à venir

Informez tout le monde des étapes à franchir. Cela devrait principalement inclure les tâches qui doivent être effectuées et terminées avant que le prochain rapport d'état n'atteigne les ordinateurs de tout le monde. C'était tout le monde dans l'équipe qui pouvait se décider pour la prochaine chose sur sa liste de travail.

6. Problèmes ou défis

Ce serait une excellente occasion de raconter à tout le monde les contretemps ou les plus grands défis rencontrés dans le projet. Garder une trace de tous les problèmes régulièrement est un moyen plus intelligent de les éradiquer. Identifiez les barrages routiers, traitez-les et éloignez-les de votre route. Faites-le avant qu'il ne s'accumule et ne devienne un obstacle majeur - le rapport sur l'état de votre projet est votre arme secrète pour y parvenir.

7. Liez l'outil et les documents importants

Étant donné que tous les membres d'une équipe se verront attribuer des tâches individuellement, ils voudront peut-être afficher les détails de leur tâche spécifique. Étant donné que vous n'indiquerez pas les détails du projet complet dans le rapport d'état ; ajouter des liens vers les documents et outils associés dans les champs concernés. Ce sera un moyen rapide et astucieux de placer dans un rapport par ailleurs concis.

8. Jalons à venir

Rédigez une liste des jalons que vous, en tant que chef de projet, attendez de votre équipe. Il serait bon de préciser l'heure, la date et le jour de ces tâches. Cela permettrait d'identifier leur calendrier et de le faire en conséquence.

Quelques pratiques pour des conseils supplémentaires

· Créer un brouillon, le modifier et l'envoyer

Créez un brouillon pour votre rapport d'état, comme pour tout ce que l'on doit habituellement écrire. Revenez à votre brouillon après un certain temps et modifiez-le.

· Respectez le format

Encore une fois, assurez-vous d'être cohérent avec le format et le visuel que vous utilisez pour votre rapport d'état. Ce serait plus facile à comprendre et collerait inconsciemment à celui qui le lit plusieurs fois.

· Tenez-vous en aux métriques

Le point ci-dessus devrait également inclure le choix des critères de mesure ou des unités que vous mesureriez à afficher sur votre rapport.

· Respectez le mode de livraison

Faites votre choix de la méthode de livraison pour votre rapport d'état. Utilisez une méthode qui convient à tout le monde pour augmenter les chances qu'il soit lu.

· Faites-en un One-Pager

Rester simple! Ne le rendez pas incompréhensible. Essayez de limiter votre rapport à une seule page.

· Revérifier

Avant d'envoyer le rapport d'état, assurez-vous de tout vérifier - vous ne voulez pas envoyer d'informations erronées et devoir ensuite envoyer des corrections. Cela augmenterait sans aucun doute votre travail et gâcherait votre statut de chef d'équipe de projet assidu et diligent.

Vérifiez tout !

· Utiliser les outils de gestion de projet

De nombreux outils de gestion de projet génèrent le rapport d'état actuel de votre projet. Cela vous ferait gagner beaucoup de temps à intégrer de tels outils dans votre gestion de projet.

· Demandez des commentaires

Ce serait une bonne idée de votre part si vous demandiez poliment des commentaires à l'équipe et aux parties prenantes sur le rapport de situation. Cela ferait non seulement preuve d'initiative, mais rendrait également l'ensemble du rapport moins électronique et automatisé pour créer un sentiment d'alliance.

Éléments supplémentaires/facultatifs

En plus de toutes les activités requises/critiques et de l'avancement du projet, essayez d'inclure tout autre élément que vous pourriez envisager.

Comme pour tout autre rapport, l'utilisation de visuels est extrêmement efficace. Utilisez des tableaux, des graphiques, des tableaux à montrer pour le rendre plus compréhensible et facile à lire. Celui qui lit votre rapport voudrait le lire en peu de temps ; les visuels sont un excellent assistant pour cela.

Ce qu'il ne faut pas inclure

• N'ajoutez aucune question, c'est le rapport de votre projet ! Laissez les questions pour toutes les autres réunions de bureau que vous détenez.
• N'utilisez pas un excès de mots. Soyez concis !
• Évitez les phrases ou les points discursifs dans votre rapport sur l'état d'avancement du projet.
• Même si vous mentionnez un revers majeur dans le rapport, ne faites pas d'ombre. Un rapport d'état n'est pas un endroit pour exprimer votre désapprobation.

Vous l'avez maintenant !

Nous pensons que, armé de ces informations maintenant, vous êtes prêt à faire un excellent rapport de situation maintenant. Devenez le Léonard de Vinci d'aujourd'hui - créez votre chef-d'œuvre !