Cum să vă mențineți proiectul pe drumul cel bun cu rapoartele de stare a proiectului?

Polimaticii vremurilor de demult își notau descoperirile, invențiile și meditațiile în scris pe hârtie. Într-o oarecare măsură, aș spune că același lucru este valabil și pentru statutul proiectului – sau proiecte, de altfel. Ați întâlnit vreodată cele 7000 de pagini de caiet ale lui Leonardo da Vinci care conțin ideile sale? (Dreapta?)

Era un om singuratic care lucra la creativitatea sa, așa că și-a prezentat munca criptată și codificată, care încă îi interesează și îi derută pe oameni.

Noi, totuși, am parcurs un drum lung de a lucra solo. Oamenii tind să lucreze în organizații mari, echipe și grupuri. Modalitățile antediluviane* de a lua notițe și de a trimite note scrise de mână au fost înlocuite cu o comunicare rapidă integrată în tehnologie.

Imaginează-ți că Leonardo da Vinci este mentorul tău. Ne-am scărpina cu toții în cap (deși, cu uimire) și n-am ajunge nicăieri.

Nu avem timp pentru note criptate în această lume în mișcare rapidă Leonardo! Avem nevoie de actualizarea clară a stării la intervale regulate a locului în care se află activitatea în prezent, astfel încât să putem trece mai departe. Dați-mi un raport rapid de stare a proiectului, vă rog, Danke schon!

Ce este un raport de stare? De ce ai nevoie să te zgâriești?

Un raport de stare este, practic, pentru a actualiza toate cele legate de proiect cu status quo-ul și progresul de până acum. Este un mijloc de comunicare concis, dar detaliat. Cu toate acestea, pentru ca rapoartele de stare să funcționeze eficient, trebuie să fii consecvent, regulat și concis (Ține-i pe toți atenți!)

Pentru proiectele de lungă durată, rapoartele dvs. pot fi lunare sau trimestriale. Pentru proiecte scurte, poate fi săptămânal. Iată beneficiile raportului de stare:

• Un raport de stare face parte din procesele de control și monitorizare ale urmăririi proiectelor . Este o modalitate de a ține evidența, de a informa echipa ta, că ești conștient de ceea ce se întâmplă și încotro se îndreaptă lucrurile.
• Mărește, simplifică și simplifică comunicarea între organizație – ținând pe toată lumea informată.
• Creați responsabilitate în rândul membrilor echipei, cu un raport de stare pentru a crește performanța și productivitatea. Un sentiment de proprietate este necesar nu doar pentru a-i face pe toți să se simtă parte a echipei, ci și pentru a profita la maximum de capacitățile lor.
• Rapoartele de stare sunt un instrument puternic pentru a menține toate părțile interesate și clienții dvs. la curent. Cei împreună cu echipa dvs. pot obține o cunoaștere clară a sarcinilor îndeplinite, problemelor de abordat, riscuri, programare și bugete și forma generală a proiectului.
• Cu fiecare persoană care lucrează individual și în grupuri mai mici pentru a atinge scopul final, poate face pe toată lumea să piardă legătura cu imaginea de ansamblu. Un raport de stare poate spori vizibilitatea tuturor din echipă; oferiți o perspectivă asupra activității de proiectare a strategiilor viitoare.
• Doriți un nivel suplimentar de control asupra proiectului dvs.? Aruncă un raport de stare în amestec și îl vei avea. Vă permite, în calitate de manager, o perspectivă de ansamblu asupra progresului, inerției, performanței angajaților și a oricăror discrepanțe.
• Puteți să extrapolați, să vă imaginați, să planificați și apoi să re-planificați în baza pentru a face din proiectul dvs. un eventual succes pentru a depăși obiectivele stabilite anterior. O șansă excelentă de a învăța și de a te îmbunătăți pe tine, echipa și proiectul tău.
• În loc să răspundeți separat la cererea de actualizare a fiecărui membru al echipei, creați un raport de stare pentru a-i informa pe toți despre progresul celuilalt și despre ce domenii au nevoie de mai multă muncă și timp.
• Acest lucru ar putea servi ca o șansă pentru a vă prezenta abilitățile de manager întreprinzător. Faceți-i pe toți conștienți de eventualele întârzieri și de ce din spatele acestora. Veți putea răspunde la toate întrebările pe care toată lumea le va avea pentru dvs. în calitate de manager - veți fi deja înaintea jocului.

Cum se scrie un raport de stare a proiectului?

Permiteți-ne să vă prezentăm câteva dintre componentele esențiale pentru următorul dvs. raport de stare.

Rețineți că poate fi necesar să trimiteți un raport de progres destul de des în timpul aceluiași proiect. Așadar, ar fi nu doar convenabil pentru dvs., ci și ușor de înțeles pentru echipa și clienții dvs. dacă păstrați un model consecvent pentru Raportul de stare.

Există șabloane disponibile pe care le puteți utiliza pentru a crea un raport de stare. Cu toate acestea, ar fi în interesul dvs. să personalizați șabloanele conform nevoilor și cerințelor dvs.

1. Numele proiectului/Titlul raportului/Numele clientului

Membrii echipei dvs. ar putea fi implicați în mai multe proiecte în organizația dvs. Așa că ar fi o idee bună să menționăm clar numele proiectului ca titlu al Raportului. Sau puteți include numele clientului și cine este managerul. Astfel, toată lumea ar fi pe aceeași pagină. Nu faceți greșeala de a presupune că toată lumea, în special toate părțile interesate, este familiarizată cu toate informațiile.

2. Rezumatul proiectului

Ar fi o idee bună să reamintim tuturor de scopul/obiectivul general al proiectului, pentru a alinia interesul tuturor asupra a ceea ce trebuie realizat pe termen lung.

3. Proiect pe sau în afara pistei/ Sănătatea proiectului?

O analiză rapidă a faptului dacă stadiul proiectului până în prezent (sau în timpul sesiunii de raportare anterioară) a ieșit din calea îndreptării către finalul prevăzut. Aceasta va disemina informațiile dacă proiectul este în concordanță cu obiectivele pe termen lung sau pe termen scurt. Acest lucru ar indica starea generală de sănătate a muncii dvs.

4. Activități până acum, repere/livrabile

Includeți pietrele de încercare pe lângă care echipa a trecut cu succes în timpul dezvoltării proiectului până acum. Aceasta ar fi o sursă de motivație pentru echipă și o actualizare a realizărilor de până acum.

5. Activities Up Next

Faceți-i pe toți conștienți de reperele care trebuie îndeplinite. Aceasta ar trebui să includă în principal sarcinile care trebuie efectuate și finalizate înainte ca următorul Raport de stare să ajungă pe computerele tuturor. Asta înseamnă că toți cei din echipă își pot pune mințile pentru următorul lucru de pe lista lor de lucru.

6. Probleme sau provocări

Aceasta ar fi o șansă grozavă de a raporta tuturor sughițurile sau provocările mai mari cu care se confruntă în proiect. Urmărirea în mod regulat a tuturor problemelor este o modalitate mai inteligentă de a le eradica. Identificați blocajele rutiere, rezolvați-le și scoateți-le din drum. Faceți asta înainte de a se acumula și de a deveni un obstacol major – raportați starea proiectului dumneavoastră despre arma secretă pentru a realiza asta.

7. Conectați instrumentul și documentele importante

Deoarece toată lumea dintr-o echipă va avea sarcini atribuite individual, ar putea dori să vadă detaliile sarcinii lor specifice. Deoarece nu veți introduce detaliile proiectului complet în raportul de stare; adăugați link-uri către documentele și instrumentele asociate în câmpurile relevante. Acesta va fi un mod rapid și ingenios de a plasa într-un raport altfel concis.

8. Repere viitoare

Scrieți o listă cu reperele pe care le așteptați, ca manager de proiect, de la echipa dumneavoastră. Ar fi o idee bună să specificați ora, data și ziua pentru aceste sarcini. Asta ar continua să identifice cronologia lor și să o facă în consecință.

Câteva practici pentru îndrumări suplimentare

· Creați o schiță, editați și trimiteți

Creați o schiță pentru raportul dvs. de stare, așa cum se întâmplă cu orice altceva trebuie să scrieți de obicei. Reveniți la schița după un timp și editați-o.

· Respectați formatul

Din nou, asigurați-vă că sunteți în concordanță cu formatul și cu elementele vizuale pe care le utilizați pentru raportul de stare. Ar fi mai ușor de înțeles și ar rămâne inconștient cu oricine îl citește de mai multe ori.

· Respectați valorile

Punctul de mai sus ar trebui să includă, de asemenea, decizia asupra criteriilor sau unităților pe care le-ați măsura pentru a le afișa în raport.

· Respectați metoda de livrare

Alegeți metoda de livrare a raportului dvs. de stare. Utilizați o metodă convenabilă pentru toată lumea pentru a crește șansele de a fi citită.

· Faceți-l un One-Pager

Nu te complica! Nu-l face de neînțeles. Încercați să limitați raportul la o singură pagină.

· Verificați dublu

Înainte de a trimite raportul de stare, asigurați-vă că verificați totul pe acesta - nu doriți să trimiteți informații greșite și apoi să trebuiască să trimiteți corecții. Acest lucru îți va crește, fără îndoială, munca și ți-ar strica statutul de lider de echipă de proiect asiduu și sârguincios.

Verificați totul!

· Utilizați instrumente de management de proiect

Multe instrumente de management de proiect generează raportul de stare curentă pentru proiectul dvs. V-ar economisi mult timp să integrați astfel de instrumente în managementul proiectelor.

· Solicitați feedback

Ar fi o idee grozavă din partea dvs. dacă cereți politicos feedback din partea echipei și a părților interesate cu privire la Raportul de stare. Acest lucru nu ar arăta doar inițiativă, ci și ar face ca întregul raport să pară mai puțin electronic și mai puțin automat, pentru a crea un sentiment de alianță.

Articole suplimentare/opționale

Pe lângă toate activitățile necesare/critice și progresul proiectului, încercați să includeți orice alte elemente pe care le-ați putea lua în considerare.

Ca și în cazul oricăror alte rapoarte, utilizarea imaginilor este extrem de eficientă. Folosiți diagrame, grafice, tabele pentru a le afișa pentru a le face mai ușor de înțeles și de citit. Cine citește raportul dvs. ar dori să îl citească într-un timp scurt; imaginile sunt un asistent excelent pentru asta.

Ce să nu includă

• Nu adăugați întrebări - este raportul proiectului dvs.! Lăsați întrebările pentru orice alte întâlniri de birou pe care le aveți.
• Nu folosiți un exces de cuvinte. Fii concis!
• Evitați orice propoziții sau puncte discursive din raportul de stare a proiectului.
• Chiar dacă menționați un eșec major în raport, nu aruncați umbră. Un raport de stare nu este un loc pentru a vă exprima dezaprobarea.

Îl ai acum!

Credem că, înarmați cu aceste informații acum, sunteți gata să faceți un raport de stare grozav acum. Fii Leonardo da Vinci de astăzi – creează-ți capodopera!