Jak śledzić projekt dzięki raportom o stanie projektu?

Mistrz dawnych czasów spisywał swoje odkrycia, wynalazki i rozważania na papierze. Do pewnego stopnia powiedziałbym, że to samo tyczy się statusu projektu – czy też projektów, jeśli o to chodzi. Czy kiedykolwiek natknąłeś się na 7000 stron notatnika Leonarda da Vinci, które zawierają jego pomysły? (Prawidłowy?)

Był samotnym człowiekiem pracującym nad swoją kreatywnością, więc zaprezentował swoją pracę zaszyfrowaną i zakodowaną, która wciąż interesuje i zbija ludzi.

My jednak przeszliśmy daleką drogę od pracy solo. Ludzie zwykle pracują w dużych organizacjach, zespołach i grupach. Przedpotopowe* sposoby robienia notatek i wysyłania odręcznych notatek zostały zastąpione szybką komunikacją zintegrowaną z technologią.

Wyobraź sobie, że Leonardo da Vinci jest twoim mentorem. Wszyscy drapalibyśmy się po głowach (choć z podziwem) i nigdzie nie doszlibyśmy.

Nie mamy czasu na zaszyfrowane notatki w tym szybko zmieniającym się świecie Leonardo! Potrzebujemy wyraźnej, regularnej aktualizacji statusu, w której aktualnie znajdują się prace, abyśmy mogli ruszyć dalej. Daj mi szybki raport o stanie projektu, Danke schon!

Co to jest raport o stanie? Dlaczego musisz się tym zajmować?

Raport o stanie jest w zasadzie aktualizacją każdego związanego z projektem o status quo i dotychczasowe postępy. Jest to zwięzły, ale szczegółowy środek komunikacji. Jednak, aby raporty o statusie działały skutecznie, musisz być konsekwentny, regularny i zwięzły (Trzymaj wszystkich na palcach!)

W przypadku projektów, które mają długi okres, raporty mogą być miesięczne lub kwartalne. W przypadku krótkich projektów może to być co tydzień. Oto zalety raportu o stanie:

• Raport o stanie jest częścią procesów kontroli i monitorowania śledzenia projektów . Jest to sposób na bycie na bieżąco, aby Twój zespół wiedział, że jesteś świadomy tego, co się dzieje i dokąd zmierza.
• Zwiększa, przyspiesza i upraszcza komunikację między organizacjami – informując wszystkich.
• Zwiększ odpowiedzialność wśród członków zespołu dzięki raportowi o stanie, aby zwiększyć wydajność i produktywność. Poczucie własności jest konieczne, aby nie tylko sprawić, by wszyscy poczuli się częścią zespołu, ale także aby jak najlepiej wykorzystać swoje możliwości.
• Raporty o stanie są potężnym narzędziem do utrzymywania wszystkich interesariuszy i klientów w pętli. Osoby wraz z Twoim zespołem mogą uzyskać jasną wiedzę na temat wykonanych zadań, problemów do rozwiązania, ryzyka, harmonogramu i budżetów oraz ogólnego kształtu projektu.
• Gdy każda osoba pracuje indywidualnie i w mniejszych grupach, aby osiągnąć ostateczny cel, każdy może stracić kontakt z szerszym obrazem. Raport o stanie może zwiększyć widoczność wszystkich członków zespołu; dają wgląd w pracę, aby projektować przyszłe strategie.
• Potrzebujesz dodatkowej warstwy kontroli nad swoim projektem? Wrzuć raport o stanie do miksu, a otrzymasz go. Pozwala to, jako menedżerowi, z lotu ptaka zobaczyć postępy, bezwładność, wydajność pracowników i wszelkie rozbieżności.
• Możesz ekstrapolować, wyobrażać sobie, planować, a następnie ponownie planować, aby Twój projekt ostatecznie odniósł sukces, przekraczając wcześniej ustalone cele. Doskonała okazja do nauki i doskonalenia siebie, zespołu i projektu.
• Zamiast odpowiadać na żądanie aktualizacji każdego członka zespołu osobno, utwórz raport o stanie, aby wszyscy wiedzieli o swoich postępach i które obszary wymagają więcej pracy i czasu.
• Może to być dla Ciebie szansą na zaprezentowanie swoich umiejętności jako przedsiębiorczego menedżera. Poinformuj wszystkich o wszelkich opóźnieniach i ich przyczynach. Będziesz w stanie odpowiedzieć na wszystkie pytania, które każdy będzie miał do Ciebie jako menedżera — już wyprzedzisz grę.

Jak napisać raport o stanie projektu?

Pozwól, że przedstawimy Ci niektóre z podstawowych elementów Twojego następnego raportu o stanie.

Pamiętaj, że w trakcie tego samego projektu będziesz musiał dość często wysyłać raport z postępów. Byłoby więc nie tylko wygodne dla Ciebie, ale także zrozumiałe dla Twojego zespołu i klientów, jeśli zachowasz spójny wzór w swoim Raporcie Statusu.

Dostępne są szablony, których można użyć do utworzenia raportu o stanie. Jednak w Twoim najlepszym interesie byłoby dostosowanie szablonów do Twoich potrzeb i wymagań.

1. Nazwa projektu/Tytuł Raportu/Nazwa Klienta

Członkowie Twojego zespołu mogą być zaangażowani w więcej niż jeden projekt w Twojej organizacji. Warto więc w tytule Raportu wyraźnie wymienić nazwę projektu. Możesz też podać imię i nazwisko klienta oraz kim jest kierownik. W ten sposób wszyscy byliby na tej samej stronie. Nie popełnij błędu zakładając, że wszyscy, a zwłaszcza wszyscy interesariusze, znają wszystkie informacje.

2. Podsumowanie projektu

Dobrym pomysłem byłoby przypomnienie wszystkim ogólnego celu/celu projektu, aby połączyć zainteresowanie wszystkich tym, co należy osiągnąć w dłuższej perspektywie.

3. Projekt na torze lub poza nim/Kondycja projektu?

Szybki przegląd tego, czy dotychczasowy status projektu (lub w trakcie poprzedniej sesji sprawozdawczej) zniknął z toru w kierunku zamierzonego końca. Spowoduje to rozpowszechnienie informacji, czy projekt jest zgodny z celami długoterminowymi czy krótkoterminowymi. Wskazuje to na ogólny stan Twojej pracy.

4. Dotychczasowe działania, kamienie milowe/dostarczane produkty

Uwzględnij kamienie probiercze, które zespół przeszedł pomyślnie podczas rozwoju projektu do tej pory. Byłoby to źródłem motywacji dla zespołu i aktualizacją dotychczasowych osiągnięć.

5. Aktywności Do góry Dalej

Poinformuj wszystkich o kamieniach milowych, które należy osiągnąć. Powinno to głównie obejmować zadania, które mają zostać wykonane i ukończone, zanim kolejny Raport o stanie trafi na komputery wszystkich użytkowników. To było tak, że każdy w zespole może skupić się na następnej rzeczy na liście zadań do wykonania.

6. Problemy lub wyzwania

Byłaby to świetna okazja, aby przekazać wszystkim czkawkę lub większe wyzwania, przed którymi stał projekt. Regularne śledzenie wszystkich problemów to mądrzejszy sposób na ich wyeliminowanie. Zidentyfikuj przeszkody, rozpraw się z nimi i usuń je z drogi. Zrób to, zanim się nagromadzi i stanie się główną przeszkodą – status twojego projektu zgłoś swoją tajną broń, aby to osiągnąć.

7. Połącz ważne narzędzie i dokumenty

Ponieważ każdy członek zespołu będzie miał przydzielone mu zadania indywidualnie, może on chcieć wyświetlić szczegóły swojego konkretnego zadania. Ponieważ nie będziesz umieszczać szczegółów całego projektu w raporcie o stanie; dodaj łącza do powiązanych dokumentów i narzędzi w odpowiednich polach. Będzie to szybki i sprytny sposób na umieszczenie w skądinąd zwięzłego raportu.

8. Nadchodzące kamienie milowe

Sporządź listę kamieni milowych, których jako kierownik projektu oczekujesz od swojego zespołu. Dobrym pomysłem byłoby określenie godziny, daty i dnia tych zadań. To pozwoliłoby zidentyfikować ich oś czasu i odpowiednio to zrobić.

Niektóre praktyki dla dalszych wskazówek

· Utwórz szkic, edytuj i wyślij

Utwórz wstępny szkic raportu o stanie, tak jak w przypadku wszystkiego, co zwykle trzeba napisać. Po chwili wróć do wersji roboczej i edytuj ją.

· Trzymaj się formatu

Ponownie upewnij się, że jesteś spójny z formatem i wizualizacją, której używasz w swoim raporcie o stanie. Byłoby to łatwiejsze do zrozumienia i nieświadomie trzymałbym się tego, kto czyta go wiele razy.

· Trzymaj się metryk

Powyższy punkt powinien również obejmować podjęcie decyzji, jakie metryki lub jednostki kryterialne będą wyświetlane w raporcie.

· Trzymaj się metody dostawy

Wybierz metodę dostawy raportu o stanie. Użyj metody, która jest wygodna dla wszystkich, aby zwiększyć szanse na to, że zostanie przeczytana.

· Uczyń go One-Pager

Nie komplikuj! Nie czyń tego niezrozumiałym. Postaraj się ograniczyć raport tylko do jednej strony.

· Podwójne sprawdzenie

Zanim wyślesz raport o stanie, zweryfikuj wszystko w nim zawarte — nie chcesz wysyłać żadnych błędnych informacji, a następnie wysyłać poprawek. To bez wątpienia zwiększyłoby twoją pracę i nadszarpnęło twoją pozycję wytrwałego i sumiennego lidera zespołu projektowego.

Sprawdź wszystko jeszcze raz!

· Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami

Wiele narzędzi do zarządzania projektami generuje aktualny raport o stanie projektu. Integracja takich narzędzi z zarządzaniem projektami zaoszczędziłaby wiele czasu.

· Poproś o opinię

Byłoby świetnym pomysłem z Twojej strony, jeśli uprzejmie poprosisz zespół i interesariuszy o informacje zwrotne na temat Raportu Statusu. To nie tylko wykaże inicjatywę, ale także sprawi, że cały raport będzie wyglądał na mniej elektroniczny i zautomatyzowany, aby stworzyć poczucie sojuszu.

Elementy dodatkowe/opcjonalne

Oprócz wszystkich wymaganych/krytycznych działań i postępów projektu spróbuj uwzględnić wszelkie dodatkowe elementy, które możesz rozważyć.

Podobnie jak w przypadku wszystkich innych raportów, korzystanie z wizualizacji jest niezwykle skuteczne. Wykorzystaj wykresy, wykresy, tabele do pokazania, aby były bardziej zrozumiałe i łatwe do odczytania. Ktokolwiek czyta twój raport, chciałby go przeczytać w krótkim czasie; wizualizacje są do tego świetnym pomocnikiem.

Czego nie uwzględniać

• Nie dodawaj żadnych pytań — to raport Twojego projektu! Zostaw pytania na inne spotkania biurowe, które organizujesz.
• Nie używaj nadmiaru słów. Bądź zwięzły!
• Unikaj wszelkich dyskursywnych zdań lub punktów w raporcie o stanie projektu.
• Nawet jeśli wspominasz w raporcie o poważnym niepowodzeniu, nie rzucaj cienia. Raport o stanie nie jest miejscem na wyrażenie swojej dezaprobaty.

Masz to teraz!

Wierzymy, że uzbrojony teraz w te informacje, jesteś gotowy do przygotowania wspaniałego raportu o stanie. Idź, bądź dzisiejszym Leonardo da Vinci – stwórz swoje arcydzieło!