¿Cómo mantener su proyecto al día con los informes de estado del proyecto?

Los eruditos de los tiempos antiguos anotarían sus descubrimientos, invenciones y reflexiones por escrito en papel. Hasta cierto punto, diría que lo mismo ocurre con el estado del proyecto, o de los proyectos. ¿Alguna vez te has encontrado con las 7000 páginas del cuaderno de Leonardo da Vinci que contienen sus ideas? (¿Derecha?)

Era un hombre solitario que trabajaba en su creatividad, por lo que mostró su trabajo encriptado y codificado que aún interesa y desconcierta a los humanos.

Nosotros, sin embargo, hemos recorrido un largo camino desde el trabajo en solitario. Las personas tienden a trabajar en grandes organizaciones, equipos y grupos. Las formas antediluvianas* de tomar notas y enviar memorandos escritos a mano han sido reemplazadas por una comunicación rápida integrada con tecnología.

Imagina a Leonardo da Vinci como tu mentor. Todos nos estaríamos rascando la cabeza (aunque con asombro) y no llegaríamos a ninguna parte.

¡No tenemos tiempo para notas encriptadas en este mundo en rápido movimiento, Leonardo! Necesitamos la actualización de estado clara a intervalos regulares de dónde se encuentra actualmente el trabajo para que podamos seguir adelante. ¡Déjame tener un informe rápido del estado del proyecto, por favor, Danke Schon!

¿Qué es un informe de estado? ¿Por qué tienes que preocuparte por eso?

Un informe de estado es básicamente para actualizar todo lo relacionado con el proyecto con el estado actual y el progreso hasta el momento. Es un medio de comunicación conciso pero detallado. Sin embargo, para que los informes de estado funcionen de manera efectiva, debe ser coherente, regular y conciso (¡Mantenga a todos alerta!)

Para proyectos a largo plazo, sus informes pueden ser mensuales o trimestrales. Para proyectos cortos, puede ser semanal. Estos son los beneficios del informe de estado:

• Un informe de estado es parte de los procesos de control y seguimiento del seguimiento de proyectos . Es una forma de mantenerse al día, de hacerle saber a su equipo, que está al tanto de lo que está sucediendo y hacia dónde se dirigen las cosas.
• Aumenta, agiliza y simplifica la comunicación entre la organización, manteniendo a todos informados.
• Genere responsabilidad entre los miembros del equipo, con un Informe de estado para aumentar el rendimiento y la productividad. Un sentido de propiedad es necesario no solo para hacer que todos se sientan parte del equipo, sino también para aprovechar al máximo sus capacidades.
• Los informes de estado son una herramienta poderosa para mantener informados a todos los interesados ​​y clientes . Aquellos junto con su equipo pueden obtener un conocimiento claro de las tareas realizadas, los problemas que deben abordarse, los riesgos, la programación y los presupuestos y la forma general del proyecto.
• Con cada persona trabajando individualmente y en grupos más pequeños para lograr el objetivo final, puede hacer que todos pierdan contacto con el panorama general. Un informe de estado puede mejorar la visibilidad de todos los miembros del equipo; dar una idea del trabajo para proyectar estrategias futuras.
• ¿Quiere una capa adicional de control sobre su proyecto? Agregue un informe de estado a la mezcla y lo tendrá. Le permite a usted, como gerente, una vista panorámica del progreso, la inercia, el desempeño de los empleados y cualquier discrepancia.
• Puede extrapolar, visualizar, planificar y luego volver a planificar para que su proyecto sea un éxito eventual que supere los objetivos establecidos previamente. Una excelente oportunidad para aprender y mejorar tú mismo, tu equipo y tu proyecto.
• En lugar de atender la solicitud de actualización de cada miembro del equipo por separado, cree un informe de estado para que todos sepan el progreso de los demás y qué áreas necesitan más trabajo y tiempo.
• Esto podría servirle como una oportunidad para mostrar sus habilidades como gerente emprendedor. Haga que todos estén al tanto de cualquier retraso y el por qué detrás de esto. Podrá responder a todas las preguntas que todos tendrán para usted como gerente: ya estará a la vanguardia del juego.

¿Cómo escribir un informe de estado del proyecto?

Permítanos presentarle algunos de los componentes esenciales para su próximo informe de estado.

Tenga en cuenta que es posible que deba enviar un informe de progreso con bastante frecuencia durante el mismo proyecto. Por lo tanto, no solo sería conveniente para usted, sino también fácilmente comprensible para su equipo y sus clientes si mantiene un patrón constante para su Informe de estado.

Hay plantillas disponibles que puede usar para crear un informe de estado. Sin embargo, le convendría personalizar las plantillas según sus necesidades y requisitos.

1. Nombre del proyecto/Título del Informe/Nombre del Cliente

Los miembros de su equipo pueden estar involucrados en más de un proyecto en su organización. Por lo tanto, sería una buena idea mencionar claramente el nombre del proyecto como título del Informe. O podría incluir el nombre del cliente y quién es el administrador. De esa manera todos estarían en la misma página. No cometa el error de suponer que todos, especialmente todos los interesados, están familiarizados con toda la información.

2. Resumen del proyecto

Sería una buena idea recordarles a todos el objetivo/objetivo general del proyecto, para alinear el interés de todos en lo que debe lograrse a largo plazo.

3. ¿Proyecto encaminado o fuera de curso/Salud del proyecto?

Una revisión rápida de si el estado del proyecto hasta el momento (o durante la sesión de informe anterior) se ha descarrilado y no se dirige hacia el final previsto. Esto difundirá la información si el proyecto está en consonancia con los objetivos a largo o corto plazo. Esto indicaría la salud general de su trabajo.

4. Actividades hasta el momento, Hitos/Entregables

Incluya las piedras de toque que el equipo ha superado con éxito durante el desarrollo del proyecto hasta el momento. Esto sería una fuente de motivación para el equipo y una actualización de los logros hasta el momento.

5. Actividades a continuación

Hacer que todos sean conscientes de los hitos que deben lograrse. Esto debe incluir principalmente las tareas que se realizarán y completarán antes de que el próximo Informe de estado llegue a las computadoras de todos. Eso fue todo en el equipo puede fijar sus mentes para lo siguiente en su lista de trabajo.

6. Problemas o desafíos

Esta sería una gran oportunidad para relatar a todos los contratiempos o los desafíos más grandes que enfrenta el proyecto. Hacer un seguimiento de todos los problemas regularmente es una forma más inteligente de erradicarlos. Identifique los obstáculos, trátelos y sáquelos de su camino. Hazlo antes de que se acumule y se convierta en un gran obstáculo: el estado de tu proyecto informa tu arma secreta para lograrlo.

7. Vincular herramientas y documentos importantes

Dado que todos los miembros de un equipo tendrán tareas asignadas individualmente, es posible que deseen ver los detalles de su tarea específica. Dado que no ingresará los detalles del proyecto completo en el informe de estado; agregue enlaces a los documentos y herramientas asociados en los campos relevantes. Esta será una forma rápida e ingeniosa de colocar en un informe por lo demás conciso.

8. Próximos hitos

Escriba una lista de los hitos que usted, como gerente de proyecto, espera de su equipo. Sería una buena idea especificar la hora, la fecha y el día para estas tareas. Eso mantendría para identificar su línea de tiempo y hacerlo en consecuencia.

Algunas prácticas para mayor orientación

· Crear un borrador, editar y enviar

Cree un borrador para su Informe de estado, al igual que todo lo demás que normalmente tiene que escribir. Vuelva a su borrador después de un tiempo y edítelo.

· Cíñete al formato

Una vez más, asegúrese de ser coherente con el formato y la imagen que está utilizando para su informe de estado. Sería más fácil de entender e inconscientemente se quedaría con quien lo lea varias veces.

· Cíñete a las métricas

El punto anterior también debe incluir la decisión sobre las métricas o unidades de criterio que estaría midiendo para mostrar en su informe.

· Respete el método de entrega

Elija el método de entrega de su informe de estado. Use un método que sea conveniente para todos para aumentar las posibilidades de que se lea.

· Conviértalo en un One-Pager

¡Mantenlo simple! No lo hagas incomprensible. Trate de limitar su informe a una sola página.

· Doble verificación

Antes de enviar el Informe de estado, asegúrese de verificar todo lo que contiene; no desea enviar información incorrecta y luego tener que enviar correcciones. Eso, sin duda, aumentaría su trabajo y estropearía su posición como líder de equipo de proyecto asiduo y diligente.

¡Compruebe todo dos veces!

· Utilizar herramientas de gestión de proyectos

Muchas herramientas de gestión de proyectos generan el informe de estado actual de su proyecto. Le ahorraría mucho tiempo integrar dichas herramientas en la gestión de su proyecto.

· Solicitar comentarios

Sería una gran idea de su parte si solicita amablemente comentarios del equipo y las partes interesadas sobre el Informe de estado. Esto no solo mostraría iniciativa, sino que también haría que todo el informe pareciera menos electrónico y automatizado para crear un sentido de alianza.

Elementos adicionales/opcionales

Además de todas las actividades requeridas/críticas y el progreso del proyecto, intente incluir cualquier elemento adicional que pueda considerar.

Al igual que con cualquier otro informe, el uso de imágenes es extremadamente efectivo. Hacer uso de cuadros, gráficos, tablas para mostrar para que sea más comprensible y fácil de leer. Quienquiera que esté leyendo su informe querrá leerlo en poco tiempo; las imágenes son un gran asistente para eso.

Qué no incluir

• No agregue ninguna pregunta, ¡es el informe de su proyecto! Deje las preguntas para cualquier otra reunión de oficina que tenga.
• No utilice un exceso de palabras. ¡Sé conciso!
• Evite cualquier oración o punto discursivo en el informe de estado de su proyecto.
• Incluso si está mencionando un revés importante en el informe, no arroje sombra. Un informe de estado no es un lugar para expresar su desaprobación.

¡Ya lo tienes!

Creemos que, armado con esta información ahora, está listo para hacer un excelente informe de estado ahora. ¡Conviértete en el Leonardo da Vinci de hoy: crea tu obra maestra!