Proje Durum Raporları ile Projenizi Nasıl Yolda Tutarsınız?

Eski zamanların bilgesi bulgularını, icatlarını ve düşüncelerini kağıda yazarak not ederdi. Bir dereceye kadar, aynı şeyin proje durumu - veya bu konudaki projeler için de geçerli olduğunu söyleyebilirim. Leonardo da Vinci'nin fikirlerini içeren 7000 defter sayfasına hiç rastladınız mı? (Doğru?)

Yaratıcılığı üzerinde çalışan yalnız bir adamdı, bu yüzden hala insanları ilgilendiren ve şaşırtan çalışmalarını şifreli ve kodlu olarak sergiledi.

Ancak, yalnız çalışmaktan uzun bir yol kat ettik. İnsanlar büyük organizasyonlarda, takımlarda ve gruplarda çalışma eğilimindedir. Tufan öncesi* not alma ve el yazısı not gönderme yöntemlerinin yerini, hızlı teknoloji entegre iletişim aldı.

Leonardo da Vinci'nin akıl hocanız olduğunu hayal edin. Hepimiz (her ne kadar huşu içinde olsa da) başımızı kaşıyor olurduk ve hiçbir yere varamazdık.

Bu hızlı hareket eden dünyada Leonardo'da şifreli notlar için zamanımız yok! Devam edebilmemiz için işin şu anda nerede olduğuna dair düzenli aralıklarla durum güncellemesine ihtiyacımız var. Hızlı bir Proje Durum Raporu alayım lütfen, Danke schon!

Durum Raporu nedir? Neden uğraşmaya ihtiyacın var?

Bir durum raporu temel olarak proje ile ilgili her birini mevcut durum ve şimdiye kadarki ilerleme ile güncellemektir. Kısa ama ayrıntılı bir iletişim aracıdır. Ancak durum raporlarının etkili bir şekilde çalışması için tutarlı, düzenli ve özlü olmanız gerekir (Herkesi tetikte tutun!)

Uzun vadeli projeler için raporlarınız aylık veya üç aylık olabilir. Kısa projeler için haftalık olabilir. Durum raporunun faydaları şunlardır:

• Durum raporu, proje takibinin kontrol ve izleme süreçlerinin bir parçasıdır. Bu, ekibinize neler olup bittiğinin ve işlerin nereye gittiğinin farkında olduğunuzu bildirmenin bir sekme tutma yöntemidir.
• Kuruluş arasındaki iletişimi artırır, hızlandırır ve basitleştirir - herkesi bilgilendirir.
• Performansı ve üretkenliği artırmak için bir Durum Raporu ile ekip üyeleri arasında hesap verebilirlik oluşturun. Sahiplenme duygusu, herkesin sadece takımın bir parçası olduğunu hissettirmek için değil, aynı zamanda yeteneklerinden en iyi şekilde yararlanmak için de gereklidir.
• Durum raporları, tüm paydaşlarınızı ve müşterilerinizi de döngüde tutmak için güçlü bir araçtır. Ekibinizle birlikte olanlar, tamamlanan görevler, ele alınması gereken konular, riskler, zamanlama ve bütçeler ve projenin genel şekli hakkında net bir bilgi edinebilirler.
• Nihai hedefe ulaşmak için her bir kişinin bireysel olarak ve daha küçük gruplar halinde çalışması, herkesin büyük resimle olan bağlantısını kaybetmesine neden olabilir. Bir durum raporu, ekipteki herkesin görünürlüğünü artırabilir; Gelecekteki stratejileri tasarlamak için yapılan çalışmalar hakkında bir fikir verin.
• Projeniz üzerinde ekstra bir kontrol katmanı mı istiyorsunuz? Karışıma bir durum raporu atın ve buna sahip olacaksınız. Bir yönetici olarak, ilerleme, atalet, çalışanların performansı ve herhangi bir tutarsızlık hakkında kuş bakışı görmenizi sağlar.
• Projenizi önceden belirlenmiş hedefleri aşmak için nihai bir başarıya dönüştürmek için tahminde bulunabilir, tasavvur edebilir, planlayabilir ve ardından yeniden planlayabilirsiniz. Kendinizi, ekibinizi ve projenizi öğrenmek ve geliştirmek için mükemmel bir şans.
• Her ekip üyesinin güncelleme talebini ayrı ayrı karşılamak yerine, herkesin birbirinin ilerlemesini ve hangi alanlarda daha fazla çalışmaya ve zamana ihtiyaç duyduğunu bilmesini sağlamak için bir durum raporu oluşturun.
• Bu, girişimci bir yönetici olarak becerilerinizi sergilemeniz için bir şans olabilir. Herkesin herhangi bir gecikmeden ve bunun arkasındaki nedenden haberdar olmasını sağlayın. Bir menajer olarak herkesin size soracağı tüm soruları yanıtlayabileceksiniz - zaten oyunun bir adım önünde olacaksınız.

Proje Durum Raporu Nasıl Yazılır?

Bir sonraki durum raporunuz için gerekli bazı bileşenleri size sunalım.

Aynı proje sırasında oldukça sık bir ilerleme raporu göndermeniz gerekebileceğini unutmayın. Bu nedenle, Durum Raporunuz için tutarlı bir model tutarsanız, bu sadece sizin için değil, ekibiniz ve müşterileriniz için de kolayca anlaşılabilir olacaktır.

Durum Raporu oluşturmak için kullanabileceğiniz şablonlar mevcuttur. Ancak, şablonları ihtiyaçlarınıza ve gereksinimlerinize göre özelleştirmeniz sizin yararınıza olacaktır.

1. Projenin Adı/Raporun Adı/Müşteri Adı

Ekip üyeleriniz, kuruluşunuzda birden fazla projeyle meşgul olabilir. Bu nedenle, Raporun başlığı olarak projenin adının açıkça belirtilmesi iyi bir fikir olacaktır. Veya müşterinin adını ve yöneticinin kim olduğunu ekleyebilirsiniz. Bu şekilde herkes aynı sayfada olurdu. Herkesin, özellikle tüm paydaşların tüm bilgilere aşina olduğunu varsayma hatasına düşmeyin.

2. Proje Özeti

Herkesin ilgisini uzun vadede başarılması gerekenlerle aynı hizaya getirmek için herkese projenin genel amacını/hedefini hatırlatmak iyi bir fikir olacaktır.

3. Proje yolunda mı yoksa dışında mı/ Proje sağlığı mı?

Projenin şu ana kadarki (veya önceki raporlama oturumu sırasındaki) durumunun, amaçlanan sona doğru giderken raydan çıkıp çıkmadığına dair hızlı bir inceleme. Bu, projenin uzun vadeli veya kısa vadeli hedeflere uygun olup olmadığına dair bilgileri yayacaktır. Bu, işinizin genel sağlığını gösterir.

4. Şimdiye Kadarki Faaliyetler, Kilometre Taşları/Teslim Edilenler

Projenin şu ana kadar geliştirilmesi sırasında ekibin başarıyla geçtiği mihenk taşlarını ekleyin. Bu, ekip için bir motivasyon kaynağı ve şimdiye kadar elde edilen başarılar hakkında bir güncelleme olacaktır.

5. Sıradaki Faaliyetler

Herkesin başarılması gereken kilometre taşlarından haberdar olmasını sağlayın. Bu, çoğunlukla, bir sonraki Durum Raporu herkesin bilgisayarına ulaşmadan önce gerçekleştirilecek ve tamamlanacak görevleri içermelidir. Ekipteki herkesin, üzerinde çalışılacaklar listesindeki bir sonraki şey için karar verebileceği buydu.

6. Sorunlar veya Zorluklar

Bu, projede karşılaşılan hıçkırıkları veya daha büyük zorlukları herkesle ilişkilendirmek için harika bir şans olacaktır. Tüm sorunları düzenli olarak takip etmek, onları ortadan kaldırmanın daha akıllı bir yoludur. Engelleri tanımlayın, bunlarla başa çıkın ve onları yolunuzdan uzaklaştırın. Birikip büyük bir engel haline gelmeden önce bunu yapın – proje durumunuz bunu başarmak için gizli silahınızı bildirin.

7. Önemli Araç ve Belgeleri Bağlayın

Bir ekipteki herkesin kendilerine ayrı ayrı atanmış görevleri olacağından, belirli görevlerinin ayrıntılarını görüntülemek isteyebilirler. Durum raporunda projenin tamamının detaylarını yazmayacağınız için; ilgili alanlarda ilgili belgelere ve araçlara bağlantılar ekleyin. Bu, kısa ve öz bir rapora yerleştirmenin hızlı ve şık bir yolu olacaktır.

8. Yaklaşan Kilometre Taşları

Bir proje yöneticisi olarak ekibinizden beklediğiniz kilometre taşlarının bir listesini yazın. Bu görevler için saat, tarih ve günü belirtmek iyi bir fikir olacaktır. Bu, zaman çizelgelerini belirlemeye ve buna göre yapılmasını sağlamaya devam ederdi.

Daha Fazla Rehberlik İçin Bazı Uygulamalar

· Taslak Oluşturun, Düzenleyin ve Gönderin

Genellikle yazılması gereken diğer her şeyde olduğu gibi, Durum Raporunuz için kaba bir taslak oluşturun. Bir süre sonra taslağınıza geri dönün ve düzenleyin.

· Formata Bağlı Kalmak

Yine, durum raporunuz için kullandığınız biçim ve görsel ile tutarlı olduğundan emin olun. Anlaması daha kolay olurdu ve bilinçsizce defalarca okuyan kişiye bağlı kalırdı.

· Metriklere bağlı kalın

Yukarıdaki nokta, raporunuzda görüntülemek üzere ölçeceğiniz ölçüt metriklerine veya birimlere karar vermeyi de içermelidir.

· Teslimat Yöntemine Bağlı Kalmak

Durum raporunuz için teslimat yöntemini seçin. Okunma şansını artırmak için herkes için uygun bir yöntem kullanın.

· Tek Sayfa Yap

Basit tutun! Anlaşılmaz hale getirme. Raporunuzu yalnızca bir sayfayla sınırlamaya çalışın.

· Çift Kontrol

Durum Raporunu göndermeden önce, üzerindeki her şeyi doğruladığınızdan emin olun; herhangi bir yanlış bilgi göndermek ve ardından düzeltme göndermek zorunda kalmak istemezsiniz. Bu, şüphesiz işinizi artıracak ve çalışkan ve gayretli bir proje ekibi lideri olarak konumunuzu bozacaktır.

Her şeyi iki kez kontrol edin!

· Proje Yönetim Araçlarını Kullanın

Birçok proje yönetimi aracı, projeniz için mevcut durum raporunu oluşturur. Bu tür araçları proje yönetiminize entegre etmek size çok zaman kazandırır.

· Geri Bildirim İsteyin

Durum Raporu hakkında ekipten ve paydaşlardan kibarca geri bildirim istemeniz sizin açınızdan harika bir fikir olacaktır. Bu sadece inisiyatif göstermekle kalmayacak, aynı zamanda bir ittifak duygusu yaratmak için tüm raporun daha az elektronik ve otomatik görünmesini sağlayacaktır.

Ek/Opsiyonel Öğeler

Projenin tüm gerekli/kritik faaliyetlerine ve ilerlemesine ek olarak, düşünebileceğiniz diğer öğeleri dahil etmeye çalışın.

Diğer raporlarda olduğu gibi, görselleri kullanmak son derece etkilidir. Daha anlaşılır ve okunması kolay hale getirmek için göstermek için çizelgeler, grafikler ve tablolardan yararlanın. Raporunuzu kim okuyorsa kısa sürede okumak isteyecektir; görseller bunun için harika bir yardımcıdır.

Neleri Dahil Etmemelisiniz?

• Soru eklemeyin - bu sizin projenizin raporudur! Yaptığınız diğer ofis toplantıları için soruları bırakın.
• Fazla kelime kullanmayın. Özlü olun!
• Proje durum raporunuzda herhangi bir söylemsel cümle veya noktadan kaçının.
• Raporda büyük bir aksilikten bahsediyor olsanız bile gölge atmayın. Durum raporu, onaylamadığınızı ifade edebileceğiniz bir yer değildir.

Şimdi aldın!

Şimdi bu bilgilerle donanmış olarak, şimdi harika bir Durum Raporu hazırlamaya hazır olduğunuza inanıyoruz. Git bugünün Leonardo da Vinci'si ol - şaheserini yarat!