如何通过项目状态报告让您的项目保持在正轨上？

古代的博学家会在纸上写下他们的发现、发明和沉思。 在某种程度上，我想说项目的状态也是如此——或与此相关的项目。 你有没有遇到过列奥纳多·达·芬奇的 7000 页包含他的想法的笔记本页面？ （正确的？）

他是一个孤独的人，致力于他的创造力，所以他展示了他的加密和编码作品，这些作品仍然让人类感兴趣和困惑。

然而，我们已经从单独工作跨越了很长的路要走。 人们倾向于在大型组织、团队和团体中工作。 记录笔记和发送手写备忘录的古老*方式已被快速的技术集成通信所取代。

想象莱昂纳多·达·芬奇是你的导师。 我们都会摸不着头脑（尽管敬畏），但我们将一事无成。

在这个快速发展的世界莱昂纳多，我们没有时间加密笔记！ 我们需要清楚地定期更新当前工作的状态，这样我们才能继续前进。 请让我有一份快速的项目状态报告， Danke schon！

什么是状态报告？ 为什么你需要为此大惊小怪？

状态报告基本上是更新与项目相关的每个项目的现状和迄今为止的进展。 它是一种简洁但详细的交流方式。 但是，要使状态报告有效工作，您必须保持一致、定期和简洁（让每个人都保持警觉！）

对于长期运行的项目，您的报告可以是每月或每季度。 对于短期项目，可以是每周一次。 以下是状态报告的好处：

• 状态报告是项目跟踪控制和监控过程的一部分。 这是一种密切关注的方式，让您的团队知道，您知道正在发生的事情以及事情的发展方向。
• 它增加、加强和简化了组织之间的沟通——让每个人都了解情况。
• 在团队成员之间建立责任感，并使用状态报告来提高绩效和生产力。 主人翁意识是必要的，不仅要让每个人都觉得自己是团队的一员，而且要充分利用他们的能力。
• 状态报告也是一个强大的工具，可以让您的所有利益相关者和客户也参与其中。 与您的团队一起的人员可以清楚地了解已完成的任务、要解决的问题、风险、日程安排和预算以及项目的整体情况。
• 每个人单独工作，并以较小的小组来实现最终目标，会使每个人都失去与大局的联系。 状态报告可以提高团队中每个人的可见性； 深入了解制定未来战略的工作。
• 想要对您的项目进行额外的控制吗？ 将状态报告放入组合中，您将拥有它。 作为经理，它可以让您鸟瞰员工的进度、惰性、绩效以及任何差异。
• 您可以推断、设想、计划然后重新计划，以使您的项目最终成功，以超越先前设定的目标。 学习和提高自己、团队和项目的绝佳机会。
• 与其单独满足每个团队成员的更新请求，不如创建一个状态报告，让每个人都知道彼此的进度以及哪些领域需要更多的工作和时间。
• 这可以作为一个机会，让你展示你作为一个有进取心的经理的技能。 让每个人都知道任何延误及其背后的原因。 作为经理，您将能够回答每个人都会向您提出的所有问题——您已经处于领先地位。

如何编写项目状态报告？

让我们为您介绍下一份状态报告的一些重要组成部分。

请记住，在同一个项目中，您可能需要经常发送进度报告。 因此，如果您的状态报告保持一致的模式，这不仅对您很方便，而且对您的团队和客户也很容易理解。

您可以使用一些模板来创建状态报告。 但是，根据您的需要和要求自定义模板将符合您的最大利益。

1. 项目名称/报告标题/客户名称

您的团队成员可能在您的组织中参与了多个项目。 因此，在报告的标题中明确提及项目名称是一个好主意。 或者您可以包括客户的姓名和经理是谁。 这样每个人都会在同一个页面上。 不要错误地假设每个人，尤其是所有利益相关者，都熟悉所有信息。

二、项目总结

提醒每个人该项目的总体目标/目标是一个好主意，以使每个人都对长期需要完成的事情感兴趣。

3. 项目上或下/项目健康？

快速回顾项目到目前为止（或在上一次报告会议期间）的状态是否偏离了预期目标。 这将传播项目是否符合长期或短期目标的信息。 这将表明您工作的整体健康状况。

4. 迄今为止的活动、里程碑/可交付成果

包括团队迄今为止在项目开发过程中成功通过的试金石。 这将是团队的动力来源，也是迄今为止取得的成就的更新。

5. 接下来的活动

让每个人都意识到需要完成的里程碑。 这应该主要包括在下一个状态报告到达每​​个人的计算机之前要执行和完成的任务。 那就是团队中的每个人都可以为他们的待办事项清单上的下一件事下定决心。

6. 问题或挑战

这将是一个很好的机会，可以让每个人了解项目中遇到的问题或面临的更大挑战。 定期跟踪所有问题是消除它们的更明智的方法。 识别路障，处理它并将它们移出您的道路。 在它堆积并成为主要障碍之前做到这一点 - 你的项目状态报告你实现这一目标的秘密武器。

7.链接重要工具和文档

由于团队中的每个人都将分别分配给他们的任务，因此他们可能希望查看其特定任务的详细信息。 由于您不会在状态报告中填写完整项目的详细信息； 在相关字段中添加指向相关文档和工具的链接。 这将是一种快速而巧妙的方式，可以放入原本简洁的报告中。

8. 即将到来的里程碑

列出您作为项目经理希望团队实现的里程碑。 最好为这些任务指定时间、日期和日期。 这将继续确定他们的时间表并相应地完成它。

进一步指导的一些做法

· 创建草稿、编辑和发送

为您的状态报告创建一个粗略的草稿，与通常必须编写的所有其他内容一样。 一段时间后返回草稿并进行编辑。

· 坚持格式

同样，请确保与您用于状态报告的格式和视觉效果保持一致。 它会更容易理解，并且会不知不觉地坚持多次阅读它的人。

· 坚持指标

上述要点还应包括确定要在报告中显示的标准指标或单位。

· 坚持交付方式

为您的状态报告选择交付方式。 使用方便大家的方法，增加被阅读的机会。

· 把它变成一页纸

把事情简单化！ 不要让它难以理解。 尽量将您的报告限制在一页内。

· 再检查一遍

在您发送状态报告之前，请确保验证其中的所有内容——您不想发送任何错误信息然后不得不发送更正。 这无疑会增加您的工作量，并损害您作为勤奋和勤奋的项目团队负责人的地位。

仔细检查一切！

· 使用项目管理工具

许多项目管理工具会为您的项目生成当前状态报告。 将这些工具集成到项目管理中可以节省大量时间。

· 征求意见

如果您礼貌地征求团队和利益相关者对状态报告的反馈，这对您来说是一个好主意。 这不仅会表现出主动性，还会使整个报告看起来不那么电子化和自动化，从而营造出一种联盟感。

附加/可选项目

除了项目的所有必需/关键活动和进度之外，请尝试包括您可能考虑的任何其他项目。

与任何其他报告一样，使用视觉效果非常有效。 利用图表、图形、表格进行展示，使其更易于理解和阅读。 正在阅读您的报告的任何人都希望在短时间内阅读它； 视觉是一个很好的助手。

不包括什么

• 不要添加任何问题——这是您的项目报告！ 将问题留给您举行的任何其他办公室会议。
• 不要使用过多的词语。 简洁！
• 避免在项目状态报告中出现任何散漫的句子或要点。
• 即使您在报告中提到重大挫折，也不要遮遮掩掩。 状态报告不是表达您不赞成的地方。

你现在明白了！

我们相信，现在有了这些信息，您现在就可以制作一份出色的状态报告了。 成为今天的达芬奇——创造你的杰作！