如何通過項目狀態報告讓您的項目保持在正軌上？

古代的博學家會在紙上寫下他們的發現、發明和沈思。 在某種程度上，我想說項目的狀態也是如此——或與此相關的項目。 你有沒有遇到過列奧納多·達·芬奇的 7000 頁包含他的想法的筆記本頁面？ （正確的？）

他是一個孤獨的人，致力於他的創造力，所以他展示了他的加密和編碼作品，這些作品仍然讓人類感興趣和困惑。

然而，我們已經從單獨工作跨越了很長的路要走。 人們傾向於在大型組織、團隊和團體中工作。 記錄筆記和發送手寫備忘錄的古老*方式已被快速的技術集成通信所取代。

想像萊昂納多·達·芬奇是你的導師。 我們都會摸不著頭腦（儘管敬畏），但我們將一事無成。

在這個快速發展的世界萊昂納多，我們沒有時間加密筆記！ 我們需要清楚地定期更新當前工作的狀態，這樣我們才能繼續前進。 請讓我有一份快速的項目狀態報告， Danke schon！

什麼是狀態報告？ 為什麼你需要為此大驚小怪？

狀態報告基本上是更新與項目相關的每個項目的現狀和迄今為止的進展。 它是一種簡潔但詳細的交流方式。 但是，要使狀態報告有效工作，您必須保持一致、定期和簡潔（讓每個人都保持警覺！）

對於長期運行的項目，您的報告可以是每月或每季度。 對於短期項目，可以是每週一次。 以下是狀態報告的好處：

• 狀態報告是項目跟踪控制和監控過程的一部分。 這是一種密切關注的方式，讓您的團隊知道，您知道正在發生的事情以及事情的發展方向。
• 它增加、加強和簡化了組織之間的溝通——讓每個人都了解情況。
• 在團隊成員之間建立責任感，並使用狀態報告來提高績效和生產力。 主人翁意識是必要的，不僅要讓每個人都覺得自己是團隊的一員，而且要充分利用他們的能力。
• 狀態報告也是一個強大的工具，可以讓您的所有利益相關者和客戶也參與其中。 與您的團隊一起的人員可以清楚地了解已完成的任務、要解決的問題、風險、日程安排和預算以及項目的整體情況。
• 每個人單獨工作，並以較小的小組來實現最終目標，會使每個人都失去與大局的聯繫。 狀態報告可以提高團隊中每個人的可見性； 深入了解制定未來戰略的工作。
• 想要對您的項目進行額外的控制嗎？ 將狀態報告放入組合中，您將擁有它。 作為經理，它可以讓您鳥瞰員工的進度、惰性、績效以及任何差異。
• 您可以推斷、設想、計劃然後重新計劃，以使您的項目最終成功，以超越先前設定的目標。 學習和提高自己、團隊和項目的絕佳機會。
• 與其單獨滿足每個團隊成員的更新請求，不如創建一個狀態報告，讓每個人都知道彼此的進度以及哪些領域需要更多的工作和時間。
• 這可以作為一個機會，讓你展示你作為一個有進取心的經理的技能。 讓每個人都知道任何延誤及其背後的原因。 作為經理，您將能夠回答每個人都會向您提出的所有問題——您已經處於領先地位。

如何編寫項目狀態報告？

讓我們為您介紹下一份狀態報告的一些重要組成部分。

請記住，在同一個項目中，您可能需要經常發送進度報告。 因此，如果您的狀態報告保持一致的模式，這不僅對您很方便，而且對您的團隊和客戶也很容易理解。

您可以使用一些模板來創建狀態報告。 但是，根據您的需要和要求自定義模板將符合您的最大利益。

1. 項目名稱/報告標題/客戶名稱

您的團隊成員可能在您的組織中參與了多個項目。 因此，在報告的標題中明確提及項目名稱是一個好主意。 或者您可以包括客戶的姓名和經理是誰。 這樣每個人都會在同一個頁面上。 不要錯誤地假設每個人，尤其是所有利益相關者，都熟悉所有信息。

二、項目總結

提醒每個人該項目的總體目標/目標是一個好主意，以使每個人都對長期需要完成的事情感興趣。

3. 項目上或下/項目健康？

快速回顧項目到目前為止（或在上一次報告會議期間）的狀態是否偏離了預期目標。 這將傳播項目是否符合長期或短期目標的信息。 這將表明您工作的整體健康狀況。

4. 迄今為止的活動、里程碑/可交付成果

包括團隊迄今為止在項目開發過程中成功通過的試金石。 這將是團隊的動力來源，也是迄今為止取得的成就的更新。

5. 接下來的活動

讓每個人都意識到需要完成的里程碑。 這應該主要包括在下一個狀態報告到達每個人的計算機之前要執行和完成的任務。 那就是團隊中的每個人都可以為他們的待辦事項清單上的下一件事下定決心。

6. 問題或挑戰

這將是一個很好的機會，可以讓每個人了解項目中遇到的問題或面臨的更大挑戰。 定期跟踪所有問題是消除它們的更明智的方法。 識別路障，處理它並將它們移出您的道路。 在它堆積並成為主要障礙之前做到這一點 - 你的項目狀態報告你實現這一目標的秘密武器。

7.鏈接重要工具和文檔

由於團隊中的每個人都將分別分配給他們的任務，因此他們可能希望查看其特定任務的詳細信息。 由於您不會在狀態報告中填寫完整項目的詳細信息； 在相關字段中添加指向相關文檔和工具的鏈接。 這將是一種快速而巧妙的方式，可以放入原本簡潔的報告中。

8. 即將到來的里程碑

列出您作為項目經理希望團隊實現的里程碑。 最好為這些任務指定時間、日期和日期。 這將繼續確定他們的時間表並相應地完成它。

進一步指導的一些做法

· 創建草稿、編輯和發送

為您的狀態報告創建一個粗略的草稿，與通常必須編寫的所有其他內容一樣。 一段時間後返回草稿並進行編輯。

· 堅持格式

同樣，請確保與您用於狀態報告的格式和視覺效果保持一致。 它會更容易理解，並且會不知不覺地堅持多次閱讀它的人。

· 堅持指標

上述要點還應包括確定要在報告中顯示的標準指標或單位。

· 堅持交付方式

為您的狀態報告選擇交付方式。 使用方便大家的方法，增加被閱讀的機會。

· 把它變成一頁紙

把事情簡單化！ 不要讓它難以理解。 盡量將您的報告限制在一頁內。

· 再檢查一遍

在您發送狀態報告之前，請確保驗證其中的所有內容——您不想發送任何錯誤信息然後不得不發送更正。 這無疑會增加您的工作量，並損害您作為勤奮和勤奮的項目團隊負責人的地位。

仔細檢查一切！

· 使用項目管理工具

許多項目管理工具會為您的項目生成當前狀態報告。 將這些工具集成到項目管理中可以節省大量時間。

· 徵求意見

如果您禮貌地徵求團隊和利益相關者對狀態報告的反饋，這對您來說是一個好主意。 這不僅會表現出主動性，還會使整個報告看起來不那麼電子化和自動化，從而營造出一種聯盟感。

附加/可選項目

除了項目的所有必需/關鍵活動和進度之外，請嘗試包括您可能考慮的任何其他項目。

與任何其他報告一樣，使用視覺效果非常有效。 利用圖表、圖形、表格進行展示，使其更易於理解和閱讀。 正在閱讀您的報告的任何人都希望在短時間內閱讀它； 視覺是一個很好的助手。

不包括什麼

• 不要添加任何問題——這是您的項目報告！ 將問題留給您舉行的任何其他辦公室會議。
• 不要使用過多的詞語。 簡潔！
• 避免在項目狀態報告中出現任何散漫的句子或要點。
• 即使您在報告中提到重大挫折，也不要遮遮掩掩。 狀態報告不是表達您不贊成的地方。

你現在明白了！

我們相信，現在有了這些信息，您現在就可以製作一份出色的狀態報告了。 成為今天的達芬奇——創造你的傑作！