كيف تحافظ على مشروعك في المسار الصحيح مع تقارير حالة المشروع؟

كان الموسوعيون في العصور القديمة يدونون اكتشافاتهم واختراعاتهم وتأملهم في الكتابة على الورق. إلى حد ما ، أود أن أقول أن الأمر نفسه ينطبق على حالة المشروع - أو المشاريع في هذا الشأن. هل سبق لك أن صادفت صفحات دفتر ليوناردو دافنشي البالغ عددها 7000 والتي تحتوي على أفكاره؟ (الصحيح؟)

لقد كان رجلاً وحيدًا يعمل على إبداعه ، لذلك عرض عمله المشفر والمشفّر الذي لا يزال يثير اهتمام البشر ويحيرهم.

ومع ذلك ، فقد قطعنا شوطًا طويلاً من العمل بمفردنا. يميل الناس إلى العمل في مؤسسات وفرق ومجموعات كبيرة. تم استبدال طرق ما قبل الطوفان * في تدوين الملاحظات وإرسال المذكرات المكتوبة بخط اليد باتصال سريع ومتكامل مع التكنولوجيا.

تخيل أن ليوناردو دافنشي يكون معلمك. كنا جميعًا نخدش رؤوسنا (وإن كان ذلك في رهبة) ولن نصل إلى أي مكان.

ليس لدينا وقت للملاحظات المشفرة في هذا العالم سريع الحركة ليوناردو! نحتاج إلى تحديث واضح لحالة الفاصل الزمني لمكان العمل حاليًا حتى نتمكن من المضي قدمًا. اسمحوا لي أن أحصل على تقرير حالة مشروع سريع من فضلك ، Danke schon!

ما هو تقرير الحالة؟ لماذا تحتاج إلى ضجة حول ذلك؟

تقرير الحالة هو في الأساس لتحديث كل واحد متعلق بالمشروع بالوضع الراهن والتقدم المحرز حتى الآن. إنها وسيلة اتصال موجزة ولكنها مفصلة. ومع ذلك ، لكي تعمل تقارير الحالة بفعالية ، يجب أن تكون متسقًا ومنتظمًا وموجزًا ​​(اجعل الجميع متيقظًا!)

بالنسبة للمشاريع ذات المدى الطويل ، يمكن أن تكون تقاريرك شهرية أو ربع سنوية. للمشاريع القصيرة ، يمكن أن يكون أسبوعيا. فيما يلي فوائد تقرير الحالة:

• يعد تقرير الحالة جزءًا من عمليات التحكم والمراقبة لتتبع المشروع . إنها طريقة لحفظ علامات التبويب ، لإعلام فريقك ، فأنت على دراية بما يحدث وإلى أين تتجه الأمور.
• إنه يزيد ويثبت ويبسط التواصل بين المنظمة - مما يجعل الجميع على اطلاع.
• قم بإنشاء المساءلة بين أعضاء الفريق ، مع تقرير الحالة لزيادة الأداء والإنتاجية. الشعور بالملكية ضروري ليس فقط لجعل الجميع يشعرون بأنهم جزء من الفريق ولكن لتحقيق أقصى استفادة من قدراتهم.
• تعد تقارير الحالة أداة قوية لإبقاء جميع أصحاب المصلحة والعملاء في الحلقة أيضًا. يمكن لأولئك مع فريقك اكتساب معرفة واضحة بالمهام المنجزة ، والقضايا التي يجب معالجتها ، والمخاطر ، والجدولة والميزانيات والشكل العام للمشروع.
• مع عمل كل شخص على حدة ، وفي مجموعات أصغر لتحقيق الهدف النهائي ، يمكن أن يفقد الجميع الاتصال بالصورة الأكبر. يمكن لتقرير الحالة أن يعزز رؤية كل فرد في الفريق ؛ إعطاء نظرة ثاقبة في العمل لمشروع الاستراتيجيات المستقبلية.
• هل تريد طبقة إضافية من التحكم في مشروعك؟ قم بإلقاء تقرير حالة في المزيج وستحصل عليه. يتيح لك ، كمدير ، نظرة عامة على التقدم والقصور الذاتي وأداء الموظفين وأي تناقضات.
• يمكنك الاستقراء والتصور والتخطيط ثم إعادة التخطيط استنادًا إلى جعل مشروعك نجاحًا نهائيًا لتجاوز الأهداف المحددة مسبقًا. فرصة ممتازة لتعلم وتحسين نفسك وفريقك ومشروعك.
• بدلاً من تلبية طلب التحديث الخاص بكل عضو في الفريق بشكل منفصل ، قم بإنشاء تقرير حالة لإعلام الجميع بتقدم بعضهم البعض والمجالات التي تحتاج إلى مزيد من العمل والوقت.
• قد يكون هذا بمثابة فرصة لك لعرض مهاراتك كمدير مغامر. اجعل الجميع على دراية بأي تأخير والسبب وراء ذلك. ستتمكن من الإجابة على جميع الأسئلة التي سيطرحها الجميع لك كمدير - ستكون بالفعل في صدارة اللعبة.

كيف تكتب تقرير حالة المشروع؟

دعنا نقدم لك بعض المكونات الأساسية لتقرير الحالة التالي الخاص بك.

ضع في اعتبارك أنه قد يتعين عليك إرسال تقرير مرحلي كثيرًا أثناء نفس المشروع. لذلك لن يكون الأمر مناسبًا لك فحسب ، بل سيكون من السهل فهمه لفريقك وعملائك إذا حافظت على نمط ثابت لتقرير الحالة الخاص بك.

هناك قوالب متاحة يمكنك استخدامها لإنشاء تقرير الحالة. ومع ذلك ، سيكون من مصلحتك الفضلى تخصيص القوالب لاحتياجاتك ومتطلباتك.

1. اسم المشروع / عنوان التقرير / اسم العميل

قد يشارك أعضاء فريقك في أكثر من مشروع في مؤسستك. لذلك سيكون من الجيد الإشارة بوضوح إلى اسم المشروع كعنوان للتقرير. أو يمكنك تضمين اسم العميل والمدير. بهذه الطريقة سيكون الجميع على نفس الصفحة. لا تخطئ في افتراض أن الجميع ، وخاصة جميع أصحاب المصلحة ، على دراية بجميع المعلومات.

2. ملخص المشروع

سيكون من الجيد تذكير الجميع بالهدف / الهدف العام للمشروع ، لمواءمة اهتمام الجميع بما يجب تحقيقه على المدى الطويل.

3. المشروع على المسار الصحيح أو خارجه / صحة المشروع؟

مراجعة سريعة لما إذا كانت حالة المشروع حتى الآن (أو أثناء جلسة إعداد التقارير السابقة) قد خرجت عن المسار نحو النهاية المقصودة. سيؤدي ذلك إلى نشر المعلومات عما إذا كان المشروع يتماشى مع الأهداف طويلة الأجل أو قصيرة المدى. هذا من شأنه أن يشير إلى الصحة العامة لعملك.

4. الأنشطة حتى الآن ، المعالم / الإنجازات

قم بتضمين المحاور التي مر بها الفريق بنجاح أثناء تطوير المشروع حتى الآن. سيكون هذا مصدرًا لتحفيز الفريق وتحديثًا عن الإنجازات حتى الآن.

5. الأنشطة التالية

اجعل الجميع على دراية بالمعالم التي يجب إنجازها. يجب أن يتضمن هذا في الغالب المهام التي يجب تنفيذها وإكمالها قبل أن يصل تقرير الحالة التالي إلى أجهزة كمبيوتر الجميع. كان هذا يمكن للجميع في الفريق أن يضعوا عقولهم على الشيء التالي في قائمة العمل الخاصة بهم.

6. القضايا أو التحديات

ستكون هذه فرصة رائعة للتواصل مع كل شخص بالفواق أو التحديات الأكبر التي يواجهها المشروع. يعد تتبع جميع المشكلات بانتظام طريقة أكثر ذكاءً للقضاء عليها. حدد حواجز الطرق وتعامل معها وحركها بعيدًا عن طريقك. افعل ذلك قبل أن يتراكم ويصبح عائقًا رئيسيًا - أبلغ حالة مشروعك عن سلاحك السري لتحقيق ذلك.

7. ربط الأدوات والمستندات الهامة

نظرًا لأن كل فرد في الفريق سيكون لديه مهام مخصصة لهم بشكل فردي ، فقد يرغبون في عرض تفاصيل مهمتهم المحددة. نظرًا لأنك لن تضع تفاصيل المشروع الكامل في تقرير الحالة ؛ إضافة روابط إلى المستندات والأدوات المرتبطة في الحقول ذات الصلة. ستكون هذه طريقة سريعة وأنيقة لوضع تقرير موجز بطريقة أخرى.

8. المعالم القادمة

اكتب قائمة بالمعالم التي تتوقعها ، بصفتك مدير مشروع ، من فريقك. سيكون من الجيد تحديد الوقت والتاريخ واليوم لهذه المهام. من شأن ذلك أن يستمر في تحديد الجدول الزمني الخاص بهم وإنجازه وفقًا لذلك.

بعض الممارسات لمزيد من التوجيه

· إنشاء مسودة وتحرير وإرسال

قم بإنشاء مسودة أولية لتقرير الحالة الخاص بك ، كما هو الحال مع كل شيء آخر عادة ما يتعين على المرء كتابته. عد إلى مسودتك بعد فترة وقم بتحريرها.

· التمسك بالشكل

مرة أخرى ، تأكد من أن تكون متسقًا مع التنسيق والمرئيات التي تستخدمها لتقرير الحالة الخاص بك. سيكون من الأسهل فهمها وستتمسك دون وعي بمن قرأها عدة مرات.

· التمسك بالمقاييس

يجب أن تتضمن النقطة المذكورة أعلاه أيضًا اتخاذ قرار بشأن مقاييس المعيار أو الوحدات التي ستقيسها لعرضها في تقريرك.

· التمسك بطريقة التسليم

اختر طريقة التسليم لتقرير الحالة الخاص بك. استخدم طريقة مناسبة للجميع لزيادة فرص قراءتها.

· اجعلها بيجر واحد

أبقيها بسيطة! لا تجعله غير مفهوم. حاول قصر التقرير على صفحة واحدة فقط.

· التأكد مرتين

قبل إرسال تقرير الحالة ، تأكد من التحقق من كل شيء فيه - فأنت لا تريد إرسال أي معلومات خاطئة ثم تضطر إلى إرسال تصحيحات. سيؤدي ذلك بلا شك إلى زيادة عملك وتشويه مكانتك كقائد فريق مشروع دؤوب ودؤوب.

تحقق مرة أخرى من كل شيء!

· استخدام أدوات إدارة المشروع

تقوم العديد من أدوات إدارة المشروع بإنشاء تقرير الحالة الحالي لمشروعك. سيوفر لك الكثير من الوقت لدمج هذه الأدوات في إدارة مشروعك.

· اسأل عن ردود الفعل

ستكون فكرة رائعة من جانبك إذا طلبت بأدب الحصول على تعليقات من الفريق وأصحاب المصلحة بشأن تقرير الحالة. لن يُظهر هذا المبادرة فحسب ، بل سيجعل التقرير بأكمله يبدو أقل إلكترونيًا وآليًا لخلق إحساس بالتحالف.

عناصر إضافية / اختيارية

بالإضافة إلى جميع الأنشطة المطلوبة / الحاسمة والتقدم المحرز في المشروع ، حاول تضمين أي عناصر أخرى قد تفكر فيها.

كما هو الحال مع أي تقارير أخرى ، فإن استخدام العناصر المرئية فعال للغاية. استفد من المخططات والرسوم البيانية والجداول لإظهارها لجعلها أكثر قابلية للفهم وسهولة القراءة. من يقرأ تقريرك سيرغب في قراءته في وقت قصير ؛ المرئيات هي مساعد كبير لذلك.

ما لا يجب تضمينه

• لا تضف أي أسئلة - إنه تقرير مشروعك! اترك الأسئلة لأي اجتماعات مكتبية أخرى تعقدها.
• لا تستخدم الكثير من الكلمات. كن موجزا!
• تجنب أي جمل أو نقاط استطرادية في تقرير حالة مشروعك.
• حتى لو ذكرت انتكاسة كبيرة في التقرير ، فلا تلقي بظلال من الشك. تقرير الحالة ليس مكانًا للتعبير عن رفضك.

لقد حصلت عليه الآن!

نعتقد ، مسلحين بهذه المعلومات الآن ، أنك مستعد لتقديم تقرير حالة رائع الآن. كن ليوناردو دا فينشي اليوم - ابتكر تحفتك الفنية!